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Règlement de la fondation Pro Helvetia

du 20 novembre 1997

Approuvé par le Département fédéral de l’intérieur le 7 décembre 1998

Le Conseil de fondation, en application de l’art. 11 de la loi fédérale du 17 décembre 1965 concernant la fondation Pro Helvetia1 (ci-après «la loi»), arrête:

Section 1: Organes de la Fondation

Art. 1 Les organes de la Fondation sont a. le Conseil de fondation b. le Comité directeur c. les groupes de travail d. le Secrétariat.

Section 2: Conseil de fondation

Art. 2 Composition Le Conseil de fondation se compose de son président ou de sa présidente et de 24 à

34 membres nommés par le Conseil fédéral.

Art. 3 Tâches

1 Le Conseil de fondation a la haute direction de la Fondation.

2 Les tâches suivantes incombent au Conseil de fondation:

a. Il adopte le programme annuel, le budget et le plan de répartition financière des ressources entre les divers domaines, le rapport de gestion et les comptes an- nuels établis à l’intention du Département fédéral de l’intérieur; les pièces jus- tificatives sont présentées à l’Office fédéral de la culture. b. Il élabore le programme de la Fondation à moyen et à long terme ainsi que le plan financier correspondant. c. Il définit les domaines d’activité incombant à ses groupes de travail.

RS 447.11 1 RS 447.1

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d. Il désigne pour un mandat de quatre ans:

1. les premier et deuxième vice-président(e)s du Conseil de fondation,

2. les membres du Comité directeur (sous réserve de l’art. 8, al. 1, de la loi)

3. les membres des groupes de travail et, si possible sur proposition de ceux-

ci, leurs président(e)s. e. Il élit le directeur ou la directrice et la directrice adjointe ou le directeur adjoint. f. Il établit les ordonnances d’exécution du règlement de la Fondation à l’excep- tion des règlements concernant le personnel.

3 Lors de l’élaboration de son programme à moyen et à long terme, le Conseil de

fondation se concerte avec le Département fédéral de l’intérieur et le Département fédéral des affaires étrangères.

Art. 4 Mode de fonctionnement 1 Le Conseil de fondation se réunit sur l’invitation du président (de la présidente) aussi souvent que nécessaire, deux fois par année en règle générale, mais au moins une fois. Cinq membres peuvent demander une séance extraordinaire. La convoca- tion est adressée au plus tard dix jours avant la séance et comprend l’ordre du jour. Chaque membre peut proposer qu’un objet soit mis à l’ordre du jour. 2 Le Conseil de fondation ne peut prendre de décisions que sur les objets figurant expressément à l’ordre du jour. Avec l’assentiment de tous les membres présents, il peut également délibérer de questions ne figurant pas à l’ordre du jour si elles sont urgentes et ne pouvaient pas être prévues. 3 Le quorum est atteint lorsque la moitié au moins des membres sont présents. Les décisions sont prises à la majorité simple des voix exprimées. Le président (la prési- dente) a le droit de vote. En cas d’égalité des votes, la voix du président (de la prési- dente) est prépondérante. 4 Les décisions concernant les objets sur lesquels le quorum n’a pas été atteint de- viennent applicables si les membres absents ne formulent pas d’objection après que ces décisions leur ont été communiquées par écrit, avec un délai d’opposition. Dans le cas contraire, l’objet doit être examiné à nouveau.

Section 3: Comité directeur

Art. 5 Composition 1 Le comité directeur se compose en règle générale du président (de la présidente) de la Fondation, des premier et deuxième vice-présidents (vice-présidentes), des prési- dentes et présidents des groupes de travail ainsi que, le cas échéant, d’autres mem- bres du Conseil de fondation. 2 Le Comité directeur est présidé par le président (la présidente) du Conseil de fon- dation.

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Art. 6 Tâches 1 Le Comité directeur gère les affaires de la Fondation, dans la mesure où elles ne sont pas attribuées à un autre organe.

2 Les tâches suivantes notamment incombent au Comité directeur:

a. Il prépare les objets soumis au Conseil de fondation. b. Il édicte les directives pour l’examen des requêtes et projets, en application de l’art. 2 de la loi. c. Il coordonne les activités des groupes de travail et veille au respect des lignes directrices. d. Il fixe le calendrier des séances des groupes de travail. e. Il décide, sur proposition des groupes de travail concernés, des subsides et autres dépenses excédant 100 000 francs. S’il ne peut pas suivre la proposition d’un groupe, il lui renvoie l’objet en question pour réexamen. En seconde lec- ture, le Comité directeur prend alors une décision définitive; f. Il décide des subventions régulières éventuelles à certaines organisations et institutions. g. Il décide de la répartition des réserves budgétaires. h. Il contrôle le Secrétariat et édicte les règlements concernant le personnel, sous réserve des compétences du Conseil de fondation resp. de la directrice ou du di- recteur. i. Il établit le plan des effectifs du Secrétariat qui fixe l’effectif à atteindre pour chaque poste de travail. k. Il désigne les chefs de division du Secrétariat. l. Il décide des dépenses du Secrétariat, sous réserve des compétences du direc- teur (de la directrice).

3 Il peut désigner des commissions d’experts pour des domaines spécifiques ainsi

que des spécialistes internes et externes pour préparer certains objets, et consulter un/une représentant/e du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE) pour les questions concernant l’étranger.

Art. 7 Mode de fonctionnement 1 Le Comité directeur est convoqué par le président (la présidente) ou à la demande de deux membres.

2 Au demeurant, les dispositions de l’art. 4 sont applicables.

Section 4: Groupes de travail

Art. 8 Composition

1 Les groupes de travail se composent de cinq membres au moins du Conseil de

fondation. Chaque membre du Conseil de fondation doit faire partie d’un groupe de travail au moins. 2 Sous réserve de l’art. 3, al. 2, let. d, les groupes de travail se constituent eux- mêmes.

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Art. 9 Tâches et attributions 1 Les groupes de travail se chargent des domaines qui leur sont attribués par le Con- seil de fondation. 2 Le Comité directeur définit de manière détaillée les domaines d’activité des grou- pes et décide en cas de conflit de compétences. 3 Dans le cadre des crédits prévus dans le budget ou le plan de répartition financière, les groupes de travail décident d’une dépense nouvelle et unique pour un projet défini lorsque la requête n’excède pas 100 000 francs. Si un projet se divise en plusieurs parties distinctes mais formant un tout, la compétence est déterminée en fonction de la totalité des montants demandés.

Art. 10 Mode de fonctionnement 1 Les groupes de travail se réunissent sur invitation de leurs président(e)s aussi souvent que les besoins l’exigent, en fonction du calendrier des séances. Deux membres peuvent demander une séance extraordinaire.

2 Au demeurant, les dispositions de l’art. 4 sont applicables.

Section 5: Dispositions de procédure communes

Art. 11 Délais pour les requêtes Les groupes de travail peuvent fixer des délais de présentation des requêtes. Ceux-ci sont publiés à l’avance pour chaque année.

Art. 12 Affaires urgentes 1 En cas d’urgence, les président(e)s du Conseil de fondation, du Comité directeur et des groupes de travail peuvent ordonner que la décision soit prise par voie de circu- lation. Cette décision est considérée comme définitive lorsque les deux tiers des membres l’approuvent sans réserve. Chaque membre peut demander qu’il y ait une discussion à ce sujet. 2 Si une affaire ne supporte aucun délai, elle peut exceptionnellement être réglée par une décision présidentielle, pour autant que celle-ci entre dans le cadre d’une prati- que éprouvée. Les président(e)s en informent immédiatement par écrit les membres de l’organe concerné.

Art. 13 Instance supérieure Chaque organe habilité à prendre des décisions peut soumettre les affaires d’impor- tance fondamentale à la décision de l’instance supérieure.

Art. 14 Procès-verbaux 1 Les séances du Conseil de fondation, du Comité directeur et des groupes de travail font l’objet de procès-verbaux.

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2 Le procès-verbal contient les éléments principaux des délibérations et les déci- sions. Chaque membre peut demander que son opinion figure sous son nom au procès-verbal. 3 Le procès-verbal est signé par le président (la présidente) compétent/e et par la personne du Secrétariat chargée de sa rédaction; il est soumis pour approbation à la séance suivante.

4 Sur demande, chaque membre du Conseil de fondation a droit de regard sur tous

les procès-verbaux.

Art. 15 Secret de fonction

1 Les membres du Conseil de fondation et le personnel du Secrétariat sont tenus

d’observer le secret sur les faits dont ils ont eu connaissance dans l’exercice de leurs fonctions. 2 L’autorité supérieure au sens de l’art. 320, al. 2, du code pénal2 est le Département fédéral de l’intérieur.

Art. 16 Autres dispositions de procédure, communication des décisions, droit de signature 1 Relativement à la procédure d’octroi de subsides, sont applicables les dispositions prévues par le règlement du 20 novembre 1997 3 sur les subventions. 2 Les décisions d’octroi de subsides prises par les organes de la Fondation et dûment motivées sont communiquées par le/la secrétaire du groupe concerné. 3 Les autres décisions de la Fondation sont signées à deux par le président (la prési- dente) ou un/e des vice-président(e)s et par le directeur (la directrice) ou son rem- plaçant (sa remplaçante). Le Comité directeur peut confier la signature à d’autres membres.

Section 6: Secrétariat

Art. 17 Organisation Le Secrétariat se compose: a. de la direction (la directrice resp. le directeur et la directrice adjointe resp. le directeur adjoint); b. des divisions; c. des services.

Art. 18 Directeur/directrice Le directeur (la directrice) dirige le Secrétariat. Il/elle accomplit en particulier les tâches suivantes:

2 RS 311.0 3 RS 447.12; RO 1999 873

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a. surveiller et coordonner les travaux des divisions et autres services, veiller au bon déroulement des affaires, à la bonne tenue des comptes et au contrôle des crédits; b. choisir, sous réserve de l’approbation du Comité directeur, le personnel du Secrétariat, pour autant que ces compétences ne soient pas attribuées au Conseil de fondation ou au Comité directeur; c. préparer les objets soumis au Conseil de fondation et au Comité directeur, prendre part à leurs séances avec voix consultative, faire tenir les procès- verbaux et en exécuter les décisions; d. participer aux séances des groupes de travail avec voix consultative; e. décider, dans le cadre du budget annuel, des dépenses administratives du Secrétariat. Concernant les dépenses administratives nouvelles et uniques, il/elle peut prendre une décision jusqu’à concurrence de 10 000 francs.

Art. 19 Chef(fe)s de division 1 Les chef(fe)s de division dirigent leur division de manière autonome, sous la sur- veillance du directeur (de la directrice). 2 En tant que secrétaires des groupes de travail du Conseil de fondation, ils/elles sont chargé(e)s: a. de la préparation des séances et des différents objets; b. du procès-verbal des séances; c. de l’élaboration et de l’exécution des décisions; d. de veiller au respect des limites des crédits ouverts; e. de la surveillance des projets subventionnés et du paiement des subsides; f. de l’établissement du rapport annuel sur l’activité des groupes de travail, d’entente avec les présidents et présidentes de ceux-ci. 3 Ils/elles prennent part, avec voix consultative, aux séances des groupes de travail et, si nécessaire, à celles du Comité directeur et du Conseil de fondation. 4 Ils/elles planifient les projets dont la Fondation prend elle-même l’initiative et les mettent à exécution dans le cadre des crédits accordés par les organes compétents de la Fondation. 5 Les groupes fixent les compétences financières des chefs de division de la manière suivante: jusqu’à concurrence de 5000 francs au maximum par subside accordé, et ce seulement pour les requêtes portant sur un montant maximum de 10 000 francs. Les groupes peuvent fixer un plafond annuel aux décisions prises par les responsa- bles des divisions.

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Section 7: Entrée en vigueur

Art. 20 Le présent règlement qui remplace celui du 8 décembre 19884, entre en vigueur le jour de l’approbation par le Conseil fédéral du règlement du 20 novembre 1997 sur les subventions5.

20 novembre 1997 Au nom du Conseil de la fondation Pro Helvetia: La présidente, Simmen

4 RO 1989 788 5 RS 447.12; RO 1999 873

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