AS 2007 6719
Ordonnance sur l'harmonisation de registres
Ordonnance sur l’harmonisation de registres (OHR)
du 21 novembre 2007
Le Conseil fédéral suisse, vu les art. 10, al. 2, 14, al. 1 et 2, 15, al. 2, 19 et 20 de la loi du 23 juin 2006 sur l’harmonisation de registres (LHR)1, arrête:
Section 1 Dispositions générales
Art. 1 Objet
1 Dans le cadre de l’harmonisation de registres, la présente ordonnance règle
a. la tenue des registres officiels de personnes (registres); b. l’échange de données entre les registres; c. la livraison à l’Office fédéral de la statistique (OFS) de données en prove- nance de ces registres. 2 Elle règle par ailleurs la plateforme centrale informatique de communication de la Confédération (sedex).
3 Elle contient des dispositions complémentaires sur le numéro d’assuré AVS.
Art. 2 Définitions Au sens de la présente ordonnance, on entend par: a. ménages collectifs:
1. les homes pour personnes âgées et les établissements médico-sociaux,
2. les foyers et les maisons d’éducation pour enfants et adolescents,
3. les internats et les foyers d’étudiants,
4. les établissements pour handicapés,
5. les hôpitaux, les établissements de soins et autres institutions dans le
domaine de la santé,
6. les établissements d’exécution des peines et mesures,
7. les centres d’hébergement de requérants d’asile,
8. les monastères et les établissements d’hébergement de congrégations et
autres associations religieuses;
RS 431.021 1 RS 431.02
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Ordonnance sur l’harmonisation de registres RO 2007
b. sedex: plateforme centrale informatique de communication que la Confédé- ration met à la disposition des services autorisés pour la transmission sécuri- sée de données (secure data exchange); c. jeton («token»): élément unique, non falsifiable, qui sert à identifier un par- ticipant ou une participante au sein d’un réseau informatique (p. ex. au sein d’Internet).
Section 2 Tenue des registres
Art. 3 Modifications
1 L’OFS doit être préalablement informé de toute modification substantielle ou
suppression de registre au sens de l’art. 2 LHR. 2 Est substantielle toute modification qui affecte les objectifs de la statistique fédé- rale, en particulier lorsque les identificateurs, les caractères requis ou le rythme d’actualisation sont touchés.
Art. 4 Protection des données Les services qui tiennent les registres visés à l’art. 2 LHR sont personnellement responsables de la protection des données dans le cadre de la tenue de ces registres.
Section 3 Transmission de données
Art. 5 Principes 1 L’échange de données entre les registres visés à l’art. 2 LHR et la livraison de données à l’OFS se font via sedex ou au moyen de supports électroniques de don- nées selon les directives de l’OFS. 2 L’échange de données au sein d’un canton peut avoir lieu par l’intermédiaire de systèmes mis en place à cet effet par ledit canton et ses communes. 3 La Confédération met sedex gratuitement à la disposition des services qui tiennent des registres. Elle prend à sa charge les coûts de développement, d’exploitation et d’entretien de cette plateforme.
4 L’OFS est l’unité responsable de sedex à la Confédération. Il peut en confier
l’exploitation à des tiers.
Art. 6 Echange de données entre les registres des habitants 1 L’échange de données entre les registres des habitants lors d’arrivées et de départs se fait de manière continue.
2 L’échange intercantonal de données se fait sous forme cryptée.
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3 L’OFS coordonne la préparation de la mise en œuvre de l’échange de données via
sedex, d’entente avec les cantons et l’Association eCH.
Art. 7 Livraison de données des registres fédéraux à l’OFS 1 Les données des registres visés à l’art. 2, al. 1, LHR sont livrées gratuitement à l’OFS. 2 L’OFS peut contrôler la qualité des données livrées. S’il constate que celles-ci sont incomplètes ou erronées, il peut ordonner une nouvelle livraison pour le même jour de référence; il précise alors quelles données doivent lui être livrées encore une fois et la date de leur livraison. 3 Le contenu et la périodicité des livraisons de données sont réglés par l’ordonnance du 30 juin 1993 concernant l’exécution des relevés statistiques fédéraux2.
Art. 8 Livraison de données des registres cantonaux à l’OFS 1 Les services qui tiennent les registres visés à l’art. 2, al. 2, LHR livrent quatre fois par an à l’OFS les données au sens de l’art. 6 LHR. Le canton désigne le service responsable de la livraison de ces données.
2 Les données livrées se rapportent successivement au 31 mars, au 30 juin, au
30 septembre et au 31 décembre. Les données doivent parvenir à l’OFS au plus tard le dernier jour du mois suivant le jour de référence. Le premier jour de référence est le 31 mars 2010.
3 Les données livrées à l’OFS doivent chaque fois être complètes. Elles doivent
contenir au minimum les informations suivantes: a. les personnes annoncées dans la commune le jour de référence, indépen- damment de la relation d’annonce conformément au catalogue des caractè- res; b. les personnes décédées au cours des douze mois précédant le jour de réfé- rence; c. les personnes ayant quitté la commune au cours des douze mois précédant le jour de référence.
4 Si les données sont livrées régulièrement au moyen d’un support électronique,
l’OFS doit en être avisé au plus tard trois mois avant le premier jour de référence.
Art. 9 Ménages collectifs Les cantons s’assurent que les personnes vivant dans des ménages collectifs sont inscrites dans les registres visés à l’art. 2, al. 2, LHR.
2 RS 431.012.1
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Art. 10 Validation des données pour la statistique 1 L’OFS exploite un service de validation afin de garantir que les données livrées par les registres visés à l’art. 2, al. 2, LHR remplissent les critères de qualité requis.
2 Ce service de validation contrôle que:
a. les données livrées sont complètes; b. le contenu du registre au sens de l’art. 6 LHR y figure; c. les identificateurs sont appliqués correctement et que les exigences du cata- logue des caractères sont respectées; d. l’identificateur fédéral de bâtiment (EGID) est correct et que l’identificateur fédéral de logement (EWID) est plausible, après comparaison avec le regis- tre fédéral des bâtiments et des logements (RegBL); e. les informations relatives à une personne donnée sont plausibles compte tenu des règles de plausibilité. 3 L’OFS fixe les règles de plausibilité dans une directive et publie cette dernière sur Internet. 4 Il communique les erreurs constatées au service chargé de la livraison des données selon l’art. 8, al. 1. Ce service fait le nécessaire pour que les erreurs soient corrigées.
5 Si les données livrées sont incomplètes ou erronées, l’OFS peut ordonner une
nouvelle livraison pour le même jour de référence. Il précise alors quelles données doivent lui être livrées encore une fois et fixe la date de livraison.
6 Le service de validation répertorie dans un protocole le nombre et le type des
erreurs constatées de telle manière qu’il ne soit pas possible de faire des recoupe- ments avec des données personnelles.
Section 4 Utilisation de sedex
Art. 11 Raccordement des registres cantonaux 1 Le service compétent au sens de l’art. 9 LHR indique à l’OFS quels sont, sur le territoire cantonal, les services tenant des registres visés à l’art. 2, al. 2, LHR qui sont raccordés à sedex.
2 Ces derniers sont eux-mêmes responsables de leur raccordement à sedex.
Art. 12 Adaptateur de raccordement
1 La transmission de données via sedex se fait exclusivement par l’intermédiaire
d’un adaptateur de raccordement à sedex. 2 La Confédération développe cet adaptateur et le met gratuitement à la disposition des services qui tiennent les registres. Elle prend à sa charge les coûts d’optimisation de cet adaptateur.
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3 Les services qui tiennent les registres visés à l’art. 2, al. 2, LHR prennent à leur charge les frais d’installation et d’exploitation de l’adaptateur, ainsi que les coûts d’adaptation de leur logiciel et de leur matériel.
Art. 13 Certification
1 Le logiciel du registre doit être certifié pour l’utilisation de sedex.
2 La certification se fait par déclaration spontanée du donneur de licence au service de certification. Par cette déclaration, le donneur de licence confirme que son logi- ciel peut communiquer avec sedex par l’intermédiaire de l’adaptateur de raccorde- ment conformément aux prescriptions de la Confédération. 3 L’OFS fait office de service de certification. Il tient une liste des logiciels de registre autorisés par déclaration spontanée.
Art. 14 Transmission de données
1 Les données sont transmises via sedex sous forme cryptée dans une enveloppe
électronique. 2 Chaque transmission fait l’objet d’un protocole. Les données transmises ne peu- vent être lues que par le destinataire qui y est autorisé. 3 Pour chaque transmission effectuée avec succès, sedex envoie une confirmation à l’émetteur. 4 Si le service autorisé ne prend pas livraison de l’enveloppe dans un délai d’un mois, celle-ci est effacée avec son contenu.
Art. 15 Utilisation de sedex à d’autres fins officielles 1 Toute transmission de données via sedex effectuée à d’autres fins officielles doit se faire conformément aux directives de l’OFS. 2 La perception d’émoluments par l’OFS est réglée par l’ordonnance du 25 juin 2003 sur les émoluments et indemnités perçus pour les prestations de services statistiques des unités administratives de la Confédération3.
Art. 16 Protection des données Les autres utilisateurs qui ont recours à sedex doivent prendre les mêmes mesures de protection des données que les services qui tiennent les registres.
Art. 17 Identité numérique 1 Une identité numérique est attribuée gratuitement aux services qui tiennent les registres et qui sont raccordés à sedex.
2 L’OFS tient une liste de ces services et de leur identité numérique.
3 RS 431.09
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3 L’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication (OFIT) délivre un certificat à chacun de ces services. Ce certificat comprend: a. la clé de décryptage, b. le jeton d’authentification, c. la signature électronique. 4 Les autres utilisateurs de sedex doivent se faire certifier par un fournisseur de services de certification au sens de la loi fédérale du 19 décembre 2003 sur la signa- ture électronique4.
Section 5 Numéro d’assuré AVS
Art. 18 Annonce d’utilisation systématique du numéro d’assuré AVS à la Centrale de compensation (CdC) Le service compétent au sens de l’art. 9 LHR annonce collectivement, pour tous les services du canton qui tiennent les registres visés à l’art. 2, al. 2, LHR, l’utilisation systématique du numéro d’assuré, conformément à l’art. 134ter du règlement du 31 octobre 1947 sur l’assurance-vieillesse et survivants (RAVS)5, à la Centrale de compensation (CdC).
Art. 19 Première mise à jour complète des registres au sein du canton 1 Le service compétent au sens de l’art. 9 LHR s’assure que tous les services au sein du canton qui tiennent les registres visés à l’art. 2, al. 2, LHR demandent la première attribution globale et la communication du numéro d’assuré AVS. 2 La procédure pour l’attribution et la communication du numéro est faite selon les art. 133bis et 134quater du RAVS6.
3 L’OFS coordonne l’attribution et la communication d’entente avec la CdC et les
services compétents au sens de l’art. 9 LHR. 4 D’entente avec les services compétents au sens de l’art. 9 LHR, l’OFS fixe com- ment, à partir de quelle date et par rapport à quel jour de référence les données cantonales nécessaires à l’attribution et à la communication peuvent être livrées à la CdC. 5 La CdC transmet le numéro d’assuré aux services qui tiennent les registres et leur redonne les informations qu’ils avaient livrées en vue de l’attribution ou de la com- munication. Elle fournit de plus les données personnelles officielles provenant des systèmes d’information Infostar et SYMIC.
4 RS 943.03 5 RS 831.101 6 RS 831.101
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Art. 20 Communication au sein du canton 1 Les services qui tiennent les registres visés à l’art. 2, al. 2, LHR peuvent commu- niquer le numéro d’assuré aux services et institutions qui sont autorisés en vertu de lois fédérales ou cantonales à utiliser systématiquement le numéro d’assuré pour accomplir leurs tâches légales.
2 Dans ce cas, la perception d’émoluments relève du droit cantonal.
Art. 21 Mise à jour des registres fédéraux
1 La première attribution globale et la communication du numéro d’assuré aux
registres visés à l’art. 2, al. 1, LHR sont réglées par les art. 133bis et 134quater du RAVS7.
2 L’OFS coordonne la communication d’entente avec la CdC et les services chargés
de tenir ces registres. 3 L’OFS fixe comment, à partir de quelle date et par rapport à quel jour de référence les données nécessaires à l’attribution et à la communication peuvent être livrées à la CdC.
Art. 22 Mise à jour du numéro d’assuré AVS Les registres tiennent le numéro d’assuré AVS à jour.
Section 6 Services cantonaux
Art. 23 1 Le service compétent au sens de l’art. 9 LHR coordonne la procédure et veille au respect des délais d’exécution de l’harmonisation des registres, d’entente avec l’OFS. 2 Il peut, pour contrôler l’exécution et la qualité de l’harmonisation dans son canton, demander le protocole établi par le service de validation conformément à l’art. 10, al. 6.
Section 7 Répertoire d’adresses
Art. 24 Banque de données
1 L’OFS exploite le répertoire d’adresses au sens de l’art. 16, al. 3, LHR comme
banque de données.
2 Il met cette banque de données à jour une fois par trimestre.
7 RS 831.101
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Art. 25 Utilisation L’OFS utilise le répertoire d’adresses uniquement à des fins statistiques, de recher- che et de planification.
Art. 26 Utilisation statistique par les cantons et les communes
1 Les services cantonaux et communaux compétents en matière statistique peuvent
demander à l’OFS de leur communiquer les données relatives à leur territoire conformément à l’art. 17, al. 2, LHR. Ils doivent lui adresser leur demande par écrit. 2 L’OFS livre ces données au maximum une fois par trimestre et au plus tôt un mois après avoir reçu la dernière livraison de données du canton. Les données sont livrées sous forme cryptée.
3 Ces données peuvent uniquement être utilisées comme base d’échantillonnage en
vue de la réalisation par les cantons et les communes de leurs propres relevés statis- tiques.
Art. 27 Règlement d’utilisation 1 L’OFS définit les conditions d’utilisation du répertoire d’adresses dans un règle- ment.
2 Le répertoire d’adresses ne peut pas être transmis à des tiers.
Section 8 Dispositions finales
Art. 28 Délais
1 L’harmonisation des registres et l’inscription du numéro d’assuré AVS dans les
registres visés à l’art. 2 LHR sont achevées au plus tard le 15 janvier 2010.
2 L’EGID est géré dans tous les registres des habitants au plus tard à partir du
15 janvier 2010, l’EWID au plus tard à partir du 31 décembre 2012. 3 La Confédération met sedex et l’adaptateur de raccordement à la disposition des exploitants de registres à partir du 15 janvier 2008. 4 Elle met sedex à la disposition des services chargés de transmettre les données sur les arrivées et les départs d’habitants à partir du 15 janvier 2010.
5 L’OFS met le service de validation à disposition à partir du 15 janvier 2008.
Art. 29 Exécution L’OFS exécute la présente ordonnance.
Art. 30 Modification du droit en vigueur La modification du droit en vigueur est réglée dans l’annexe.
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Art. 31 Entrée en vigueur La présente ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 2008.
21 novembre 2007 Au nom du Conseil fédéral suisse: La présidente de la Confédération, Micheline Calmy-Rey La chancelière de la Confédération, Annemarie Huber-Hotz
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Annexe (Art. 30)
Modification du droit en vigueur
Les ordonnances mentionnées ci-après sont modifiées comme suit:
1. Ordonnance SYMIC du 12 avril 20068
Art. 4, al. 2, let. c 2 Les données de base de la partie générale contiennent les catégories de données personnelles suivantes: c. le numéro d’assuré au sens de l’art. 50c de la loi fédérale du 20 décembre
1946 sur l’assurance-vieillesse et survivants9 (numéro d’assuré AVS).
Art. 9, let. m L’office peut accorder aux autorités ci-après un accès direct par procédure d’appel aux données relevant du domaine des étrangers: m. les services chargés des registres au sens de l’art. 2 de la loi du 23 juin 2006 sur l’harmonisation de registres10 dans le cadre de l’harmonisation des regis- tres et de la mise à jour du numéro d’assuré AVS.
Art. 10, let. j L’office peut accorder aux autorités ci-après un accès direct par procédure d’appel aux données relevant du domaine de l’asile: j. les services chargés des registres au sens de l’art. 2 de la loi du 23 juin 2006 sur l’harmonisation de registres11 dans le cadre de l’harmonisation des regis- tres et de la mise à jour du numéro d’assuré AVS.
Art. 13, al. 3
3 Les livraisons de données effectuées en application de l’ordonnance du 30 juin
1993 concernant l’exécution des relevés statistiques fédéraux12 et de l’ordonnance du 21 novembre 2007 sur l’harmonisation de registres13 se font via sedex ou au moyen de supports électroniques de données.
8 RS 142.513 9 RS 831.10 10 RS 431.02 11 RS 431.02 12 RS 431.012.1 13 RS 431.021
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Ordonnance sur l’harmonisation de registres RO 2007
Art. 24a Modification de l’annexe 1 L’annexe 1 de l’ordonnance est modifiée conformément à l’appendice 1 ci-jointe.
2 L’annexe 2 de l’ordonnance fait l’objet d’une nouvelle version conformément à
l’appendice 2 ci-jointe.
Art. 25a Dispositions transitoires relatives à la modification du 21 novembre 2007
1 La modification du 21 novembre 2007 entre en vigueur en même temps que les
art. 6, let. a, et 13, al. 1, et que les ch. 1 à 3 de l’annexe de la loi du 23 juin 2006 sur l’harmonisation de registres14.
2 Le numéro d’assuré AVS des personnes déjà enregistrées dans SYMIC au moment
de la première attribution globale et de la communication du numéro d’assuré AVS est saisi a. s’il s’agit de personnes de nationalité étrangère titulaires d’une autorisation de séjour valable de plus de quatre mois, b. s’il s’agit de personnes relevant du domaine de l’asile dont le dossier n’est pas encore fini d’être traité.
3 La procédure de première mise à jour complète et de communication du numéro
d’assuré AVS à SYMIC est réglée par les art. 133bis et 134quater du règlement du 31 octobre 1947 sur l’assurance-vieillesse et survivants15.
2. Ordonnance du 28 avril 2004 sur l’état civil16
Art. 8, let. bbis Les données suivantes sont traitées dans le registre de l’état civil : bbis. le numéro d’assuré au sens de l’art. 50c de la loi fédérale du 20 décembre
1946 sur l’assurance-vieillesse et survivants17 (numéro d’assuré AVS);
Art. 8a Attribution du numéro d’assuré AVS La Centrale de compensation de l’assurance-vieillesse et survivants (CdC) attribue le numéro d’assuré AVS à la personne qui lui a été annoncée conformément à l’art. 53, al. 1.
Art. 49, al. 1 et 1bis
1 L’office de l’état civil compétent communique la saisie et la modification de
données concernant l’état civil des personnes ainsi que le numéro d’assuré AVS, à
14 RS 431.02 15 RS 831.101 16 RS 211.112.2 17 RS 831.10
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l’administration communale du domicile ou du lieu de séjour de la personne concer- née. 1bis La livraison des données se fait automatiquement et sous forme électronique via sedex, ou sur papier en l’absence de raccordement à sedex.
Art. 52, al. 2
2 La livraison des données se fait automatiquement et sous forme électronique.
Art. 99a Dispositions transitoires relatives à la modification du 21 novembre 2007 Le numéro d’assuré AVS des personnes déjà enregistrées dans Infostar à la date de la première attribution globale et de la communication du numéro d’assuré AVS est saisi. La procédure est réglée par les art. 133bis et 134quater du règlement du 31 octo- bre 1947 sur l’assurance-vieillesse et survivants18.
3. Ordonnance Ordipro du 7 juin 200419
Art. 3, let. v et w Le protocole et la mission traitent les données personnelles suivantes dans le sys- tème Ordipro: v. numéro d’assuré au sens de l’art. 50c de la loi fédérale du 20 décembre 1946 sur l’assurance-vieillesse et survivants20 (numéro d’assuré AVS); w. lieu de naissance.
Art. 3a Saisie courante du numéro d’assuré AVS Si des personnes domiciliées en Suisse mais ne disposant pas encore de numéro d’assuré sont enregistrées dans Ordipro, les services visés à l’art. 4 demandent à la Centrale de compensation de l’assurance-vieillesse et survivants (CdC) l’attribution et la communication du numéro d’assuré AVS de ces personnes. La procédure est réglée par les art. 133bis et 134quater du règlement du 31 octobre 1947 sur l’assu- rance-vieillesse et survivants21.
18 RS 831.101 19 RS 235.21 20 RS 831.10 21 RS 831.101
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Art. 7, let. h et i Les données sont régulièrement communiquées aux autorités et institutions privées suivantes, afin qu’elles puissent s’acquitter de tâches légales: h. les services chargés de tenir les registres des habitants; i. la CdC pour l’attribution et la communication du numéro d’assuré AVS.
Insertion du titre de la section avant l’art. 17a Section 5 Dispositions finales
Art. 17a Dispositions transitoires relatives à la modification du 21 novembre 2007 Le numéro d’assuré AVS des personnes déjà enregistrées dans Ordipro à la date de la première attribution globale et de la communication du numéro d’assuré AVS est saisi. La procédure est réglée par les art. 133bis et 134quater du règlement du 31 octo- bre 1947 sur l’assurance-vieillesse et survivants22.
4. Ordonnance VERA du 7 juin 200423
Art. 3, al. 1, let. v
1 Sont traitées dans le système VERA les données personnelles suivantes:
v. numéro d’assuré au sens de l’art. 50c de la loi fédérale du 20 décembre 1946 sur l’assurance-vieillesse et survivants24 (numéro d’assuré AVS).
Art. 3a Saisie courante du numéro d’assuré AVS Si des personnes de nationalité suisse mais ne disposant pas encore de numéro d’assuré sont enregistrées dans VERA, le service responsable du registre VERA demande à la Centrale de compensation de l’assurance-vieillesse et survivants (CdC) la communication du numéro d’assuré AVS de ces personnes. La procédure est réglée par l’art. 134quater du règlement du 31 octobre 1947 sur l’assurance-vieillesse et survivants25.
22 RS 831.101 23 RS 235.22 24 RS 831.10 25 RS 831.101
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Ordonnance sur l’harmonisation de registres RO 2007
Insertion du titre de la section avant l’art. 14a Section 5: Dispositions finales
Art. 14a Dispositions transitoires relatives à la modification du 21 novembre 2007 Le numéro d’assuré AVS des personnes déjà enregistrées dans VERA au moment de la première attribution globale et de la communication du numéro d’assuré AVS est saisi. La procédure est réglée par les art. 133bis et 134quater du règlement du 31 octo- bre 1947 sur l’assurance-vieillesse et survivants26.
5. Ordonnance du 30 juin 1993
concernant l’exécution des relevés statistiques fédéraux27
Préambule deuxième paragraphe vu l’art. 15 de la loi du 23 juin 2006 sur l’harmonisation de registres28,
6. Ordonnance du 25 juin 2003 sur les émoluments et indemnités perçus
pour les prestations de services statistiques des unités administratives de la Confédération29
Art. 1, let. g La présente ordonnance régit les émoluments et indemnités perçus par l’Office fédéral de la statistique et par les autres unités administratives de la Confédération visées à l’art. 2, al. 1, LSF (unités administratives) pour les prestations de services suivantes dans le domaine de la statistique: g. utilisation de la plateforme centrale informatique et de communication sedex pour fournir des prestations en dehors de l’harmonisation des registres (art. 4, al. 2, LSF).
26 RS 831.101 27 RS 431.012.1 28 RS 431.02 29 RS 431.09
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Ordonnance sur l’harmonisation de registres RO 2007
7. Ordonnance du 31 mai 2000 sur le Registre fédéral des bâtiments
et des logements30
Art. 7, al. 1 et 2
1 Le RegBL est mis à jour en principe de manière permanente, mais au moins une
fois par trimestre par l’office, ou par un service concerné au sens de l’art. 2. 2 Les cantons et les communes fournissent à l’office toutes les informations néces- saires à la tenue du RegBL et au contrôle de sa qualité, pour autant que l’office n’en ait pas eu connaissance par un registre reconnu visé à l’art. 2 ou par d’autres sources.
Art. 19 Entrée en vigueur 1 Sous réserve de l’al. 2, la présente ordonnance entre en vigueur le 1er juillet 2000.
2 Les modifications du 21 novembre 2007 de l’art. 7, al. 1 et 2, entrent en vigueur le 1er janvier 2010.
30 RS 431.841
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Ordonnance sur l’harmonisation de registres RO 2007
Appendice 1 Annexe 1 (art. 4, al. 3)
Niveaux d’accès et autorisations de traitement des données
Légende Niveaux d’accès A: Consulter en ligne B: Traiter W: Transmission individuelle via une plateforme TIC Vide: Pas d’accès * Accès aux données EVA Unités d’organisation AS: Services de coordination asile et réfugiés CB: Collaborateur/trice CdC: Centrale de compensation CDF: Contrôle fédéral des finances CdH Autorités cantonales et communales de contrôle des habitants COM: Commissions tripartites (y compris le Secrétariat fédéral des com- missions tripartites) CP: Autorités cantonales et communales de police DFAE: Département fédéral des affaires étrangères EC: Autorités cantonales et communales de l’état civil Fedpol: Office fédéral de la police – I: Service d’analyse et de prévention (SAP) – II: Police judiciare fédérale (PJF) – III: Bureau central national INTERPOL, Centrale d’engagement, Section Documents d’identités et recherches de personnes disparues, AFIS DNA Services, Section MROS – IV: Section recherches RIPOL IC: Autorités cantonales fiscales NAT: Autorités cantonales compétentes en matière de nationalité OCF: Organes fédéraux et cantonaux de contrôle à la frontière OCT: Offices cantonaux et communaux du travail ODM: Office fédéral des migrations – I: Section informatique et statistique – II: Collaborateur spécialisé dans le domaine des étrangers – III: Service des dossiers – IV: Collaborateur spécialisé dans le domaine de l’asile OFJ: Office fédéral de la justice, Division de l’entraide judiciaire interna- tionale
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Ordonnance sur l’harmonisation de registres RO 2007
PE: Autorités cantonales, régionales et communales ainsi que de la Principauté du Liechtenstein chargées des questions relatives aux étrangers RSE: Représentations suisses à l’étranger et Missions TAF: Tribunal administratif fédéral – I: Troisième cour du Tribunal administratif fédéral – II: Quatrième et cinquième cours du Tribunal administratif fédéral
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Ordonnance sur l’harmonisation de registres RO 2007
Catalogue des données SYMIC Ch. I/1 et I/2
Champs de données ODM* Partenaires de l’ODM SYMIC
PE* OCT OCF* CP EC Fedpol TAF I CdC RSE* DFAE* TAF II OFJ COM NAT CDF AS IC CdH
I II III IV I II III IV
I. Données de base
1. Identité
Noms d’emprunt B B B B B B B A A A A A A A A A A A A A A A A A W Noms* B B B B B B B A A A A A A A A A A A A A A A A A W Prénoms* B B B B B B B A A A A A A A A B B A A A A A A A W Date de naissance* B B B B B B B A A A A A A A A B B A A A A A A A W Nationalité* B B B B B B B A A A A A A A A B B A A A A A A A W Sexe* B B B B B B B A A A A A A A A B B A A A A A A A W Etat civil* B B B B B B B A A A A A A A A B B A A A A A A A W
2. Numéro personnel
N° personnel SYMIC B A B A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A W (e-Dossier)* N° personnel domaine B A B A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A W des étrangers* N° personnel domaine B A B A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A W de l’asile N° d’assuré AVS B A B A A A A A A A A A A A A A A A A A A W
6736
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Ch. IV/2, let. a, b et e
Champs de données ODM* Partenaires de l’ODM SYMIC
PE* OCT OCF* CP EC Fedpol TAF I CdC RSE* DFAE* TAF II OFJ COM NAT CDF AS IC CdH
I II III IV I II III IV
2. Domaine des étrangers
a. Identité Date du premier AA A A A A A A A A A A A A A A A A A enregistrement Statut de la personne A A A A A A A A A A A A A A A A A A A W (Code) Photographie AA A B B A A A A A A A A Signature AA A B B A A A A A A A A N° assurance sociale B A A B B A A étrangère Pays de provenance B B B A B B A A A A W Lieu de provenance B B B A B B A A A A W Statut dans le pays B A A B B A de provenance Nationalité du B B B A B B B A A B B A A A conjoint* Nationalité du par- B B B A B B B A A B B A A A tenaire enregistré* Lieu de naissance* B B B B B B B A A A B B A A W Né(e) en Suisse* B B B A B B A A A A A A A A A A A A W Décédé(e) le B B A A B A A A A A A A A A A A A A A Le conjoint est B B B A B B A A A A A A A A A A A W suisse* Le partenaire enre- B B B A B B A A A A A A A A A A W gistré est suisse*
6737
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Champs de données ODM* Partenaires de l’ODM SYMIC
PE* OCT OCF* CP EC Fedpol TAF I CdC RSE* DFAE* TAF II OFJ COM NAT CDF AS IC CdH
I II III IV I II III IV Permis pour étran- B B B A B B A A A gers des parents L’un des parents est B B B A B B A A A A A A A A A suisse* Noms et prénoms B B B B B B B A A A A A A A B B A A A W des parents Noms, prénoms, date B A A B B A A A A W de naissance des enfants Famille ou groupe B B B A B A A A W (Code) Numéro de famille B B B A B A A A ou de groupe Numéro de contrôle B A A A A A A A A A A A B A A du processus (PCN)* b. Adresses Adresse à l’étranger B B B B B B B A A A A A A A B B A A A A Adresse en Suisse B B B B B B B A A A A A A A B B A A A A W Commune de rési- B B B B B B B A A A A A A A B B A A A A W dence e. Séjour en Suisse et départ pour l’étranger Genre de permis AA A A A A A A A A A A A A A A A A A A A W Date effective B B A B B B A A A A A A A A A A A A W d’entrée en Suisse*
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Champs de données ODM* Partenaires de l’ODM SYMIC
PE* OCT OCF* CP EC Fedpol TAF I CdC RSE* DFAE* TAF II OFJ COM NAT CDF AS IC CdH
I II III IV I II III IV Date déterminante B B A A B A A A A A A pour l’autorisation d’établissement Date du changement B B A A B A A A A A de statut Motif de la date B B A A B A A A A déterminante Date de l’annonce B B A A B B A A Autorisation valable B B A A B B A A A A A A A A A A A A A A A du/au* Autorité émettrice* A A A A B A A A A Genre d’admission B B A A B B A A A A A A A A W (code)
Ch. IV/3, let.a
Champs de données ODM* Partenaires de l’ODM SYMIC
PE* OCT OCF* CP EC Fedpol TAF I CdC RSE* DFAE* TAF II OFJ COM NAT CDF AS IC CdH
I II III IV I II III IV
3. Domaine de l’asile
a. Identité Photographie AA A B B A A A A A A A A Signature AA A B B A A A A A A A A Religion B A B B A A A A A A A A A A A
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Champs de données ODM* Partenaires de l’ODM SYMIC
PE* OCT OCF* CP EC Fedpol TAF I CdC RSE* DFAE* TAF II OFJ COM NAT CDF AS IC CdH
I II III IV I II III IV Langue maternelle B A B B A A A A A A A A A Appartenance B A B B A A A A A A A A A A A ethnique Nationalité à la B A B A A A A W naissance Lieu de naissance B A B A A A A A A W Origine (Code) B B B A A A A A A A A A A W Noms et prénoms B A B B A A A A A A A A A A A A A A W des parents Moyens financiers B A B B A A A A propres Déclaration de B A B B A A A A garantie Adresses B A B A B A A A A A A A A A A W Catégories d’identité B A B A A (Code NINA)
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Appendice 2
Annexe 2 (art. 13, al. 2)
Catalogue des données qui peuvent être communiquées aux autorités et organisations conformément à l’art. 13 Légende Communication des données AU: Autorisé Vide: pas autorisé Unités d’organisation OSAR: Organisation suisse d’aide aux réfugiés CSC/ Caisse suisse de compensation (AVS/AI)/Caisses cantonales de CCC: compensation
OSAR CSC/CCC
Données personnelles/domaine de l’asile Nom(s) AU AU Prénom(s) AU AU Nom(s) et prénom(s) des parents AU AU Nom(s) d’emprunt AU AU Date de naissance AU AU Sexe AU AU Nationalité AU AU Numéro personnel domaine de l’asile AU AU Numéro d’identification personnel SYMIC AU AU Numéro d’assuré AVS AU Adresses AU
Procédure Type de l’affaire AU Manière de régler l’affaire AU Etat de la procédure AU Canton d’attribution AU AU Date de l’entrée de l’affaire AU
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