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Ordonnance sur les services d'annuaires de la Confédération exploités par l'OFIT
Ordonnance sur les services d’annuaires de la Confédération exploités par l’OFIT (OSACO)
du 6 décembre 2013
Le Conseil fédéral suisse, vu la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration1, vu les art. 27, al. 2, let. c, et 27a, al. 6, de la loi du 24 mars 2000 sur le personnel de la Confédération (LPers)2, arrête:
Art. 1 Principe et but du traitement des données 1 L’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication (OFIT) exploite des systèmes d’information afin d’harmoniser, de consolider de manière centralisée et de compléter par des indications techniques les informations provenant de diverses sources, concernant le personnel de la Confédération et les personnes proches de l’administration fédérale (services d’annuaires). 2 Ces services d’annuaires servent à identifier les personnes enregistrées et à gérer les appareils techniques, les raccordements, les coordonnées et les éléments similai- res qui leur ont été attribués. 3 Ils servent uniquement à des buts internes à l’administration fédérale, exception faite de la publication de données dans l’annuaire fédéral.
Art. 2 Champ d’application personnel
1 Des informations sur les personnes suivantes sont traitées dans les services
d’annuaires: a. membres de l’administration fédérale centrale au sens de l’art. 7 de l’ordonnance du 25 novembre 1998 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (OLOGA)3; b. membres de l’administration fédérale décentralisée au sens de l’art. 7a OLOGA; c. membres des Services du Parlement au sens du titre 4, chap. 7, de la loi du 13 décembre 2002 sur le Parlement4;
RS 172.010.59
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d. membres du Tribunal fédéral, du Tribunal administratif fédéral, du Tribunal pénal fédéral et du Tribunal fédéral des brevets, sauf disposition contraire de la législation; e. membres du Ministère public de la Confédération au sens des art. 7 à 22 de la loi du 19 mars 2010 sur l’organisation des autorités pénales5; f. membres du Secrétariat de l’Autorité de surveillance du Ministère public de la Confédération au sens de l’art. 27, al. 2, de la loi du 19 mars 2010 sur l’organisation des autorités pénales; g. personnes élues par l’Assemblée fédérale au sens de l’art. 168 de la Consti- tution6; h. membres d’autorités cantonales et communales ayant besoin de certificats numériques de la Confédération; i. personnes externes exerçant une activité pour des organes au sens des let. a à h. 2 L’OFIT peut en outre traiter dans les services d’annuaires des données concernant des membres des entreprises suivantes, qui sont régulièrement en contact avec des organes au sens de l’al. 1: a. Chemins de fer fédéraux au sens de la loi du 20 mars 1998 sur les Chemins de fer fédéraux7; b. La Poste suisse; c. RUAG; d. CNA.
Art. 3 Catégories de données 1 Les catégories de données selon l’annexe peuvent être traitées dans les services d’annuaires. 2 Les données sensibles et les profils de la personnalité ne doivent pas être traités dans les services d’annuaires.
Art. 4 Origine des données 1 L’OFIT reprend automatiquement les données traitées dans les services d’annuai- res à partir du système d’information concernant le personnel de l’administration fédérale (BV PLUS) au sens du chap. 2 de l’ordonnance du 26 octobre 2011 concer- nant la protection des données personnelles du personnel de la Confédération8.
2 L’OFIT reprend les données concernant des personnes ne figurant pas dans
BV PLUS auprès des organes mentionnés à l’art. 2. Il peut reprendre ces données automatiquement à partir des systèmes d’information concernés.
5 RS 173.71 6 RS 101 7 RS 742.31 8 RS 172.220.111.4
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3 L’OFIT complète les données et les indications techniques relatives aux appareils, raccordements et équipements similaires attribués à la personne.
Art. 5 Organe responsable
1 L’OFIT est responsable:
a. de l’exploitation technique de ses services d’annuaires; b. de la sécurité des données contenues dans ces services; c. du traitement conforme au droit des données contenues dans ces services.
2 Les personnes concernées font valoir leurs droits d’accès auprès de l’OFIT et
peuvent faire valoir leurs droits de rectification et d’effacement des données auprès du service du personnel de leur unité administrative ou de leur organisation.
Art. 6 Accès en lecture aux données
1 Les catégories de données suivies d’un astérisque dans l’annexe peuvent être
consultées en ligne par toutes les personnes dont les données peuvent être saisies dans le système. 2 Les catégories de données non suivies d’un astérisque dans l’annexe peuvent être consultées par des collaborateurs de l’administration autorisés à le faire (administra- teurs).
Art. 7 Publication des données L’OFIT livre à la Chancellerie fédérale les données nécessaires à la publication de l’Annuaire fédéral (art. 5, al. 1 et 2, de l’O du 29 octobre 2008 sur l’organisation de la Chancellerie fédérale9).
Art. 8 Transmission des données à d’autres systèmes 1 Toutes les catégories de données peuvent être transmises de manière automatisée aux systèmes d’information internes à l’administration fédérale, dans lesquels elles sont reprises et harmonisées, à condition: a. qu’il existe, pour le système concerné, une base légale et un règlement de traitement au sens de l’art. 11 de l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données10; et b. que le système d’information ait été annoncé au préposé fédéral à la protec- tion des données, à l’exception des fichiers qui ne doivent pas être annoncés en vertu de l’art. 18 de l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données.
9 RS 172.210.10 10 RS 235.11
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Art. 9 Accès en écriture 1 Les données relatives à une personne et au rapport avec la Confédération, ainsi que les données relatives à des contacts sont traitées directement dans le système de gestion du personnel concerné par le service du personnel compétent. 2 Les données techniques sont traitées par les collaborateurs de l’OFIT compétents à cet effet. 3 L’OFIT n’accorde des droits d’écriture que pour les systèmes et les éléments de systèmes auxquels la personne autorisée à écrire doit avoir accès pour exercer son activité.
Art. 10 Conservation et destruction de données Lorsqu’une personne n’est plus soumise à la présente ordonnance, l’OFIT détruit dans les systèmes au sens de la présente ordonnance les données relatives à cette per- sonne dans un délai de 180 jours à partir de la date à laquelle la soumission a cessé.
Art. 11 Inventaire L’OFIT tient un inventaire: a. de ses services d’annuaires; b. des systèmes d’information dont il reprend automatiquement des données; c. des systèmes d’information auxquels des données sont transmises automa- tiquement.
Art. 12 Autre droit applicable L’ordonnance du 22 février 2012 sur le traitement des données personnelles liées à l’utilisation de l’infrastructure électronique de la Confédération11, qui sont générées lors de l’utilisation de l’infrastructure électronique de l’administration fédérale, s’applique pour le reste.
Art. 13 Modification d’un autre acte L’ordonnance du 29 octobre 2008 sur l’organisation de la Chancellerie fédérale12 est modifiée comme suit: Art. 5, al. 4 Abrogé
11 RS 172.010.442 12 RS 172.210.10
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Art. 14 Entrée en vigueur La présente ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 2014.
6 décembre 2013 Au nom du Conseil fédéral suisse: Le président de la Confédération, Ueli Maurer La chancelière de la Confédération, Corina Casanova
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Annexe (art. 3, al. 1)
Catégories de données
Remarque préliminaire: pour la signification des astérisques (*), voir l’art. 6. a. Données relatives à la personne
1. Nom*
2. Prénom*
3. Civilité*
4. Titre*
5. Initiales*
6. Clé permettant d’identifier avec certitude la personne
7. Profession*
8. Langue de correspondance*
b. Données relatives au rapport avec la Confédération
1. Rapports de travail (interne/externe)*
2. Unité d’organisation*
3. Futur rattachement à une unité organisationnelle
4. Numéro personnel
5. Fonction*
6. Poste*
7. Identification du système RH d’où proviennent les données relatives à
la personne
8. Date d’entrée et date de départ
c. Données de contact
1. Lieu de travail et adresse postale*
2. Numéro du bureau*
3. Composantes de l’adresse professionnelle* tels qu’adresse électroni-
que*, numéro de téléphone (fixe* et mobile*), numéro de télécopieur*, adresse VoIP*
4. Composantes de l’adresse des personnes externes mandatées*
d. Données techniques
1. Appareils, raccordements et équipements similaires attribués à la per-
sonne
2. Composantes de l’adresse, numéros d’identification et autres paramè-
tres techniques des appareils, des raccordements et des équipements similaires
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3. Langue du système des appareils, des raccordements et des équipe-
ments similaires
4. Clés publiques des certificats numériques*
5. Groupes d’autorisations
6. Nom d’accès aux systèmes informatiques
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