La direction d'école, respectivement la commission scolaire, la commune ou les associations de communes sont responsables de la saisie et de la mise à jour des données relatives aux élèves qui sont saisies par degré d'enseignement (de 1H à 11CO) au début de l’année scolaire dans le système de base de données de gestion des écoles.
Chaque commune extrait ensuite à l'aide du système de base de données de gestion des écoles, une liste nominative des élèves domiciliés sur son territoire. La commune est responsable de valider pour le 28 février de chaque année le nombre d'élèves domiciliés sur son territoire au 31 décembre précédent et scolarisés dans le canton. Cette liste comprend également les élèves relevant du domaine de l'asile, à l’exception de ceux scolarisés dans un centre d’accueil cantonal et qui ne fréquentent pas un centre scolaire communal ou régional. *
En cas d'erreur, la commune doit contacter la direction d'école concernée, respectivement la commission scolaire, la commune ou les associations de communes pour effectuer les modifications dans les délais impartis. En cas de litige, le département décide.
Les communes sont responsables de valider les listes des élèves, conformément à l'alinéa 2, qui serviront de base pour le calcul et le versement de la subvention cantonale. En cas de non validation par une commune de la liste des élèves domiciliés sur son territoire dans les délais impartis, les données issues du système de base de données de gestion des écoles arrêtées au 31 décembre font foi. *
Les communes sont responsables de budgétiser et de comptabiliser les subventions cantonales par degré d'enseignement (de 1H à 11CO) sur la base du modèle du plan comptable harmonisé en vigueur.
La commune prend en charge la différence entre les coûts effectifs découlant des listes fixées par le département et la subvention cantonale définie à l’article 7 du présent règlement.
En cas d'erreur relative au domicile des élèves et imputable à une ou plusieurs communes, les compensations financières éventuelles doivent être effectuées entre les communes concernées.