AS 2017 6699

Ordonnance sur le système d'information du service civil

Ordonnance sur le système d’information du service civil

Modification du 15 novembre 2017

Le Conseil fédéral suisse arrête:

I L’ordonnance du 20 août 2014 sur le système d’information du service civil1 est modifiée comme suit:

Art. 3, let. d et e Le système E-ZIVI sert à faciliter l’exécution du service civil, à savoir: d. l’exécution d’inspections et de contrôles d’efficacité dans les établissements d’affectation et l’encadrement de ces derniers; e. la préparation, l’exécution, le financement, l’administration, le contrôle et l’évaluation des journées d’introduction destinées aux personnes demandant à être admises au service civil et des cours de formation destinés aux per- sonnes astreintes au service civil;

Art. 5, al. 2, let. c et d

2 Il contient des données sur:

c. les établissements de formation et les enseignants; d. les périodes d’affectation, les journées d’introduction et les cours de forma- tion;

Art. 6, let. b Les données du système E-ZIVI sont collectées auprès des personnes, institutions et établissements suivants: b. les institutions demandant à être reconnues en tant qu’établissement d’affec- tation et les établissements d’affectation reconnus;

1 RS 824.095

2017-1928 6699

Système d’information du service civil. O RO 2017

Art. 8, let. l L’organe d’exécution communique des données personnelles aux organes et per- sonnes suivants dans les buts mentionnés ci-après: l. aux prestataires de services spécialisés dans les évaluations, en vue de mener auprès des personnes demandant à être admises au service civil, des per- sonnes astreintes au service civil, des établissements d’affectation et des en- seignants des enquêtes visant à évaluer les journées d’introduction, les cours de formation et les périodes d’affectation.

Art. 11, al. 1

1 La sécurité des données est régie par les dispositions suivantes:

a. les art. 8 à 12 de l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données2; b. l’ordonnance du 9 décembre 2011 sur l’informatique dans l’administration fédérale3; c. les directives du Conseil fédéral du 1er juillet 2015 concernant la sécurité des TIC dans l’administration fédérale4.

II L’annexe est remplacée par la version ci-jointe.

III La présente ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 2018.

15 novembre 2017 Au nom du Conseil fédéral suisse:

La présidente de la Confédération, Doris Leuthard Le chancelier de la Confédération, Walter Thurnherr

2 RS 235.11 3 RS 172.010.58 4 FF 2015 5313

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Annexe (art. 7, al. 4)

Données personnelles figurant dans le système d’information automatisé du service civil: utilisateurs, accès et droits de consultation et de traitement

A Utilisateurs, codes et accès au système de gestion et au système clients Utilisateur Code utilisé dans Accès le tableau

Chef Exécution a SG Collaborateur de l’unité principale Encadrement des établissements d’affectation (REI) b SG Cadre de l’unité principale Encadrement des civilistes (ECA) c SG Spécialiste Exécution d SG Collaborateur de l’unité principale ECA e SG Collaborateur de l’unité principale Introduction et formation ZIVI f SG Chef de centre régional g SG Collaborateur REI auprès d’un centre régional h SG Collaborateur ECA auprès d’un centre régional i SG Collaborateur Centre de gestion administrative auprès d’un centre régional j SG Service juridique k SG Finances l SG Communication m SG

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Utilisateur Code utilisé dans Accès le tableau

Controlling stratégique et politique (CSP) n SG Administrateur système o SG / SC Personne demandant à être admise au service civil ou personne astreinte au service civil p SC Institution demandant à être reconnue en tant qu’établissement d’affectation ou établissement q SC d’affectation Assurance militaire r SC Autorité cantonale chargée de la taxe d’exemption ou Administration fédérale des contributions s SC Organe chargé des questions d’allocations pour perte de gain t SC Enseignant u SC

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B Données, droits de consultation et de traitement Données Droits des utilisateurs A = Consultation B = Traitement (enregistrement, modification et téléchargement)

Organe d’exécution Clients

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u

1. Données personnelles concernant la personne demandant à être admise au service civil ou la personne astreinte au service civil

2. Prénom A A A A A A A A A A A B B

3. Adresse (y compris numéro de téléphone portable et A A A A A A A A A A A B B adresse électronique)

9. Prénom A A B A A B A B A A A B A

10. Adresse (y compris numéro de téléphone portable et A A B A A B A B A A A B A adresse électronique)

12. Lieu d’origine A A B A A B A B A A A B A

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Données Droits des utilisateurs A = Consultation B = Traitement (enregistrement, modification et téléchargement)

Organe d’exécution Clients

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u

1.3 Données personnelles concernant la personne astreinte au service civil

15. Numéro de système de la personne demandant à être A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A admise au service civil ou de la personne astreinte au service civil

17. Prénom A A B A B A B A B B A A A A B A A A A A

18. Adresse (y compris numéro de téléphone portable et A A B A B A B A B B A A A A B B A A A A adresse électronique)

22. Ancien numéro d’assuré AVS A A B A B A B A B B A A A A B A A A A A

23. Nouveau numéro d’assuré AVS A A B A B A B A B B A A A A B A A A A A

27. Sexe A A B A B A B A B B A A A A B A A A A A

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Données Droits des utilisateurs A = Consultation B = Traitement (enregistrement, modification et téléchargement)

Organe d’exécution Clients

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u

28. Indications en vue du signalement et de la révocation B B

dans le RIPOL

2.1 Envoi de la demande en ligne

30. Déclaration de la personne demandant à être admise au A A A A A A A A A A A B B service civil qu’elle ne peut pas concilier le service mili- taire avec sa conscience 31. Déclaration de la personne demandant à être admise au A A A A A A A A A A A B B service civil qu’elle est disposée à effectuer le service civil conformément à la LSC 32. Copie numérique de la carte d’identité ou du passeport A A A A A A A A A A B B 33. Confirmation de l’envoi de la demande par la personne A A A A A A A A A A A B B demandant à être admise au service civil

34. Formulaire de demande officiel téléchargé A A B A A B A B A A B A

35. Déclaration de la personne demandant à être admise A A B A A B A B A A A B A au service civil qu’elle ne peut pas concilier le service militaire avec sa conscience

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Données Droits des utilisateurs A = Consultation B = Traitement (enregistrement, modification et téléchargement)

Organe d’exécution Clients

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u 36. Déclaration de la personne demandant à être admise A A B A A B A B A A A B A au service civil qu’elle est disposée à effectuer le ser- vice civil conformément à la LSC 37. Copie numérique de la carte d’identité ou du passeport A A B A A B A B A A B A 38. Date de réception de la demande d’admission A A B A A B A B A A A A B A

2.3 Administration de la procédure d’admission

39. Compétence du centre régional ou de l’organe central A A B A A B A B A A A A B A A A pour la personne demandant à être admise au service ci- vil ou pour la personne astreinte au service civil

40. Aptitude A B B B A B A

41. Dernier grade militaire obtenu par la personne astreinte A A B A A B A B A A A A B A A au service civil 42. Jours de service militaire accomplis et restant à effec- A A B A A B A B A A A A B A A A tuer; catégorie de décompte APG 43. Statut lors de l’admission: personne astreinte au service A A B A A B A B A A A A B A A militaire ou conscrit

44. Reconsidération d’une décision de non-entrée en A A B A A B A B A A B A

matière ou de rejet

47. Inscription en ligne à la journée d’introduction A A B A A B A B B A B B

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Données Droits des utilisateurs A = Consultation B = Traitement (enregistrement, modification et téléchargement)

Organe d’exécution Clients

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u

48. Inscription par l’organe d’exécution à la journée A A B A A B A B B A B A

d’introduction

50. Confirmation de la demande (en ligne) A A B A A A A A A A A B B

51. Téléchargement de la confirmation de la demande A A B A A B A B A A A B A (en cas d’envoi en dehors d’E-ZIVI) 52. Date de réception de la confirmation de la demande A A B A A B A B A A A B A 53. Décision concernant la demande d’admission A A B A A B A B A A A A B A A 54. Jours de service civil à accomplir A A B A A B A B A A A A A B A A A A A

55. Dossier de la personne demandant à être admise au A A B A A B A B A A B A

service civil contenant tous les documents de la procé- dure d’admission 56. Correspondance entre la personne astreinte au service A A B A A B A B A A B A civil et l’organe d’exécution

3. Affectations

57. Liste de présence des cours de formation (présence et A A A A A B A A A A A B B remarques)

58. Données personnelles de l’enseignant (nom, prénom, B B B

sexe, numéro de téléphone portable et adresse électro- nique) 59. Cours de formation de l’organe d’exécution A A A A A B B A B B A A A B A A A 60. Inscription en ligne aux cours de formation A A A A A A A A A A A A A B B B

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Données Droits des utilisateurs A = Consultation B = Traitement (enregistrement, modification et téléchargement)

Organe d’exécution Clients

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u 61. Collaborateur responsable des enregistrements A A A A A B B A B B A A A A B A

62. Statut militaire en service long A A B A A A B A B A A A A B A A

63. Nombre de jours de service supplémentaires volontaires A A A A A A B A B A A A A B A A A A 64. Exemption du service en vertu de l’art. 13 LSC A A A A A A B A B A A A A B A A A

65. Photo passeport pour la carte de légitimation du service B B B B A

civil 66. Remarques concernant la personne astreinte au service A A A A B A B A B B A B civil

68. Examen médical effectué par le médecin-conseil A B B B A B A B

69. Résultat de la vérification de la réputation de la per- A A A A A B A B B A B A sonne astreinte au service civil 70. Résultat de la vérification de l’aptitude de la personne A A A A A B A B B A B A astreinte au service civil

71. Communications entre la personne astreinte au service B B

civil et l’établissement d’affectation en vue d’une con- vention d’affectation 72. Données relatives à l’affectation (convention A A A A A A B A B B A B B B d’affectation)

73. Convocations A A A B B A B A B B A A A A B A A A A A

74. Jours de service planifiés et accomplis A A A A B A B A B B A A A B A A A A A 75. Déclaration des jours de service accomplis A A A A B A B A B B A A A B A B A A A

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Données Droits des utilisateurs A = Consultation B = Traitement (enregistrement, modification et téléchargement)

Organe d’exécution Clients

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u

77. Procédures disciplinaires et pénales B B

78. Interdiction d’accomplir des périodes de service B A A A A A B A B A A B A A A A

79. Exclusion du service civil B A A A A A B A B A A B A A A A

80. Libération ordinaire du service civil A A B A A A B A B B A A B A A A A 81. Libération avant terme du service civil A A B B A A B A B A A A B A A A A

82. Dossier contenant tous les documents de la personne A A A B B A B A B B A B

astreinte au service civil, à l’exception de la documen- tation d’admission, de l’examen par le médecin-conseil et des procédures disciplinaires et pénales 83. Correspondance entre la personne astreinte au service A A B B B A B A B B A B A civil et l’organe d’exécution 84. Convention de report de la libération du service civil A A A A A A B A B A A A A B A A

87. Interruption d’affectation A A A A A A B A B B A A B A A A A

88. Caisse-maladie de la personne astreinte au service civil A A A A B A B A B B A A B A 89. Coordonnées bancaires de la personne astreinte au A A A A B B B A B B A A B B A A A service civil

91. Données relatives aux demandes en dommages-intérêts B B B B B

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Données Droits des utilisateurs A = Consultation B = Traitement (enregistrement, modification et téléchargement)

Organe d’exécution Clients

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u

4. Institutions demandant à être reconnues en tant qu’établissement d’affectation ou établissements d’affectation

96. Numéro d’identification de l’entreprise A B A A A A B B A B A A A A B A

97. Domaine d’activité de l’établissement d’affectation A B A A A A B B A B A A A B A A au sens de l’art. 4 LSC 98. Liste des cahiers des charges avec activités A B A A A A B B A B A A A B A A 99. Exigences particulières concernant la réputation A B A A A A B B A B A A A B A A des personnes astreintes au service civil 100. Exigences particulières concernant l’aptitude A B A A A A B B A B A A A B A A des personnes astreintes au service civil 101. Données internes: forme juridique, évaluation A B A A A A B B A B A A A B A financière, aide financière, réexamen, statut, description, destinataire de la décision 102. Données relatives au traitement de la demande A B A A A A B B A B A A A B

105. Données pour la demande d’aide financière A B A A A A B B A B A B A

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Données Droits des utilisateurs A = Consultation B = Traitement (enregistrement, modification et téléchargement)

Organe d’exécution Clients

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u 106. Compétence du centre régional ou de l’organe central A B A A A A B B A B A A A B A A pour l’établissement d’affectation

109. Dossier contenant tous les documents concernant A B A A A A B B A B A B

l’établissement d’affectation

110. Données relatives aux demandes en dommages-intérêts B B B B B

111. Correspondance entre l’établissement d’affectation et A B A A A A B B A B A B A l’organe d’exécution

115. Recourant (personne astreinte au service civil A B B B B B

ou établissement d’affectation)

117. Réponse A B B B B B

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Données Droits des utilisateurs A = Consultation B = Traitement (enregistrement, modification et téléchargement)

Organe d’exécution Clients

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u

119. Recourant (établissement d’affectation ou autorité A B B B B B

cantonale du marché de l’emploi)

122. Décision du Tribunal administratif fédéral A A B B B B

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