compétent après : le département) est chargé de l’application de la loi sur l’inclusion et l’accompagnement des personnes vivant avec un handicap (LIncA), du 2 novembre 2021, et de ses dispositions d’exécution.
Service
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Règlement d’exécution de la loi sur l’inclusion et l’accompagnement des personnes vivant avec un handicap
ReLIncA
Préambule
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Art. 1 Le Département de l’économie et de la cohésion sociale (ci-
Art. 2 Le service d’accompagnement et d’hébergement de l’adulte (ci-après :
le service) est le service compétent au sens de l’article 8 LIncA.
Personne
Art. 3 1Les personnes répondantes sont les personnes de contact des
répondante 1. Désignation autorités cantonales en matière d’inclusion des personnes vivant avec un handicap (ci-après PVH). 2 Les services de l’administration cantonale et les organisations assumant des tâches relevant de la LIncA, déléguées par l’État, ainsi que les communes, désignent une personne répondante. 3 Plusieurs communes peuvent désigner une personne répondante commune. 4 À défaut de désignation, la personne qui dirige le service, l’organisation, la chancellerie communale ou le secrétariat communal sera considérée comme répondante.
2. Tâches
Art. 4 La personne répondante a pour tâches de :
a) sensibiliser son entité aux questions liées à l’inclusion des PVH ; b) collaborer au plan d’action cantonal (art. 5 LIncA).
FO 2025 No 28 1) RSN 820.22 2) RSN 601.8
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TITRE II Autorisation d’exploiter des institutions sociales et des organismes de soutien
CHAPITRE PREMIER Généralités Dépôt de la
Art. 5 L’institution sociale (art. 2, let. f LIncA, ci-après : institution) ou
demande l’organisme de soutien (art. 2, let. g LIncA, ci-après : organisme), qui souhaite obtenir ou renouveler son autorisation d’exploitation doit adresser sa demande au service au moyen du formulaire officiel accompagné des renseignements ou documents requis, selon les articles 11 et 14.
Instruction de la
Art. 6 1Le service instruit la demande et procède, cas échéant, à l’inspection
demande des lieux. 2 Il peut, en fonction du type d’institution ou d’organisme, renoncer à la production de certains documents ou en requérir d’autres. 3 Dans un objectif de garantir la qualité de l’accompagnement, le service peut calculer des taux d’encadrement et vérifier les qualifications du personnel. 4 La partie demanderesse est tenue de fournir tout renseignement utile à l’examen de sa demande.
Renouvellement
Art. 7 En cas de demande de renouvellement de l’autorisation, le service
précise les documents à fournir.
Dérogation
Art. 8 Le département peut octroyer ou renouveler des autorisations
d’exploitation, avec charges et conditions, à une institution ou à un organisme qui ne remplit pas toutes les conditions des articles 10 et 13, pour autant que les missions répondent aux besoins et que la qualité et les objectifs de prise en charge ou de soutien soient garantis.
Suspension et
Art. 9 1Lorsqu’une condition d’octroi de l’autorisation n’est plus remplie, le
retrait de l’autorisation département retire provisoirement ou modifie l’autorisation accordée, en impartissant à l’institution ou à l’organisme un délai raisonnable pour remédier à la situation. 2 Si au terme du délai imparti, l’institution ou l’organisme n’a pas démontré qu’elle ou il remplit toutes les conditions d’octroi, le département retire l’autorisation d’exploitation.
CHAPITRE 2 Institutions sociales Conditions d’octroi
Art. 10 1L’autorisation d’exploitation est délivrée à toute institution qui, en
fonction de sa mission et des prestations qu’elle offre, démontre que : a) elle propose des prestations et un ou des concepts d’accompagnement qui correspondent à la planification et répondent aux besoins définis par l’État ; b) elle satisfait aux critères de qualité édictés par la conférence latine des affaires sanitaires et sociales (CLASS) ou par l’Office fédéral de la santé publique ;
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c) la ou les personnes qui assument la direction générale de l’institution, sont dignes de confiance, ont, en principe, moins de 65 ans et possèdent les qualifications professionnelles suivantes : - un diplôme tertiaire sanctionnant une formation dans le domaine social, de la santé ou de la gestion, ou un titre universitaire ou HES ou tout autre titre jugé équivalent ; - une expérience de direction ou de conduite du personnel pendant deux ans au moins ; - un diplôme ou un certificat postgrade HES de direction d’institutions éducatives, sociales ou médico-sociales. d) elle dispose du personnel qualifié en quantité suffisante, selon le rapport d’encadrement défini par l’Office fédéral des assurances-sociales (ci-après : OFAS) ; e) elle applique des conditions de travail conformes à l’usage de la branche ; f) sa localisation, son environnement et les accès sont adéquats ; g) elle dispose a minima des locaux et de l’équipement répondant aux normes d’hygiène et de sécurité, ainsi qu’au programme-cadre des locaux des institutions de l’assurance-invalidité édité par l’OFAS ; h) elle a contracté une assurance RC adaptée au type de risques et à la taille de l’institution ; i) elle a défini : - un processus de gestion des cas d’urgence ; - des conditions d’admission transparentes et conformes à l’article 31 LIncA ; - un système sécurisé pour la tenue des dossiers des bénéficiaires ; - une politique d’information à l’égard des bénéficiaires et de leurs proches ; - une pratique de rémunération des bénéficiaires travaillant en entreprise sociale avec perspective de rendement. 2 Si la personne appelée à diriger une institution ne remplit pas les qualifications professionnelles prévues à l’alinéa 1, lettre c au moment de son engagement, l’autorisation d’exploiter est délivrée si elle démontre suivre ou être inscrite à la formation manquante. Elle doit en outre avoir obtenu son diplôme dans un délai de 3 ans, sans quoi l’autorisation peut être retirée.
Documents requis
Art. 11 1La demande d’autorisation d’exploiter est accompagnée des
renseignements ou documents suivants : a) la description du ou des concepts d’accompagnement en fonction du catalogue de prestations, comprenant notamment le groupe cible de bénéficiaires, la description du nombre et de la nature des places disponibles, les procédures d’admission et de sortie, les jours d’ouverture et d’exploitation ; b) un extrait récent du registre du commerce, de l’acte de fondation et des statuts ; c) les listes, fonctions, curriculum vitae, extraits de casier judiciaire et attestations de droit des poursuites des personnes dirigeantes ;
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d) la liste des fonctions et des titres associés, ainsi qu’un organigramme détaillé ; e) pour les institutions spécialisées dans la prise en charge des personnes sujettes à des conduites addictives et tributaires de soins, la convention ou le contrat conclu avec un-e médecin au bénéfice d’une autorisation de pratiquer dans le canton ; f) pour les autres institutions, un concept d’accès aux soins est requis ; g) le calcul du rapport d’encadrement au sens de l’article 10, lettre d ; h) le règlement interne concernant la tenue des dossiers des bénéficiaires, les mesures prises en cas d’urgence, l’information des bénéficiaires et de leurs proches ; i) une attestation de certification qualité émis par un organisme reconnu par le service d’accréditation suisse (SAS) ainsi que les deux derniers rapports d’audit ; j) les plans des bâtiments accompagnés d’un descriptif des locaux, des équipements et de leur utilisation ; k) le bilan et les comptes d’exploitation des deux dernières années ou un « business plan » ; l) un budget prévisionnel pour trois ans.
Délai
Art. 12 1La demande d’autorisation d’exploiter doit être déposée au minimum
six mois avant l’ouverture prévue de l’institution ou d’une nouvelle prestation. 2 En cas de renouvellement de l’autorisation, la demande doit être déposée trois mois avant son échéance.
CHAPITRE 3 Organismes de soutien Conditions d’octroi
Art. 13 L’autorisation est délivrée à tout organisme qui, en fonction de sa
mission et des prestations qu’il offre, démontre qu’il est subventionné par l’OFAS ou qu’il : a) est constitué en personne morale et dispose de statuts ; b) offre des prestations qui répondent aux besoins définis par l’État ; c) est dirigé par une ou des personnes qui possèdent les qualifications ou l’expérience professionnelles nécessaires et sont dignes de confiance ; d) dispose d’une politique de recrutement des collaboratrices ou collaborateurs, ou des bénévoles.
Documents
Art. 14 La demande d’autorisation d’exploiter est accompagnée des
renseignements ou documents suivants : a) le nom et l’adresse de l’organisme ; b) l’extrait éventuel du registre du commerce, l’acte constitutif et les statuts ; c) la description de la mission ainsi que la liste des prestations ; d) les noms et adresses des personnes dirigeantes ; e) le bilan et les comptes d’exploitation des deux dernières années ; f) un budget prévisionnel pour trois ans.
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Délai
Art. 15 1La demande doit être déposée au minimum un mois avant la mise en
place de nouvelles prestations de soutien ou avant l’échéance de l’autorisation précédente. 2 Elle peut intervenir simultanément avec la demande de subvention.
CHAPITRE 4 Principes de gouvernance Généralités
Art. 16 Le présent chapitre décrit les principes de gouvernance applicables, au
sens de l’article 39, lettre c LIncA, aux institutions reconnues d’utilité publique.
Organe de gestion
Art. 17 1L’organe de gestion, en principe le conseil de fondation, est
1. Missions responsable de la surveillance et la conduite stratégique de l’institution. 2 Il adopte le budget et approuve les comptes. 3 Il est informé de tout litige opposant l’institution à un tiers portant sur une valeur litigieuse significative ou qui peut impacter l’image, la mission ou le fonctionnement de l’institution.
2. Composition
Art. 18 1Le nombre de membres de l’organe de gestion est fixé par les statuts
et le minimum requis doit être respecté. 2 Les statuts de chaque fondation fixent les principes d’indépendance au sens de l’article 20. 3 La composition des organes de gestion tend à satisfaire les exigences prévues par l’arrêté concernant la représentation équilibrée des genres et la diversité des origines dans les entités nommées par le Conseil d’État. 4 Ils sont, en principe, bénévoles mais peuvent percevoir une indemnisation destinée à couvrir leurs frais, qui tient compte de leur fonction ou de l’exécution de mandats particuliers. 5 L’organe de gestion veille à réunir les compétences adéquates à la bonne gestion de l’institution.
1 3. Relation avec le
Art. 19 Sur invitation ou à sa demande, la cheffe ou le chef de service peut
service assister à tout ou partie de certaines séances de l’organe de gestion, à titre consultatif et pour traiter d’un sujet particulier. 2 L’organe de gestion se constitue lui-même et en informe le service.
4. Indépendance
Art. 20 Sont considérés indépendants les membres de l’organe de gestion
qui : a) n’ont pas de lien de parenté ou d’alliance en ligne directe ou au troisième degré en ligne collatérale avec les membres de l’organe de direction ; b) n’occupent pas d’autre fonction salariée au sein de l’institution ; c) n’occupent pas de fonction stratégique au sein du département ; d) ne se trouvent pas dans un conflit d’intérêts pour une autre raison ; e) représentent les bénéficiaires ou leurs proches.
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Interdiction des
Art. 21 1Les membres des organes de gestion ou de direction, comme le
conflits d’intérêts personnel, font en sorte d’éviter tout conflit d’intérêts, et se récusent le cas échéant. 2 Les contrats conclus avec les membres des organes de gestion ou de direction, ou leurs proches, doivent l’être aux mêmes conditions qu’avec des tiers et doivent être approuvés par l’organe de gestion. Ils sont consignés dans le rapport annuel.
Secret de fonction
Art. 22 Toute personne active au sein d’une institution, à quelque titre que ce
soit, doit traiter de manière confidentielle tout fait, document ou renseignement dont elle a eu connaissance dans le cadre de son activité et dont la non- divulgation s’impose en raison de leur nature, des circonstances ou d’instructions spéciales.
CHAPITRE 5 Obligation de tenir un dossier Principe
Art. 23 Les institutions ont l’obligation de tenir un dossier pour chaque
bénéficiaire dès lors qu’elles offrent une ou plusieurs prestations suivantes : a) ateliers ; b) centres de jour ; c) hébergement avec ou sans occupation.
Contenu
Art. 24 Le dossier des bénéficiaires contient en particulier :
a) les informations sur le suivi de la PVH ; b) le projet de vie établi avec la PVH ; c) les mesures de contrainte prises à l’égard de la PVH, le but poursuivi par la mesure, le nom des personnes responsables de son exécution, la fréquence et le résultat des évaluations faites ; d) toutes les correspondances et documents qui concernent la PVH.
Dérogations
Art. 25 Le service peut, sur demande, au cas par cas, octroyer des dérogations
aux articles 23 et 24, notamment si ces exigences sont disproportionnées ou inadéquates au regard de la prestation délivrée.
CHAPITRE 6 Protection des droits du bénéficiaire en cas de mesures de contrainte
Section 1 : Définition et conditions Définition
Art. 26 Sont considérées comme des mesures de contrainte au sens du
présent règlement toute mesure qui restreint la liberté personnelle et de mouvement d’une personne sans ou contre sa volonté, par des moyens physiques mécaniques (contention) et/ou spatiaux (isolement) et/ou médicamenteux.
Conditions
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Art. 27 À titre exceptionnel, la direction de l’institution peut prendre, pour une
durée limitée, les mesures de contrainte décrites aux articles 29 et 30 strictement nécessaires à la prise en charge d’une PVH, et si, cumulativement : a) d’autres mesures moins restrictives ont échoué, sont insuffisantes ou ne peuvent pas être appliquées ; b) le comportement de la PVH présente un danger grave pour sa vie ou son intégrité corporelle ou pour celles d’autres personnes ou s’il perturbe gravement la vie communautaire.
Formation
Art. 28 L’institution a l’obligation de former le personnel à l’application des
mesures de contrainte.
Section 2 : Type de mesures de contrainte Isolement 1
Art. 29 L’isolement consiste à limiter l’espace de mouvement de la PVH :
a) en fermant la porte de la pièce dans laquelle elle se trouve ou en posant une barrière, ou ; b) par la pose de barrières de lit. 2 L’isolement ne peut durer au-delà de 24 heures sauf si la mesure prévue par la lettre b a pour seul but d’empêcher les chutes de la PVH qui ne peut se mouvoir seule. 3 Des locaux affectés uniquement à des isolements sont proscrits.
Contention
Art. 30 1La contention consiste à attacher les membres ou le tronc d’une
personne dans son lit, ou sur une chaise, par une ceinture ou un drap spécial, de manière à l’immobiliser. 2 Elle n’est admissible que dans les seuls buts a) de prévenir les chutes notamment en cas de spasmes ou autres mouvements non contrôlés, lorsque la PVH ne peut pas se mouvoir seule ; b) de contenir un comportement violent pouvant blesser autrui ou la personne elle-même lors de déplacement. 3 En position couchée, la pose de barrières doit être préférée à l’attachement.
Contention
Art. 31 Les mesures de contention médicamenteuse sont exclusivement
médicamenteuse régies par le droit fédéral.
Exceptions
Art. 32 Ne constituent pas une mesure de contrainte :
a) l’attachement à une chaise roulante lors de déplacements ; b) l’attachement pendant un séjour aux toilettes, pour autant qu’il serve au confort de la PVH, que le personnel soit présent ou qu’au moins un passage toutes les cinq minutes soit garanti ; c) la contention manuelle de courte durée.
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Section 3 : Procédure Droit d’être
Art. 33 1Sauf urgence, la direction de l’institution entend préalablement la PVH
entendu et consultation et l’informe de la nature de la mesure, sur ses raisons, sur sa durée probable, ainsi que sur le nom de la personne qui prendra soin d’elle durant cette période. 2 Elle informe les représentants légaux ou les proches dans les plus brefs délais. 3 La mesure doit être validée par la ou le médecin responsable ou de référence, ainsi que par l’équipe pluridisciplinaire.
Obligation
Art. 34 1Sans délai, la direction de l’institution annonce au service toute
d’annonce de la mesure de mesure de contrainte, sa modification et sa levée. contrainte 2 L’annonce contient tous les éléments utiles, en particulier toutes les démarches entreprises sans succès et l’ensemble de la correspondance échangée. 3 Elle est signée par la direction, la ou le médecin responsable ou de référence, la PVH ou sa représentante ou son représentant légal.
Surveillance
Art. 35 1La surveillance de la PVH est renforcée pendant toute la durée de la
mesure de contrainte, laquelle fait l’objet d’évaluations régulières. 2 La PVH doit disposer en tout temps d’un moyen d’appel.
Levée de la
Art. 36 1Le département peut, d’office ou sur requête, lever une mesure de
mesure par l’autorité contrainte en cours. 2 Il prend une décision, dans un délai de cinq jours dès le dépôt de la requête. 3 Lorsque la PVH est incapable de discernement, il transmet immédiatement les annonces à l’Autorité de protection de l’enfant et de l’adulte compétente.
TITRE III Financement
CHAPITRE PREMIER Généralités Principe du
Art. 37 L’État participe aux frais d’exploitation des institutions et des
financement organismes au prorata des prestations fournies aux bénéficiaires domiciliés dans le canton.
Contrats de
Art. 38 1Les indemnités versées par l’État en application de l’article 43 LIncA
prestations sont fixées par un contrat de prestations d’une durée maximale de quatre ans. 2 Le contrat de prestations porte notamment sur les prestations attendues, le contrôle de celles-ci ainsi que la contre-prestation de l’État.
Octroi par décision Art. 39Après discussions et à défaut de trouver un accord sur le contrat de prestations, l’indemnité est fixée par décision du département, dans les limites du budget.
Versement 1
Art. 40 L’État verse l’indemnité pour chaque bénéficiaire jusqu’à l’âge légal
1. Principe AVS.
8
820.221 2 L’indemnité peut être versée pour un-e bénéficiaire au-delà de l’âge légal AVS aux conditions suivantes : a) le bénéficiaire est entré dans l’institution avant l’âge légal AVS ou ; b) lorsque la situation particulière du bénéficiaire en âge AVS justifie le recours à une prestation du dispositif.
2 En cas
Art. 41 Lorsqu’une personne morale exploite plusieurs institutions ou entités
d’exploitation de plusieurs sur des lieux différents, le montant de l’indemnité versée par l’État fait l’objet entités d’un calcul spécifique pour chacun d’eux.
3. En cas d’offre
Art. 42 Lorsqu’une institution ou un organisme offre plusieurs types de
de pluralités de prestations prestations au sens de l’article 24 LIncA, l’indemnité versée par l’État fait l’objet d’un calcul spécifique pour chacun d’eux.
CHAPITRE 2 Calcul de l’indemnité pour les institutions sociales Frais d’exploitation
Art. 43 Les frais d’exploitation pris en charge par l’État représentent la
différence entre : a) la taxe journalière facturée au bénéficiaire ou à sa ou son représentant-e légal-e, ou à des tiers ; b) l’excédent de dépenses calculé conformément aux articles 44 à 47.
Charges prises en
Art. 44 1Sont prises en considération les charges réelles, directement liées aux
compte prestations convenues, occasionnées par une gestion qui vise à promouvoir un usage économe, efficace et efficient des fonds publics. 2 Sont notamment pris en considération : a) les salaires dus au personnel selon la CCT en vigueur respectant la dotation en EPT validée par le service en application de l’article 55 ; b) les indemnités versées aux membres des organes de gestion jusqu’à concurrence des montants prévus dans l’arrêté concernant les indemnités de présence et de déplacement des membres des commissions administratives, consultatives, d'examens ou d'experts, du 26 décembre 19723) ; c) les contributions ordinaires dues à des institutions d’assurance ou de prévoyance en faveur du personnel ; d) les contributions extraordinaires dues à des institutions d’assurance ou de prévoyance en faveur du personnel sous la forme de contribution d’entrée ou de rappels de cotisations, dans la mesure où ces contributions ont été préalablement admises par le service ; e) la valeur des denrées fournies par une exploitation agricole annexe, mais au maximum jusqu’à concurrences des prix du marché ; f) les charges d’amortissement selon les modalités suivantes : - l’amortissement des véhicules à moteur jusqu’à concurrence de 20% de leur prix d’acquisition, déduction faite des subventions, des dons et du montant de reprise des anciens véhicules ;
3) RSN 152.72
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- l’amortissement des véhicules spéciaux jusqu’à concurrence de 6.66% de leur prix d’acquisition, déduction faite des subventions, des dons et du montant de reprise des anciens véhicules ; - l’amortissement du matériel et des solutions informatiques jusqu’à concurrence de 20% de leur prix d’acquisition, déduction faite des subventions et des dons ; - l’amortissement des autres biens mobiliers jusqu’à concurrence de 10% de leur prix d’acquisition, déduction faite des subventions et des dons, pour autant que ces biens n’aient pas été acquis dans le cadre d’un crédit hypothécaire ; - l’amortissement des immeubles bâtis jusqu’à concurrence de l’amortissement effectif des hypothèques ; - les amortissements sont linéaires et prennent effet dès la mise en exploitation de l’investissement ; - le seuil d’activation au bilan pour les dépenses d’investissement est fixé à 3'000 francs ; - les investissements destinés à être utilisés dans le cadre de la prestation commandée par l’État, de même que leur éventuel financement par une hypothèque ou toute modification ultérieure de celle-ci, doivent faire l’objet d’une validation préalable par le service de tutelle. g) les frais d’entretien des bâtiments nécessaires selon la norme Swiss GAAP RPC ; h) les frais d’aménagement extérieurs des bâtiments nécessaires ; i) l’achat de biens mobiliers autres que les véhicules à moteur qui ne sont pas considérés comme des investissements selon la directive du service ; j) les frais d’entretien et de réparation des biens mobiliers ; k) les intérêts dus effectivement à des tiers ; l) le solde des frais de l’aumônerie spécialisée, après déduction de la contribution des églises. 3 Les provisions nécessaires selon la norme Swiss GAAP RPC peuvent être admises par le service.
Charges exclues
Art. 45 Sont exclues les charges suivantes :
a) les dépenses occasionnées par la participation de la direction et du personnel à des congrès professionnels en Suisse ou à l'étranger, ainsi qu'à des manifestations similaires non nécessaires à la délivrance des prestations convenues ; b) les frais et dépenses privés individuels des bénéficiaires (tels que vêtements, argent de poche, etc.) ; c) la valeur des cadeaux faits au personnel, aux stagiaires ou à des bénéficiaires ; d) les frais pour traitements individuels, médicaux et dentaires, ainsi que les médicaments personnels ; e) les montants grevant le compte d'exploitation à titre de rendement du capital investi, sous réserve de l'article 43, alinéa 2, lettre j ; f) les pertes sur débiteurs dues à une gestion déficiente ;
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g) les pertes subies lors de la vente de titres ; h) l’amortissement des immeubles non bâtis ; i) les émoluments facturés en application du présent règlement ; j) les sommes dont est débité le compte d'exploitation pour la constitution de fonds de réserve, en dehors des cas prévus à l'article 46, alinéa 1.
Recettes prises en
Art. 46 1
Toutes les recettes sont prises en considération, à l’exception : compte a) des bénéfices réalisés lors de la vente de titres ; b) du produit des collectes ; c) des dons et legs non affectés inférieurs à 100'000 francs. Pour les dons et legs non affectés dépassant ce seuil, seule la partie excédant 100'000 francs est prise en considération. 2 L’article 47 est réservé.
Exploitations
Art. 47 Les charges et recettes des exploitations agricoles ne sont prises en
agricoles considération que si la production est destinée principalement à l’approvisionnement de l’institution.
CHAPITRE 3 Subventionnement des investissements pour les institutions sociales Investissements
Art. 48 Sont considérées comme des investissements pouvant donner lieu à
financement, et pour autant qu’elles soient nécessaires à la fourniture des prestations convenues, les dépenses suivantes : a) l’acquisition et l’équipement d’immeubles ; b) les travaux préparatoires et les aménagements extérieurs ; c) la construction, l’agrandissement ou la transformation de bâtiments, y compris les logements du personnel indispensables à l’institution ; d) les installations sportives et de loisirs ; e) l’acquisition initiale des équipements d’exploitation, de véhicules et de l’ameublement.
Demande
Art. 49 1La demande de subvention doit parvenir au service au minimum 12
mois avant d’engager les dépenses. 2 L’institution concernée doit présenter un dossier complet comprenant : a) un rapport à l’appui des motifs justifiant la nécessité du projet ; b) un descriptif détaillé du projet architectural et pédagogique ; c) un plan de situation (1 :500 ou 1 : 1000) avec indication des constructions et limites du terrain ; d) un jeu de plans (avec indication de l’affectation des locaux, des surfaces et de l’ameublement), coupes et façades, accompagné de la sanction préalable des autorités communales ; e) le calcul du volume selon les normes SIA ;
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f) un devis détaillé selon le code fédéral des frais de construction (CFC) ; g) en cas d’acquisition d’immeubles : année de construction, valeur d’assurance incendie et valeur de rendement, prix du m2 usuel dans la région, extrait du registre foncier ; h) en cas de droit de superficie, la copie du contrat ; i) en cas de location, la copie du contrat ; j) tout document utile.
CHAPITRE 4 Obligations des institutions et des organismes subventionnés
Section 1 : En général Obligation de
Art. 50 1Les institutions et organismes qui perçoivent un financement au sens
renseigner de l’article 43 LIncA sont tenus de fournir au service tout renseignement utile sur leur activité, leur personnel et leurs bénéficiaires en lien avec les prestations convenues et dans le cadre du respect de la loi sur la transparence et la loi sur la protection des données. 2 Ils doivent en particulier transmettre au service chaque année : a) un budget établi selon les directives du service, lequel doit être approuvé par le département ; b) les comptes suivant le plan comptable établi selon les directives du service ; c) un rapport d’activité ; d) tout autre document utile et nécessaire.
Section 2 : Obligations spécifiques aux institutions sociales Gestion financière
Art. 51 1Les institutions adoptent une gestion financière conforme aux
principes de la loi sur les finances de l’État et des communes (LFinEC), du 24 juin 20144) et de ses dispositions d'exécution5). 2 Leur comptabilité se fonde sur un plan comptable conforme au cadre comptable pour les institutions sociales CIIS d’ARTISET (la fédération des associations de prestataires de services pour les personnes ayant besoin de soutien) et mis à disposition par le service. 3 Elles appliquent les normes Swiss GAAP RPC.
Révision
Art. 52 1Les institutions font réviser annuellement leurs comptes par un organe
de révision externe agréé qui s’engage à respecter les procédures convenues établies par le département. 2 L’organe de révision est désigné pour une durée maximale de cinq ans, renouvelable une fois pour une durée maximale de 2 ans. Le service peut, sur demande, octroyer des dérogations pour des situations particulières.
4) RSN 601 5) RSN 601.0
12
820.221 3 Le service peut adresser ses questions relatives à l’application du présent règlement ou de procédures convenues fixées par le département (art. 7, al. 2, let. f LIncA) directement à l’organe de révision. Il en informe l’institution.
Gestion des
Art. 53 Les institutions mettent en place un système efficace de gestion des
risques risques et de contrôle interne (SCI).
Renseignements
Art. 54 Les institutions doivent au surplus de l’obligation générale d’informer
supplémentaires prévue à l’article 50 : a) établir chaque année à l’attention du service la liste des journées de pension de chaque bénéficiaire, mentionnant expressément les noms, prénoms, date de naissance, commune de domicile et la facturation par prestation ; b) transmettre au service un état des comptes trimestriel avec projections au 31.12. ; c) transmettre au service durant l’année pour chaque bénéficiaire un avis d’entrée et de sortie par prestation.
Ressources
Art. 55 1L’indemnité tient compte d’un budget d’EPT convenu avec le
humaines partenaire par secteur, type de formation et prestations. 2 Afin d’assurer le suivi et l’adéquation de la qualité des prestations, les institutions doivent faire approuver préalablement par le service : a) la création de nouvelles fonctions ou toute autre modification du budget d’EPT tel que défini à l’alinéa 1 ; b) toute augmentation d’EPT. 3 Elles fournissent des tableaux de bord trimestriellement afin de permettre au service de réaliser un suivi des EPT. 4 Le service précise la procédure dans une directive en cherchant la simplification administrative.
Annonce des
Art. 56 1Le partenaire est tenu d’informer de la survenance de tout élément
événements impactant la impactant de plus ou moins 10% le prix neuchâtelois par prestation ; d’une stabilité financière variation significative du taux d’occupation HC/NE ou de tout facteur risquant de mettre la stabilité financière du partenaire en péril. 2 Les institutions déposent le cas échéant une demande de subvention complémentaire en suivant la procédure établie par le service.
Section 3 : Fonds de fluctuation pour les institutions sociales sous contrat de prestations Fonds de
Art. 57 1Un résultat positif d’exploitation réalisé par l’institution, dû à des
fluctuation variations de volume, de prix de prestations convenues ou de nombre de bénéficiaires hors canton, est attribué annuellement à un fonds de fluctuation de résultat. 2 Le fonds de fluctuation est inscrit dans l’annexe aux comptes de l’État. Il est également inscrit au bilan de l’institution, au titre de fonds affectés. 3 Au 31 décembre de chaque année, la fortune du fonds de fluctuation ne peut en aucun cas ni être supérieure à 5% de l’indemnité, ni négative.
13
820.221 4 Dès que la fortune du fonds excède la limite prévue à l’alinéa précédent, l’excédent doit être remboursé à l’État jusqu’au 31.12 après l’approbation des comptes de l’année de référence par le service.
Utilisation du fonds
Art. 58 1
Le fonds sert à compenser d’éventuelles pertes d’exploitation réalisées dans le cadre d’un contrat de prestations. 2 Toute autre utilisation du fonds nécessite l’autorisation préalable du service. 3 Elle doit dans tous les cas être conforme aux buts de l’institution, et aux prestations définies dans le contrat de prestations. 4 Tant que la relation de partenariat entre l’institution et l’État se poursuit, le fonds de fluctuation reste dans les comptes de l’institution. En cas de rupture ou de non reconduction de la relation de partenariat, le solde du fonds de fluctuation sera intégralement remboursé à l’État dans les 30 jours qui suivent la fin du contrat.
TITRE IV Émoluments Montants
Art. 59 1Les actes émanant du Conseil d’État, du département ou du service
n’entraînent pas d’émoluments. 2 En cas de non-conformité, d’omission, d’insuffisance ou de manque répété de collaboration, ils peuvent fixer des émoluments jusqu'à un maximum de 2'000 francs.
Appréciation
Art. 60 L’émolument est fixé en fonction de l’ampleur du travail effectué par
l’administration, de l’importance de la cause et des difficultés qui en découlent.
Autres
Art. 61 L’arrêté d’exécution de la loi du 10 novembre 1920 concernant les
émoluments émoluments, du 7 janvier 19216), est applicable pour le surplus.
TITRE V Dispositions finales Principe
Art. 62 Le présent règlement abroge les textes suivants :
a) l’arrêté relatif à la surveillance et au financement des institutions prenant en charge des personnes sujettes à des conduites addictives et tributaires de soins, du 16 août 19997) ; b) le règlement d'exécution de la loi sur les mesures en faveur des invalides du 29 mars 19898) ; c) l’arrêté concernant la gestion de la qualité dans les institutions sociales (AGEQIS), du 1er décembre 20169) ; d) la directive concernant la participation financière des adultes en institutions sociales (DIPAIS), du 9 novembre 201610).
6) RSN 152.150.10 7) FO 1999 N° 64 8) RLN XIV 148 9) FO 2016 N° 48 10) FO 2016 N° 46
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820.221
1 Entrée en vigueur
Art. 63 Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 2026.
et publication 2 Il sera publié dans la Feuille officielle et inséré au Recueil de la législation neuchâteloise.
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