150.51

Règlement d'exécution de la loi sur le traitement de données à des fins de gestion administrative et financière au sein de l'État

Préambule

mars

Règlement

d’exécution de la loi sur le traitement de données à des

fins de gestion administrative et financière au sein de

l’État

État au

1er

janvier 2019

Le Conseil d’État de la République et Canton de Neuchâtel,

vu la Convention relative à la protection des données et la transparence dans

les cantons de Jura et Neuchâtel (CPDT-JUNE), du 9 mai 20121)

;

vu la loi sur le traitement de données à des fins de gestion administrative et

financière au sein de l'État, du 5 décembre 20172)

;

article 176 vu l'

de la loi sur les contributions directes (LCDir), du 21 mars 20003)

;

sur la proposition du conseiller d'État, chef du Département des finances et de

la santé,

arrête :

Art. 1

Le service informatique de l'entité neuchâteloise (SIEN) est chargé de :

1. organiser administrativement la gestion du fichier central ;
2. tenir à jour le registre des bénéficiaires d'accès ;
3. régler les conditions d'accès et d'utilisation, sur indication des destinataires ;
4. s'assurer que les normes de sécurités sont suffisantes ;
5. régler la procédure de marquage des suppressions.

Le Contrôle cantonal des finances est chargé de contrôler l'exploitant, conformément à ses attributions légales et dans les limites de ces dernières.

Art. 2

Les diffuseurs peuvent transmettre au service en charge des finances (ci-après : le service), au moyen du fichier central, les données sensibles suivantes, dans la mesure nécessaire à l'accomplissement de ses tâches article 6 conformément à l' a) données relati aux fins de factu émoluments, ou le b) données relati fins de facturati c) données relati leur versement, r privées qui les o mesure nécessaire montant à restitu de la loi : ves à une poursuite ou une sanction pénale ou administrative, ration, recouvrement ou compensation de frais et ur avance ; ves à une sanction pénale ou administrative pécuniaire, aux on, recouvrement ou compensation de l'amende due ; ves à des prestations sociales, dans la mesure nécessaire à espectivement leur remboursement aux entités publiques ou nt avancées ou, en cas d'obligation de restitution, dans la à la facturation, le recouvrement et la compensation du er par la personne bénéficiaire ; FO 2019 No

1. Service en charge des finances

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1. données relatives à une curatelle ou à une tutelle, dans la mesure nécessaire à l'accomplissement des tâches du destinataire.

Seules peuvent être transmises au service et uniquement aux fins de recouvrement ou de compensation les données soumises au secret fiscal suivantes :

1. le montant d'une dette fiscale et son échéance ;
2. le montant d'une amende pour soustraction d'impôt ou violation d'une obligation de procédure et son échéance ;
3. la date d’une décision de taxation ou d'un prononcé d'amende pour soustraction d'impôt ou violation d'une obligation de procédure ;
4. l'existence d'une éventuelle créance en restitution de l'impôt payé ;
5. l'existence d'une demande de sûreté et le montant à garantir ;
6. l'identité et les coordonnées d'un-e mandataire.

Toute autre donnée sensible ne peut être transmise au service que sous forme de pièce justificative numérisée.

Le SIEN prend les mesures nécessaires pour que les données sensibles figurant dans les pièces justificatives numérisées ne puissent pas faire l'objet d'une recherche dans le texte.

Art. 3

Les diffuseurs peuvent transmettre au service en charge des ressources humaines (ci-après : le service), au moyen du fichier central, les données sensibles suivantes, dans la mesure nécessaire à l'accomplissement article 8 de ses tâches légales conformément à l' a) la mention « maladie » ou « accident membre du personnel de l'État, ainsi qu de toute mention de la nature et de l'é b) appartenance religieuse, dans la mes l'État s'en prévaut pour justifier une c) activités politiques et syndicales, de l'État s'en prévaut pour justifier u d) existence de poursuites ou sanctions d'un membre du personnel de l'État, dan de la loi : » comme cause d'une absence d'un e la durée de l'absence, à l'exclusion tendue de l'atteinte à la santé ; ure où un membre du personnel de absence ou obtenir un congé ; dans la mesure où un membre du personnel ne absence ou obtenir un congé ; pénales ou administratives à l'encontre s la mesure où les exigences liées à la fonction exercée le justifient ;

1. prestations de l'assurance-chômage, de l'assurance invalidité, de l'assurance-vieillesse et survivant ou de la prévoyance professionnelle en faveur d'un membre du personnel de l'État ;
2. déplacements et localisation d'une personne dans le cadre de l'exercice de sa fonction.

article 8 Le service peut transmettre aux destinataires mentionnés à l' de la loi, au moyen du fichier central, les données sensibles l'alinéa premier, dans la mesure nécessaire à l'accomplisseme , alinéa 2 mentionnées à nt de leurs tâches légales suivantes :

1. organisation de l'entité ;
2. gestion du personnel de l'entité ;
3. engagement d'un nouveau membre du personnel de l'État ;
4. procédure administrative concernant un membre du personnel de l'État ;
5. décision concernant un membre du personnel de l'État. II. Service en charge des ressources humaines

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article 8 Outre les personnes visées à l' mentionnées à l'alinéa premier transmises à la personne en cha et de la gestion du budget au s , alinéa 2 de la loi, les données de la présente disposition peuvent être rge de la gestion administrative du personnel ein de l'unité administrative concernée.

Art. 4

Les diffuseurs peuvent transmettre au service en charge de la logistique et des acquisitions (ci-après : le service), au moyen du fichier central, les données sensibles suivantes, dans la mesure nécessaire à la commande des prestations suivantes :

1. impression et envoi de décisions ou courriers :

. mesures d'aide sociale ou d'assistance ; article 178b 2. données soumises au secret fiscal, conformément à l' sur les contributions directes (LCDir), du 21 mars 2000 b) prestations en lien avec un administré, dans la mesu de la loi ; re où l'identification de ce dernier est indispensable à leur commande :

. données sur les poursuites ou sanctions pénales ou administratives ;

. données concernant la santé, dans la mesure nécessaire pour préserver ou protéger la santé et la sécurité de l'administré ou de tiers.

Les diffuseurs peuvent faire sous-traiter au service la réception et la numérisation de documents qui leur sont adressés par des tiers et contenant des données sensibles.

Le service est autorisé à transmettre aux prestataires de services tiers les données mentionnées à l'alinéa premier, lettre b, dans la mesure où cela est indispensable à la délivrance des prestations de service commandées.

Le service est autorisé à transmettre au service en charge des finances les données mentionnées à l'alinéa premier, dans la mesure où cela est indispensable au paiement, respectivement à l'encaissement et à la comptabilisation des prestations commandées.

Art. 5

Le règlement d’organisation du Département de la justice, de la sécurité et de la culture (RO-DJSC), du 13 novembre 20134) , est modifié comme suit :

Art. 14 , al. 1 (nouvelle teneur)

Le service gère la cellule transport et exécute les tâches d'entretien des véhicules au profit de services de l'État et d'établissements paraétatiques.

Art. 17

, al. 2 et 4

Il délivre les prestations administratives en matière de gestion des ressources humaines, telles que définies dans la législation relative au personnel de l’État, pour le personnel administratif et technique, ainsi que les membres du personnel enseignant et de direction des établissements cantonaux d’enseignement public et pour des clients externes, à savoir notamment :

1. la gestion des dossiers du personnel et des candidatures ;
2. la gestion salariale, des temps, des absences et des congés ;
3. la gestion des mouvements du personnel et la mobilité interne ;
4. la gestion des activités accessoires et des charges publiques.

Il offre des prestations d’expertise et de conseil ainsi que des solutions répondant aux besoins particuliers ou récurrents de l’administration cantonale, ainsi qu’aux clients externes, soit notamment en matière de :

1. recrutement et d’évaluation des compétences ;
2. rédaction ou de suivi de procédures administratives.

Le règlement d’organisation du Département de l'économie et de l'action sociale (RO-DEAS), du 13 novembre 20135) , est modifié comme suit :

Art. 5

, al. 2, let. i (nouvelle) et al. 3 (nouvelle teneur)

1. effectuer tout paiement, sur le budget du département, qui n'incombe pas à une autre entité.

Il assure également le secrétariat de l'office cantonal de conciliation en matière de conflits collectifs du travail.

Art. 6

Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 2019.

Il sera publié dans la Feuille officielle et inséré au Recueil systématique de la législation neuchâteloise.