AS 2011 5589

Ordonnance concernant la protection des données personnelles du personnel de la Confédération

Ordonnance concernant la protection des données personnelles du personnel de la Confédération (OPDC)

du 26 octobre 2011

Le Conseil fédéral suisse, vu les art. 27, al. 2, 27a, al. 6, et 27c, al. 7, de la loi du 24 mars 2000 sur le personnel de la Confédération (LPers)¹, arrête:

Chapitre 1 Dispositions générales Section 1 Principes

Art. 1 Objet et champ d’application 1 La présente ordonnance règle le traitement des données personnelles relatives aux candidats à un emploi, aux employés et aux anciens employés de l’administration fédérale visés à l’art. 1, al. 1 et 2, let. a et d, de l’ordonnance du 3 juillet 2001 sur le personnel de la Confédération². 2 Le traitement des données recueillies lors des contrôles de sécurité est régi par l’ordonnance du 4 mars 2011 sur les contrôles de sécurité relatifs aux personnes³.

Art. 2 Information des employés Les employés sont informés avant l’introduction ou la modification d’un système d’information ou d’un fichier.

Art. 3 Conseils aux employés Les employés peuvent demander conseil aux conseillers à la protection des données de leur unité administrative ou de leur département.

RS 172.220.111.4

2011-0875 5589

Protection des données personnelles dans l’administration fédérale RO 2011

Section 2 Protection des données et sécurité des données

Art. 4 Sécurité des données

1 Les dossiers exploités manuellement doivent être conservés sous clé.

2 La sécurité des données destinées aux systèmes d’information est régie:

a. par l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données (OLPD)4; b. par les art. 8 et 9 de l’ordonnance du 26 septembre 2003 sur l’informatique dans l’administration fédérale5, et c. par les recommandations de l’Unité de stratégie informatique de la Confé- dération.

3 L’Office fédéral du personnel (OFPER) édicte des règlements de traitement pour

les systèmes d’information soumis à la présente ordonnance. Ceux-ci règlent notamment les mesures organisationnelles et techniques visant à assurer la sécurité des données, mais aussi le contrôle du traitement des données. 4 Les services du personnel, les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel et les responsables hiérarchiques des unités administratives de l’admini- stration fédérale prennent, dans leur domaine d’activité, les mesures organisation- nelles et techniques appropriées pour sécuriser les données personnelles.

Art. 5 Droit d’accès, de rectification et d’effacement 1 Les personnes concernées peuvent exercer leur droit d’accès, de rectification et d’effacement des données auprès du service du personnel ou du centre de services spécialisés dans la gestion du personnel concernés, de la Consultation sociale du personnel de l’administration fédérale (CSPers) ainsi que du service médical. Les art. 22, 35 et 39 sont réservés.

2 Les données incorrectes doivent être corrigées d’office.

Section 3 Communication de données

Art. 6 Publication

1 Les directeurs des unités administratives sont responsables de l’information

préalable des employés dont les données liées à l’activité professionnelle seront publiées sur Intranet, dans un organe de publication interne ou sur un tableau d’affichage.

4 RS 235.11 5 RS 172.010.58

5590

Protection des données personnelles dans l’administration fédérale RO 2011

2 L’information porte sur la nature de la publication prévue et mentionne que les employés qui s’opposent à la publication peuvent le signifier à tout moment par écrit. 3 La publication de données sensibles requiert le consentement écrit de la personne concernée.

Art. 7 Communication à des tiers 1 Aucune donnée ne peut être communiquée à des tiers, en particulier aux nouveaux employeurs, instituts bancaires ou instituts de crédit et aux bailleurs, sans le consen- tement écrit de la personne concernée. La personne qui communique des données s’assure au préalable qu’un consentement conforme a été donné. 2 Le consentement de la personne concernée est considéré comme donné si elle cite un autre employé comme référence pour fournir des informations.

3 La communication se limite aux informations nécessaires au but de la demande.

4 Les dispositions du présent article s’appliquent aussi aux employés qui changent d’unité administrative à l’intérieur de l’administration fédérale. L’art. 12 est réservé.

Chapitre 2 Système d’information concernant le personnel de l’administration fédérale

Art. 8 Contenu Les données contenues dans le système d’information concernant le personnel de l’administration fédérale (BV PLUS) sont énumérées à l’annexe 1.

Art. 9 Structure BV PLUS comprend les modules suivants: a. gestion de l’organisation, servant à représenter la structure organisationnelle et fonctionnelle du personnel; b. administration du personnel, pour la gestion des données personnelles des employés; c. décompte du salaire, pour le décompte et le versement des salaires; d. gestion des temps, pour la gestion des données de temps; e. gestion des coûts de personnel, pour la planification et le contrôle de gestion des coûts de personnel; f. développement du personnel, pour le plan de carrière et la planification du développement; g. gestion de la rémunération, pour la planification et la fixation du salaire; h. gestion des événements, pour la gestion d’événements et de cours;

5591

Protection des données personnelles dans l’administration fédérale RO 2011

i. décompte des frais de déplacement, pour la saisie et le décompte des voya- ges et des frais correspondants, mais aussi pour le transfert dans le système financier; j. controlling du personnel, pour l’analyse et l’évaluation des indicateurs en matière de personnel.

Art. 10 Traitement des données et accès aux données 1 Les services du personnel, les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel, les services financiers et les services d’assistance technique traitent les données contenues dans BV PLUS dans le cadre de leurs tâches visées à l’art. 27a, al. 1, LPers.

2 Les employés peuvent traiter leurs propres données dans BV PLUS, notamment les

données personnelles et les données relatives au temps de travail et aux frais, s’ils disposent d’un droit d’accès. 3 Les responsables hiérarchiques peuvent consulter et approuver les données de leurs collaborateurs, notamment les données relatives au temps de travail et aux frais, s’ils disposent d’un droit d’accès.

4 Les droits d’accès ainsi que la nature et l’étendue de l’accès sont réglés à

l’annexe 1. 5 Le règlement de traitement règle, en plus de l’art. 4, al. 3, la forme du traitement des données et les droits d’accès des utilisateurs.

Art. 11 Communication de données

1 Les données non sensibles contenues dans BV PLUS peuvent être communiquées à

d’autres systèmes d’information si: a. le système d’information repose sur une base légale; b. le système d’information a été annoncé au préposé fédéral à la protection des données, à l’exception des fichiers visés à l’art. 18 OLPD6; c. un règlement de traitement a été établi pour ce système d’information.

2 La communication des données peut se faire via un distributeur.

3 Les unités administratives peuvent reprendre de BV PLUS les données non sensi-

bles de leurs employés pour l’administration du personnel dans leur domaine.

Art. 12 Transfert d’accès Lorsqu’un employé change d’unité administrative à l’intérieur de l’administration fédérale, l’accès aux données de BV PLUS qui le concernent est supprimé pour l’unité dont il relevait et transféré à la nouvelle unité, à l’exception des données visées à l’art. 27a, al. 3, let. g, LPers.

6 RS 235.11

5592

Protection des données personnelles dans l’administration fédérale RO 2011

Art. 13 Conservation

1 Les données de l’employé qui quitte l’administration fédérale ou décède sont

conservées pendant dix ans dans BV PLUS. 2 A l’expiration de ce délai, les données sont proposées aux Archives fédérales. Les données jugées sans valeur archivistique par les Archives fédérales sont détruites.

Art. 14 Journalisation

1 Les accès et les modifications dans BV PLUS font en permanence l’objet d’un

procès-verbal.

2 Les procès-verbaux sont conservés pendant deux ans par l’Office fédéral de

l’informatique et de la télécommunication (OFIT).

Art. 15 Responsabilité

1 L’OFPER est responsable de BV PLUS.

2 Les unités administratives utilisant BV PLUS sont responsables du traitement des données gérées par ce dernier dans leur domaine de compétence, sous réserve de la responsabilité des départements pour leurs centres de services spécialisés dans la gestion du personnel. Les autorités responsables veillent à ce que ces données soient exactes.

3 L’OFIT est responsable de l’exploitation technique de BV PLUS.

Chapitre 3 Dossier de candidature Section 1 Dispositions générales

Art. 16 Contenu Le dossier de candidature peut notamment contenir les données énumérées à l’annexe 2.

Art. 17 Traitement des données Les services du personnel, les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel et les personnes responsables du choix des candidats traitent les dossiers des candidats dans leur domaine.

Art. 18 Information sur les tests de personnalité Les candidats doivent être informés avant l’exécution de tests de personnalité: a. du but du test; b. de l’usage qui sera fait des résultats du test, et c. du cercle des personnes qui seront informées des résultats du test.

5593

Protection des données personnelles dans l’administration fédérale RO 2011

Section 2 Système d’information concernant les dossiers de candidature

Art. 19 But Le système d’information relatif au recrutement dans l’administration fédérale (E-Recruiting BV) sert à mettre au concours les postes et à simplifier la procédure de recrutement.

Art. 20 Structure

1 E-Recruiting BV comprend l’application E-Disposition et un module de gestion

des candidatures.

2 L’application E-Disposition sert à créer et à publier les offres d’emploi.

3 Le module de gestion des candidatures sert à enregistrer les postes à mettre au concours avec les informations nécessaires ainsi qu’à traiter les données des can- didats.

Art. 21 Droits d’accès

1 La personne responsable au sein du département octroie à la demande des unités

administratives les droits d’accès aux services du personnel et aux centres de servi- ces spécialisés dans la gestion du personnel. 2 Les services du personnel et les services spécialisés dans la gestion du personnel octroient, dans chaque cas d’espèce, les droits d’accès aux personnes responsables du choix des candidats.

Art. 22 Droit d’accès, de rectification et d’effacement En cas de postulation électronique, le candidat peut exercer lui-même dans E-Recruiting BV son droit d’accès, de rectification et d’effacement.

Art. 23 Journalisation

1 Les accès et les modifications dans E-Recruiting BV font en permanence l’objet

d’un procès-verbal.

2 Les procès-verbaux sont conservés pendant deux ans par l’OFPER.

Art. 24 Responsabilité

1 L’OFPER est responsable de E-Recruiting BV.

2 Les unités administratives sont responsables des données gérées dans leur domai- ne; la responsabilité des départements quant à leurs centres de services spécialisés dans la gestion du personnel est réservée.

5594

Protection des données personnelles dans l’administration fédérale RO 2011

Art. 25 Destruction des données Les services du personnel et les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel détruisent les données de E-Recruiting BV trois mois après la clôture de la procédure de candidature. L’art. 27b, al. 7, LPers est réservé.

Chapitre 4 Dossier du personnel Section 1 Dispositions générales

Art. 26 Contenu Les données contenues dans le dossier du personnel sont énumérées à l’annexe 3.

Art. 27 Transmission du dossier en cas de transfert interne En cas de transfert dans une autre unité administrative, le dossier du personnel n’est pas transmis à celle-ci. Toute dérogation doit être convenue avec l’employé concerné.

Art. 28 Conservation, archivage et destruction

1 Les données du dossier du personnel sont conservées pendant les dix ans qui

suivent la fin des rapports de travail. A l’expiration du délai de conservation, elles sont proposées aux Archives fédérales. Les données jugées sans valeur archivistique par les Archives fédérales sont détruites. 2 Les résultats des tests de personnalité et des évaluations des potentiels sont conser- vés pendant cinq ans, puis détruits. Ce délai s’applique également en cas de résilia- tion des rapports de travail. 3 Les évaluations de prestations ainsi que les décisions reposant sur une évaluation sont conservées pendant cinq ans. Exceptionnellement, elles peuvent être conservées plus longtemps si un litige concernant les rapports de travail le justifie. Le cas échéant, elles sont conservées jusqu’à la fin de la procédure au plus tard, puis détrui- tes.

Section 2 Système d’information concernant les dossiers du personnel

Art. 29 But Le système d’information concernant les dossiers du personnel de l’administration fédérale (E-Dossier BV) sert à la gestion, à l’exploitation et à l’archivage électro- niques des données personnelles des employés.

5595

Protection des données personnelles dans l’administration fédérale RO 2011

Art. 30 Système d’information concernant les dossiers du personnel du Groupement Défense

1 Le Département fédéral de la défense, de la protection de la population et des

sports exploite son propre système d’information concernant les dossiers du person- nel du Groupement Défense. 2 Ce système est régi par les art. 34a à 34f de l’ordonnance du 16 décembre 2009 sur les systèmes d’information de l’armée7.

Art. 31 Données contenues dans BV PLUS Les données non sensibles peuvent être reprises de BV PLUS.

Art. 32 Droits d’accès

1 La personne responsable au sein du département octroie à la demande des unités

administratives les droits d’accès aux services du personnel et aux centres de ser- vices spécialisés dans la gestion du personnel. 2 Les services du personnel et les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel octroient, dans chaque cas d’espèce, un droit d’accès temporaire aux responsables hiérarchiques.

Art. 33 Journalisation 1 Les accès à E-Dossier BV et les modifications qui y sont opérées font en perma- nence l’objet d’un procès-verbal.

2 Les procès-verbaux sont conservés pendant deux ans par l’OFIT.

Art. 34 Responsabilité

1 L’OFPER est responsable de E-Dossier BV.

2 Les unités administratives utilisant E-Dossier BV sont responsables du traitement des données gérées par ce dernier dans leur domaine de compétence; la responsa- bilité des départements quant à leurs centres de services spécialisés dans la gestion du personnel est réservée. Les autorités responsables veillent à ce que ces données soient exactes.

3 L’OFIT est responsable de l’exploitation technique de E-Dossier BV.

Art. 35 Droit d’accès Les services du personnel confèrent aux employés qui demandent à consulter leur dossier un accès temporaire à leurs données dans E-Dossier BV.

7 RS 510.911

5596

Protection des données personnelles dans l’administration fédérale RO 2011

Chapitre 5 Dossier de la Consultation sociale du personnel de l’administration fédérale

Art. 36 1 La CSPers traite les données nécessaires à l’exercice de ses tâches, notamment les données qui concernent la situation financière et familiale des employés. 2 Les dossiers concernant les mesures d’aide sociale sont conservés par la CSPers.

3 Ils sont conservés pendant cinq ans après la fin de l’application de la mesure, puis détruits.

Chapitre 6 Données relatives à la santé

Art. 37 Contenu du dossier médical Le dossier médical renferme le questionnaire d’engagement, les rapports et certi- ficats médicaux, les constats médicaux établis par le service médical et l’évaluation du risque d’invalidité et de morbidité, qui sont nécessaires à l’appréciation de l’aptitude du candidat lors de l’engagement et de l’employé dans la suite des rapports de travail.

Art. 38 Traitement des données 1 Le dossier médical est exploité manuellement. Certaines données, tels le nom de l’employé et le diagnostic, peuvent être traitées dans un système d’information à des fins de facturation ou d’établissement des statistiques.

2 Le système d’information sur les données médicales doit être un système fermé.

Art. 39 Droit d’accès Si le service médical estime que les renseignements contenus dans le dossier médi- cal sont préjudiciables à l’employé, il peut communiquer les données à un médecin de confiance désigné par l’employé.

Art. 40 Communication de données à des tiers 1 Seules les conclusions des constats médicaux établis par le service médical sont communiquées au service du personnel. Le contenu du dossier médical n’est communiqué au service du personnel ou à des tiers que si l’employé a donné préala- blement son consentement écrit. 2 Si l’employé ne donne pas son consentement, le service juridique de l’OFPER est habilité à autoriser le service médical à communiquer des données relatives à sa santé ou son dossier médical aux services compétents (art. 28, al. 3 et 4, LPers).

5597

Protection des données personnelles dans l’administration fédérale RO 2011

Art. 41 Conservation 1 Le dossier médical des candidats ainsi que des employés est conservé par le service médical désigné par le Département fédéral des finances. 2 Il est conservé pendant les 40 ans qui suivent la cessation des rapports de travail. A l’expiration de ce délai, le dossier est détruit.

Chapitre 7 Dispositions finales

Art. 42 Abrogation et modification du droit en vigueur 1 L’ordonnance du 3 juillet 2001 concernant la protection des données personnelles dans l’administration fédérale8 est abrogée. 2 L’ordonnance du 16 décembre 2009 sur les systèmes d’information de l’armée9 est modifiée conformément au texte ci-joint.

Art. 43 Entrée en vigueur La présente ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 2012.

26 octobre 2011 Au nom du Conseil fédéral suisse: La présidente de la Confédération, Micheline Calmy-Rey La chancelière de la Confédération, Corina Casanova

8 RO 2001 2251, 2009 5101 9 RS 510.911

5598

Protection des données personnelles dans l’administration fédérale RO 2011

Annexe I (art. 8 et 10, al. 4)

BV PLUS Données, étendue de l’accès et autorisation de traitement des données

Légende

Remarque Etendue But M¹ Mutation, sur demande écrite de l’UA A Toute l’administration fédérale 1 Gestion du personnel M² Mutation en cas d’urgence technique B Plusieurs BUKR, sur demande 2 Contrôle de gestion/Approbation M³ Mutation, seulement via le portail RH C Propre BUKR 3 Révisions (limitées dans le temps) M Mutation D Propres données 4 Contrôle de gestion S Lecture E Propres données et celles des subordonnés 5 Assistance opérationnelle G Approbation 6 Exploitation technique

5599

Protection des données personnelles dans l’administration fédérale RO 2011

Dénomination

OFPER-CCHR (support) Centres de services spécialisés Responsables hiérarchiques OFIT-CCSAP (support) Services du personnel Services financiers Réviseurs Collaborateurs CDF

Via le portail seulement S, M³ S, G, M³ Lecture seulement S S S Mutation M¹ M² M M But 5 6 3 3 1 1 4 1 1, 2 Etendue A A A A B C C D E Mesures concernant le personnel M¹ M² S S M M S S Affectation organisationnelle M¹ M² S S M M S S S Données sur la personne M¹ M² S S M M M³ M³ Statut de paie M¹ M² S S M M M³ M³ Handicap M¹ M² S S M M Droit à des jours de congé M¹ M² S S M M S S Adresses M¹ M² S S M M M³ M³ Durée théorique du travail M¹ M² S S M M S S Rémunération de base M¹ M² S S M M S S Coordonnées bancaires M¹ M² S S M M M³ Virements externes M¹ M² S S M M

5600

Protection des données personnelles dans l’administration fédérale RO 2011

Dénomination

OFPER-CCHR (support) Centres de services spécialisés Responsables hiérarchiques OFIT-CCSAP (support) Services du personnel Services financiers Réviseurs Collaborateurs CDF

Indemnités et retenues permanentes M¹ M² S S M M Paiements complémentaires M¹ M² S S M M Eléments du contrat M¹ M² S S M M S S Gestion des déplacements M¹ M² S S M M S Suivi des échéances M¹ M² S S M M S S Famille / Personnes de référence M¹ M² S M M M³ M³ Formation M¹ M² M M S S Autres / Précédents employeurs M¹ M² M M Qualifications DFAE Evaluations M¹ M² M M Ventilation des coûts M¹ M² S S M M S S Procurations M¹ M² M M Données internes M¹ M² M M S S Statistiques M¹ M² M M Fonction interne M¹ M² S M M S S Instructions M¹ M² S M M Assurances sociales suisses M¹ M² S S M M S S

5601

Protection des données personnelles dans l’administration fédérale RO 2011

Dénomination

OFPER-CCHR (support) Centres de services spécialisés Responsables hiérarchiques OFIT-CCSAP (support) Services du personnel Services financiers Réviseurs Collaborateurs CDF

Assurances M¹ M² S S M M Données fiscales suisses M¹ M² S S M M S S Prêts de matériel M¹ M² S S M M S S Dates de gestion M¹ M² S S M M S S Prêts financiers M¹ M² S S M M Statut de séjour M¹ M² S S M M Information de saisie des temps M¹ M² S S M M S S Affiliations M¹ M² S S M M S Remboursements de prêts M¹ M² S S M M Service militaire/civil M¹ M² S S M M M³ M³ Compensation des droits au congé M¹ M² S S M M S S Communication M¹ M² S S M M S S Messages M¹ M² S S M M S Données de base de la caisse de pensions M¹ M² S S M M Valeurs individuelles de la caisse de pensions M¹ M² S S M M Mesures complémentaires M¹ M² S S M M Valeurs par défaut de la feuille de saisie des temps M¹ M² S S M M

5602

Protection des données personnelles dans l’administration fédérale RO 2011

Dénomination

OFPER-CCHR (support) Centres de services spécialisés Responsables hiérarchiques OFIT-CCSAP (support) Services du personnel Services financiers Réviseurs Collaborateurs CDF

Activité accessoire M¹ M² S S M M Statut d’exportation S S Compensations du contingent horaire M¹ M² S S M M Information sur la transmission des données S S Indemnité de résidence / fonction M¹ M² S S M M S S Planification des frais de personnel M¹ M² S S M M Coûts de formation et de perfectionnement (Suisse) M¹ M² S S M M Objet (unité d’organisation, poste) M¹ M² S S M M S S Objet (poste) M¹ M² S S Relations M¹ M² S S M M S S Description verbale (unité d’organisation, poste) M¹ M² S S M M Service / Etat-major (unité d’organisation, poste) M¹ M² S S M M Rémunération théorique M¹ M² S S M M Poste vacant M¹ M² S S M M Caractéristiques d’imputation (unité d’organisation, poste) M¹ M² S S M M Durée du travail (unité d’organisation, poste) M¹ M² S S M M Catégorie/Statut de salariés M¹ M² S S M M

5603

Protection des données personnelles dans l’administration fédérale RO 2011

Dénomination

OFPER-CCHR (support) Centres de services spécialisés Responsables hiérarchiques OFIT-CCSAP (support) Services du personnel Services financiers Réviseurs Collaborateurs CDF

Répartition des coûts (unité d’organisation, poste) M¹ M² S S M M S Adresses (unité d’organisation) M¹ M² M M Catégorie de personnel M¹ M² M M Absences M¹ M² M M M³ S Présences M¹ M² M M M³ S Permanence M¹ M² M M M³ G, M³ Contingents d’absences M¹ M² M M S S Contingents de présences M¹ M² M M M³ G, M³ Notes de paiement M¹ M² M M Mouvements M¹ M² M M M³ S Valeurs par défaut transfert temps M¹ M² M M S S Corrections de contingent M¹ M² M M S Budgétisation des coûts M¹ M² S S M M Droits à l’étranger M¹ M² S S M M Informations complémentaires sur la rémunération de base M¹ M² S S M M S S Autorisations M¹ M² S S M³ G

5604

Protection des données personnelles dans l’administration fédérale RO 2011

Annexe 2 (art. 16)

Données du dossier de candidature

Photo Qualité Titre Prénom Nom Date de naissance Adresse électronique Mot de passe Langue de correspondance Rue NPA Localité Pays Téléphone Lettre de motivation Curriculum vitae Certificats, diplômes, références et autres documents

5605

Protection des données personnelles dans l’administration fédérale RO 2011

Annexe 3 (art. 26) Données du dossier du personnel

1 Recrutement du personnel

1.1 Dossier de candidature

1.2 Documents d’engagement

1.3 Sécurité

2 Gestion du personnel

2.1 Données personnelles et données relatives à la famille et aux personnes de

référence

2.2 Descriptions de postes

2.3 Certificats

2.4 Temps de travail

2.5 Affectation

2.6 Affaires disciplinaires

2.7 Autorisations

2.8 Charges publiques et activités accessoires

3 Rémunération du personnel

3.1 Salaire / allocations

3.2 Frais

3.3 Primes

3.4 Prestations accessoires / avantages sociaux

3.5 Accueil extrafamilial d’enfants

4 Assurances sociales

4.1 AVS/AI/APG/AC

4.2 CNA / Assurance-accidents

4.3 Allocations familiales

4.4 PUBLICA

4.5 Assurance militaire (AM)

5 Santé

5.1 Attestation médicale d’aptitude à l’entrée

5.2 Evaluation de l’aptitude médicale

5.3 Certificats médicaux

5606

Protection des données personnelles dans l’administration fédérale RO 2011

5.4 Autorisation accordée aux médecins et aux assurances

5.5 Demandes / avis du service médical

5.6 Durée des absences pour cause de maladie ou d’accident

6 Assurances en général

6.1 Documents concernant des cas de responsabilité civile

6.2 Dommages causés aux effets personnels

7 Développement du personnel

7.1 Formation et perfectionnement

7.2 Mesures de développement

7.3 Qualifications

7.4 Compétences comportementales et professionnelles

7.5 Résultats des tests de personnalité et des évaluations des potentiels

7.6 Développement des cadres

7.7 Formation professionnelle initiale

8 Départ / Transfert

8.1 Résiliation par l’employeur

8.2 Résiliation par l’employé

8.3 Départ à la retraite

8.4 Décès

8.5 Formalités de départ

8.6 Formalités de transfert

9 Catégories de personnel déterminées

5607

Protection des données personnelles dans l’administration fédérale RO 2011

Annexe 4 (art. 42 al. 2)

Modification du droit en vigueur

I L’ordonnance du 16 décembre 2009 sur les systèmes d’information de l’armée (OSIAr)10 est modifiée comme suit:

Préambule vu l’art. 186 de la loi fédérale du 3 octobre 2008 sur les systèmes d’information de l’armée (LSIA)11, vu l’art. 27c, al. 7, de la loi du 24 mars 2000 sur le personnel de la Confédération (LPers)12,

Titre précédant l’art. 34a Section 8 Système d’information concernant les dossiers du personnel Défense

Art. 34a Organe responsable Le domaine Personnel Défense exploite le système d’information concernant les dossiers du personnel Défense (SIDPD).

Art. 34b But Le SIDPD permet au Groupement Défense de procéder à l’administration, à la gestion et à l’archivage des données personnelles et comptables des employés.

Art. 34c Données Les données personnelles et comptables figurant dans le SIDPD sont énumérées à l’annexe 13a.

Art. 34d Collecte des données Les services du personnel compétents collectent les données pour le SIDPD: a. dans le système BV PLUS, par le biais d’une interface; b. auprès des employés et de leurs supérieurs directs; c. auprès des services compétents.

10 RS 510.911 11 RS 510.91 12 RS 172.220.1

5608

Protection des données personnelles dans l’administration fédérale RO 2011

Art. 34e Communication des données 1 Les services du personnel compétents de la Défense donnent aux services et per- sonnes suivants le droit de consulter en ligne le SIDPD: a. les employés pour consulter et traiter leurs propres données; b. les responsables hiérarchiques pour consulter les données des employés qui leur sont subordonnés ainsi que pour contrôler et approuver les propres don- nées traitées par leurs employés. 2 Chaque accès au dossier personnel est soumis à un contrôle informatique du droit d’accès et est enregistré. Les enregistrements sont conservés pendant deux ans par la Base d’aide au commandement de l’armée (BAC).

3 Les services du personnel adaptent régulièrement les données du SIDPD par le

biais de l’interface avec BV PLUS.

Art. 34f Conservation des données 1 Les données du SIDPD sont conservées pendant les dix ans qui suivent la fin des rapports de travail. 2 A l’expiration du délai de conservation, elles sont proposées aux Archives fédéra- les. Les données jugées sans valeur archivistique par les Archives fédérales sont détruites. 3 Les résultats des tests de personnalité et des évaluations des potentiels sont conser- vés pendant cinq ans, puis détruits. Ce délai s’applique également en cas de rési- liation des rapports de travail. 4 Les évaluations de prestations ainsi que les décisions reposant sur une évaluation sont conservées pendant cinq ans. Exceptionnellement, elles peuvent être conservées plus longtemps si un litige concernant les rapports de travail le justifie. Le cas échéant, elles sont conservées jusqu’à la fin de la procédure au plus tard, puis détruites.

II La présente ordonnance est complétée par l’annexe 13a à l’OSIAr.

5609

Protection des données personnelles dans l’administration fédérale RO 2011

Annexe à l’OSIAr (ch. II de l’annexe 4 à l’OPDC)

Annexe 13a (art. 34c)

Données du SIDPD