AS 1999 3480

Ordonnance sur les émoluments en matière d'état civil

Ordonnance sur les émoluments en matière d’état civil (OEEC)

du 27 octobre 1999

Le Conseil fédéral suisse, vu l’art. 48 du code civil (CC)1, arrête:

Art. 1 Principe et champ d’application 1 La présente ordonnance règle les émoluments perçus par les officiers de l’état civil, les autorités de surveillance des cantons et de la Confédération et les représentations de la Suisse à l’étranger dans la mesure où ces autorités effectuent des opérations d’état civil. 2 Les débours font l’objet d’un décompte séparé; en règle générale, ils sont perçus en même temps que l’émolument.

Art. 2 Assujettissement

1 Est tenu d’acquitter un émolument:

a. celui qui sollicite une prestation au sens de l’art. 1; b. celui à qui profite une opération effectuée d’office; c. celui qui, par sa faute, rend nécessaire une opération supplémentaire. 2 Si l’émolument requis pour une prestation est à la charge de plusieurs personnes, celles-ci en répondent solidairement.

Art. 3 Exemption d’émolument 1 Les autorités et les institutions de la Confédération, des cantons et des communes sont exemptées de tout émolument à moins que la prestation sollicitée ne soit four- nie dans l’intérêt direct d’un particulier. Sont réservés d’autres cas d’exemption prévus par le droit fédéral. 2 Les cantons peuvent prévoir d’exempter de tout ou partie des émoluments relatifs à la préparation et à la célébration du mariage les fiancés dont l’un au moins est domi- cilié dans l’arrondissement de l’état civil concerné par l’opération.

RS 172.042.110 1 RS 210

3480 1999-5645

Emoluments en matière d’état civil RO 1999

Art. 4 Tarifs applicables Les émoluments sont fixés: a. dans l’annexe 1 s’agissant des prestations qui relèvent en premier lieu de la compétence des officiers de l’état civil; b. dans l’annexe 2 s’agissant des prestations qui relèvent en premier lieu de la compétence des autorités cantonales de l’état civil; c. dans l’annexe 3 s’agissant des prestations des représentations de la Suisse à l’étranger; d. dans l’annexe 4 s’agissant des prestations de l’Office fédéral de l’état civil.

Art. 5 Calcul de l’émolument 1 Lorsque les émoluments sont calculés d’après la durée de l’opération, toute frac- tion de demi-heure compte pour une demi-heure. 2 Lorsque les émoluments sont calculés selon le nombre de page, toute fraction de page compte pour une page.

3 Lorsque l’ordonnance fixe une fourchette, l’émolument est calculé en fonction

notamment du temps employé, de la complexité et de l’importance de l’affaire ainsi que de l’intérêt et de la faute de l’assujetti.

Art. 6 Supplément

1 L’émolument peut être majoré:

a. de 50 % au plus lorsque la demande doit être traitée de manière urgente; b. de 100 % au plus lorsqu’une opération doit être exécutée entre 20 heures et

7 heures, le dimanche ou un jour légalement férié, ou qu’elle requiert un tra-

vail particulièrement important.

2 La perception d’un supplément doit être motivée et faire l’objet d’un décompte

séparé.

Art. 7 Débours 1 Sont réputés débours les frais supplémentaires afférents à une prestation donnée, notamment: a. les frais de port et de télécommunication; b. les frais de déplacement et de transport; c. les frais relatifs aux travaux effectués par d’autres autorités ou confiés à des tiers, en particulier les honoraires des experts, des interprètes et des traduc- teurs; d. les coûts relatifs à l’obtention des informations et documents nécessaires; e. les frais de location d’une salle des mariages autre que la salle des mariages ordinaire.

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Emoluments en matière d’état civil RO 1999

2 Les autorités et les institutions exemptées du paiement des émoluments selon

l’art. 3 paient les débours. Font exception les sommes minimes et les frais énumérés à l’al. 1, let. a, lorsqu’ils sont causés par une communication directe entre fournis- seur et bénéficiaire de la prestation.

Art. 8 Devis et décompte des frais 1 Tout intéressé peut demander un devis des émoluments et débours qu’il aura vrai- semblablement à acquitter. 2 Il peut demander avec la facture finale un décompte des frais mentionnant précisé- ment les rubriques du tarif appliquées.

Art. 9 Avance et facture intermédiaire L’assujetti peut être astreint au versement d’une avance appropriée sur l’émolument et les débours ou au règlement d’une facture intermédiaire.

Art. 10 Décision d’émolument et voies de droit

1 L’émolument est fixé sitôt la prestation fournie.

2 Cette décision peut être déférée à l’unité administrative supérieure. Les art. 19 et

20 de l’ordonnance du 1er juin 1953 sur l’état civil2 sont applicables.

Art. 11 Délai de paiement Pour payer l’émolument, l’assujetti dispose d’un délai de 30 jours à compter de l’entrée en force de la décision.

Art. 12 Encaissement

1 Les émoluments peuvent être perçus contre remboursement lorsque l’assujetti y

consent ou que les circonstances le justifient.

2 A l’étranger, les émoluments sont payables dans la monnaie locale. Le cours de

change est fixé par les représentations selon les instructions du Département fédéral des affaires étrangères.

Art. 13 Réduction ou remise d’émoluments L’émolument et les débours peuvent être réduits ou remis pour de justes motifs, notamment: a. lorsque l’assujetti est dans le besoin; b. lorsque la prestation sollicitée sert l’intérêt public ou un but d’utilité publi- que;

2 RS 211.112.1

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Emoluments en matière d’état civil RO 1999

c. pour les simples renseignements, les travaux de peu d’importance et les let- tres de médiation.

Art. 14 Exécution Les décisions d’émolument sont assimilées dans toute la Suisse à des jugements au sens de l’art. 80 de la loi fédérale sur la poursuite pour dettes et la faillite3.

Art. 15 Prescription

1 La créance en paiement de l’émolument se prescrit par cinq ans.

2 La prescription est interrompue par tout acte administratif invoquant la créance auprès de l’assujetti.

Art. 16 Adaptation des émoluments à l’évolution des prix 1 Le Département fédéral de justice et police adapte les émoluments à l’évolution des prix, en règle générale tous les quatre ans pour le début de l’année civile. 2 Il procède plus tôt à l’adaptation des émoluments lorsque l’indice suisse des prix à la consommation a varié de plus de 5 % par rapport à la dernière indexation.

3 Les émoluments sont arrondis aux 5 francs supérieurs ou inférieurs.

Art. 17 Modification du droit en vigueur 1. L’ordonnance du 30 octobre 1985 instituant des émoluments pour les prestations de l’Office fédéral de la justice4 est modifiée comme suit:

Art. 1, al. 1, let. d Abrogée

Art. 2 Exceptions 1 La présente ordonnance ne s’applique pas aux prestations de l’Office fédéral du registre du commerce, au sens de l’art. 15 de l’ordonnance du 3 décembre 1954 sur les émoluments en matière de registre du commerce5. 2 Elle ne s’applique non plus aux prestations de l’Office fédéral de l’état civil, au sens de l’ordonnance du 27 octobre 1999 sur les émoluments en matière d’état civil6.

Art. 5, al. 3 Abrogé

3 RS 281.1 4 RS 172.041.14 5 RS 221.411.1 6 RS 172.042.110; RO 1999 3480

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Emoluments en matière d’état civil RO 1999

Annexe Abrogée

2. L’ordonnance du 30 janvier 1985 sur les émoluments à percevoir par les repré-

sentations diplomatiques et consulaires suisses7 est modifiée comme suit:

Art. 18, al. 3 3 Pour les prestations de l’état civil, les représentations perçoivent des émoluments selon l’ordonnance du 27 octobre 1999 sur les émoluments en matière d’état civil 8.

3. L’ordonnance du 1er juin 1953 sur l’état civil9 est modifiée comme suit:

Chapitre XIII (Art. 178 à 180) Abrogés

Art. 18 Entrée en vigueur La présente ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 2000.

27 octobre 1999 Au nom du Conseil fédéral suisse: La présidente de la Confédération, Ruth Dreifuss Le chancelier de la Confédération, François Couchepin

7 RS 191.11 8 RS 172.042.110; RO 1999 3480 9 RS 211.112.1

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Emoluments en matière d’état civil RO 1999

Annexe 1 (art. 4, let. a) Emoluments pour les prestations des offices de l’état civil

I. Divulgation de données de l’état civil L’émolument comprend à chaque fois la demande éventuelle Francs d’autorisation de divulgation adressée par l’office de l’état civil à l’autorité cantonale de surveillance ou à l’Office fédéral de l’état civil

1 Extraits de registres, complets ou abrégés, établis sur formule

suisse ou internationale

1.1 Acte de naissance 25

1.2 Acte de décès 25

1.3 Acte de mariage 25

1.4 Acte de reconnaissance 25

1.5 Certificat individuel d’état civil 25

1.6 Acte de famille

1.6.1 – Emolument de base 25

1.6.2 – Par personne supplémentaire autre que le titulaire du feuillet 5

du registre des familles, en sus

2 Attestations et certificats

2.1 Confirmation du droit de cité 30

2.2 Attestation 30

2.3 Certificat 30

3 Copies d’inscriptions

3.1 Copie complète d’une inscription figurant dans un registre 40

spécial

3.2 Copie reproduisant les mentions marginales relatives aux 40

changements de prénom

3.3 Copie complète d’un feuillet du registre des familles

3.3.1 – Emolument de base 40

3.3.2 – Par personne supplémentaire autre que le titulaire du feuillet 5

du registre des familles, en sus

4 Copies de pièces justificatives et de traductions, y compris le

certificat de conformité à l’original

4.1 Pour la première page 30

4.2 Dès la deuxième page, par page 2

5 Livret de famille

5.1 Livret de famille pour époux ou pour personne seule 30

(remise du document original, d’un duplicata ou d’un exemplaire de substitution)

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Emoluments en matière d’état civil RO 1999

L’émolument concerne la remise d’un livret de famille standard; lorsqu’une édition spéciale est offerte, un supplément correspon- dant à la différence des coûts de production peut être réclamé aux intéressés à titre de débours.

5.2 Vérification et éventuelle mise à jour du livret de famille effec- 25

tuées indépendamment de l’inscription correspondante au registre

6 Autres modes de divulgation de données de l’état civil

6.1 Renseignements écrits, par registre consulté 30

6.2 Collaboration à la consultation des registres à la demande de 40

l’assujetti, autre qu’une vérification du bon déroulement de la consultation, par demi-heure

II. Réception de déclarations d’état civil

7 Enregistrement de liens de filiation hors mariage

7.1 Réception et enregistrement de la reconnaissance par le père de 60

l’enfant

7.2 Réception et enregistrement de la reconnaissance par la mère 60

étrangère de l’enfant lorsqu’elle est prévue par la loi du pays d’origine

7.3 Réception du consentement des représentants légaux lorsque 20

l’auteur de la reconnaissance est mineur ou interdit

8 Déclarations concernant le nom

8.1 Réception de déclarations concernant le nom porté après le ma- 50

riage, lorsqu’elles sont faites après la clôture de la procédure préparatoire du mariage

8.2 Réception de déclarations concernant le nom porté après la disso- 50

lution du mariage

8.3 Réception de déclarations de soumission du nom au droit 50

national, lorsqu’elles sont faites indépendamment d’une déclaration concernant le nom ou de l’annonce d’une naissance ou après la clôture de la procédure préparatoire du mariage

9 Preuves de données non litigieuses, y compris, le cas échéant,

la demande d’autorisation adressée à l’autorité cantonale de surveillance

9.1 Réception de déclarations comme preuves de données 50 à 150

non litigieuses déposées en application de l’art. 41 CC III. Rectification d’inscriptions

10 Rectification, complément et radiation d’inscriptions nécessités 50

par la faute de l’assujetti

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Emoluments en matière d’état civil RO 1999

IV. Préparation et célébration du mariage

11 Procédure préparatoire du mariage Francs

11.1 Réception et examen de demandes d’exécution de la procédure 60

préparatoire du mariage présentées par les fiancés comparaissant simultanément à l’office; sont compris les informations et conseils aux fiancés, la réception des déclarations relatives aux conditions du mariage (déposées conformément à l’art. 98, al. 3, CC), des déclarations concernant le nom après le mariage et des déclara- tions de soumission du nom au droit national ainsi que la commu- nication de la clôture de la procédure préparatoire

11.2 Réception et examen de demandes d’exécution de la procédure 40

préparatoire du mariage présentées par des fiancés comparaissant séparément à l’office; sont compris les informations et conseils aux fiancés, la réception des déclarations relatives aux conditions du mariage (déposées conformément à l’art. 98, al. 3, CC), des déclarations concernant le nom après le mariage et des déclara- tions de soumission du nom au droit national ainsi que la commu- nication de la clôture de la procédure préparatoire, pour chaque demande

11.3 Examen de l’admissibilité de l’exécution de la procédure 20

préparatoire intégralement en la forme écrite

11.4 Exécution de la procédure préparatoire intégralement en la forme 60

écrite

11.5 Réception du consentement au mariage d’un représentant légal 20

11.6 Réception et transmission de la demande d’autorisation de 20

changement de nom au sens de l’art. 30, al. 2, CC

11.7 Réception et transmission à l’autorité cantonale de surveillance de 20

la demande d’autorisation de mariage pour fiancés étrangers non domiciliés en Suisse au sens de l’art. 43, al. 2, de la loi fédérale du 18 décembre 1987 sur le droit international privé10

11.8 Délivrance d’une autorisation de célébrer le mariage 50

11.9 Délivrance d’un certificat de capacité matrimoniale 50

11.10 Renonciation à la célébration du mariage ou renvoi de sa date par 100

les fiancés moins de 2 jours ouvrables avant le moment convenu

12 Célébration du mariage

12.1 Célébration pendant les heures ordinaires de bureau 50

12.2 Célébration en dehors des heures ordinaires de bureau 100

12.3 Examen des conditions pour célébrer un mariage de nécessité au 20

sens de l’art. 100, al. 2, CC

12.4 Mise à disposition de témoins de mariage, par témoin 20

10 RS 291

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Emoluments en matière d’état civil RO 1999

Francs

12.5 Célébration dans une langue étrangère à l’arrondissement 50

de l’état civil sans recours à un interprète V. Prestations diverses

13 Déplacements effectués en relation avec une prestation soumise 30

à émolument, par demi-heure de déplacement

14 Examen de dossiers où le droit étranger est ou pourrait être 30 à 150

applicable au nom

15 Examen de pièces étrangères provoquant un surcroît de travail 30 à 150

important par rapport à l’examen de pièces suisses

16 Entremise pour l’obtention d’expertises ou de traductions 20

(y compris l’attribution du mandat à l’expert, interprète ou traducteur)

17 Légalisation d’une signature (effectuée indépendamment de la 15

délivrance d’un document soumis à émolument)

18 Etablissement de photocopies (non certifiées conformes) 2

indépendamment de la confection de documents d’état civil ou de copies de pièces justificatives, par page

19 Apposition d’un certificat de conformité sur une copie de docu- 15

ment (par exemple, copie de pièce d’identité jointe au dossier de mariage)

20 Etablissement d’un devis ou d’un décompte détaillé des frais à la 10

demande de l’assujetti selon l’art. 8, par page

21 Commande de documents d’état civil sur mandat de l’assujetti,

pour chaque service auquel la commande doit être adressée

21.1 – Commande adressée à une autorité suisse 25

21.2 – Commande adressée à une autorité étrangère 50

22 Envoi de documents par télécopie, en plus de l’envoi postal 10

23 Recouvrement d’émoluments impayés

Interpellation écrite de l’assujetti au terme du délai de paiement, 15 par rappel (au maximum envoi de trois rappels)

24 Avis de droit et renseignements juridiques, par demi-heure 40

VI. Prestations effectuées sur la base d’une délégation de compétence de l’autorité cantonale de surveillance de l’état civil. L’annexe 2 est applicable.

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Emoluments en matière d’état civil RO 1999

Annexe 2 (art. 4, let. b) Emoluments pour les prestations des autorités cantonales de surveillance de l’état civil

1 Divulgation de données de l’état civil Francs

Examen de demandes d’autorisation de divulguer ou 20 à 200 de consulter des données de l’état civil, de délivrer des copies complètes d’inscriptions ou des copies certifiées conformes de pièces justificatives

2 Déclarations d’état civil

2.1 Examen d’une demande d’autorisation de recevoir une 20 à 200

déclaration concernant le nom porté après la dissolution du mariage, lorsque des pièces étrangères sont présentées (art. 177b, al. 3, OEC11)

2.2 Réception de déclarations de soumission du nom au droit 50

national en rapport avec la survenance d’un fait d’état civil à l’étranger (art. 177d, al. 2, OEC)

2.3 Examen d’une demande d’autorisation de recevoir une 50 à 200

déclaration comme preuve de données non litigieuses en application de l’art. 41 CC

3 Livret de famille

Examen de demandes d’autorisation relative à la délivrance 20 à 100 ou à la mise à jour du livret de famille d’un étranger

4 Rectification d’inscriptions

Rectification, complément et radiation d’inscriptions nécessités 50 à 500 par la faute de l’assujetti

5 Préparation et célébration du mariage

5.1 Examen d’une demande d’autorisation de mariage présentée par 50 à 300

des fiancés étrangers non domiciliés en Suisse

5.2 Examen d’une demande d’autorisation de célébrer le mariage 50 à 300

conformément au droit national de l’un des fiancés

5.3 Examen d’une demande d’autorisation de restituer des pièces 50

du dossier de mariage

6 Décisions et actes étrangers concernant l’état civil

6.1 Commande de décisions ou d’actes étrangers, traduits et 50

légalisés, auprès d’une représentation diplomatique ou consulaire suisse à l’étranger, via l’Office fédéral de l’état civil, par dossier

11 RS 211.112.1

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Emoluments en matière d’état civil RO 1999

6.2 Commande de décisions ou d’actes concernant l’état civil, auprès Francs

d’un service étranger

6.2.1 – Emolument de base 40

6.2.2 – Par commande additionnelle auprès d’un autre service, en sus 10

7 Recours abusifs contre des décisions d’offices de l’état civil

Examen de recours téméraires ou interjetés à la légère 50 à 500

8 Prestations diverses

8.1 Etablissement de photocopies (non certifiées conformes), 2

par page

8.2 Apposition d’un certificat de conformité sur une copie de 15

document (p. ex. copie de pièce d’identité jointe au dossier de mariage)

8.3 Entremise pour l’obtention d’expertises ou de traductions 20

(y compris l’attribution du mandat à l’expert, interprète ou traducteur)

8.4 Etablissement d’un devis ou d’un décompte détaillé des frais 10

à la demande de l’assujetti selon l’art. 8, par page

8.5 Recouvrement d’émoluments impayés

Interpellation écrite de l’assujetti au terme du délai de paiement, 15 par rappel (au maximum envoi de trois rappels)

8.6 Avis de droit et renseignements juridiques, par demi-heure 50 à 70

9 Prestations effectuées par l’autorité cantonale de surveillance

de l’état civil lorsqu’elle supplée un office de l’état civil L’annexe 1 est applicable.

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Emoluments en matière d’état civil RO 1999

Annexe 3 (art. 4, let. c) Emoluments pour les prestations des représentations de la Suisse à l’étranger

I. Echange d’actes entre la Suisse et l’étranger

1 Transmission de documents d’état civil étrangers Francs

Il n’est pas perçu d’émolument pour la traduction et la légalisation de documents destinés à être transcrits dans les registres de l’état civil suisses lorsque ces opérations peuvent être effectuées par le personnel des représentations. Les frais relatifs à l’intervention de tiers sont remboursés à titre de débours.

1.1 Certificat de conformité de traductions confiées à des tiers 20

1.2 Démarches visant à l’obtention de documents d’état civil lors- 60

qu’une simple demande adressée à l’autorité étrangère ne suffit pas, par demi-heure

1.3 Expertises effectuées sur instruction d’offices de l’état civil, 60

d’autorités cantonales de surveillance ou de l’Office fédéral de l’état civil (recherche de documentation, investigations menées pour élucider un état de fait, entremise pour l’obtention d’expertises, etc.), par demi-heure

2 Commande de documents d’état civil suisses

Il n’est pas perçu d’émolument pour la commande de documents tirés des registres d’état civil suisses ou de confirmations de droit de cité.

II. Coopération à l’exécution de tâches de l’état civil

3 Déclarations concernant le nom

3.1 Réception de déclarations concernant le nom porté après le 50

mariage, lorsqu’elles sont faites indépendamment du dépôt de la demande en exécution de la procédure préparatoire du mariage ou des déclarations relatives aux conditions du mariage (reçues conformément à l’art. 98, al. 3, CC)

3.2 Réception de déclarations concernant le nom porté après 50

la dissolution du mariage

3.3 Réception de déclarations de soumission du nom au droit 50

national, lorsqu’elles ne sont pas faites avec une déclaration concernant le nom ou la demande en exécution de la procédure préparatoire du mariage

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Emoluments en matière d’état civil RO 1999

4 Préparation du mariage Francs

4.1 Mariage prévu en Suisse

Réception de demandes d’exécution de la procédure préparatoire 50 du mariage présentées par un fiancé ou les deux ensemble; sont compris les informations et conseils aux fiancés, la réception des déclarations relatives aux conditions du mariage (reçues confor- mément à l’art. 98, al. 3, CC), des déclarations concernant le nom après le mariage et des déclarations de soumission du nom au droit national

4.2 Mariage prévu à l’étranger

Commande d’un certificat de capacité matrimoniale dans 50 la mesure où la représentation reçoit des déclarations relatives aux conditions du mariage (déposée conformément à l’art. 98, al. 3, CC)

III. Prestations des représentations de la Suisse à l’étranger auxquelles ont été conférées des attributions d’officiers de l’état civil L’annexe 1 est applicable.

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Emoluments en matière d’état civil RO 1999

Annexe 4 (art. 4, let. d) Emoluments pour les prestations de l’Office fédéral de l’état civil

1 Actes suisses de l’état civil Francs

1.1 Commande et transmission d’extraits de registres, pour chaque 25

office de l’état civil auquel la commande doit être adressée

1.2 Demande de légalisation auprès de représentations étrangères en 25

Suisse, de chancelleries cantonales et de la Chancellerie fédérale, pour chaque bureau de légalisation

2 Actes étrangers de l’état civil

2.1 Commande d’actes traduits et légalisés auprès d’une repré-

sentation diplomatique ou consulaire suisse à l’étranger

2.1.1 – Emolument de base par dossier 40

2.1.2 – Par commande additionnelle auprès d’une autre représentation, 15

en sus

2.2 Demande de traductions sommaires, de légalisations et/ou

d’examens d’authenticité d’actes déjà établis, auprès d’une repré- sentation diplomatique ou consulaire suisse à l’étranger

2.2.1 – Emolument de base par dossier 40

2.2.2 – Par demande additionnelle auprès d’une autre représentation, 15

en sus

3 Transmission de documents

3.1 Confirmation du droit de cité

3.1.1 – Emolument de base 15

3.1.2 – Supplément en cas de vérification téléphonique ou par télécopie

15

3.2 Certificat de capacité matrimoniale suisse 15

3.3 Autorisation de célébrer le mariage 15

3.4 Transmission de décisions ou d’actes suisses concernant l’état 15

civil Cet émolument peut être supprimé si la décision à transmettre est elle-même rendue gratuitement.

4 Extraits de registres, ou de leurs doubles, tenus à l’étranger par

des représentations suisses, complets ou abrégés, établis sur formule suisse ou internationale

4.1 Acte de naissance 25

4.2 Acte de décès 25

4.3 Acte de mariage 25

4.4 Acte de reconnaissance 25

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Emoluments en matière d’état civil RO 1999

5 Avis de droit et renseignements juridiques Francs

par demi-heure 50 à 70

6 Prestations diverses

6.1 Etablissement de photocopies, par page 2

6.2 Entremise pour l’obtention d’expertises ou de traductions 20

(y compris l’attribution du mandat à l’expert, interprète ou traducteur)

6.3 Etablissement d’un devis ou d’un décompte détaillé des frais à la 10

demande de l’assujetti selon l’art. 8, par page

6.4 Recouvrement d’émoluments impayés

Interpellation écrite de l’assujetti au terme du délai de paiement, 15 par rappel (au maximum envoi de trois rappels)

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