432.11
LOI 432.11
sur l'archivage
(LArch)
du 14 juin 2011
LE GRAND CONSEIL DU CANTON DE VAUD
vu le projet de loi présenté par le Conseil d'Etat
décrète
But article 2 1 La présente loi règle l'archivage des documents des autorités désignées à l' , afin :
La présente loi s'applique aux archives des autorités suivantes (ci-après désignées dans la présente loi "les autorités") :
On entend dans la présente loi par :
Les autorités ont la garde de leurs archives courantes et intermédiaires. Elles les gèrent conformément aux principes de la présente loi, de la réglementation d'application [A] et des directives des Archives cantonales vaudoises. Les règles de gestion imposées par d'autres dispositions légales ou réglementaires sont réservées.
Elles mettent en oeuvre des procédures de gestion, des systèmes de classement et des modes de conservation des documents qui garantissent l'intégrité, l'authenticité, l'accessibilité et la sécurité de ceux-ci.
Elles veillent en particulier à être en mesure de répondre dans les délais légaux aux demandes fondées sur la législation sur l'information [B] et sur la protection des données personnelles [C] .
Le règlement d'application[A] fixe les exigences minimum en matière d'instruments de gestion des documents. [A] Règlement du 19.12.2011d'application de la loi sur l'archivage ( BLV 432.11.1) [B] Loi du 24.09.2002 sur l'information (BLV 170.21) [C] Loi du 11.09.2007 sur la protection des données personnelles ( BLV 172.65)
Obligation de proposer les documents aux Archives cantonales vaudoises et sélection
Les autorités sont tenues de proposer aux Archives cantonales vaudoises tous les documents dont elles n'ont plus besoin pour traiter les affaires ou attester ce traitement.
Les Archives cantonales vaudoises décident de la valeur archivistique des documents, avec la collaboration des autorités.
Les documents sélectionnés sont versés aux Archives cantonales vaudoises. Les autres documents article 6 sont éliminés conformément à l' 4 Le règlement d'application [A 5 Les établissements de droit p où elles effectuent des tâches peuvent être autorisés à conser conditions d'octroi de cette au contraires, la présente loi s'a aux Archives cantonales vaudois [A] Règlement du 19.12.2011d'ap ] précise la procédure de sélection et de versement. ublic autonomes et les personnes morales de droit privé, dans la mesure publiques qui leur ont été confiées par le canton ou une commune, ver leurs archives historiques. Le règlement d'application précise les torisation. Sous réserve de dispositions légales ou réglementaires pplique à ces organismes comme si les documents avaient été déposés es. plication de la loi sur l'archivage ( BLV 432.11.1)
Les documents qui doivent être proposés aux Archives cantonales vaudoises ne peuvent pas être éliminés sans l'autorisation de ces dernières.
Le règlement d'application [A] prévoit les exceptions. Il précise la procédure d'obtention de l'autorisation, ainsi que le mode d'élimination. [A] Règlement du 19.12.2011d'application de la loi sur l'archivage ( BLV 432.11.1)
Les autorités tiennent compte des exigences de l'archivage lors de la conception ou du choix de leurs systèmes de gestion électronique des données.
A titre exceptionnel et sur la base d'une convention écrite, les documents électroniques sélectionnés en tant qu'archives historiques peuvent être conservés temporairement ou durablement par l'autorité concernée ou par un tiers spécialisé, sous le contrôle des Archives cantonales vaudoises. Leur intégrité, leur authenticité, leur accessibilité et leur sécurité doivent être garanties, ainsi que le respect des délais de protection définis au chapitre III.
Les communes gèrent leurs archives de façon indépendante. Elles conservent leurs archives historiques.
Le syndic est responsable de la bonne gestion des archives communales.
Il exerce au niveau de la commune les mêmes attributions que celles conférées aux Archives cantonales vaudoises par le chapitre II de la présente loi. Il peut déléguer cette compétence. article 2 4 Dans les entités intercommunales telles que définies dans l' direction est responsable de la bonne gestion des archives int , alinéa 1, lettre d), le comité de ercommunales.
Sauf disposition contraire, les entités intercommunales déposent leurs archives historiques dans la commune où elles ont leur siège statutaire.
Les Archives cantonales vaudoises veillent à la constitution des archives historiques des autorités cantonales, assurent leur conservation et facilitent leur consultation. A ces fins, elles assument notamment les responsabilités suivantes :
Les compétences conférées aux Archives cantonales vaudoises par l'alinéa 1, lettres a) à c), article 5 s'étendent aux archives des organismes cités à l' , alinéa 5, sous réserve de la conservation par ceux-ci de leurs archives historiques.
En matière d'archives communales, les Archives cantonales vaudoises ont pour mission de conseiller les autorités et de soutenir les personnes chargées de leur gestion. Elles peuvent en tout temps inspecter les archives communales, faire rapport à la municipalité et si nécessaire dénoncer au département en charge des relations avec les communes[D] les situations non conformes à la loi ou à la réglementation.
Les Archives cantonales vaudoises ont également pour mission de rechercher, collecter, conserver et mettre à disposition du public des fonds d'archives provenant de personnes physiques ou morales privées et qui ont un lien significatif avec le Canton de Vaud. [D] Voir l'organigramme de l'Etat de Vaud
Jusqu'à l'expiration du délai de protection défini aux articles 11 et 12, la consultation par le public des archives historiques est soumise à l'autorisation de l'autorité qui a versé les documents. Celle-ci se prononce conformément à la législation sur l'information [B] et sur la protection des données personnelles [C] . article 12 2 Après l'expiration du délai de protection, la consultation est libre, sous réserve de l' 3 La consultation est gratuite. Un émolument peut être perçu pour des prestations particul , alinéa 4. ières.
La consultation peut être limitée si l'état de conservation des documents l'exige.
La consultation des fonds d'archives privées est réglée par les conventions signées avec le donateur ou déposant. A défaut, les dispositions de la présente loi s'appliquent. [B] Loi du 24.09.2002 sur l'information (BLV 170.21) [C] Loi du 11.09.2007 sur la protection des données personnelles ( BLV 172.65)
Le délai de protection ordinaire est de 30 ans. Il s'applique à tous les documents, à l'exception de ceux article 12 mentionnés à l' 2 Le délai cour création de ce t à compter de la date de clôture du dossier ou, pour un document isolé, de la date de dernier.
Les documents classés selon des noms de personnes et qui contiennent des données personnelles article 4 sensibles ou des profils de la personnalité au sens de l' personnelles [C] sont soumis à un délai de protection spé de la loi sur la protection des données cial, à moins que la personne concernée n'en ait autorisé la consultation.
Le délai est de 10 ans après la date du décès de la personne concernée, respectivement de 100 ans après la naissance si la date du décès est inconnue et ne peut pas être déterminée sans entraîner un travail disproportionné. Si ni la date du décès ni celle de la naissance ne peut être retrouvée, le délai expire après 100 ans à compter de l'ouverture du dossier. Dans tous les cas, le délai de protection spécial ne peut être inférieur au délai ordinaire.
Si un intérêt public ou privé prépondérant s'oppose à ce que certaines catégories d'archives soient librement consultées par des tiers, le Conseil d'Etat peut en prolonger le délai de protection par voie d'arrêté et pour une durée limitée. S'agissant des documents communaux, cette compétence appartient à la municipalité.
Si un intérêt public ou privé prépondérant s'oppose dans un cas particulier à ce que des archives soient consultées par des tiers, les Archives cantonales vaudoises ou l'autorité qui a versé les documents peuvent, par décision, en restreindre ou en interdire la consultation pour une durée limitée après l'expiration du délai de protection. S'agissant des documents communaux, cette compétence appartient à la municipalité.
Les dispositions d'autres lois qui prévoient des délais de protection spécifiques pour certains types de documents sont réservées. [C] Loi du 11.09.2007 sur la protection des données personnelles ( BLV 172.65)
L'autorité qui a versé les documents peut les consulter en tout temps, sous réserve de l'alinéa 2.
Lorsqu'il s'agit de données personnelles, l'autorité qui a versé les documents ne peut les consulter pendant le délai de protection que dans les buts suivants :
Les archives historiques ne peuvent pas être modifiées. Les personnes concernées peuvent faire ajouter, par une adjonction explicitement désignée comme telle, la mention de leur caractère litigieux ou la preuve de leur inexactitude.
Les archives des autorités sont des biens culturels inaliénables. Elles ne peuvent être acquises par prescription.
Celui qui aura intentionnellement falsifié, éliminé sans autorisation ou soustrait d'une autre manière à l'archivage un document ayant une valeur archivistique sera puni d'une amende.
Est passible de la même peine celui qui aura dévoilé intentionnellement et sans autorisation des informations contenues dans des archives soumises à un délai de protection.
Le Conseil d'Etat est chargé de l'exécution de la présente loi. Il en publiera le texte conformément à article 84 l' en , alinéa 1, lettre a) de la Constitution cantonale et en fixera, par voie d'arrêté, la date d'entrée vigueur.