AS 1999 2351

Ordonnance 3 sur l'asile relative au traitement de données personnelles

Ordonnance 3 sur l’asile relative au traitement de données personnelles (Ordonnance 3 sur l’asile, OA 3)

du 11 août 1999

Le Conseil fédéral suisse, vu l’art. 119 de la loi sur l’asile du 26 juin 19981 (ci-après «la loi»), arrête:

Art. 1 Traitement des données personnelles (art. 96)2 1 L’Office fédéral des réfugiés (office fédéral) exploite les systèmes d’information suivants dans le cadre de l’exécution de ses tâches légales: a. le Système d’enregistrement automatisé des personnes (AUPER); b. le Système d’information et de documentation sur l’asile (IDA); c. l’administration des prêts; d. l’administration des documents de voyage; e. la collection de documents judiciaires turcs; f. l’administration des frais d’assistance; g. l’administration des rapatriements; h. la banque des données sur les cas médicaux.

2 L’IDA comprend les documents contenant des informations relatives aux pays

d’origine des requérants d’asile. Il ne comporte aucune donnée personnelle ou profil de la personnalité devant être protégés. Si un document provenant d’une source autre qu’une source officielle comporte les noms de personnes, l’information est rendue anonyme avant d’être saisie dans le système. Tous les collaborateurs de l’office fédéral et de la Commission suisse de recours en matière d’asile (CRA), la police fédérale ainsi que les autorités cantonales de police des étrangers ont accès aux données. 3 L’administration des prêts recense les prêts accordés aux réfugiés reconnus. Les collaborateurs de l’office fédéral chargés de l’administration des prêts ont accès aux données.

4 L’administration des documents de voyage a pour missions l’établissement auto-

matique, la gestion et le traitement des documents suisses de voyage destinés aux étrangers sans papiers. Les collaborateurs de l’office fédéral chargés du traitement

RS 142.314 1 RS 142.31; RO 1999 2262 2 Les renvois en dessous des titres médians portent sur les articles de la loi.

1999-4786 2351

Ordonnance 3 sur l’asile

des demandes d’établissement de documents suisses de voyage ont accès aux don- nées. 5 La collection de documents judiciaires turcs est une banque de données de réfé- rence comportant les documents judiciaires turcs qui ont été présentés par des requé- rants d’asile et dont l’authenticité a été confirmée. Les collaborateurs de l’office fédéral spécialisés dans l’analyse de documents judiciaires ont accès aux données.

6 L’administration des frais d’assistance comprend les décomptes des prestations

d’assistance fournies par les cantons ou sur leur mandat. Les collaborateurs de l’office fédéral chargés du remboursement des prestations d’assistance aux cantons ont accès aux données. 7 L’administration des rapatriements a pour objet de veiller au déroulement efficace des tâches administratives et organisationnelles dans le cadre de l’exécution de renvois ou d’expulsions. Les collaborateurs de l’office fédéral chargés de l’exécution des renvois ont accès aux données. 8 La banque de données sur les cas médicaux contient l’exposé des faits et les déci- sions relatives aux cas médicaux. Elle permet la mise en place d’une procédure uniforme pour le traitement des cas médicaux. Les collaborateurs de l’office fédéral chargés des cas médicaux ont accès aux données.

Art. 2 Interdiction de communiquer des données (art. 97, al. 1)

Les autorités de la Confédération et des cantons qui envisagent de transmettre à l’Etat d’origine ou de provenance des données concernant un requérant d’asile, un réfugié reconnu ou une personne à protéger se trouvant en Suisse doivent s’assurer au préalable auprès de l’office fédéral qu’une décision exécutoire a été rendue et que cette communication ne mettra en danger ni la personne concernée, ni ses proches.

Art. 3 Communication de données en vue d’obtenir des documents de voyage (art. 97, al. 3, let. b)

S’il s’avère nécessaire de transmettre les empreintes digitales d’une personne à son Etat d’origine ou de provenance aux fins d’assurer l’exécution du renvoi, il ne doit pas transparaître que la personne concernée a déposé une demande d’asile en Suisse.

Art. 4 Communication de données personnelles à des Etats tiers et à des organisations internationales (art. 98)

1 La transmission des données peut se faire par voie électronique.

2 Les empreintes digitales et les photographies sont considérées comme d’autres

données permettant d’établir l’identité d’une personne conformément à l’art. 98, al. 2, let. c, de la loi.

Ordonnance 3 sur l’asile RO 1999

Art. 5 Relevé et traitement des empreintes digitales (art. 99)

1 Les empreintes digitales d’enfants de moins de 14 ans accompagnés de l’un de

leurs parents ne seront pas relevées. 2 Lorsque des demandes déposées à l’étranger, à la frontière ou dans un canton leur sont soumises, les autorités compétentes sur place relèvent les empreintes digitales et établissent les photographies conformément aux instructions de l’office fédéral. Lorsque la demande émane d’une personne détenue dans une prison, l’office fédéral peut, pour des raisons techniques liées à l’instruction, copier les empreintes digitales dont dispose le Département fédéral de justice et police et les intégrer dans son recueil. 3 L’office fédéral peut charger des entreprises privées de relever les empreintes digitales dans les centres d’enregistrement dans la mesure où elles peuvent garantir qu’elles appliqueront les dispositions relatives à la protection des données. Les empreintes digitales et les données personnelles les accompagnant peuvent être transmises électroniquement. 4 L’office fédéral met à la disposition des services de police chargés d’une enquête les empreintes digitales et les photographies dont il dispose, si cela s’avère néces- saire pour élucider des délits. Les services de police ne sont habilités à transmettre ces données à des autorités étrangères qu’avec l’accord de l’office fédéral.

5 Lorsque des empreintes digitales relevées par des services de police étrangers

(INTERPOL) concordent avec celles enregistrées par l’office fédéral, ce dernier décide, en vertu de l’art. 97, al. 1, de la loi, s’il est licite de transmettre les résultats à des autorités étrangères.

Art. 6 Système d’enregistrement automatisé des personnes (art. 100)

1 L’office fédéral est maître du système d’enregistrement AUPER.

2 Les données relatives aux personnes et aux affaires sont centralisées par l’office fédéral. Seule l’adresse des personnes qui se trouvent en Suisse en vertu de la loi est saisie par les autorités cantonales de la police des étrangers. 3 Les autorités cantonales prennent en charge les frais d’acquisition et d’exploitation de leurs appareils. La Confédération finance l’installation et l’utilisation d’une ligne jusqu’au point de raccordement central (distributeur principal) dans le canton. Les cantons assument les frais d’installation et d’exploitation des lignes secondaires nécessaires sur leur territoire. 4 Les stations de données prévues pour l’utilisation externe à la Confédération doi- vent satisfaire aux prescriptions techniques de la Confédération. L’office fédéral fixe les détails.

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Art. 7 Contenu de l’AUPER (art. 100)

1 L’AUPER contient les données suivantes:

a. noms (prénoms, noms d’emprunt, noms et prénoms des parents); b. date de naissance; c. sexe; d. nationalité; e. état civil; f. numéro personnel et numéro de dossier, catégorie de dossier; g. adresses en Suisse et à l’étranger; h. religion; i. appartenance ethnique; j. pièces d’identité; k. données relatives à la gestion de l’affaire (stade de la procédure, canton d’attribution, entrée en force, etc.); l. données nécessaires à l’établissement de documents (nom et adresse de l’employeur, n REE). 2 Les annexes 1 et 2 comprennent le catalogue des données, ainsi que l’autorisation d’accès aux données et l’autorisation de traitement des données.

Art. 8 Communication de données émanant de l’AUPER (art. 101)

L’office fédéral s’assure tous les ans que les conditions d’accès à l’AUPER, accor- dés conformément à l’art. 101 de la loi, sont toujours valables.

Art. 9 Communication dans des cas particuliers 1 Dans des cas particuliers, l’office fédéral peut communiquer aux autorités de la Confédération, des cantons et des communes ainsi qu’à des organisations privées, les données personnelles dont elles ont besoin pour s’acquitter de leurs tâches léga- les.

2 D’une manière générale, les données personnelles ne sont pas communiquées aux

particuliers. A titre exceptionnel, l’adresse d’une personne peut être communiquée lorsque la personne requérante est à même de prouver qu’elle en a besoin pour exercer des droits lui revenant ou pour défendre d’autres intérêts dignes de protec- tion.

Art. 10 Communication de listes 1 L’office fédéral peut communiquer des listes comportant des données personnelles aux autorités de la Confédération, des cantons et des communes ainsi qu’à des orga- nisations privées si elles en ont besoin pour l’accomplissement de leurs tâches léga-

Ordonnance 3 sur l’asile RO 1999

les et que le traitement auquel procède l’autorité requérante est compatible avec l’objectif défini en la matière par la loi. 2 La communication de listes comportant des données personnelles à des particuliers n’est pas autorisée.

Art. 11 Droits des personnes concernées 1 Les droits des personnes concernées, notamment le droit d’accès, et ceux de recti- fier et de supprimer des données, sont régis par les dispositions de la loi sur la pro- tection des données3. 2 Les données inexactes doivent être corrigées d’office. Si la personne concernée contrevient à ses devoirs et provoque la saisie de données incorrectes, les frais de rectification peuvent lui être facturés jusqu’à un montant maximum de 1500 francs. 3 Si une personne concernée veut faire valoir des droits, elle doit justifier de son identité et présenter une demande écrite à l’office fédéral.

Art. 12 Sécurité des données 1 L’office fédéral prend les mesures organisationnelles et techniques appropriées conformément aux dispositions sur la protection des données pour prévenir la perte, la falsification, la destruction et le traitement non autorisé des données. 2 L’accès au système AUPER fait l’objet d’un journal; il est protégé au moyen des profils d’utilisateurs et des mots de passe. Les données sont chiffrées avant d’être transmises. 3 Lors du transport ou de la transmission des données personnelles, il y a lieu de s’assurer qu’il n’est pas possible de les lire, de les copier, de les modifier ou de les effacer sans autorisation.

4 Les autorités directement raccordées au système AUPER prennent des mesures

efficaces pour interdire aux tiers non autorisés l’accès aux locaux. 5 Les données et programmes AUPER doivent pouvoir être reconstitués s’ils ont été détruits, dérobés ou perdus.

Art. 13 Archivage Les données qui ne sont plus utilisées sont archivées ou détruites. Elles sont archi- vées ou supprimées avec la collaboration des Archives fédérales.

Art. 14 Statistiques, planification et recherche 1 D’entente avec l’Office fédéral de la statistique, l’office fédéral établit périodique- ment des statistiques, dans le cadre de la loi sur l’asile, en se fondant sur les données saisies dans le système AUPER. Les statistiques doivent être traitées de façon à exclure tout rapprochement avec les personnes concernées. Les statistiques les plus importantes sont publiées.

3 RS 235.1

Ordonnance 3 sur l’asile

2 L’office fédéral peut communiquer aux autorités, aux universités et à leurs instituts ainsi qu’à des organisations privées des données personnelles à des fins relevant de la recherche et de la planification. Le nom des personnes concernées ne doit pas être fourni, dans la mesure où le but du traitement le permet. Les résultats doivent être publiés de façon qu’il soit impossible de déterminer qui sont les personnes concer- nées. La transmission de ces données n’est licite qu’avec l’assentiment de l’office fédéral.

Art. 15 Entrée en vigueur La présente ordonnance entre en vigueur le 1er octobre 1999.

11. août 1999 Au nom du Conseil fédéral suisse: La présidente de la Confédération, Ruth Dreifuss Le chancelier de la Confédération, François Couchepin

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Annexe 1 Légende Niveaux d’accès: A: Interroger B: Traiter B1 Traiter afin d’établir les livrets N, F et S Vide: Pas d’accès Unités organisationnelles: ODR: Office fédéral des réfugiés –I Gestionnaire du système – II Enregistrement, saisie des données AUPER – III Collaborateurs des centres d’enregistrement, bureau d’attribution – IV Section identification –V Collaborateurs, cadres, tierces personnes chargées des tâches Sirück CC Centre de calcul DFJP, Services AFIS CRA Commission suisse de recours en matière d’asile SR Service des recours DFJP OFE Office fédéral des étrangers OFP Office fédéral de la police PF Police fédérale DP IV Direction politique, Division IV, du DFAE CDF Contrôle fédéral des finances POLET Police cantonale des étrangers POCA Police cantonale OCF Organes fédéraux et cantonaux de contrôle à la frontière Assistance Office cantonal de l’assistance

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Catalogue des données AUPER (art. 101, al. 1, de la loi)

ODR + CC+ POLET Externes

I II III IV V POLET CC/ CRA OFE OFP PF DP IV CFE POCA Assistance Services SR (DFAE) OCF AFIS

Données personnelles Nom(s) B B B A A A A A B1 A A A A A A Prénom(s) B B B A A A A A B1 A A A A A A Nom(s) et prénom(s) des parents B B B A A A A A A A A A A A A Nom(s) d’emprunt B B B A A A A A A A A A A A A Date de naissance B B B A A A A A B1 A A A A A A Sexe B B B A A A A A A A A A A A A Nationalité B B B A A A A A B1 A A A A A A Nationalité de naissance B B B A A A A A A A A A A A A Etat civil B B B A A A A A A A A A A A A Numéro personnel B B B A A A A A B1 A A A A A A Numéro et catégorie de dossier B B B A A A A A B1 A A A A A A Adresses en Suisse A A A A A B A A B1 A A A A A A Adresses à l’étranger B B B A A A A A A A A A A A A Religion B B B A A A A A A A A A A A Appartenance ethnique B B B A A A A A A A A A A A Pièces d’identité B B B A A A A A A A A A A A A

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ODR + CC+ POLET Externes

I II III IV V POLET CC/ CRA OFE OFP PF DP IV CFE POCA Assistance Services SR (DFAE) OCF AFIS

Gestion des affaires Type de l’affaire B B B A A A A A A A A A A A A Numéro de l’affaire B B B A A A A A A A A A A A A Coll. comp. ODR B B A A A A A A A A A A A A Etat de la procédure B B A A A A A A A A A A A A Priorité B A A A A A A A A A A A A Nom et adresse des personnes concernées B B A A A A A A A A A A Canton d’attribution B B B A A A A A A A A A A No de référence de la police des étrangers B B B A A B A A B1 A A A A No de référence de l’assistance B B B A A A A A A A A A A Date de l’entrée de l’affaire B B B A A A A A B1 A A A A A A Date du règlement de l’affaire B B B A A A A A B1 A A A A A A Entrée en force B B A A A A A A A A A A A A Délais B B A A A A A A A A A A A Nom du centre et adresse B B A A A B A A A A A A A Numéro de contrôle de processus, lieu et date du B B B relevé des empreintes digitales Moyens financiers propres B B B A A A A A A A A A Garantie des coûts B B B A A A A A A A A A Date de l’entrée du recours B B A A A A A A A A A A A A A

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ODR + CC+ POLET Externes

I II III IV V POLET CC/ CRA OFE OFP PF DP IV CFE POCA Assistance Services SR (DFAE) OCF AFIS

Date du règlement du recours B B A A A A A A A A A A A A A Langue maternelle B B B A A A A A A A A A

Etablissement des livrets N, F+S Activité B A A A A B A A B1 A A A Nom et adresse de l’employeur, No REE B A A A A B A A B1 A A A A

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Annexe 2 Catalogue de données AUPER (Art. 101, al. 2, de la loi)

OFS OSAR Poste

Données personnelles Nom(s) B B B Prénom(s) B B B Nom(s) et prénom(s) des parents B B Nom(s) d’emprunt B B Date de naissance B B B Sexe B B Nationalité B B B Nationalité de naissance Etat civil B Numéro personnel B B B Numéro et catégorie de dossier B B B Adresses en Suisse B B Adresses à l’étranger B Religion B Appartenance ethnique B Pièces d’identité B

Gestion des affaires Type de l’affaire B Numéro de l’affaire B Coll. comp. ODR B Etat de la procédure B Priorité B Nom et adresse des personnes concernées B Canton d’attribution B B N° de référence de la police des étrangers B N° de référence de l’assistance B Date de l’entrée de l’affaire B B Date du règlement de l’affaire B Entrée en force B

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OFS OSAR Poste

Délais B Nom du centre et adresse B Numéro de contrôle de processus, lieu et date du relevé des empreintes digitales Moyens financiers propres B Garantie des coûts B Date de l’entrée du recours B Date du règlement du recours B Langue maternelle B

Etablissement des livrets N, F + S/Sirück Activité B Nom et adresse de l’employeur, n REE B B Début et fin de l’activité professionnelle B B

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Annexe 3 Modification du droit en vigueur

L’ordonnance AUPER du 18 novembre 19924 est modifiée comme il suit:

Préambule vu l’art. 54, al. 1, de la loi du 29 septembre 1952 sur la nationalité5, vu l’art. 25 de la loi fédérale du 21 mars 1973 sur l’assistance des Suisses à l’étranger6, vu l’art. 111, al. 1, de la loi du 20 mars 1981 sur l’entraide pénale internationale7,

Art. 2, al. 2

2 L’AUPER comprend une banque de données sur les personnes et quatre systèmes

de gestion des affaires.

Art. 3 Autorités participant au système AUPER Participent au système AUPER: a. l’Office fédéral de la police; b. l’Office fédéral des étrangers; c. le Service des recours du Département fédéral de justice et police (DFJP).

Art. 5 Traitement des données L’utilisateur a accès aux données dont il a besoin pour l’accomplissement de ses obligations légales. Le droit d’accès aux données (qu’on obtient par procédure d’appel) est réglé dans le détail aux art. 6, al. 2, 7 et 8, ainsi que dans l’annexe 1.

Art. 6, al. 2 2 Dans les limites de son droit d’accès (cf. art. 8), l’utilisateur dispose des champs de données nécessaires à l’accomplissement de sa tâche légale.

Art. 7, let. a et f Abrogé

4 RS 142.315 5 RS 141.0 6 RS 852.1 7 RS 351.1

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Art. 8, al. 1, 2e phrase; al. 2, 1re phrase, al. 3 et 4

1 Demeure réservée la disposition de l’art. 9, al. 1. ...

2 Seuls l’Office fédéral de la police et le Service des recours du DFJP ont accès aux données relatives aux citoyens suisses relevant du domaine de compétences de l’assistance des Suisses à l’étranger et de l’entraide internationale. ...

3 L’Office fédéral des étrangers et le Service des recours du DFJP ont accès aux

données relevant du domaine Droit de cité.

4 Abrogé

Art. 9, al. 2, 10 et 15 à 17 Abrogés

Art. 18 Entrée en vigueur La présente ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 1993 et est valable jusqu’au 31 décembre 2000. L’annexe 1 contient la nouvelle version conformément au document joint. L’annexe 2 est abrogée.

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Annexe 1 Légende Niveaux d’accès: A: Interroger, consultation B: Traiter Vide: Pas d’accès Unités organisationnelles: OFP Office fédéral de la police –I Gestionnaire du système – II Enregistrement – III Assistance des Suisses de l’étranger – IV Identification, casier judiciaire, Interpol et offices centraux –V Entraide judiciaire internationale, extradition, documents d’identité, recherches de personnes disparues et recherches/RIPOL OFE (BR) Office fédéral des étrangers (nationalité) SR Service des recours DFJP

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Champs AUPER Office fédéral de la police Autorités participant au système AUPER

* I II III IV V SR OFE/BR

Art. 6 Nom, prénom B B B A A A B Nom d’emprunt (Code) B B B A A A B Firmes et noms d’organisations B B A Numéro du dossier, catégorie de dossier B B B A A A B Désignation de l’affaire, numéro de l’affaire B B B A A B Numéro personnel B B B A A A B Sexe B B B A A A B Date et lieu de naissance, date de décès B B B A A A B Etat civil B B B A A A B Nom et prénom des parents B B B A A A B Nationalité suisse du conjoint et du père ou de la mère B B B A A B Type d’autorisation de résidence et durée A A B A A A A Nationalité B B B A A A B Lieu d’origine B B B A A B Date d’entrée et date de départ B B A A A A Adresse(s) en Suisse et à l’étranger B B B A A A B Renvois standard B B B A A A B

Art. 7, let. b Etat actuel des différentes affaires B B B A Dispositions et mesures prises B A B A Nom et adresse des personnes concernées B A B A Contrôle du règlement du cas B A B A Durée du séjour à l’étranger B A B A Requêtes des services/autorités B A B A Organe de transmission B A B A Canton chargé du rapatriement B B B A Durée de la garantie d’assistance B A B A Soutiens accordés et B A B A remboursements A B A Suspension et suppression des prestations d’assistance B A B A

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Champs AUPER Office fédéral de la police Autorités participant au système AUPER

* I II III IV V SR OFE/BR

Art. 7, let. c Etat actuel des différentes affaires A B Dispositions et mesures prises A B Nom et adresse des personnes concernées A B Contrôle du règlement du cas A B

Art. 7, let. d Etat actuel des différentes affaires B B B A Dispositions et mesures prises B B B A Nom et adresse des personnes concernées B B B A Données personnelles de témoins B B B A Contrôle du règlement du cas B B B A Contrôle des délais B B B A Dates d’exécution B B B A Régions d’investigation B B B A Autorités et pers. Intéressées présentant une demande B B B A d’entraide en mat. pénale

Art. 7, let. e Etat actuel des différentes affaires B Dispositions et mesures prises B Personnes et services concernés B Contrôle du règlement du cas B Ordre de priorité des affaires B Montants des avances et des frais de procédure B Délais réglementaires B