AS 2022 617

Ordonnance concernant la protection des données personnelles du personnel de la Confédération (OPDC)

Préambule

Le Conseil fédéral suisse

arrête:

I

L’ordonnance du 22 novembre 2017 concernant la protection des données personnelles du personnel de la Confédération¹ est modifiée comme suit:

Préambule

vu les art. 27, al. 5 et 27d, al. 6 de la loi du 24 mars 2000 sur le personnel de la Confédération (LPers)²,
vu l’art. 29 de la loi fédérale du 18 décembre 2020 sur le traitement des données personnelles par le Département fédéral des affaires étrangères³,

Art. 1, al. 2

² Les chapitres 4 et 6 de la présente ordonnance s’appliquent en outre aux personnes liées à l’administration fédérale par un mandat ou un contrat de location de services et aux consuls honoraires.

Art. 5, al. 1

¹ Les personnes concernées peuvent exercer leur droit d’accès, de rectification et d’effacement des données auprès du service du personnel concerné, de la Consultation sociale du personnel de l’administration fédérale (CSPers) et des médecins désignés par le Département fédéral des finances. Les art. 15 et 27 sont réservés.

Art. 7, al. 4

⁴ Les dispositions du présent article s’appliquent aussi aux employés qui changent d’unité administrative à l’intérieur de l’administration fédérale. Les art. 7a, 7b, 22 et 35 sont réservés.

Art. 7a Communication de données dans le cadre de réorganisations ou de reprises d’exploitation organisationnelle

Les données nécessaires à la vérification du caractère raisonnablement exigible d’un travail ou au transfert de rapports de travail peuvent être communiquées à la nouvelle unité administrative pour la préparation et la mise en œuvre de réorganisations ou de reprises d’exploitation organisationnelle. L’employé concerné doit être informé de la communication des données.

Art. 7b Communication de données en cas de prestations financières indues

La communication de données entre unités administratives est possible si la fourniture d’une prestation financière indue à un employé a été constatée ou qu’il en existe un soupçon fondé. L’employé concerné doit être informé de la communication des données.

Art. 8, al. 1 et 3

¹ Les candidats transmettent leur dossier de candidature par voie électronique. Exceptionnellement, ils peuvent le transmettre sur papier.

³ Au lieu de mener des entretiens de candidature sur place, les unités administratives peuvent tenir des conférences audio ou vidéo, ou encore utiliser des enregistrements réalisés par le candidat. Ces différentes sources documentaires font partie du dossier de candidature.

Art. 10, al. 2

² À l’issue de la procédure de candidature, les données des personnes engagées sont saisies dans le dossier du personnel (art. 19 à 23) et dans le système d’information pour la gestion des données du personnel (art. 30 à 38). Les sources documentaires visées à l’art. 8, al. 3, ne sont pas concernées.

Art. 19, al. 1, let. c

¹ Les dossiers du personnel peuvent contenir les données sensibles suivantes:

données relatives à la santé en lien avec les rapports de travail, notamment certificats médicaux et absences consécutives à une maladie ou un accident, expertises médicales, évaluations de l’aptitude au travail et données de la gestion des cas;

Art. 20 Traitement des données

Les services suivants traitent les données des dossiers du personnel pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige:

a. les services du personnel;
b. les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel;
c. les supérieurs hiérarchiques;
d. les domaines spécialisés de l’OFPER;
e. les services juridiques.

Art. 22 Transmission du dossier en cas de transfert interne

¹ En cas de transfert dans une autre unité administrative, le dossier du personnel n’est pas transmis à celle-ci. Toute dérogation doit être convenue avec l’employé concerné.

² En cas de transfert dans une autre unité administrative consécutif à une reprise d’exploitation organisationnelle, le dossier du personnel est transmis à la nouvelle unité administrative.

³ En accord avec l’employé concerné, la nouvelle unité administrative peut demander à l’ancienne unité administrative de lui fournir les documents que l’employé a déjà remis à celle-ci.

Art. 26, al. 2

² Les services du personnel et les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel peuvent octroyer, au besoin, un droit d’accès aux supérieurs hiérarchiques, au service juridique concerné et aux domaines spécialisés de l’OFPER.

Art. 32, let. h, i et j

L’IGDP comprend les modules suivants:

h. introduction du personnel, pour la gestion des données personnelles des nouveaux employés;
i. données de base servant à l’établissement des certificats de travail;
j. gestion des absences consécutives à une maladie ou un accident.

Art. 40, al. 2

² Les données destinées au système d’information pour le contrôle de gestion du personnel sont reprises de l’IGDP.

Art. 42, al. 1^bis et 1^ter

^1bis Les employés peuvent consulter leurs propres données, notamment les données relatives au temps de travail, pour autant qu’ils disposent d’un droit d’accès.

^1ter Les supérieurs hiérarchiques peuvent consulter les données de leurs collaborateurs, notamment les données relatives au temps de travail, pour autant qu’ils disposent d’un droit d’accès.

Art. 42a Communication des données

Les données, y compris les données sensibles, contenues dans le système d’information pour le contrôle de gestion du personnel peuvent être communiquées à d’autres systèmes d’information:

a. si pour l’autre système d’information il existe une base légale pour la communication des données et une base légale formelle pour la communication des données sensibles;
b. si le système d’information a été déclaré au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence, à l’exception des fichiers visés à l’art. 18 de l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données⁴;
c. si un règlement de traitement a été établi pour ce système d’information, et
d. s’il n’existe pas d’exigence de sécurité accrue pour les données des employés.

Art. 49, let. b

Les services responsables collectent les données pour le LMS de la Confédération:

b. dans l’IGDP.

Titre précédant l’art. 59

Chapitre 8 Données relatives à la santé

Art. 59

Les médecins chargés de réaliser des expertises médicales ne peuvent communiquer à l’unité administrative ou à des tiers des données relatives à la santé que si les exigences énoncées à l’art. 28, al. 2 à 4, LPers sont remplies.

Art. 60 à 62

Abrogés

Chapitre 8, section 2 (art. 63 à 66)

Abrogée

Art. 67a Disposition transitoire relative à la modification du 19 octobre 2022

L’OFPER conserve le dossier médical des employés et des candidats pendant dix ans à compter de l’entrée en vigueur de la modification du 19 octobre 2022, pour autant que ce dossier ait été créé avant le 1^er janvier 2021.

II

À l’entrée en vigueur de la loi du 25 septembre 2020 sur la protection des données⁵, la disposition ci-après aura la teneur suivante:

Art. 42a, let. b

b. si le système d’information a été déclaré au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence conformément à l’art. 12, al. 4, LPD⁶;

III

¹ Les annexes 1 à 4 sont modifiées conformément aux textes ci-joints.

² L’annexe 5 est remplacée par la version ci-jointe.

³ L’annexe 7 est abrogée.

IV

1 La présente ordonnance entre en vigueur le 1^er janvier 2023, sous réserve de l’al. 2.

² Le ch. II entre en vigueur le 1^er septembre 2023.

19 octobre 2022

Au nom du Conseil fédéral suisse:

Le président de la Confédération, Ignazio Cassis
Le chancelier de la Confédération, Walter Thurnherr

(art. 9, al. 2)

Données du dossier de candidature

Remplacer «Autres documents» par «Autres documents mis à la disposition de l’employeur par le candidat»

Insérer après «Autres documents mis à la disposition de l’employeur par le candidat»:

Sources documentaires

(art. 19, al. 2)

Données du dossier du personnel

Ch. 5.1, 5.2 et 5.5

5.1 Évaluation de l’aptitude au travail réalisée lors de l’entrée en service des personnes qui exercent des fonctions déterminantes pour la sécurité
5.2 Évaluation de l’aptitude au travail réalisée pendant les rapports de travail des personnes qui exercent des fonctions déterminantes pour la sécurité
5.5 Mandats confiés aux médecins et expertises médicales des médecins

(art. 31, al. 2, et 33, al. 4)

Système d’information pour la gestion des données du personnel (IGDP)

Ch. 1.1 (tableau) et 1.2.1

1.1 Tableau

Dénomination	OFPER-CCRH (assistance)	Domaine OFPER	OFIT (assistance)	Centres de services spécialisés	Services du personnel	Services financiers	Collaborateurs	Supérieurs hiérarchiques
Mutation	M1)	S	M2)	M	M	S	S, M3)	S, G
But	4	4	5	1	1	2	1	1, 3
Étendue	A	A	A	B	C	C	D	E

1.2.1 Dénomination

CCRH Centre de compétences Ressources humaines
OFIT Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication

(art. 42, al. 2)

Système d’information pour le contrôle de gestion du personnel

Ch. 1.1 (tableau) et 1.2

1.1 Tableau

Dénomination	OFPER-CCRH (assistance)	Domaine OFPER	OFIT (assistance)	Services du personnel / contrôleurs de gestion RH	Services financiers / contrôleurs financiers	Collaborateurs	Supérieurs hiérarchiques
Téléchargement / lecture des données	S/SI	S/SI	L/S/SI	S/SI	S	S	S
But	1	1	1	1	1	1	1
Étendue	A	A	A	B	C	D	E

1.2 Légende du tableau

1.2.1 Dénomination

CCRH Centre de compétences Ressources humaines
OFIT Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication

1.2.2 Téléchargement, lecture et simulation des données

L Téléchargement
S Lecture
SI Simulation

1.2.3 But

Contrôle de gestion

1.2.4 Étendue

A Toute l’administration fédérale
B Propre périmètre comptable
C Contrôle de gestion du personnel dans le propre périmètre comptable
D Propres données
E Données des subordonnés

(art. 47)

Système d’information pour la plateforme d’apprentissage au sein de la Confédération (LMS de la Confédération)

Données personnelles

Numéro personnel
Nom
Prénom
Sexe
Date de naissance
Langue de correspondance
Adresse électronique professionnelle
Unité organisationnelle
Adresse professionnelle / adresse privée
Fonction
Identificateurs personnels locaux
Numéro de téléphone mobile (communiqué volontairement et saisi par la personne elle-même)
Succès de la formation (tests réussis / non réussis)
État d’avancement de la formation (non commencée / en cours / terminée)
Cours accomplis
Inscriptions à des cours / annulations de cours / participations à des cours
Capacités et compétences acquises dans le cadre des cours accomplis
Rôle dans le LMS (participant au cours, formateur, administrateur des cours)