AS 1999 618

Ordinanza dell'Autorità di controllo per la lotta contro il riciclaggio di denaro relativa agli obblighi di diligenza degli intermediari finanziari ad essa direttamente sottoposti

Ordinanza dell’Autorità di controllo per la lotta contro il riciclaggio di denaro relativa agli obblighi di diligenza degli intermediari finanziari ad essa direttamente sottoposti

del 25 novembre 1998

L’Autorità di controllo per la lotta contro il riciclaggio di denaro (autorità di con- trollo), visti gli articoli 18 capoverso 1 lettera e e 41 della legge del 10 ottobre 19971 sul ri- ciclaggio di denaro (LRD), ordina:

Capitolo 1: Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto e campo d’applicazione 1 La presente ordinanza definisce i provvedimenti organizzativi che gli intermediari finanziari devono adottare e le modalità d’applicazione degli obblighi di diligenza secondo gli articoli 3-7 LRD. 2 Essa si applica a tutti gli intermediari finanziari direttamente sottoposti alla vigi- lanza dell’autorità di controllo secondo l’articolo 13 lettera b LRD.

Art. 2 Circolari Se necessario le disposizioni della presente ordinanza vengono precisate per mezzo di circolari.

Art. 3 Operazioni all’estero Gli intermediari finanziari devono astenersi dal partecipare alle operazioni delle loro società madri, delle consorelle o delle loro filiali site all’estero, che hanno lo scopo di aggirare le disposizioni per la lotta contro il riciclaggio di denaro.

Capitolo 2: Provvedimenti organizzativi (art. 8 e 14 LRD)

Art. 4 Organizzazione interna

1 L’intermediario finanziario deve istituire le seguenti funzioni:

a. delegato all’informazione in materia di riciclaggio di denaro (delegato all’in- formazione);

RS 955.033.2 1 RS 955.0

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b. persona di contatto per l’autorità di controllo (persona di contatto); c. incaricato delle indagini per i controlli interni (incaricato delle indagini). 2 Una persona può svolgere più funzioni, purché l’applicazione delle disposizioni in materia di riciclaggio di denaro non sia compromessa. 3 Le funzioni di delegato all’informazione e di incaricato delle indagini possono es- sere affidate a una persona o a un servizio esterno (ad es. un servizio specializzato di un’associazione o della società madre), purché l’applicazione delle disposizioni in materia di lotta contro il riciclaggio di denaro non sia compromessa. 4 Il delegato all’informazione e l’incaricato delle indagini devono possedere le cono- scenze di base in materia di lotta contro il riciclaggio di denaro e conoscere le evo- luzioni più recenti avvenute in questo ambito. 5 L’autorità di controllo può consentire una diversa organizzazione interna per tener conto della situazione particolare dell’intermediario finanziario.

Art. 5 Compiti del delegato all’informazione Il delegato all’informazione: a. provvede affinché l’organizzazione interna dell’intermediario finanziario corri- sponda alle disposizioni in materia di lotta contro il riciclaggio di denaro; b. elabora e applica le direttive interne dell’intermediario finanziario miranti a prevenire e a lottare contro il riciclaggio di denaro; c. provvede alla formazione del personale in contatto con la clientela dell’inter- mediario finanziario, compresi i quadri e le altre persone che lavorano per con- to dell’intermediario finanziario; d. presta consulenza per ogni questione relativa al riciclaggio di denaro collabo- rando in particolare a chiarire le transazioni dubbie.

Art. 6 Direttive interne Le direttive interne emanate dall’intermediario finanziario secondo l’articolo 5 lette- ra b definiscono segnatamente: a. le modalità di attuazione degli obblighi di diligenza previsti dalla LRD e dalla presente ordinanza; b. la procedura che il personale deve seguire in caso di transazione o cliente dubbi, in particolare il modo in cui il delegato all’informazione deve essere avvertito.

Art. 7 Programma di formazione 1 Il delegato all’informazione elabora un programma di formazione del personale in materia di prevenzione e di lotta contro il riciclaggio di denaro.

2 Il programma di formazione è imperniato sulle conoscenze delle disposizioni in

materia di lotta contro il riciclaggio, in particolare: a. gli obblighi di diligenza (art. 3-8 LRD), l’obbligo di comunicazione (art. 9 LRD), il blocco dei beni (art. 10 LRD), il divieto d’informare gli interessati o terzi (art. 10 cpv. 3 LRD); b. le disposizioni d’esecuzione della LRD;

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c. le disposizioni determinanti del Codice penale2, in particolare gli articoli 260ter, d. le direttive interne di cui all’articolo 6. 3 Il programma di formazione è consegnato all’autorità di controllo in allegato alla domanda d’autorizzazione. L’intermediario finanziario allega al rapporto annuale (art. 32) una versione attualizzata del programma di formazione. Deve tenerlo in ogni momento a disposizione dell’autorità di controllo.

Art. 8 Compiti della persona di contatto La persona di contatto assicura le relazioni tra l’intermediario finanziario e l’autorità di controllo.

Art. 9 Compiti dell’incaricato delle indagini 1 L’incaricato delle indagini provvede affinché l’intermediario finanziario rispetti la LRD, incluse le direttive interne; a tal fine procede a controlli in seno all’orga- nizzazione dell’intermediario finanziario. Verifica segnatamente se: a. i documenti inerenti all’attuazione degli obblighi di diligenza sono allestiti e conservati correttamente; b. dai documenti citati nella lettera a risulta che gli obblighi d’identificazione e di chiarimento sono stati rispettati; c. l’obbligo di comunicazione è stato adempito correttamente. 2 L’incaricato delle indagini redige un rapporto sul risultato dei suoi controlli e lo trasmette al delegato all’informazione. 3 Sulla scorta del rapporto, il delegato all’informazione prende i provvedimenti ne- cessari.

Capitolo 3: Obblighi di diligenza (art. 3-7 LRD) Sezione 1: Identificazione della controparte (art. 3 LRD)

Art. 10 Documenti e informazioni richiesti Al momento dell’avvio di relazioni d’affari l’intermediario finanziario richiede alla controparte un documento d’identità e le informazioni seguenti: a. per le persone fisiche: cognome, nome, data di nascita, indirizzo, Stato di do- micilio e cittadinanza; b. per le persone giuridiche: ragione sociale, indirizzo, sede, data di costituzione ed eventualmente iscrizione nel registro di commercio.

2 RS 311.0

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Art. 11 Persone fisiche, in generale 1 Per l’identificazione delle persone fisiche sono considerati documenti probanti un passaporto o una carta d’identità validi. 2 Se non può ottenere dal suo Stato di origine l’uno o l’altro di questi documenti, la controparte deve fornire un attestato d’identità dell’autorità competente del suo luo- go di domicilio.

Art. 12 Persone fisiche, relazioni d’affari stabilite per corrispondenza 1 Se una relazione d’affari è stabilita per corrispondenza, l’intermediario finanziario verifica l’identità della controparte domandando attraverso uno scambio di corri- spondenza o con ogni altro mezzo equivalente la conferma delle informazioni richie- ste secondo l’articolo 10 e una copia autenticata del passaporto o della carta d’iden- tità. 2 Se la controparte non è domiciliata in Svizzera, l’intermediario finanziario esige una copia autenticata del passaporto o della carta d’identità munita della postilla conformemente a quanto prevede la convenzione del 5 ottobre 19613 che sopprime la legalizzazione degli atti pubblici esteri (Convenzione). Esige inoltre una firma legalizzata o un attestato dell’autenticità della firma della controparte. Può essere presentato anche un attestato di un’ambasciata o di un consolato svizzeri. 3 L’intermediario finanziario procede ad una nuova identificazione della controparte, se questa si presenta di persona.

Art. 13 Persone giuridiche e società 1 Per l’identificazione delle persone giuridiche e delle società sono considerati do- cumenti probanti un estratto del registro di commercio o un documento equivalente. 2 L’identità delle persone giuridiche non iscritte nel registro di commercio è stabilita sulla base degli statuti o, in mancanza di essi, di un documento equivalente. 3 Sono considerati documenti equivalenti ai sensi dei capoversi 1 e 2 in particolare: a. l’atto costitutivo o il contratto di costituzione; b. un attestato dell’organo di revisione; c. un’autorizzazione ufficiale di esercitare l’attività.

4 L’intermediario finanziario richiede:

a. alle persone giuridiche e società svizzere: i documenti originali o una copia au- tenticata; b. alle persone giuridiche e società straniere: i documenti originali o una copia au- tenticata munita della postilla secondo la Convenzione. Può essere presentato anche un attestato di un’ambasciata o di un consolato svizzeri. 5 I documenti necessari per l’identificazione devono riprodurre la situazione attuale della persona giuridica o della società. L’estratto del registro di commercio, l’atte- stato dell’organo di revisione e le copie autenticate non devono risalire a più di sei mesi.

3 RS 0.172.030.4

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Art. 14 Operazioni di cassa 1 Si considera operazione di cassa ogni operazione in contanti (ad es. il cambio, la vendita di assegni di viaggio, l’incasso di assegni), la sottoscrizione a contanti di titoli al portatore nonché la compera e la vendita di metalli preziosi, sempreché non comportino una relazione d’affari continua. 2 L’intermediario che effettua un’operazione di cassa identifica la controparte se una o più transazioni che sembrano legate tra di loro superano l’importo di 15 000 fran- chi; per le operazioni di cambio questo limite è fissato a 5000 franchi. 3 Se vi sono elementi di sospetto di riciclaggio di denaro ai sensi dell’articolo 3 ca- poverso 4 LRD, si deve procedere all’identificazione anche se l’importo delle tran- sazioni non raggiunge i limiti di cui al capoverso 2.

Art. 15 Eccezioni all’obbligo di identificazione della controparte 1 L’intermediario finanziario può rinunciare a identificare una persona giuridica co- nosciuta. Una persona giuridica è considerata conosciuta quando è quotata in borsa. Questa regola non è applicabile alle società di sede (art. 18). Se l’intermediario ri- nuncia a identificare una persona giuridica, ne indica i motivi nel fascicolo. 2 L’identificazione della controparte può essere omessa se è già stata svolta nell’am- bito del gruppo a cui appartiene l’intermediario finanziario. Ogni entità del gruppo interessato da questa identificazione deve conservare una copia dei documenti che sono serviti all’identificazione iniziale.

Art. 16 Delega dell’obbligo di identificazione 1 Se più intermediari finanziari forniscono prestazioni alla stessa controparte, l’iden- tificazione di quest’ultima può essere delegata a uno di loro per quanto si tratti della stessa operazione. 2 Ciascuno degli intermediari finanziari interessati riceve una copia dei documenti che sono serviti all’identificazione con la menzione dell’identità dell’intermediario finanziario delegato e l’attestazione di quest’ultimo che le copie sono conformi ai documenti originali.

Sezione 2: Accertamento relativo all’avente economicamente diritto (art. 4 LRD)

Art. 17 Criteri 1 Quando dubita che la controparte sia l’avente diritto economico, l’intermediario fi- nanziario deve procedere all’accertamento relativo a quest’ultimo segnatamente se: a. una persona che non ha legami sufficientemente stretti con la controparte è in possesso di una procura; b. gli è nota la situazione finanziaria della controparte e i valori patrimoniali con- feriti vanno riconoscibilmente al di là delle sue disponibilità finanziarie; c. dalle sue relazioni con la controparte emergono altre constatazioni insolite.

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2 Per le operazioni di cassa ai sensi dell’articolo 14 che superano l’importo di

15 000 franchi, rispettivamente di 5000 franchi per le operazioni di cambio, l’in- termediario finanziario deve sempre esigere una dichiarazione scritta della contro- parte che indichi chi è l’avente economicamente diritto.

Art. 18 Società di sede 1 Per società di sede si intendono, fatto salvo il capoverso 2, le società, gli istituti, le fondazioni (comprese le fondazioni di famiglia), i trust e le imprese fiduciarie, che nello Stato di domicilio non esercitano un’attività commerciale o di fabbricazione o un’altra attività gestita in forma commerciale. Sono considerate società di sede an- che le società che non dispongono di loro propri locali o che non impiegano perso- nale proprio o il cui personale si occupa esclusivamente di attività amministrative. 2 Non sono considerate società di sede le persone giuridiche e società la cui sede è in Svizzera e che hanno come scopo la salvaguardia degli interessi dei loro membri tramite un’azione comune o che si dedicano essenzialmente a fini politici, religiosi, scientifici, artistici, d’utilità pubblica, ricreativi o analoghi, per quanto esse perse- guano effettivamente questi loro fini statutari. 3 L’intermediario finanziario deve sempre procedere all’accertamento relativo al- l’avente economicamente diritto di una società di sede. L’avente economicamente diritto di una società di sede può essere sia una persona fisica sia una persona giuri- dica che esercita un’attività commerciale o di produzione, o un’altra attività gestita in forma commerciale. Una società di sede non può essere l’avente economicamente diritto.

Art. 19 Informazioni richieste Nella dichiarazione scritta relativa all’avente economicamente diritto, la controparte deve indicare: a. per le persone fisiche: cognome, nome, data di nascita, indirizzo, Stato di do- micilio e cittadinanza; b. per le persone giuridiche: ragione sociale, indirizzo, sede, data di costituzione ed eventualmente iscrizione nel registro di commercio.

Art. 20 Unioni di persone e unità patrimoniali 1 Se non vi è alcun avente economicamente diritto all’interno di un’unione di perso- ne o di un’unità patrimoniale (ad es. nei discretionary trust), la controparte deve produrre una dichiarazione che attesti questa fattispecie. La dichiarazione deve inol- tre contenere dati relativi al fondatore effettivo (non a quello fiduciario) e, se deter- minabili, alle persone abilitate a dare istruzioni alla controparte o ai suoi organi nonché alle persone che entrano in linea di conto come beneficiari (per categoria, ad es. “familiari del fondatore”). Devono parimenti figurare nella dichiarazione i cura- tori o protettori ecc. 2 Nel caso di amministrazioni fiduciarie revocabili (ad es. revocable trust) il fondato- re effettivo è equiparato all’avente economicamente diritto.

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Art. 21 Insuccesso dell’accertamento relativo all’avente economicamente diritto Se persistono dubbi seri in merito all’esattezza della dichiarazione della controparte e se essi non possono essere dissolti con altre spiegazioni, l’intermediario finanzia- rio rifiuta di entrare in relazione d’affari o si astiene dall’eseguire l’operazione.

Sezione 3: Rinnovo dell’identificazione della controparte o dell’accertamento dell’avente economicamente diritto (art. 5 LRD), interruzione delle relazioni d’affari

Art. 22 Sospetti 1 Se nel corso della relazione d’affari sorgono dubbi in merito all’identità della con- troparte o dell’avente economicamente diritto, l’intermediario finanziario procede senza indugio a una nuova identificazione della controparte o al riaccertamento del- l’avente economicamente diritto secondo gli articoli 10-21. Procede in tal modo se- gnatamente se: a. dubita dell’esattezza delle indicazioni relative all’identità della controparte; b. dubita che la controparte sia l’avente economicamente diritto; c. dubita in merito alla conformità della dichiarazione consegnata dalla contro- parte riguardo all’avente economicamente diritto; d. indizi inducono a pensare che le informazioni da lui raccolte hanno subìto mo- difiche. 2 Se la controparte rifiuta di rinnovare la sua identificazione o quella dell’avente economicamente diritto senza indicarne un motivo valido, l’intermediario finanzia- rio deve interrompere la relazione d’affari, fatto salvo l’articolo 25.

Art. 23 Dubbio sull’esattezza delle indicazioni L’intermediario finanziario deve interrompere la relazione d’affari qualora gli sor- gesse il sospetto di essere stato ingannato, a condizione che: a. gli siano state date intenzionalmente informazioni false al momento dell’identi- ficazione della controparte o riguardo all’avente economicamente diritto, o b. sussistano dubbi in merito a indicazioni fornite dalla controparte anche dopo che è stata portata a termine la procedura prevista dall’articolo 22.

Art. 24 Interruzione delle relazioni d’affari, restituzione Se interrompe le relazioni d’affari per uno dei motivi esposti negli articoli 22 e 23, l’intermediario finanziario deve restituire i valori patrimoniali in una forma che permetta alle autorità di continuare a seguirne le tracce.

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Art. 25 Esclusione dell’interruzione delle relazioni d’affari Le relazioni d’affari con la controparte non possono più essere interrotte se le condi- zioni dell’obbligo di comunicazione citate nell’articolo 9 LRD sono adempiute.

Sezione 4: Obbligo speciale di chiarimento (art. 6 LRD)

Art. 26 Criteri 1 L’intermediario finanziario deve chiarire le circostanze economiche e lo scopo di una transazione o di una relazione d’affari che appare inusuale, segnatamente se: a. tramite una o più transazioni che sembrano legate tra loro vengono conferiti o prelevati titoli al portatore, denaro in contanti o metalli preziosi per un valore che supera i 100 000 franchi ; b. tramite una o più transazioni che sembrano legate tra loro vengono conferiti o prelevati titoli al portatore, denaro in contanti o metalli preziosi per un valore troppo elevato rispetto all’attività commerciale e alla situazione finanziaria della controparte; c. gli è inviato denaro per corrispondenza e ha motivo di pensare che questo non provenga dalla sua controparte, a meno che questo trasferimento non sia stato effettuato tramite una banca svizzera o una banca che soggiace a una vigilanza analoga secondo l’articolo 2 capoverso 4 lettera d LRD. 2 L’intermediario finanziario può rinunciare al chiarimento se la legalità di una tran- sazione o di una relazione d’affari è manifesta.

Art. 27 Informazioni richieste 1 Se vi è motivo di procedere a un chiarimento particolare, l’intermediario finanzia- rio deve di principio esigere le informazioni seguenti: a. scopo e genere della transazione; b. provenienza dei valori patrimoniali conferiti; c. attività professionale o commerciale della controparte e dell’avente economi- camente diritto; d. situazione finanziaria della controparte e dell’avente economicamente diritto. 2 L’intermediario finanziario è libero di tralasciare uno dei criteri menzionati nel capoverso 1 o di aggiungerne altri. Può raccogliere le informazioni necessarie presso la controparte o in un altro modo, ad esempio presso terzi. 3 L’intermediario finanziario deve verificare la plausibilità delle spiegazioni ottenute dalla controparte. Deve mettere per scritto il risultato delle sue ricerche.

4 Sono fatti salvi gli altri obblighi di diligenza.

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Sezione 5: Obbligo di allestire e conservare documenti (art. 7 LRD)

Art. 28 Principio 1 L’intermediario finanziario allestisce i documenti e i giustificativi relativi alle sue relazioni d’affari con la controparte, alle transazioni effettuate, nonché ai chiarimenti necessari secondo la LRD in modo da consentire a terzi con competenze specifiche, in particolare all’autorità di controllo o a un terzo da essa designato in virtù dell’ar- ticolo 18 capoverso 2 LRD, di formarsi in ogni momento un giudizio attendibile sulle transazioni e sulle relazioni d’affari come pure sull’ottemperanza agli obblighi stabiliti nell’ambito della lotta contro il riciclaggio di denaro e di procedere all’iden- tificazione della controparte e all’accertamento dell’avente economicamente diritto. 2 I documenti e i giustificativi devono essere allestiti in modo che l’intermediario finanziario sia in grado di soddisfare entro il termine prescritto le richieste di infor- mazioni e di sequestro da parte delle autorità di perseguimento penale. I documenti e i giustificativi devono permettere di ricostruire le singole transazioni.

Art. 29 Conservazione dei documenti 1 Per permettere il controllo delle operazioni di identificazione della controparte e di accertamento dell’avente economicamente diritto, l’intermediario finanziario deve conservare: a. una copia dei documenti che sono serviti all’identificazione della controparte; b. la dichiarazione scritta consegnata dalla controparte secondo l’articolo 4 LRD e gli articoli 19 e 20 della presente ordinanza; c. il rendiconto secondo l’articolo 27 capoverso 3; d. i documenti e i giustificativi relativi alle transazioni effettuate. 2 I documenti e i giustificativi devono essere conservati in luogo sicuro e accessibile in ogni momento.

Capitolo 4: Obbligo di comunicazione (art. 9 LRD)

Art. 30 Modalità di comunicazione La comunicazione conformemente all’articolo 9 LRD deve essere fatta per scritto. Dev’essere trasmessa , via telefax, oppure, in mancanza di un apparecchio fax, per posta A. L’intermediario finanziario può utilizzare l’apposito modulo preparato dal- l’Ufficio di comunicazione in materia di riciclaggio di denaro (Ufficio di comunica- zione).

Art. 31 Responsabile della comunicazione Per ciascuna comunicazione l’intermediario finanziario trasmette all’Ufficio di co- municazione le generalità della persona responsabile.

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Capitolo 5: Rapporto annuale

Art. 32 1 L’intermediario finanziario allestisce a destinazione dell’autorità di controllo un rapporto annuale; vi espone i provvedimenti adottati per applicare le disposizioni in materia di lotta contro il riciclaggio di denaro. Il rapporto deve descrivere: a. l’attività del delegato all’informazione e dell’incaricato delle indagini; b. le procedure seguite nei casi dubbi e il risultato raggiunto; c. le comunicazioni fatte secondo l’articolo 9 LRD; d. ogni elemento (indagine, sanzione di un’autorità di vigilanza o di persegui- mento penale) determinante per l’attuazione della LRD o riguardante le condi- zioni per il rilascio di un’autorizzazione ai sensi dell’articolo 14 LRD.

2 Il primo rapporto è trasmesso un anno dopo la concessione dell’autorizzazione.

Capitolo 6: Entrata in vigore

Art. 33 La presente ordinanza entra in vigore il 1° gennaio 1999.

25 novembre 1998 Per l’autorità di controllo per la lotta contro il riciclaggio di denaro: Il direttore dell’Amministrazione federale delle finanze, Gygi

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