Le présent règlement a pour but de permettre la tenue du registre foncier par traitement informatique conformément aux articles 949a CCS, 111 à 111m ORF.
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Règlement concernant la tenue du registre foncier par traitement informatique
Préambule
juillet
Règlement
concernant la tenue du registre foncier par traitement
informatique
Etat au
1er
janvier 2018
Le Conseil d'Etat de la République et Canton de Neuchâtel,
vu les articles 949a du code civil suisse et 52, titre final, CC1)
;
vu les articles 111 à 111p de l'ordonnance fédérale sur le registre foncier
(ORF)2)
;
article 104 vu l' (LICC
alinéa 4, de la loi concernant l'introduction du code civil suisse S), du 22 mars 19103)
;
sur la proposition du conseiller d'Etat, chef du Département de la justice, de la
santé et de la sécurité,
arrête:
But, champ d’application et dispositions organiques
Principes
Saisie des données
Enquête, effets de l’enquête entrée en vigueur, réclamations
Des recours
Conservation des anciens supports
Gestion du registre foncier tenu par traitement informatique
Droits d’accès
Autres dispositions
TITRE PREMIER
CHAPITRE PREMIER
Art. 1 But ......................................................................................................
Art. 2 CHAPITRE
Le présent règlement s’applique aussi bien aux biens-fonds et autres droits immatriculés au registre foncier fédéral qu’à ceux immatriculés au système cantonal.
Le registre foncier informatisé peut être utilisé pour l’épuration des droits réels restreints inscrits au système cantonal.
article 10 L’ est réservé.
Art. 3 CHAPITRE
Le Département du développement territorial et de l'environnement (ci-après: le département) décide la tenue du registre foncier par traitement informatique, pourvoit à l’exécution du présent règlement et en surveille l’application. FO 1996 No
- du Départe- ment
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Art. 4 CHAPITRE
Le service de la géomatique et du registre foncier (ci-après: le service) est l’organe d’exécution du département.
Il surveille les travaux préparatoires permettant la tenue du registre foncier par traitement informatique et sa gestion. Il avise l’office fédéral chargé du droit du registre foncier et du droit foncier des modifications importantes du système ainsi que de l’état d’avancement des travaux.
Art. 5 c) conservateur ...................................................................................
Le conservateur du registre foncier dirige les travaux permettant la tenue du registre foncier par traitement informatique ainsi que sa gestion.
Il se conforme aux instructions du service.
CHAPITRE 2
Art. 6 Principes ............................................................................................
article 14 Dès la fin de l’enquête prévue à l’ selon l’état d’avancement des trava registre foncier est géré par trait du présent règlement et ux préparatoires (saisie des données) le ement informatique selon le logiciel Terris.
Dès qu’il est géré définitivement par traitement informatique, le registre foncier papier est supprimé.
TITRE II
CHAPITRE PREMIER
Art. 7 a) Travaux préparatoires ....................................................................
Les droits inscrits au registre foncier cantonal sont saisis tels qu’ils existent au livre casier, au registre cadastral et au registre des gages immobiliers.
Toutefois, dans la mesure du possible, le conservateur procède à des mises à jour au moment de la saisie en les introduisant directement dans la base de données.
Art. 8 b) Saisie des données ........................................................................
Le conservateur saisit les données nécessaires à la tenue du registre foncier par informatique.
- pour le registre foncier cantonal: – au journal; – au livre casier; – au grand livre; – au registre des gages immobiliers; – aux registres accessoires;
- pour le registre foncier fédéral: – au journal; – au grand livre; – aux registres accessoires.
- service de la géomatique et du registre foncier
- conservateur
- Travaux préparatoires
- Saisie des données
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Art. 9 Mode de saisie ....................................................................................
Les données sont saisies telles qu’elles figurent dans les registres en vigueur tant au système cantonal qu’au système fédéral. Le conservateur peut art. 99 toutefois procéder à des adaptations mineures ( ORF) qui ne touchent pas à la consistance du droit lui-même.
Les cas spéciaux sont soumis à l’appréciation du service.
Art. 10 Délai pour épurer les droits saisis .......................................................
Lorsque le conservateur saisit des données qui n’ont pas fait l’objet d’une épuration, par exemple les servitudes, il procède à cette épuration dans un délai de vingt ans et applique les dispositions existantes.
Art. 11 Inscription d’institutions de l’ancien droit .............................................
Les droits réels qui ne peuvent plus être inscrits en vertu des article 114 dispositions du code civil suisse sont saisis conformément à l’ l’ORF en relation avec les articles 146 et 147 de la loi d’intr de oduction du code civil suisse.
Art. 12 Contrôle de la saisie ............................................................................
Le conservateur du registre foncier ou toute personne autorisée par le service de la géomatique et du registre foncier, contrôle la saisie de toutes les données.
Art. 13 Validation de la saisie .........................................................................
Une fois que le contrôle prévu à l’article 12 est effectué, le conservateur dresse un protocole ad hoc, enregistré au journal, au terme duquel il atteste que les données saisies sont conformes aux inscriptions figurant dans les registres antérieurs et aux modifications faites au sens des articles 9 et 11.
CHAPITRE 2
Art. 14 b) Procédure .......................................................................................
Le conservateur met alors à l’enquête, en son bureau, durant 30 jours, le registre foncier géré par traitement informatique.
Il en informe les intéressés par un avis publié dans la Feuille officielle et dans un autre journal officiel local et en fait afficher un exemplaire par le Conseil communal au tableau d’affichage public.
Ces avis précisent les effets de la mise à l'enquête et la date de la gestion définitive du registre foncier par traitement informatique.
Art. 15 Copie ..................................................................................................
Les propriétaires peuvent obtenir gratuitement du conservateur, s’ils en font la demande, une édition de l’immeuble géré par traitement informatique.
Art. 16 Effets de la mise à l’enquête ...............................................................
Faute de réclamation écrite, les intéressés sont réputés reconnaître que la saisie des données est exacte, complète et matériellement conforme aux anciens supports du registre foncier.
Art. 17 Gestion informatique ...........................................................................
Le registre foncier est géré définitivement par traitement informatique dès le jour qui suit celui de l’échéance de l’enquête. Cette gestion intervient
- Mise à l’enquête
- Procédure Copie Effets de la mise à l’enquête Gestion informatique
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sans nouvel avis du conservateur. L’existence de cas litigieux n’empêche pas cette gestion.
Art. 18 Information ..........................................................................................
Lorsque le registre foncier est géré définitivement par traitement article 17 informatique, conformément à l’ Celui-ci informe ensuite le dép registre foncier et du droit fo , le conservateur informe le service. artement, l’Office fédéral chargé du droit du ncier, la commune et le service des mensurations cadastrales.
Art. 19 Procédure en cas de réclamation ........................................................
Si le conservateur estime ne pas pouvoir donner suite à une réclamation, il rend une décision motivée.
Si la réclamation paraît fondée et si elle n’a pas d’effet à l’égard de tiers, le conservateur y donne suite.
Si la réclamation présentée entraîne des changements pouvant porter préjudice à des tiers, le conservateur convoque tous les intéressés pour tâcher de les mettre d’accord. S’il y parvient, il leur fait signer une déclaration. Sinon, il rend une décision et la notifie aux intéressés.
Art. 20 Etendue de la gestion informatique .....................................................
La gestion du registre foncier par traitement informatique a lieu simultanément pour tout le territoire communal ou pour une partie de celui-ci déterminée soit par le plan cadastral, soit par d’autres critères approuvés par le service.
CHAPITRE 3
Art. 21 Autorité de recours ..............................................................................
Les décisions prises par le conservateur en application du présent règlement peuvent faire l’objet d’un recours auprès du département, dans un délai de 30 jours.
La loi sur la procédure et la juridiction administratives est applicable.
Les recours collectifs sont irrecevables.
Art. 22 Instruction des recours ........................................................................
Le département transmet les recours au service.
Celui-ci invite le conservateur à lui présenter ses observations, puis s’efforce de concilier les intéressés.
Il peut citer le recourant et faire administrer les preuves qu’il juge utiles. Il fait rapport au département.
Art. 23 Mention du recours .............................................................................
Dès qu’un recours est parvenu au département, le service requiert article 24 l’inscription d’une mention, conformément à l’ ORF.
Art. 24 Compétence du juge
La compétence que la loi attribue au juge civil est réservée. Information Procédure en cas de réclamation Etendue de la gestion informatique Autorité de recours Instruction des recours Mention du recours Compétence du juge
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CHAPITRE 4
Art. 25 Conservation des anciens supports ................................................
Les registres et documents ayant servi de base à la saisie des données sont conservés aux archives du registre foncier, conformément aux instructions du service. Ils sont au surplus microfilmés.
TITRE III
CHAPITRE PREMIER
Art. 26 Droit applicable ...................................................................................
Dans la mesure où le présent règlement ne prévoit pas de dispositions spéciales pour le registre foncier tenu par le traitement informatique, les règles de l’ordonnance fédérale sur le registre foncier (ORF) sont applicables notamment les articles 111 à 111m.
Art. 27 Journal ................................................................................................
Dès que le registre foncier d’une commune ou partie de commune est géré par traitement informatique, le journal doit être informatisé pour l’ensemble de l’arrondissement.
Jusqu’à ce que tous les immeubles de l’arrondissement soient gérés informatiquement, le journal doit être imprimé quotidiennement et ses pages article 14a conservées conformément à l’ ORF.
Art. 28 Immatriculation des immeubles et des parts de copropriété ................
Les immeubles sont immatriculés conformément au descriptif établi par le service de la géomatique et du registre foncier.
Les parts de copropriété doivent être immatriculées au registre foncier comme immeuble. Cette règle ne s’applique toutefois pas aux immeubles possédés en copropriété par des conjoints.
Le service de la géomatique et du registre foncier peut prévoir d’autres exceptions pour les places de stationnement automobiles et autres cas semblables.
Art. 29 Réquisitions et attestations d’inscription ..............................................
Le service établit, après consultation de la Chambre des notaires neuchâtelois, des formules types de réquisition.
Les officiers publics et les autorités habilitées à requérir des inscriptions au registre foncier doivent s’y conformer. Les articles 11, 12, 13 ORF sont au surplus applicables.
Seules les inscriptions, radiations ou modifications dûment requises figureront sur le registre foncier.
L’attestation au terme de laquelle les opérations requises ont été faites au registre foncier sera donnée sur une copie de la réquisition.
Art. 30 Procédure de traitement ......................................................................
La procédure de traitement des données du grand livre s’ouvre avec l’inscription au journal.
Les données du grand livre qui doivent être saisies, modifiées, rectifiées ou radiées sur la base d’une inscription faite au journal doivent pouvoir être
Art. 31 Validation ............................................................................................
Le conservateur met fin à la procédure de traitement par une validation spéciale signifiant:
- que l’introduction ou la modification des données du grand livre entrent en force;
- que le rejet de la réquisition entre en force;
- que la réquisition est retirée ou qu’une inscription incorrecte portée au journal n’est pas valable.
Art. 32 Enregistrement des données définitives ..............................................
Une fois les données validées, elles ne peuvent plus être modifiées.
Si elles doivent l’être, il faut une réquisition ou une procédure de rectification.
Le conservateur doit pouvoir appeler les données du journal:
- dans l’ordre chronologique;
- selon l’identification des immeubles.
Art. 33 Registres accessoires et autres registres ............................................
Le conservateur tient par traitement informatique les registres article 108 accessoires prévus à l’ ORF.
Il tient également un registre des servitudes et un registre des personnes physiques ou morales qui possèdent des droits réels ou personnels inscrits, annotés ou mentionnés au registre foncier.
article 31 Les données personnelles autres que celles prévues à l’ sont disponibles dans la base de données et qui figuren extraits du registre foncier ne sont pas garanties et d ORF qui t également sur les oivent donc être vérifiées par les officiers publics lors de chaque utilisation.
Art. 34 Extrait .................................................................................................
Seul l’extrait signé par le conservateur fait foi.
Le sceau du registre foncier est apposé sur chaque page, sauf si un papier filigrané ou autre moyen semblable est utilisé.
Art. 35 a) principe ...........................................................................................
Les données du registre foncier informatisé doivent être maintenues de manière que leur existence et leur qualité soient préservées. La sécurité des données doit être assurée conformément aux normes reconnues et aux instructions émises par le service de la géomatique et du registre foncier.
Art. 36 b) sauvegarde des données ...............................................................
Les sauvegardes de la base de données du registre foncier doivent être faites chaque jour.
- principe
- sauvegarde des données
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Tous les mois, une sauvegarde sera placée dans un autre bâtiment que celui où se trouve le serveur de données.
Un système de journalisation des transactions doit être activé au niveau de la base de données de façon à ce qu’une perte éventuelle des données ne dépasse pas les opérations d’une journée.
CHAPITRE 2
Art. 37 a) principes .........................................................................................
Les droits d'accès en ligne (par Internet) à la base de données du registre foncier sont délivrés par le service de la géomatique et du registre foncier.
Les demandes d'accès doivent être justifiées par un intérêt légitime à la consultation, au sens des principes de la publicité du registre foncier définis article 970 par le code civil suisse ( ).
Le droit d'accès porte sur les données du grand-livre, par le numéro d'immeuble ou le nom du propriétaire.
Le droit d'accès peut être ouvert à tous les droits inscrits ou seulement sur une partie de ceux-ci.
Le prix du droit d'accès est défini par l'arrêté concernant le tarif des émoluments fixes du registre foncier.
Art. 39 c) modalités d’accès ...........................................................................
Les demandes d’utilisation de la consultation en ligne doivent être présentées au service, si celui-ci donne suite à la demande il précise les conditions d’utilisation.
La copie et la distribution des données obtenues sont interdites, à l’exception de celles nécessaires aux notaires dans la préparation de leurs actes et aux autres personnes qui justifient d’un besoin pour les conventions sous seings privés.
Les études comprenant plusieurs officiers publics doivent être en possession d’autant d’accès qu’il y a de notaires.
Art. 40 d) contrôle des interrogations et retrait du droit d’accès ......................
Le conservateur contrôle tous les deux mois l’ensemble des interrogations. Lorsqu’il constate un abus commis par l’utilisateur, il informe le service qui entend l’intéressé.
Si l’interrogation des données dépasse manifestement le cadre des renseignements nécessaires à l’accomplissement de la tâche de l’intéressé, le service retire l’autorisation d’accès.
Restent réservées les actions de droit civil, pénal ou administratif.
Art. 41 e) identification de l’utilisateur .............................................................
L’utilisateur requiert l’accès aux données qu’il a le droit de consulter au moyen de clés informatiques.
- accès aux données
- titulaires d’un droit d’accès aux données
- modalités d’accès
- contrôle des interrogations et retrait du droit d’accès
- identification de l’utilisateur
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L’identification n’a lieu qu’au moyen de ces clés. Seul l’utilisateur qui les utilise obtient un accès aux données.
La clé informatique consiste en un mot de passe, une carte magnétique ou tout autre moyen technique permettant à l’utilisateur l’accès direct sur le système informatique.
Art. 42 f) conditions d’utilisation de l’accès direct aux données .....................
Les présentes règles s’appliquent à l’accès direct aux données que l’utilisateur sollicite et obtient à l’aide de ses clés informatiques.
Toute consultation ou impression de documents effectuée à la suite d’une légitimation valable et reconnue par le système est imputée à l’utilisateur concerné qui répond des consultations abusives.
Art. 43 g) heures d’accès aux données ..........................................................
La consultation par accès direct des données peut se faire pendant les jours et heures d’ouverture des offices du registre foncier.
La garantie des données consultées par accès direct corespond à celles au jour ouvrable qui précède la consultation.
Art. 44 h) devoirs de diligence de l’utilisateur .................................................
L’utilisateur est tenu de conserver minutieusement les clés informatiques qui lui sont attribuées.
L’utilisateur doit garder secret le code des clés informatiques. Il ne peut ni le divulguer, ni le transmettre à un tiers, sauf en ce qui concerne ses proches collaborateurs.
Le code des clés informatiques ne doit pas être facilement dépisté ou reconstitué par déduction.
Lorsqu’il existe des raisons de croire qu’un tiers a connaissance du code des clés informatiques, l’utilisateur est tenu de le modifier, de le faire annuler ou de le faire bloquer sans délai. Le service délivre alors un nouveau code.
La perte des clés informatiques doit être annoncée immédiatement au service.
Art. 45 i) blocage de l’accès aux données .....................................................
Sur demande expresse de l’utilisateur, le service bloque son accès aux données.
La demande peut être faite oralement. Elle doit alors être immédiatement confirmée par écrit. La levée du blocage doit être faite par écrit.
Le risque lié à l’utilisation des clés informatiques par un tiers non autorisé, pendant et jusqu’à l’expiration des délais usuels nécessaires à la mise en place d’un blocage, reste à la charge de l’utilisateur.
Art. 46 interventions illicites ou abusives ....................................................
L’Etat de Neuchâtel ne répond pas des dommages pouvant résulter d’erreurs de transmissions, de dérangements techniques, des pannes et des interventions abusives de son système informatique.
Il n’assure aucune garantie pour l’exactitude et l’intégralité des communications délivrées par les automates, les terminaux et autres systèmes informatiques (appareils téléphoniques compris).
Art. 47 k) modifications des conditions ...........................................................
Le service a le droit de modifier, moyennant un préavis de 3 jours, les conditions d’utilisation de la consultation par accès direct, ainsi que les
- conditions d’utilisation de l’accès direct aux données
- heures d’accès aux données
- devoirs de diligence de l’utilisateur
- blocage de l’accès aux données
- erreurs de transmissions, dérangements techniques, pannes et interventions illicites ou abusives
- modifications des conditions
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instructions destinées aux utilisateurs. Toutes modifications seront communiquées par écrit ou de toute autre manière adéquate.
Si l’utilisateur conteste la modification, il adresse au service, dans les 30 jours, une opposition écrite et motivée. Le service statue.
Cependant, et dans tous les cas, ces modifications seront définitivement acceptées à la première utilisation qui suit leur communication.
Art. 48 l) fin du service de consultation .........................................................
L’utilisateur et le service de la géomatique et du registre foncier peuvent mettre fin en tout temps, par écrit, à l’accès direct.
Art. 49 m)recours ...........................................................................................
Les décisions du service prises conformément aux articles 37, 38 et
peuvent faire l’objet d’un recours dans les 30 jours auprès du département.
TITRE IV
Art. 50 Emoluments ........................................................................................
Les travaux préparatoires sont exonérés des émoluments. Les émoluments dus pour la saisie des données, pour la saisie des réquisitions et pour les inscriptions, radiations, modifications, la délivrance d’extraits et les accès aux données sont régis par la loi sur les émoluments du registre foncier et par le règlement concernant le tarif des émoluments fixes du registre foncier.
Art. 51 Dispositions pénales ...........................................................................
Les infractions aux dispositions du présent règlement sont passibles des arrêts ou de l’amende.
Art. 52 a) cédules hypothécaires ....................................................................
Jusqu’à l’introduction du nouveau formulaire de la cédule hypothécaire informatisée par la Confédération, la désignation des immeubles grevés est donnée au moyen d’un extrait informatisé dûment signé par le conservateur du registre foncier.
Art. 53
Si le registre foncier informatisé coïncide avec l’introduction du registre foncier fédéral ou avec l’immatriculation du nouvel état d’un article 14 remaniement parcellaire, l’enquête prévue à l’ est remplacée par celle article 33 prévue à l’ fédéral, du du règlement concernant l’introduction du registre foncier 12 février 196315) .
Art. 54 Accès direct aux données ...................................................................
L’accès direct aux données ne peut intervenir que lorsque tous les immeubles d'un cadastre sont gérés par traitement informatique.
Art. 55 Modification du droit antérieur .............................................................
L’article 113 du règlement sur le registre foncier, du 25 septembre 191117) article 113ter , est complété par l’ suivant:
- fin du service de consultation m)recours Emoluments Dispositions pénales Dispositions transitoires
- cédules hypothécaires
- mise à l’en- quête simul- tanément avec l’introduction du registre foncier fédéral ou l’immatriculation du nouvel état d’un remanie- ment parcellaire Accès direct aux données Modification du droit antérieur
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Art. 56 Dispositions finales .............................................................................
Le présent règlement entre en vigueur dès son approbation par la Confédération.
Il sera publié dans la Feuille officielle et inséré au Recueil de la législation neuchâteloise.