AS 2010 1

Ordonnance sur le système de gestion de personnes, de dossiers et d'affaires (PAGIRUS) de l'Office fédéral de la justice (Ordonnance PAGIRUS)

Ordonnance sur le système de gestion de personnes, de dossiers et d’affaires (PAGIRUS) de l’Office fédéral de la justice (Ordonnance PAGIRUS)

du 16 décembre 2009

Le Conseil fédéral suisse, vu l’art. 57h de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA)¹, vu l’art. 11a de la loi fédérale du 20 mars 1981 sur l’entraide internationale en matière pénale (EIMP)², arrête:

Section 1 Dispositions générales

Art. 1 Objet Aux fins du traitement des données personnelles dans le système de gestion de personnes, de dossiers et d’affaires (PAGIRUS) exploité par l’Office fédéral de la justice (OFJ), la présente ordonnance: a. règle les domaines d’application du système et son contenu; b. règle la saisie des données dans les différents domaines d’application; c. désigne les services autorisés à traiter directement les données dans le sys- tème; d. règle les droits d’accès; e. règle la conservation, l’archivage et la destruction des données.

Art. 2 Autorité responsable

1 L’OFJ est l’autorité responsable de l’exploitation du système PAGIRUS.

2 Il établit un règlement de traitement qui décrit notamment les principes régissant le traitement des données.

RS 351.12

2008-2912 1

Ordonnance PAGIRUS RO 2010

Art. 3 Domaines d’application PAGIRUS contient les données relevant des domaines d’application suivants: a. données se rapportant aux tâches incombant à l’OFJ dans le domaine de l’entraide judiciaire internationale en matière pénale, notamment en ce qui concerne l’extradition, les autres actes d’entraide, la délégation de la pour- suite et de la répression d’une infraction et, enfin, le transfèrement de per- sonnes condamnées; b. données se rapportant aux tâches incombant à l’OFJ dans les domaines du droit international privé et de la procédure civile internationale, plus préci- sément en matière d’enlèvement international d’enfants, d’adoptions interna- tionales, de protection internationale des mineurs, de recouvrement interna- tional d’aliments, de successions internationales et, enfin, d’entraide judiciaire internationale en matière civile et commerciale; c. données se rapportant aux tâches de l’OFJ en matière d’entraide administra- tive internationale; d. données se rapportant aux tâches de l’OFJ en matière d’aide sociale aux res- sortissants suisses à l’étranger et d’aide sociale aux ressortissants étrangers en Suisse, dans la mesure où cette dernière se fonde sur un traité internatio- nal.

Art. 4 But de PAGIRUS 1 Le but du traitement des données relevant du domaine d’application visé à l’art. 3, 2 Les données relevant des domaines d’application visés à l’art. 3, let. b, c et d, peuvent être traitées afin de: a. constater si des données se rapportant à une personne déterminée sont trai- tées; b. traiter les données relatives aux affaires; c. gérer l’organisation de manière efficace et rationnelle; d. assurer le suivi des dossiers; e. établir des statistiques.

Section 2 Saisie et traitement des données

Art. 5 Données traitées

1 PAGIRUS contient les données suivantes:

a. identité des personnes dont les données sont traitées; b. données nécessaires à la localisation et à la gestion correcte des dossiers;

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c. données des documents relatifs aux affaires enregistrées électroniquement et aux entrées électroniques. 2 Par identité des personnes au sens de l’al. 1, let a, on entend notamment les noms et prénoms, les noms d’emprunt, le sexe, la date de naissance, la nationalité, le lieu d’origine, le lieu de naissance et l’adresse.

3 Par données au sens de l’al. 1, let. b, on entend notamment:

a. le type de procédure; b. la date des différents actes de procédure; c. les nom et adresse des autorités et des parties impliquées; d. les données relatives à la localisation du dossier; e. dans le domaine d’application visé à l’art. 3, let. a: les infractions commises.

4 Les numéros générés en continu par le système d’exploitation font partie des

données au sens de l’al. 1.

5 Par document au sens de l’al. 1, let. c, on entend notamment la correspondance

enregistrée par la voie électronique.

Section 3 Accès en ligne de l’Office fédéral des migrations, de l’Office fédéral de la police et du Service de renseignement de la Confédération

Art. 6 Accès de l’Office fédéral des migrations 1 Les unités organisationnelles ci-après de l’Office fédéral des migrations ont accès en ligne à l’identité des personnes au sujet desquelles l’OFJ traite des données dans le domaine de l’entraide judiciaire internationale en matière pénale: a. Domaine de direction Travail, intégration et nationalité: la section Naturali- sation et la section Nationalité suisse; b. Domaine de direction Planification et ressources: le service Enregistrement des personnes, qui relève de la section Gestion des documents; c. Domaine de direction Procédure d’asile. 2 Dans la mesure où le dossier pertinent a été établi avant le 1er janvier 2002, les unités organisationnelles de l’Office fédéral des migrations qui sont énumérées à l’al. 1, let. a à c, ont en outre accès en ligne: a. à l’identité des personnes au sujet desquelles l’OFJ traite des données dans le domaine du droit international privé et de la procédure civile internatio- nale conformément à l’art. 3, let. b, sauf si ces données concernent le recou- vrement international d’aliments, l’enlèvement international d’enfants, les adoptions internationales et la protection internationale des mineurs; b. à l’identité des personnes au sujet desquelles l’OFJ traite des données dans le domaine de l’entraide administrative, conformément à l’art. 3, let. c.

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Art. 7 Accès de l’Office fédéral de la police 1 Les unités organisationnelles ci-après de l’Office fédéral de la police ont accès en ligne à l’identité des personnes au sujet desquelles l’OFJ traite des données dans le domaine de l’entraide judiciaire internationale en matière pénale: a. Division principale Police judiciaire fédérale; b. Division principale Service fédéral de sécurité: Division sécurité des person- nes; c. Division principale Coopération policière internationale: Division coopéra- tion policière opérationnelle et Division centrale d’engagement de fedpol; d. Division principale Services: Domaine RIPOL recherche de personnes dis- parues; e. Etat-major: section Service juridique et protection des données, Bureau de communication en matière de blanchiment d’argent MROS. 2 Dans la mesure où le dossier pertinent a été établi avant le 1er janvier 2002, les unités organisationnelles de l’Office fédéral de la police, énumérées à l’al. 1, let. a à e, ont en outre accès en ligne: a. à l’identité des personnes au sujet desquelles l’OFJ traite des données dans le domaine du droit international privé et de la procédure civile internationa- le conformément à l’art. 3, let. b, sauf si ces données concernent le recou- vrement international d’aliments, l’enlèvement international d’enfants, les adoptions internationales et la protection internationale des mineurs; b. à l’identité des personnes au sujet desquelles l’OFJ traite des données dans le domaine de l’entraide administrative conformément à l’art. 3, let. c.

3 Lorsqu’elle assume des tâches incombant à l’OFJ en vertu de l’art. 11a, al. 3,

EIMP, la Division centrale d’engagement de fedpol de la Division principale Coopé- ration policière internationale a aussi accès en ligne aux données relevant de l’entraide judiciaire internationale en matière pénale, qui sont nécessaires à la locali- sation des dossiers.

4 Lorsqu’elle assume des tâches incombant à l’OFJ en vertu de l’art. 11a, al. 3,

EIMP, et dans la mesure où le dossier pertinent a été établi avant le 1er janvier 2002, la Division centrale d’engagement de fedpol de la Division principale Coopération policière internationale a en outre accès en ligne: a. aux données relevant du domaine du droit international privé et de la procé- dure civile internationale visés à l’art. 3, let. b, qui sont nécessaires à la loca- lisation des dossiers; à l’exception des données afférentes au recouvrement international d’aliments, à l’enlèvement international d’enfants, aux adop- tions internationales et à la protection internationale des enfants; b. aux données relatives à l’entraide administrative visée à l’art. 3, let. c, qui sont nécessaires à la localisation des dossiers.

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Art. 8 Accès du Service de renseignement de la Confédération 1 Les unités organisationnelles du Service de renseignement de la Confédération qui sont compétentes pour l’exécution de la loi fédérale du 21 mars 1997 instituant des mesures visant au maintien de la sûreté intérieure3 ont accès en ligne à l’identité des personnes au sujet desquelles l’OFJ traite des données dans le domaine de l’entraide judiciaire internationale en matière pénale. 2 Dans la meure où le dossier pertinent a été établi avant le 1er janvier 2002, les unités organisationnelles du Service de renseignement de la Confédération mention- nées à l’al. 1 ont en outre accès en ligne: a. à l’identité des personnes au sujet desquelles l’OFJ traite des données dans le domaine du droit international privé et de la procédure civile internationa- le conformément à l’art. 3, let. b, sauf si ces données concernent le recou- vrement international d’aliments, de l’enlèvement international d’enfants, des adoptions internationales et de la protection internationale des mineurs; b. à l’identité des personnes au sujet desquelles l’OFJ traite des données dans le domaine de l’entraide administrative conformément à l’art. 3, let. c.

Section 4 Accès des unités de l’OFJ, droit de ces unités de traiter les données et communication de données à d’autres autorités au cas par cas

Art. 9 Accès 1 Dans l’exercice de ses attributions, le responsable de l’information de l’OFJ a accès aux données enregistrées qui relèvent du domaine d’application visé à l’art. 3, let. a. 2 Les collaborateurs de l’OFJ qui traitent des données dans PAGIRUS dans le cadre des tâches qui leur sont confiées ont accès à l’identité de l’ensemble des personnes enregistrées dans le système, dans la mesure où cet accès est indispensable à l’exécution de leur tâches légales.

Art. 10 Droits des unités de l’OFJ de traiter les données 1 Les collaborateurs du Domaine de direction Entraide judiciaire internationale sont autorisés à traiter directement dans le système les données enregistrées qui relèvent des domaines d’application visés à l’art. 3, let. a, b et c, dans la mesure où ils sont chargés de tâches en rapport avec ces domaines, sauf si ces données concernent le recouvrement international d’aliments, l’enlèvement international d’enfants, les adoptions internationales et la protection internationale des mineurs.

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2 Les collaborateurs de l’unité Droit international privé sont autorisés à traiter direc- tement dans le système les données enregistrées qui relèvent des domaines d’application visés à l’art. 3, let. b, dans la mesure où ils sont chargés de tâches en rapport avec ces domaines. 3 Les collaborateurs de l’unité Aide sociale des Suisses de l’étranger sont autorisés à traiter directement dans le système les données enregistrées qui relèvent des domai- nes d’application visés à l’art. 3, let b et d, dans la mesure où ils sont chargés de tâches en rapport avec ces domaines, sauf si ces données concernent l’enlèvement international d’enfants, les adoptions internationales et la protection internationale des mineurs. 4 Les collaborateurs de l’unité Gestion et enregistrement des documents, de l’unité Gestion des dossiers et de l’Administration système sont autorisés à traiter directe- ment dans le système les données enregistrées qui relèvent de l’ensemble des domaines d’application visés à l’art. 3, aux fins d’en assurer la saisie et la gestion, de veiller au bon fonctionnement du système et de remédier aux problèmes techniques qui se posent. 5 L’OFJ peut autoriser d’autres collaborateurs à traiter les données directement dans le système dans la mesure où ils sont chargés de tâches en rapport avec l’un des domaines visés à l’art. 3.

Art. 11 Communication de données à d’autres autorités

1 Sur demande écrite et motivée, l’OFJ peut communiquer au cas par cas des don-

nées enregistrées dans PAGIRUS à des autorités fédérales et cantonales, dans la mesure où ces données sont indispensables à l’accomplissement des tâches légales desdites autorités. 2 Dans les cas d’urgence, les demandes et les données requises peuvent être commu- niquées par téléphone ou par voie électronique. 3 Toute communication, sous quelque forme qu’elle ait lieu, doit être consignée sur support papier ou sur support informatique.

Section 5 Protection des données, sécurité informatique, durée de conservation, archivage et statistiques

Art. 12 Exactitude des données 1 Chaque unité organisationnelle de l’OFJ contrôle à intervalles réguliers l’exacti- tude des données enregistrées dans son domaine d’activité.

2 Les données inexactes doivent être rectifiées d’office.

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Art. 13 Sécurité informatique

1 La sécurité informatique est régie par les dispositions suivantes:

a. ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données4; b. dispositions de la section sur la sécurité informatique fixées dans l’ordon- nance du 26 septembre 2003 sur l’informatique dans l’administration fédé- c. directives du conseil de l’informatique de la Confédération du 27 septembre

2004 concernant la sécurité informatique dans l’administration fédérale.

2 L’OFJ arrête dans le règlement sur le traitement des données visé à l’art. 2, al. 2, les mesures organisationnelles et techniques visant à empêcher le traitement non autorisé des données; il y définit également les modalités de la journalisation auto- matique du traitement et de la consultation des données.

Art. 14 Journalisation 1 Tout traitement de données dans les domaines d’application visés à l’art. 3 doit faire l’objet d’une journalisation électronique; les journaux sont conservés pendant un an à compter de la date de leur établissement. 2 Tout accès de l’Office fédéral des migrations, de l’Office fédéral de la police et du Service de renseignement de la Confédération à PAGIRUS doit faire l’objet d’une journalisation électronique. Les journaux sont conservés pendant un an à compter de la date de leur établissement.

Art. 15 Durée de conservation et archivage 1 A l’expiration d’un délai de dix ans à compter de la date du dernier traitement, mais de 30 ans au plus à compter de la date d’ouverture du dossier, les données sont proposées aux Archives fédérales.

2 Elles sont détruites si cet organe ne juge pas leur archivage utile.

Art. 16 Statistiques 1 L’utilisation à des fins de statistique de données personnelles enregistrées dans PAGIRUS est régie par l’art. 22 de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données6. 2 Les données utilisées et publiées à des fins de statistique doivent être présentées sous une forme qui empêche toute identification des personnes concernées.

4 RS 235.11 5 RS 172.010.58 6 RS 235.1

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Section 6 Disposition finale

Art. 17 Entrée en vigueur La présente ordonnance entre en vigueur le 1er février 2010.

16 décembre 2009 Au nom du Conseil fédéral suisse: Le président de la Confédération, Hans-Rudolf Merz La chancelière de la Confédération, Corina Casanova