AS 2019 1437

Ordonnance 3 sur l’asile relative au traitement de données personnelles (Ordonnance 3 sur l’asile, OA 3)

Modification du 1er mai 2019

Le Conseil fédéral suisse arrête:

I L’ordonnance 3 sur l’asile du 11 août 1999¹ est modifiée comme suit:

Le Secrétariat d’Etat aux migrations (SEM) exploite les systèmes d’information suivants dans le cadre de l’exécution de ses tâches légales: l. l’outil de gestion des délais (FM-Tool).

Art. 1e Banque de données Finasi

1 La banque de données Finasi contient les données nécessaires au versement des

forfaits conformément aux art. 20, 22 à 24a, 26 à 29 et 31 de l’ordonnance 2 du 11 août 1999 sur l’asile relative au financement (OA 2)² et à l’art. 15 de l’ordonnance du 15 août 2018 sur l’intégration des étrangers (OIE)³ ainsi qu’aux analyses statis- tiques portant sur ces forfaits. 2 Y figurent les données personnelles de requérants d’asile, de personnes admises à titre provisoire, de réfugiés et d’apatrides, à savoir leurs nom, prénom, date de naissance, sexe, nationalité et activité lucrative, la date de leur dernière entrée en Suisse, la date de dépôt de leur dernière demande d’asile, la date d’entrée en force des décisions rendues dans la procédure d’asile, la date et le motif du départ, la date de la dernière adresse dans le canton, ainsi que leur activité lucrative, numéro per- sonnel et numéro d’assuré AVS, le code Finasi, le canton, le numéro postal et le numéro OFS de leur commune de domicile.

3 Les collaborateurs du SEM chargés du versement des forfaits ainsi que des ana-

lyses statistiques s’y rapportant ont accès aux données.

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4 Les collaborateurs des cantons qui sont chargés de la mise en œuvre de ce subven- tionnement disposent d’un accès en lecture aux données relatives à leur canton enregistrées durant les quatre dernières années civiles.

2bis Les prestataires chargés d’assurer le conseil et la représentation juridique con- formément à l’art. 102f, al. 2, LAsi disposent: a. d’un droit d’accès au plan d’intervention des représentants légaux de leur organisation et de leur région, contenant les entretiens planifiés et les dispo- nibilités; b. d’un droit de lecture des entretiens planifiés; c. de droits de saisie et de mutation dans leur plan d’intervention personnel des disponibilités des représentants légaux de leur organisation et de leur région; d. d’un droit de lecture du plan d’intervention de leur région.

1 FM-Tool dispose d’interfaces avec les systèmes SYMIC, MIDES et DOPO pour le

visionnage centralisé des données pertinentes indispensables à la procédure d’asile. 2 L’annexe 6 définit l’ensemble des données visées à l’al. 1, leur provenance ainsi que les interfaces entre FM-Tool et les systèmes SYMIC, MIDES et DOPO.

3 Aucune des données visées à l’al. 1 n’est enregistrée dans FM-Tool. Seuls les

commentaires liés aux différentes étapes de la procédure peuvent l’être. 4 Ont accès au FM-Tool les utilisateurs qui bénéficient déjà d’un accès aux systèmes SYMIC, MIDES et DOPO. 5 Le SEM fixe dans un règlement de traitement en particulier les mesures organisa- tionnelles et techniques à prendre pour éviter le traitement non autorisé des données et règle la journalisation automatique du traitement des données et la sécurité des données.

1 L’annexe 5 est remplacée par la version ci-jointe.

2 La présente ordonnance est complétée par l’annexe 6 ci-jointe.

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III La présente ordonnance entre en vigueur le 1er juin 2019.

1er mai 2019 Au nom du Conseil fédéral suisse: Le président de la Confédération, Ueli Maurer Le chancelier de la Confédération, Walter Thurnherr

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Annexe 5

Niveaux d’accès et autorisations de traitement des données dans le système d’information MIDES

Légende Niveaux d’accès: A: Consulter en ligne B: Traiter Vide: Pas d’accès

Unités organisationnelles: AFIS: Collaborateurs externes qui travaillent avec AFIS-Lifescan Encadrement: Collaborateurs externes du domaine Encadrement Flupo: Police aéroportuaire Sécurité: Collaborateurs externes du domaine Sécurité SEM: Secrétariat d’Etat aux migrations – I: Superutilisateurs – II: Secrétariat – III: Direction Centre d’enregistrement et de procédure (CEP) – IV: Bureau de répartition – V: Centrale CEP – VI: Collaborateurs spécialisés du domaine de l’asile – VII: Domaine Echange de données et identification – VIII: Domaine Saisie et mise à jour des données – IX: Domaine Analyses linguistiques

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Catalogue des données MIDES Champs de données MIDES SEM Partenaires du SEM

I II III IV V VI VII VIII IX Flupo Sécurité Encadrement AFIS

1. Données de base

Nom B B A A A B A B B A A Prénom B B A A A B A B B A A Date et heure du dépôt de la demande d’asile B B A A A B A B B A A No SYMIC A A A A A A A A A A A No personnel MIDES A A A A A A A A A A A No de dossier Asile A A A A A A A A A A A Catégorie d’asile – statut B B A A A B A B B A A No de contrôle personnel (PCN) A A A A A A A A A A A No de police d’assurance B B B B B B A A A Assurance maladie – statut B B B B B B A A A Identification B B A A A B A B A A A Code Dublin B B A A A B A A A A A Date de naissance B B A A A B A B B A A Sexe B B A A A B A B B A A Nationalité B B A A A B A B B A A Langue B B A A A B A B B A A Deuxième langue B B A A A B A B B A A

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Champs de données MIDES SEM Partenaires du SEM

I II III IV V VI VII VIII IX Flupo Sécurité Encadrement AFIS

Etat civil B B A A A B A B B A A Représentant légal B B A A A A A A A A A Personne de confiance B B A A A A A A A A A Type de personne (personne principale/personne secondaire) B B A A A A A A B A A Type de relation B B A A A A A A B A A Statut de la personne B B A A A A A A A A A Statut de la dactyloscopie B B A A A A A A B A B Statut mesures sanitaires à la frontière B B A A A A A A B B A

2. Hébergement

Pré-enregistrement Date du pré-enregistrement B B A A A A B A Date de confirmation du pré-enregistrement B B A A A A B A Entrée Date d’entrée CEP B B A A A A B A Date de la demande d’asile (ouverture procédure) B B A A A A B A Entrée provisoire B B A A A A B A Transfert Date prévue pour le transfert B B A A A A B A Transfert effectué B B A A A A B A

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Champs de données MIDES SEM Partenaires du SEM

I II III IV V VI VII VIII IX Flupo Sécurité Encadrement AFIS

Lieu avant transfert B B A A A A B A Date du transfert B B A A A A B A Date d’arrivée du transfert B B A A A A B A Remarque transfert B B A A A A B A Disparition Date de la disparition B B A A A A B A Départ Date de départ B B A A A A B A Remarque au canton B B A A A A B A Canton de départ B B A A A A B A Heure d’arrivée dans le canton B B A A A A B A

3. Affaires

Collaborateur chargé de la saisie (indica- B B A A A A A A tion numéro d’identification/sigle) Collaborateur responsable B B A A A A Genre d’affaire B B A A A A Date d’enregistrement de l’affaire B B A A A A Date statistique de l’affaire B B A A A A Synchronisation SYMIC B B A A A A Possible affaire SYMIC B B A A A A

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Champs de données MIDES SEM Partenaires du SEM

I II III IV V VI VII VIII IX Flupo Sécurité Encadrement AFIS

Date de l’événement (audition) B B A A A A Genre de règlement B B A A A A Date du règlement B B A A A A Type d’annulation B B A A A A Date de l’annulation B B A A A A Désactivation de l’annulation B B A A A A Date de la désactivation B B A A A A Remarque sur l’affaire B B A A A A Date de la remarque B B A A A A Titre de la remarque B B A A A A

4. Données de référence

Données de référence B A

5. Gestion des sorties

Historique des sorties B B A B B B B B Interdiction de sortie B B A B B B B B Sortie extraordinaire B B A B B B B B

6. Décisions de non-entrée en matière/Gestion des délais

Date de notification NEM B B A A A A Ultime délai de recours B B A A A A

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Champs de données MIDES SEM Partenaires du SEM

I II III IV V VI VII VIII IX Flupo Sécurité Encadrement AFIS

Date de la disparition B B A A A A Date d’entrée du recours au Tribunal administratif fédéral B B A A A A (TAF) Date pour l’arrêt du TAF B B A A A A Entrée en force de l’arrêt du TAF B B A A A A

7. Procès-verbal de l’audition sur la personne

Chargé d’audition B A A A B B Date de l’audition B A A A B B Langue de l’audition B A A A B B Indications sur la feuille d’information B A A A B B Indications sur la représentation légale B A A A B B Indications sur l’interprète B A A A B B

1. Identité

Clan/tribu/caste B A A A B B Nom de jeune fille B A A A B B Lieu de naissance B A A A B B Ethnie B A A A B B Deuxième nationalité B A A A B B Nationalité à la naissance B A A A B B Code de provenance B A A A B B

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Champs de données MIDES SEM Partenaires du SEM

I II III IV V VI VII VIII IX Flupo Sécurité Encadrement AFIS

Etat civil depuis: B A A A B B Indications sur le partenaire B A A A B B Religion B A A A B B Identité secondaire B A A A B B Indications sur le père B A A A B B Indications sur la mère B A A A B B Autres langues suffisamment connues pour l’audition B A A A B B Autres connaissances linguistiques B A A A B B Langues du père B A A A B B Langues de la mère B A A A B B Niveau scolaire/formation, métier B A A A B B Dernière activité exercée B A A A B B Moyens à disposition en francs suisses B A A A B B Moyens à disposition en devises étrangères B A A A B B

2. Séjours

Dernier lieu de domicile dans le pays d’origine B A A A B B Dernière adresse officielle dans le pays d’origine B A A A B B Séjour antérieur en Suisse B A A A B B Séjour antérieur à l’étranger (hors Suisse) B A A A B B Demande d’asile antérieure dans un pays tiers/ représenta- B A A A B B tion pays tiers

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Champs de données MIDES SEM Partenaires du SEM

I II III IV V VI VII VIII IX Flupo Sécurité Encadrement AFIS

Demande d’asile antérieure en Suisse/représentation suisse B A A A B B

3. Relations

Dans le pays d’origine B A A A B B En Suisse B A A A B B Indications sur les relations en Suisse B A A A B B Relations dans des pays tiers B A A A B B Indications sur les mineurs inclus dans la demande d’asile B A A A B B Indications sur les identités secondaires des enfants B A A A B B Documents d’identité des enfants B A A A B B

4. Itinéraire de voyage

Date de départ du pays d’origine B A A A B B Voyage du pays d’origine jusqu’en Suisse B A A A B B Date d’entrée en Suisse B A A A B B Type d’entrée B A A A B B Lieu de dépôt de la demande B A A A B B Questions relatives au pays de provenance B A A A B B

5. Motifs de la demande d’asile

Départ/motifs de la demande d’asile B A A A B B Moyens de preuve B A A A B B Autres documents B A A A B B

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Champs de données MIDES SEM Partenaires du SEM

I II III IV V VI VII VIII IX Flupo Sécurité Encadrement AFIS

6. Autres questions

Remarques complémentaires du requérant B A A A B B Interprète B A A A B B Durée de l’audition B A A A B B Catégorie d’identité B A A A B B Retraduction du procès-verbal, langue de l’audition B A A A B B

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Annexe 6

Interfaces entre les systèmes d’information

I. Données de la banque de données DOPO transmises au système d’information MIDES Date de la première audition du requérant d’asile mineur non accompagné Date de saisie des données personnelles Date de l’entretien Dublin Date de l’audition

II. Données de système d’information MIDES transmises au FM-Tool Affaire «Première consultation médicale» Date de la première audition du requérant d’asile mineur non accompagné Date de départ prévu du centre fédéral Langue de l’audition Requérant d’asile mineur non accompagné (oui/non) Collaborateur chargé de l’affaire Date de l’entretien Dublin Affaire «Information médicale à l’arrivée» Date de l’audition Date d’entrée Représentant juridique Date de départ effectif du centre fédéral Entretien saisie des données personnelles Affaire «Dactyloscopie» Genre d’hébergement Affaire «Disparition» Assurance-maladie – statut

III. Données du FM-Tool transmises à la banque de données DOPO Genre de prestation Numéro SYMIC Langue

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IV. Données de SYMIC (partie eAsile) transmises au FM-Tool Langue Tri à la suite de l’entretien Dublin No SYMIC Affaire pendante

V. Données de la banque de données DOPO transmises à SYMIC (par- tie eAsile) Date de la première audition du requérant d’asile mineur non accompagné Date de l’audition Date de l’entretien Dublin Date de la saisie des données personnelles

VI. Données du système d’information SYMIC transmises à la banque de données DOPO Sexe Nationalité No N Date d’entrée Langues dans SYMIC No SYMIC Requérant d’asile mineur non accompagné (oui/non)

VII. Données du système d’information SYMIC transmises au FM-Tool N° SYMIC Pays Recours déposé (oui/non) Date d’entrée en force No N Date d’entrée en force (notification) Demande d’asile en Suisse (oui/non) Langues dans SYMIC Date de fin de la phase préparatoire Date de reprise de la phase préparatoire Requérant d’asile mineur non accompagné (oui/non) Date de fin de la phase cadencée Date d’entrée

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VIII. Données du système d’information MIDES transmises au FM-Tool Requérant d’asile mineur non accompagné (oui/non) Représentant juridique Collaborateur chargé de l’affaire Genre d’hébergement N° SYMIC

IX. Données de SYMIC (partie eAsile) transmises à la banque de données DOPO Tri à la suite de l’ entretien Dublin Langue dans eAsile No SYMIC

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