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A 2 08.01

Règlement d'application de la loi sur l'information du public, l'accès aux documents et la protection des données personnelles

RIPAD

Préambule

rsGE A 2 08.01: Règlement d'application de la loi sur l'information du public, l'accès aux ...

Source SILGENEVE PUBLIC, 1

Source SILGENEVE PUBLIC

Dernières modifications au 1er février 2025

Règlement d'application de la loi

sur l'information du public,

l'accès aux documents et la

protection des données

personnelles

(RIPAD)

du 21 décembre 2011

(Entrée en vigueur : 29 décembre 2011)

Le CONSEIL D’ÉTAT de la République et canton de Genève,

vu les articles 9, 11, 21 et 28 de la constitution de la République et canton de Genève, du 14 octobre 2012;(10)

vu les articles 1 et suivants, notamment 3, 4, 10, 11, 19A, 28, alinéa 7, 36, alinéa 2, 39, 41, alinéa 1, lettre f, 50,

alinéas 2 et 3, 51, alinéa 1, lettre b, 53, alinéa 3(7)

, 54, alinéa 3, 55, alinéa 4, 59, lettre d, 65 et 69, alinéa 8, de

la loi sur l’information du public, l’accès aux documents et la protection des données personnelles, du 5 octobre

2001;

vu les articles 1 et suivants, notamment 2, 5, 6, 9, 11, 12, 16 et 21, de la loi sur les archives publiques, du 1er

décembre 2000;

article 9 vu l’ 16 se

de la loi sur l’exercice des compétences du Conseil d’Etat et l’organisation de l’administration, du ptembre 1993;(8)

article 2B vu l’ établ

de la loi générale relative au personnel de l’administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des issements publics médicaux, du 4 décembre 1997;

article 125 vu l’ vu le 2013(

de la loi sur l’instruction publique, du 17 septembre 2015;(12) s articles 6 et 19 de la loi sur la Haute école spécialisée de Suisse occidentale – Genève, du 29 août 6)

;

vu les articles 7 et 12 de la loi sur l’université, du 13 juin 2008;

vu les articles 1 et suivants, notamment 13, alinéa 4, 18A, alinéa 4, 25, 46, alinéa 2, 87, alinéa 3, et 89H, alinéas

1 et 4, de la loi sur la procédure administrative, du 12 septembre 1985,

arrête :

Chapitre I Dispositions générales

Art. 1

Objet du règlement Le présent règlement contient les dispositions d’exécution de la loi sur l'information du public, l'accès aux documents et la protection des données personnelles, du 5 octobre 2001 (ci-après : la loi).

Art. 2 Champ d’application

Le présent règlement s’applique : article 3 a) aux institutions publiques entrant dans le champ d’application de la loi selon l’ , alinéa 1, de la loi, article 50 sous réserve des compétences organisationnelles propres des institutions garanties par l’ de la loi; article 3 b) aux personnes physiques et morales de droit privé au sens de l’ mesure où elles remplissent les conditions légales et où leurs act 2 Le présent règlement vaut également comme prescriptions de subst , alinéa 2, de la loi dans la seule es relèvent du titre II de la loi. itution prises par le Conseil d’Etat en article 50 application de l’ 3 Le présent règl , alinéa 3, de la loi, si les conditions préalables en sont remplies. ement ne s’applique pas au traitement de données personnelles par des institutions visées à article 3 l’ ou de la loi, lorsque celles-ci agissent en application de dispositions de droit fédéral, de droit intercantonal d’une législation spéciale de droit cantonal. rsGE A 2 08.01: Règlement d'application de la loi sur l'information du public, l'accès aux ... Source SILGENEVE PUBLIC, 2

Art. 3

Liste des entités soumises à la loi article 3 1 Les différentes institutions publiques auxquelles s’applique la loi selon l’ liste établie par le pouvoir dont elles dépendent ou sous la surveillance duqu , alinéa 1, font l’objet d’une el elles sont placées. Cette liste est régulièrement mise à jour et rendue publique.

En ce qui concerne l’administration et les commissions dépendant du pouvoir exécutif, tiennent lieu de liste faisant foi :

  1. pour l’administration, le règlement sur l'organisation de l'administration cantonale, du 1er juin 2023(25) ;
  2. pour les commissions dépendant du Conseil d'Etat, de la chancellerie d'Etat ou d'un département, le règlement sur les commissions officielles, du 10 mars 2010.

Les personnes physiques et morales de droit privé sur lesquelles une institution publique exerce une maîtrise article 3 effective ou qui sont chargées de remplir des tâches de droit public cantonal ou communal en vertu de l’ alinéa 2, de la loi font l’objet d’une liste établie et publiée chaque année par le département des fina , nces, des ressources humaines et des affaires extérieures(24) , au plus tard simultanément au dépôt du budget annuel.(15)

Chapitre II Information du public et accès aux documents

Art. 4 Information active (art. 18 de la loi)

Les institutions publiques entrant dans le champ d’application de la loi et du présent règlement sont tenues de rendre spontanément publics, prioritairement sous forme électronique :

  1. l’ensemble des ordonnances administratives organisationnelles ou interprétatives, sous réserve de l’article

, alinéas 2 et 3, du présent règlement;

  1. l’ensemble de leurs prescriptions autonomes ou de leurs statuts pour les institutions autonomes de droit public cantonales ou communales;
  2. les prescriptions communales;
  3. la liste des commissions officielles comprenant la désignation de celles-ci, les noms, prénoms, sexe et année de naissance des membres de celles-ci, la mention des entités qu’ils représentent et qui les ont désignés, l’adresse du secrétariat de la commission et le département ou le pouvoir dont la commission dépend.

Elles tiennent à jour les actes visés à la lettre a de l’alinéa 1 et communiquent toute modification de ceux-ci à leur responsable LIPAD ainsi qu’à leur autorité de surveillance. article 18 3 Une information active par le biais d’Internet suffit à satisfaire au devoir d’information, au sens de l’ , alinéa 3, 2e phrase, de la loi, sauf disposition légale ou réglementaire contraire.

Art. 5 Documents accessibles sur requête (art. 24 de la loi)

Les types de documents accessibles ainsi que le service auprès duquel ils peuvent être demandés sur la base article 24 de l’ 2 Dem eux-m , alinéa 1, de la loi figurent sur le site Internet de chaque département. eurent réservés la faculté pour chaque département de faire également figurer sur son site les documents êmes, ainsi que les cas des articles 25 à 27 de la loi.

Art. 6

Notes à usage personnel (art. 25 de la loi) article 25 Constituent notamment des notes à usage personnel au sens de l’ manuscrites ou non et quels qu’en soient la forme ou le support a) les notes prises en vue de la rédaction future d’un document b) les notes de séance éventuellement prises à défaut d’une obl , alinéa 4, de la loi, qu’elles soient : ; igation légale ou réglementaire d’élaborer des procès-verbaux;

  1. les notes prises dans le cadre d’un entretien d’embauche et les écrits ou tableaux établis dans la suite de la procédure, jusqu’à l’engagement ou la réponse négative à une postulation.

Art. 7 Exceptions à la transmission (art. 26 de la loi)

Les documents à la communication desquels un intérêt public ou privé prépondérant s’oppose sont soustraits au droit d’accès institué par la loi.

Sont notamment soustraits au droit d'accès les documents suivants :

  1. toute directive organisationnelle qui vise à aménager des mesures de surveillance ou de contrôle dans les domaines de la sécurité de l'Etat, de la sécurité publique, des relations internationales de la Suisse et de la fiscalité notamment, et qui ont pour but de prévenir la commission d'infractions à des lois ou des règlements;
  2. tout document par ailleurs couvert par un autre secret protégé par le droit fédéral, une loi ou un règlement;
  3. le dossier administratif du membre du personnel, au sens des articles 17 du règlement d’application de la loi générale relative au personnel de l’administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux, du 24 février 1999, 17 du règlement fixant le statut des membres du corps enseignant primaire, secondaire et tertiaire B, du 12 juin 2002, 61 du règlement fixant le statut du corps enseignant rsGE A 2 08.01: Règlement d'application de la loi sur l'information du public, l'accès aux ... Source SILGENEVE PUBLIC, 3 HES, du 10 octobre 2001, et 15 du règlement sur la collaboration hospitalo-universitaire et le statut du corps professoral, du 19 janvier 2011;(14)
  4. le fichier contenant l’ensemble des données relatives au personnel (système d’information des ressources humaines). article 26 3 Sont également soustraits au droit d’accès au sens de l’ correspondances, courriels, rapports et autres écrits écha a) entre membres du Conseil d’Etat, de délégations de celu , alinéa 3, de la loi les notes, avis de droit, ngés : i-ci, du collège des secrétaires généraux ou des collèges spécialisés;
  5. entre cadres supérieurs de la fonction publique ou collaborateurs de l’entourage immédiat des conseillers d’Etat et du chancelier d’Etat ainsi qu’entre ces cadres ou proches collaborateurs et les membres des collèges visés à la lettre a.

Art. 8

Anonymisation (art. 27, al. 2, de la loi) article 27 L’éventuelle anonymisation de données soustraites au droit d’accès survenant en application de l’ alinéa 2, de la loi intervient indépendamment du fait que le requérant connaisse ou non l’identit , é de la personne concernée.

Art. 9

Interpellation de tiers ou d’institutions art. 28 ( , al. 4, de la loi) article 28 1 Ne constitue pas un tiers devant être consulté au sens de l’ a) le mandataire, le prestataire de service lié à une institut , alinéa 4, de la loi : ion par un contrat de droit privé ou public ou le représentant autorisé de l’institution;

  1. un autre organe au sein de la même institution;
  2. le délégataire d’une tâche publique;
  3. la personne physique agissant comme organe de fait de l’institution. article 28 2 Il n’y a pas lieu à consultation d’une autre institution au sens de l’ document concerne les membres d’une même unité organisationnelle (secrét office, service, direction générale, direction) et pour autant que celle , alinéa 4, de la loi, lorsque le ariat général, services généraux, -ci soit définie dans le règlement sur l'organisation de l'administration cantonale, du 1er juin 2023(25) .

Les institutions et les tiers détenteurs d’un document dont ils ne sont ni les auteurs, ni les destinataires directs, article 28 doivent transmettre à ceux-ci, pour avis, en application de l’ , alinéa 4, toute requête relative à ce document. Acceptation tacite article 28 4 Le silence d’une institution ou d’un tiers interpellés par l’institution en application de l’ loi, vaut acceptation de la transmission du document, pour autant que leur attention ait été au sur cette conséquence et que l’objet de la requête ait été précisément annoncé, tout comme le d , alinéa 4, de la préalable attirée élai dans lequel la réponse est attendue. article 28 5 Le bref délai prévu à l’ du temps prévisible pour y , alinéa 4, de la loi doit être fixé en considération de la nature de la requête et répondre. Ce délai ne doit pas excéder en principe une semaine.

Art. 10

Procédure de médiation (art. 30 de la loi) En général

La procédure de médiation a pour but la recherche d’une solution consensuelle relative à la communication d’un ou de plusieurs documents détenus par l’institution, suite à une requête individuelle d’accès d’une personne physique ou morale.

La médiation nécessite le consentement de toutes les parties. La procédure se déroule avec le concours du préposé cantonal à la protection des données et à la transparence (ci-après : préposé cantonal) et des parties. Elle doit être simple et rapide, afin de faciliter son issue.

La confidentialité des échanges oraux ou écrits qui ont lieu entre les parties à cette occasion est garantie.

Le document dont l’accès est contesté doit, sur demande du préposé cantonal, lui être communiqué. Cette communication se fait en principe au moyen de la consultation sur place du document; exceptionnellement, le préposé cantonal peut en recevoir une copie, à charge pour lui de la restituer ou de la détruire à la fin de la procédure de médiation. Saisine

La forme écrite de la saisine du préposé cantonal par le requérant est exigée tant pour la requête ordinaire de article 30 l’ 6 co ta co , alinéa 1, de la loi que pour celle de l’article 30, alinéa 2, 2e phrase. Si le préposé cantonal est saisi d’une requête de médiation sans que l’institution concernée n’ait au préalable nfirmé par écrit son intention au sens des articles 28, alinéas 5 ou 6, de la loi et sans que l’institution n’ait rdé à se déterminer, la requête est renvoyée sans délai par le préposé cantonal pour traitement à l’institution ncernée. rsGE A 2 08.01: Règlement d'application de la loi sur l'information du public, l'accès aux ... Source SILGENEVE PUBLIC, 4 Déroulement de la médiation

Dès qu’il est saisi d’une requête de médiation, le préposé cantonal informe le responsable LIPAD de l’institution concernée; il incombe à celui-ci de renseigner le préposé cantonal et de représenter l’institution dans le cadre de la procédure de médiation. En fonction des circonstances, le responsable LIPAD peut se faire accompagner de tout organe ou membre de l’institution dont le concours serait propice à l’éclaircissement des faits et à la recherche d’une solution consensuelle.

Le préposé cantonal mène la procédure de manière informelle, en recueillant la position des institutions et des personnes concernées sur le document demandé et sur son accès, selon un mode de communication adapté à la complexité de la requête et conformément au principe d'économie de procédure.

Il entend les parties et peut les réunir. Il s'efforce de les amener à un accord. Il leur soumet, si nécessaire, des propositions. Accord

En cas d’issue positive de la médiation, le résultat de l’accord des parties est formalisé dans un document écrit, avec le concours du préposé cantonal. Recommandation en cas d’échec de la médiation

Dans la rédaction de la recommandation, le préposé cantonal doit veiller à ne rien divulguer des échanges survenus au cours de la procédure de médiation, ni dévoiler le contenu des documents dont la transmission est contestée. La recommandation doit être rédigée dans le respect des institutions et de la personnalité des personnes et institutions concernées.

La recommandation du préposé cantonal ainsi que les décisions liées à la requête ne peuvent être rendues article 30 publiques qu’une fois prise la décision de l’institution, en application de l’ , alinéa 5, de la loi.(11)

Chapitre III Protection des données personnelles

Art. 11

Identifiant sectoriel commun art. 35 ( p , al. 4, 2e hrase, de la loi) article 35 1 Le numéro AVS visé à l’ , alinéa 4, de la loi, s’entend du numéro tel qu’attribué par les organes article 50c fédéraux en application de l’ 1946, aux conditions des arti de la loi fédérale sur l’assurance-vieillesse et survivants, du 20 décembre cles 50d et 50e de ladite loi. article 35 2 L’ , alinéa 4, 2e phrase, de la loi constitue en soi la base légale formelle de droit cantonal nécessaire article 50e mentionnée à l’ , alinéa 3, de la loi fédérale sur l’assurance-vieillesse et survivants, du 20 décembre 1946.

Lorsqu’une institution est autorisée à utiliser directement le numéro AVS par la Centrale de compensation (CdC), elle doit informer l’office cantonal de la population et des migrations(7) de cette autorisation.

Art. 12

Signalement spontané de données erronées (art. 36, al. 2, de la loi) L'administration fiscale cantonale et les offices cantonaux des poursuites et des faillites(19) signalent spontanément à l'office cantonal de la population et des migrations(7) les données personnelles inexactes, incomplètes ou obsolètes relatives au domicile des personnes, à l'exception de celles se rapportant aux personnes en situation irrégulière au sens de la législation fédérale réglant le séjour des étrangers.

Art. 13

(15) art. 37 Sécurité des données personnelles ( de la loi) En général

Les institutions publiques prennent les mesures organisationnelles et techniques propres à assurer la sécurité des données personnelles.

Pour l’administration cantonale, les mesures techniques et organisationnelles nécessaires à la sécurité des données personnelles sont définies notamment par le respect :

  1. du règlement sur l’organisation et la gouvernance des systèmes d’information et de communication, du 26 juin 2013; article 23A b) de l’ l’admini c) des d communic d) des r de la sé , sur la des comp e) des p Accès au 3 Les in contenan , alinéa 5, du règlement d’application de la loi générale relative au personnel de stration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux, du 24 février 1999; irectives approuvées par la commission de gouvernance des systèmes d’information et de ation; ègles et mesures de sécurité édictées par les maîtres de fichiers, les responsables départementaux curité de l’information et l’office cantonal des systèmes d’information et du numérique(19) base étences définies par les règlements visés aux lettres a et b; rescriptions réglementaires et des directives en matière d’archivage. x systèmes d'information stitutions publiques tiennent à jour un répertoire des personnes ayant accès aux systèmes d’information t des données personnelles. rsGE A 2 08.01: Règlement d'application de la loi sur l'information du public, l'accès aux ... Source SILGENEVE PUBLIC, 5

Art. 13

A(15) art. 37 Sous-traitance ( 1 Le traitement contractuelle de 2 L'institution traitait elle-mê 3 La sous-traita prestataire tier règlement ainsi 4 Le recours par l'accord préalab prescriptions du 5 S'il implique l'Etat destinata 6 Le préposé can , al. 2, de la loi) de données personnelles peut être confié à un tiers pour autant qu'aucune obligation légale ou garder le secret ne l'interdise. demeure responsable des données personnelles qu'elle fait traiter au même titre que si elle les me. nce de données personnelles fait l'objet d'un contrat de droit privé ou de droit public avec le s, prévoyant pour chaque étape du traitement le respect des prescriptions de la loi et du présent que la possibilité d'effectuer des audits sur le site du sous-traitant. un sous-traitant à un autre sous-traitant (sous-traitance en cascade) n'est possible qu'avec le écrit de l'institution et moyennant le respect, à chaque niveau de substitution, de toutes les présent article. un traitement à l'étranger, le recours à un prestataire tiers n'est possible que si la législation de ire assure un niveau de protection adéquat. tonal publie une liste des Etats qui disposent d'une législation assurant un niveau de protection adéquat.

Art. 14

Communication de données personnelles (art. 39 de la loi) article 39 1 Aux fins du présent règlement, et en exécution de l’ a) doit être considérée comme une « instance hiérarchi renseignée toute personne exerçant un pouvoir hiérarch dont il fait partie (chef de service, directeur, direc , alinéa 1, de la loi : que supérieure » au bénéfice du droit d’être ique sur l’organe requis au sein du département teur général, secrétaire général, conseiller d’Etat chargé d’un département);

  1. doit être considérée comme intervenant « au sein » d’une même institution publique la communication entre membres d’une même unité organisationnelle (secrétariat général, services généraux, office, service, direction générale, direction), pour autant que celle-ci soit définie dans le règlement sur l'organisation de l'administration cantonale, du 1er juin 2023(25) ;
  2. doit être considérée comme émanant d’une « autre institution publique soumise à la loi » la requête formée par une personne ou un organe non membre de la même unité organisationnelle, ne revêtant pas la qualité d’instance hiérarchique supérieure, mais faisant partie d’une institution entrant dans le champ d’application de la loi et du présent règlement. article 39 2 La démonstration du respect des conditions posées à l’ , alinéa 1, lettres a et b, peut s’effectuer de manière simplifiée en indiquant cumulativement :
  3. le contexte légal ou réglementaire dans lequel s’inscrit la mission de l’institution requérante, y compris l’existence d’éventuelles règles spéciales ou la mention de leur défaut;
  4. le fait que le fichier destiné à recevoir les données personnelles figure ou non dans le catalogue institué article 43 par l’ c) la 3 Le r d’aide a) une de la loi, avec son numéro de référence; finalité de la transmission souhaitée. esponsable LIPAD de chaque institution dresse, met à jour régulièrement et rend accessible sous forme -mémoire à destination des organes saisis et requérants de son institution : liste indicative des communications d’ores et déjà prévues par la législation genevoise, au sens de article 39 l’ b) , alinéas 2 in fine, 5 et 9, lettre a, de la loi; une liste des cas dans lesquels la législation genevoise fait obstacle à la communication souhaitée, au article 39 sens de l’ , alinéas 1, lettre b, 4, lettre b, 6, lettre b, et 7, de la loi. article 39 4 Ne constitue pas une communication à un tiers de droit privé au sens de l’ transmission d’informations à un mandataire, à un prestataire de service lié , alinéa 9, de la loi la à une institution par un contrat de article 13A droit privé ou public ou à un représentant autorisé. L' du présent règlement est applicable.(15) article 39 5 Constitue notamment un travail disproportionné, au sens de l’ a) la consultation de personnes concernées sans résidence ou do b) l’identification et la consultation d’héritiers des personne , alinéa 10, de la loi : micile connus; s concernées lorsque celles-ci sont décédées.

Art. 15

Destruction des données (art. 40 de la loi) article 40 L’institution continue à avoir besoin des données personnelles qu’elle détient, au sens de l’ de la loi notamment dans les cas suivants :

  1. le refus ou le retrait d’autorisations dans les cas où la loi ou un règlement soumet l’activité à autorisation;
  2. le prononcé de sanctions disciplinaires tant que dure le rapport de travail ou le rapport de surveillance avec l’institution publique concernée;
  3. l’existence de procédures civiles, pénales ou administratives pendantes opposant la personne concernée à l’institution.

Art. 16

Vidéosurveillance (art. 42 de la loi) rsGE A 2 08.01: Règlement d'application de la loi sur l'information du public, l'accès aux ... Source SILGENEVE PUBLIC, 6 Planification

Dans le cadre de ses missions légales de maintien de l’ordre et de la sécurité publique, le Conseil d’Etat, sur proposition du département des institutions et du numérique(24) , planifie la vidéosurveillance sur le domaine public du canton. Commission consultative de sécurité municipale

Le département des institutions et du numérique(24) informe la commission consultative de sécurité municipale article 12 instaurée par l’ stationnement et Interconnexion e 3 Toute institut autre institutio elle est la déte des buts de son 4 La police cant publiques, que c de la loi sur les agents de la police municipale, les contrôleurs municipaux du les gardes auxiliaires des communes, du 20 février 2009, des décisions du Conseil d'Etat. ntre systèmes de vidéosurveillance ion publique exploitant un système de vidéosurveillance sur le domaine public peut autoriser une n publique disposant d'ores et déjà d'un système de vidéosurveillance à utiliser les caméras dont ntrice. L'utilisation des caméras par l'institution publique requérante doit se faire dans le respect propre système de vidéosurveillance. onale peut être autorisée à accéder à tous les systèmes de vidéosurveillance des institutions eux-ci filment ou non le domaine public. Inventaire

La police cantonale tient et met à jour un inventaire et une cartographie des systèmes de vidéosurveillance installés par les institutions publiques dont le champ de surveillance porte sur le domaine public. Les institutions publiques sont tenues d'annoncer à la police cantonale tout système de vidéosurveillance dont le champ de surveillance porte sur le domaine public.(2)

Outre les zones placées sous vidéosurveillance, l'inventaire mentionne pour chaque dispositif répertorié :

  1. la finalité de la vidéosurveillance;
  2. l'enregistrement ou non des images et sa durée de conservation;
  3. le type de visionnement qu'implique le dispositif (en direct ou en différé);
  4. le cercle et le statut des personnes autorisées à visionner les images. Etablissements scolaires

Une institution publique exploitant un système de vidéosurveillance ne peut filmer un établissement scolaire ou ses abords immédiats durant les heures des activités scolaires et parascolaires, sauf autorisation expresse contraire du département de l'instruction publique, de la formation et de la jeunesse(18) . Surveillance du trafic routier

Les caméras affectées à la vidéosurveillance du trafic routier peuvent enregistrer les images en continu, aux fins d’analyses et d’études du trafic. Elles constituent un système de vidéosurveillance sur le domaine public.(13) Délégation à un tiers

La délégation à un tiers par l’institution publique exploitant le système de surveillance de l’enregistrement de la visualisation des images ou d’une manière générale de l’exploitation du système de vidéosurveillance n’est licite que moyennant l’accord préalable des instances dirigeantes de l’institution publique responsable, et pour autant que les conditions cumulatives suivantes soient remplies : article 42 a) le système satisfait aux exigences de l’ b) l’institution publique ne dispose pas du vidéosurveillance est indispensable à la pr c) le délégataire est la police cantonale, défaut, une entreprise de sécurité au sens 1996, qui en remplit les conditions légales de la loi et à celles du présent règlement; personnel qualifié à ces fins alors que le système de évention d’agressions ou de déprédations; moyennant une convention passée avec celle-ci au préalable, ou à du concordat sur les entreprises de sécurité, du 18 octobre . Statistiques

Toute institution publique exploitant un système de vidéosurveillance est tenue de tenir des statistiques, mises à jour semestriellement, sur le nombre d’atteintes aux personnes, y compris à son personnel propre, ou aux biens dont elle est la victime.

La République et canton de Genève est considérée comme une seule et unique institution publique aux fins de l’application de l’alinéa 10; la police cantonale tient les statistiques visées par cette disposition, qui portent également sur les atteintes à des tiers.(2)

En ce qui concerne les caméras affectées à la vidéosurveillance du trafic routier, le département chargé des transports(20) tient une statistique séparée de ce mode d’utilisation.

Art. 17

Fichiers art. 4 Notion ( , lettre d, de la loi) article 4 1 Ne constituent pas des fichiers, au sens de l’ personnelles, les documents, tableaux, listes ou a) synthétisant des informations à caractère sci , lettre d, de la loi, même s’ils contiennent des données outils : entifique ou technique à des fins internes de contrôle interne ou d’analyse; rsGE A 2 08.01: Règlement d'application de la loi sur l'information du public, l'accès aux ... Source SILGENEVE PUBLIC, 7

  1. servant à des fins de planification ou de suivi de l’exécution des tâches légales d’une institution;
  2. récapitulant les procédures et dossiers en cours dans une institution;
  3. présentant un état de situation des débiteurs d’une institution;
  4. récapitulant les situations potentielles de conflits d’intérêts avec des mandataires ou partenaires extérieurs. art. 43 Fichiers éphémères ( 2 Constituent notamm profils de la person a) des extraits ou d cercle restreint de b) une liste d’adres manifestations proto c) un récapitulatif d) les journaux tech , al. 2, de la loi) ent des fichiers éphémères, pour autant qu’ils ne contiennent ni données sensibles ni nalité et que leur durée de vie n’excède pas 1 an : es copies à un moment donné d’un fichier régulièrement mis à jour et accessible à un personnes; ses de personnes physiques ou morales constituée en vue de mettre sur pied des colaires, récréatives, scientifiques, culturelles, sportives ou de promotion économique; de candidatures dans le cadre des procédures de recrutement du personnel; niques qui permettent à l’institution de maîtriser ses risques en matière de sécurité de l’information.(15)

Art. 18

Catalogue des fichiers (art. 43 de la loi) article 43 1 Les informations imposées par l’ fichiers, à l’exclusion notamment de la loi et de leur issue et, d’u de la loi sont les seules qui doivent figurer dans le catalogue des des fichiers eux-mêmes, des requêtes formées en vertu des articles 24 ou 39 ne manière générale, des traitements, statistiques, rapports ou activités des organes des institutions.

Les fichiers tenus par des personnes physiques et morales de droit privé, qu’elles soient ou non par ailleurs art. 3 soumises au volet transparence de la loi ( fichiers et n’ont pas à être annoncés au p 3 Il appartient à l’institution qui gère l à d’autres institutions publiques ou des i subséquente ou parallèle de l’institution 4 La publicité du catalogue des fichiers n , al. 2, de la loi), ne sont pas recensés dans le catalogue des réposé cantonal. e fichier de déclarer au préposé cantonal les accès durables qu’elle octroie nstitutions privées et d’actualiser la liste de ceux-ci; une déclaration à qui l’accès a été octroyé est exclue. ’implique pas celle des fichiers eux-mêmes ni des documents d’annonce de ceux-ci.

La compétence de mettre à jour et de dresser le catalogue des fichiers incombant au préposé cantonal en article 43 vertu de l’ en vertu de 6 Cette com des institu ou partie d 7 Le catalo individuell au travers l’instituti en vertu de , alinéa 1, de la loi doit être exercée au moyen des ressources budgétaires propres allouées la loi. pétence n’implique pas le pouvoir de donner des instructions ou d’impartir des délais aux membres tions, y compris les responsables LIPAD chargés de l’annonce des fichiers, ou de réquisitionner tout es moyens de celles-ci. gue des fichiers ne constitue qu’une source d’information générique pour le public; aucune requête e d’accès à un document ou requête de communication de données personnelles ne peut survenir de celui-ci. Le catalogue doit indiquer les coordonnées d’une personne de contact désignée par on pour répondre à des requêtes individuelles au regard de chaque fichier dont la déclaration s’impose la loi.

Art. 19

Annonces liées à des fichiers (art. 51 de la loi) En général

L’extraction d’un fichier de données pour un usage unique ou temporaire ne donne pas lieu à obligation d’annonce, pour autant que par ailleurs les conditions d’exploitation de cette extraction soient identiques à celle du fichier principal soumis à l’obligation d’annonce. Des organes aux responsables LIPAD

L’ensemble des organes et services d’une institution sont tenus d’informer spontanément et sur demande, de prêter assistance et de donner suite aux requêtes ou instructions qui leur sont adressées par les responsables article 51 LIPAD désignés aux fins d’application de la présente loi au sens de l’ responsables des systèmes d’information fournissent notamment toute l’ LIPAD pour l’établissement et la mise à jour de la liste des fichiers responsables, indépendamment de tout lien hiérarchique ou contrainte o , alinéas 1 à 3, de la loi; les assistance requise aux responsables existants de l’institution dont ils sont rganisationnelle, aux fins de favoriser l’application aisée de la loi. Des responsables LIPAD au préposé cantonal article 51 3 La communication de la liste des fichiers et de ses mises à jour prévues par l’ intervient sous la forme choisie par le responsable LIPAD, compte tenu du temps e disposition, afin de favoriser la transmission et l’actualisation rapide de l’inf , alinéa 3, de la loi t des moyens à sa ormation. Une communication par courriel au préposé cantonal suffit à respecter l’exigence légale. rsGE A 2 08.01: Règlement d'application de la loi sur l'information du public, l'accès aux ... Source SILGENEVE PUBLIC, 8

Art. 20

Recommandation en matière de données personnelles art. 49 ( 1 l a 2 d r C et 56, al. 3, lettre a, et al. 5, de la loi) La recommandation du préposé cantonal ne peut faire l'objet d'une publication tant et aussi longtemps que 'affaire est susceptible de recours et, en cas de recours, qu’elle n’est pas définitivement tranchée par les utorités judiciaires. Lors de la publication, le préposé cantonal prend les mesures appropriées pour garantir la protection des onnées personnelles des parties. Lorsqu'une telle protection ne peut être garantie, il renonce à publier sa ecommandation. hapitre IV Organisation et procédure

Art. 21

Responsables LIPAD (art. 50, al. 1, de la loi) Compétences et formation

Chaque département ainsi que la chancellerie d’Etat désigne un responsable LIPAD doté d’une formation juridique et d’une expérience dans les domaines de la transparence et de la protection des données, et portant un intérêt aux nouvelles technologies.

Le responsable LIPAD est chargé d’exercer les compétences visées aux articles 39, alinéas 2 et 5, 42, alinéa

, 44, alinéas 1 et 2, 49 et 51 de la loi. Il a en outre la tâche de défendre la position de l’institution devant les autorités judiciaires dans le cadre de recours intentés en matière de protection des données et de transparence.

Le responsable LIPAD collabore dans toute la mesure utile avec la direction et les organes de l’unité administrative concernée, ainsi qu’avec les responsables départementaux de la sécurité de l’information et l’office cantonal des systèmes d’information et du numérique(19) .

Il est institué un groupe interdépartemental constitué des responsables LIPAD visés à l’alinéa 1, qui coordonne l’application de la loi au sein des départements et échange régulièrement sur les pratiques en matière de transparence et de protection des données.

Un membre de l’office cantonal des systèmes d’information et du numérique(19) est invité aux séances du groupe interdépartemental, mais s'abstient lors de prises de décision.(15)

Art. 22

Mesures de substitution (art. 50, al. 3, de la loi) Le délai de mise en demeure après lequel le Conseil d’Etat, après préavis du préposé cantonal, peut prescrire des mesures de substitution est adapté à l’ampleur des lacunes à combler, à la taille de l’institution concernée et à la complexité du processus décisionnel interne nécessaire à la prise de prescriptions autonomes appropriées; il n’excède en principe pas une année.

Art. 22

A(3) art. 53 Modalités de l'élection du préposé ( , al. 3(7) , de la loi) Appel à candidatures

La chancellerie d’Etat fait paraître durant l'année qui précède l'échéance du mandat électif du préposé cantonal et du préposé adjoint un appel à candidatures en vue de repourvoir ces postes. Le délai de postulation est au moins d'un mois.(10)

L'appel à candidatures est diffusé simultanément dans le bulletin des places vacantes de l'Etat de Genève et dans la Feuille d'avis officielle. La chancellerie d’Etat peut prolonger ou renouveler l'appel à candidatures par toute voie utile si aucune candidature ne répondant aux exigences légales ne lui parvient dans le délai prescrit.(17)

Les titulaires des postes en fonction sont en parallèle interpellés formellement par écrit par le Conseil d'Etat sur leur souhait d'être candidat ou non à leur réélection et invités à postuler formellement à ces fins dans le même délai que celui prévu par l'appel à candidatures et selon les mêmes modalités. Comité de sélection

Avant l'échéance du délai de postulation, le Conseil d'Etat désigne un comité de sélection ad hoc composé de 4 personnes, dont 2 nommées sur proposition du bureau du Grand Conseil.

La chancellerie d’Etat procède à une première sélection des dossiers et soumet l'intégralité de ceux-ci ainsi que ses propositions d'auditions au comité de sélection.

Le comité de sélection procède aux auditions qu'il estime nécessaires. Il peut solliciter des candidats tout éclaircissement complémentaire ainsi que la production de toute pièce utile.(17)

A l'issue des auditions, le comité de sélection dresse un tableau récapitulatif de l'ensemble des candidatures répondant aux exigences légales et parvenues dans les délais; après en avoir délibéré, il dresse une liste des dossiers pour lesquels une audition a eu lieu, puis procède pour chaque poste à un classement des candidatures en lice en indiquant les critères pertinents retenus par le comité de sélection. En cas de divergence, le comité de sélection vote. Le classement est arrêté à la majorité.

Sur la base du classement opéré en application de l'alinéa 7, le comité de sélection propose au Conseil d'Etat une candidature pour chacun des 2 postes au concours, en lui fournissant le tableau récapitulatif des candidatures retenues pour le classement final ainsi que leurs dossiers.(17) rsGE A 2 08.01: Règlement d'application de la loi sur l'information du public, l'accès aux ... Source SILGENEVE PUBLIC, 9 Proposition de candidats au Grand Conseil

Le Conseil d'Etat arrête, après en avoir délibéré, son choix quant aux personnes à proposer au Grand Conseil pour l'élection aux postes de préposé cantonal et de préposé adjoint en retenant une seule candidature pour chacun des postes.(10)

Il communique sa proposition à la présidence du Grand Conseil dans un délai suffisant afin de permettre l'élection du préposé cantonal et du préposé adjoint au moins 3 mois avant l'échéance du mandat à repourvoir.(17)

L'absence d'élection dans le délai prescrit à l'alinéa 10 pour l'un ou l'autre poste à repourvoir n'a pas pour effet de prolonger d'office la fin du mandat électif correspondant en cours ni de retarder d'autant le début du nouveau.(17)

Art. 23

Compétences du préposé cantonal (art. 56 de la loi) Renseignement au public article 56 1 La personne qui saisit le préposé cantonal, en application de l’ question quant à ses droits garantis par le chapitre II du titre I ses pouvoirs en cas de représentation et de donner toute indicatio , alinéa 3, lettre h, de la loi, d’une II de la loi est tenue de s’identifier, de justifier de n utile de nature à faciliter le traitement de sa demande.

Le préposé cantonal saisi d’une demande doit en informer le responsable LIPAD de l’institution concernée et la transmettre pour traitement à celui-ci s’il s’agit d’une demande au sens des articles 44 à 48 de la loi.

Si la réponse à la demande doit émaner du préposé cantonal, celui-ci la transmet auparavant pour information au responsable LIPAD de l’institution concernée et de la réponse qui est donnée.

Si la réponse à la demande de renseignements nécessite des éléments de fait complémentaires en possession de l’institution concernée, le préposé cantonal sollicite tout renseignement en rapport exclusivement auprès du responsable LIPAD de cette institution. Dénonciation

Une dénonciation visant un comportement illicite d’une institution ou de l’un de ses membres doit être article 50 adressée en principe aux instances visées à l’ telle dénonciation, il la transmet sans délai , alinéa 2, de la loi. Si le préposé cantonal reçoit une à l’autorité compétente et en informe le responsable LIPAD de l’institution concernée.

Une éventuelle dénonciation doit être faite par écrit et mentionner l’identité de son auteur, justifier de ses pouvoirs en cas de représentation et donner tout renseignement utile quant à son instruction. Il n’est donné aucune suite aux dénonciations anonymes.

La dénonciation et son suivi ne sont pas publics. Le préposé cantonal est informé de la suite à la dénonciation une fois l’éventuelle procédure subséquente définitivement close. Consultation en matière de projets d’actes législatifs article 56 8 En application de l’ projets de loi et les aux documents ou à la , alinéas 2, lettre e, et 3, lettre e, de la loi, le Conseil d’Etat communique les avant- projets de règlement qui lui sont soumis et qui concernent l’information du public, l’accès protection des données.

Art. 24

(26) art. 28 Emoluments – Transparence – En cas de remise de copie papier de documents ( , al. 7, de la loi)

En cas de remise d’une photocopie, d'une télécopie ou d'une impression de page (ou de fraction de page) d’un document dont l’accès a été octroyé, au-delà de 10 pages et jusqu’à 20 pages, il est perçu un montant forfaitaire de 30 francs, puis 1 franc supplémentaire par page à partir de la 21e page. article 24E 2 Si l’institution envisage de prélever un émolument, elle procède conformément à l’ article 24A 3 L’ rése ainsi que les tarifs de prestations particulières prévus par des règlements spécifiques sont rvés.

Art. 24

A(26) art. 28 Emoluments – Transparence – En cas de surcroît important de travail ( , al. 7, de la loi)

Il y a surcroît important de travail lorsque le traitement d’une demande d’accès aux documents par l’institution nécessite plus de 8 heures de travail. Dans ce cas, un émolument de 100 francs de l’heure peut être perçu. Seul le temps de travail dépassant 8 heures est pris en compte pour le calcul de l’émolument. article 24E 2 Si l’institution envisage de prélever un émolument, elle procède conformément à l’ 3 Le temps de travail comprend en particulier le tri, l’extraction et la lecture des documents, la consultation de article 28 tiers au sens de l’ , alinéa 4, de la loi, l’examen juridique des exceptions à la transparence, le caviardage et l’anonymisation. article 24 4 La perception d’un émolument supplémentaire pour la remise de copies papier en application de l’ est réservée. rsGE A 2 08.01: Règlement d'application de la loi sur l'information du public, l'accès aux ... Source SILGENEVE PUBLIC, 10

Art. 24

B(26) art. 44 Emoluments – Accès aux données personnelles concernant la personne requérante ( de la loi)

La communication de données personnelles à la personne concernée est gratuite, sauf lorsque la requête implique un traitement dont le temps excède 8 heures. Dans ce cas, l’émolument est calculé en fonction du temps de travail à effectuer, à raison de 100 francs de l’heure. article 24A 2 L’ 3 Lo vers , alinéa 3, est applicable par analogie. rsque le travail nécessaire apparaît disproportionné, l’émolument est exigible d’avance. A défaut de son ement préalable, le travail n’est pas effectué.

Art. 24

C(26) art. 39 Emoluments – Communication de données personnelles ( de la loi) article 39 1 La communication de données personnelles effectuée en application de l’ de la loi intervient sans frais pour les institutions publiques soumises à la loi. article 39 2 La communication de données personnelles effectuée en application de l’ conformément aux articles 24 et 24A du présent règlement, appliqués par a de la loi intervient nalogie, pour les institutions ou les tiers non soumis à la loi.

Art. 24

D(26) Emoluments – Remise ou réduction

Les frais liés aux besoins particuliers des personnes requérantes en situation de handicap ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’émolument.

Lorsqu’un émolument est perçu dans le cas d’une demande d’accès présentée par une chercheuse ou un chercheur rattaché à une haute école ou par une journaliste professionnelle ou un journaliste professionnel, l’institution le réduit de 50%.

Art. 24

E(26) Emoluments – Information préalable de la personne requérante

L’institution requise attire au préalable l’attention de la personne requérante sur le caractère onéreux de la prestation fournie et l'informe du coût approximatif prévisible de celle-ci.

L'institution fixe à la personne requérante un délai de 10 jours pour qu'elle confirme sa demande d’accès. En l’absence de confirmation, la demande est considérée comme retirée. L'institution rend la personne requérante attentive aux conséquences du non-respect du délai.

En règle générale, la personne requérante s’acquitte de l’émolument au plus tard lors de la remise de la prestation.

Chapitre V Dispositions finales et transitoires

Art. 25

Clause abrogatoire Sont abrogés :

  1. le règlement d'exécution de la loi sur les informations traitées automatiquement par ordinateur, du 22 décembre 1982;
  2. le règlement relatif aux taxes perçues par l'office cantonal de la population pour fourniture de listes de données personnelles et statistiques, du 12 mars 1984.

Art. 26

Entrée en vigueur Le présent règlement entre en vigueur le lendemain de sa publication dans la Feuille d'avis officielle.

Art. 27 Dispositions transitoires

Les départements disposent d’un délai de 6 mois pour la mise en œuvre des articles 3, alinéas 3 à 5, 4, alinéas

et 2, 5, 12, 13, alinéa 3, 14, alinéa 3, du présent règlement. article 16 2 Les statistiques qui doivent être tenues en vertu de l’ , alinéas 10 à 12, ne portent que sur la période postérieure à l’entrée en vigueur du présent règlement. Modifications du 27 mars 2013 article 22A 3 Les délais de 6 mois, 5 mois et 3 mois prévus aux alinéas 8, 10 et 11 de l' respectivement 4 mois, 3 mois et 1 mois pour l'élection devant survenir en 20 sont réduits à 13.(3) RSG Intitulé Date d'adoption Entrée en vigueur A 2 08.01 R d'application de la loi sur l'information du public, l'accès aux documents et la protection des données personnelles

.12.2011 29.12.2011 rsGE A 2 08.01: Règlement d'application de la loi sur l'information du public, l'accès aux ... Source SILGENEVE PUBLIC, 11 Modifications :

. n.t. : rectification selon 7C/1, B 2 05 (3/3,

/1, 16/2)

.09.2012 03.09.2012

. n.t. : 16/5, 16/7, 16/11 13.03.2013 20.03.2013

. n. : 22A, 27/3 27.03.2013 03.04.2013

. n.t. : 13/1a 26.06.2013 03.07.2013

. n.t. : 13/1a 2° 12.03.2014 19.03.2014

. n.t. : rectification selon 7C/1, B 2 05 (7°cons.)

.04.2014 01.04.2014

. n.t. : rectification selon 7C/1, B 2 05 (2°cons., 3/3, 11/3, 12, 16/1, 16/2,

A (note))

.05.2014 15.05.2014

. n.t. : 4°cons. 20.08.2014 27.08.2014

. n.t. : rectification selon 7C/1, B 2 05 (3/2a, 9/2, 14/1b)

.09.2014 01.09.2014

. n.t. : 1°cons., 13/1b, 22A/1, 22A/9,

A/11

.10.2014 15.10.2014

. n.t. : 10/12 04.03.2015 11.03.2015

. n.t. : 6°cons. 20.01.2016 27.01.2016

. n.t. : 16/8 29.06.2016 06.07.2016

. n.t. : 7/2c 27.07.2016 29.08.2016

. n. : 13A, 14/4 phr. 2, 17/2d, 21/5; n.t. : 13, 21/3;

  1. : 9°cons., 3/3, 3/4 (d. : 3/5 >> 3/3)

.02.2017 15.02.2017

. a. : 9°cons. 22.02.2017 01.03.2017

. n.t. : 22A/2, 22A/6, 22A/8, 22A/10,

A/11;

  1. : 22A/11 (d. : 22A/12 >> 22A/11)

.11.2017 29.11.2017

. n.t. : rectification selon 7C/1, B 2 05 (3/3,

/2d, 16/1, 16/2, 16/7, 21/3, 21/5)

.09.2018 04.09.2018

. n.t. : rectification selon 7C/1, B 2 05 (3/2a, 9/2, 12, 13/2d, 14/1b, 21/3, 21/5)

.11.2018 15.11.2018

. n.t. : rectification selon 7C/1, B 2 05 (16/12)

.02.2019 18.02.2019

. n.t. : rectification selon 7C/1, B 2 05 (16/1, 16/2)

.05.2019 14.05.2019

. a. : 9/6 26.06.2019 03.07.2019

. n.t. : rectification selon 7C/1, B 2 05 (16/1, 16/2)

.08.2021 31.08.2021

. n.t. : rectification selon 7C/1, B 2 05 (3/3,

/1, 16/2)

.08.2023 29.08.2023

. n.t. : rectification selon 7C/1, B 2 05 (3/2a, 9/2, 14/1b)

.11.2023 14.11.2023

. n. : 24A, 24B, 24C, 24D, 24E; n.t. : 24

.01.2025 01.02.2025