AS 2021 396
Ordinanza del 18 giugno 2021 sui sistemi d’informazione consolare del Dipartimento federale degli affari esteri
RU 2021 www.dirittofederale.admin.ch La versione elettronica firmata è quella determinante
Ordinanza sui sistemi d’informazione consolare del Dipartimento federale degli affari esteri
del 18 giugno 2021
Il Consiglio federale svizzero, visto l’articolo 6 della legge federale del 24 marzo 20001 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri; visto l’articolo 57h capoverso 3 della legge del 21 marzo 19972 sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione, ordina:
Sezione 1: Disposizioni generali
Art. 1 Oggetto La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzo dei sistemi d’informazione EDAssist+ e Travel Admin della Direzione consolare (DC) del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE).
Art. 2 Responsabilità La DC è responsabile dei sistemi d’informazione.
Sezione 2: EDAssist+
Art. 3 Scopo EDAssist+ serve per: a. trattare le richieste della popolazione; b. trattare i casi di protezione consolare secondo gli articoli 39–49 della legge del 26 settembre 20143 sugli Svizzeri all’estero (LSEst);
RS 852.12
2021-2197 RU 2021 396
Sistemi d’informazione consolare del DFAE. O RU 2021 396
c. fornire altri servizi consolari secondo gli articoli 50–52 LSEst; d. trattare avvisi di ricerca di persone scomparse; e. avviare misure in caso di crisi o di catastrofe; f. trattare le richieste di aiuto sociale secondo gli articoli 22–37 LSEst; g. gestire gli atti relativi ai casi; h. elaborare statistiche.
Art. 4 Struttura EDAssist+ è composto da quattro moduli: a. hotline; b. helpline; c. protezione consolare; d. aiuto sociale agli Svizzeri all’estero.
Art. 5 Contenuto del modulo hotline Il modulo hotline contiene dati sulle seguenti persone: a. persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 della legge federale del 24 marzo
2000 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli
affari esteri che risultano scomparse; b. persone che hanno formulato un avviso di ricerca.
Art. 6 Contenuto del modulo helpline Il modulo helpline contiene dati sulle persone che presentano una richiesta al DFAE.
Art. 7 Contenuto del modulo protezione consolare Il modulo protezione consolare contiene dati sulle persone di cui all’articolo 4 capo- versi 1 e 2 della legge federale del 24 marzo 2000 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri assistite nell’ambito della protezione consolare.
Art. 8 Contenuto del modulo aiuto sociale Il modulo aiuto sociale contiene dati sulle seguenti persone, nella misura in cui sono necessari per l’esame delle richieste di prestazioni di aiuto sociale: a. richiedente; b. coniuge o partner registrato del richiedente; c. concubino del richiedente; d. figli delle persone di cui alle lettere a–c;
Sistemi d’informazione consolare del DFAE. O RU 2021 396
e. genitori del richiedente; f. persone che vivono nella stessa economia domestica del richiedente; g. persone di riferimento del richiedente.
Art. 9 Dati trattati e provenienza dei dati
1 I dati da trattare sono elencati nell’allegato 1.
2 I dati sono registrati:
a. dalla DC; b. dalle rappresentanze diplomatiche e consolari svizzere all’estero; c. dal Centro di gestione delle crisi (KMZ) nel modulo hotline. 3 I dati relativi alle persone registrate nei sistemi d’informazione E-VERA o Travel Admin sono ripresi da questi sistemi con una procedura automatizzata tramite un’in- terfaccia. L’allegato 2 elenca quali dati possono essere ripresi.
Art. 10 Diritti di trattamento 1 La DC e le rappresentanze hanno il diritto di trattare tutti i dati in EDAssist+ nel quadro dei loro diritti di accesso. 2 Per l’adempimento dei suoi compiti, il KMZ ha il diritto di trattare tutti i dati dei moduli hotline, helpline e protezione consolare nel quadro dei suoi diritti di accesso. 3 L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di trattamento necessari per adempiere i propri compiti.
4 Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.
Art. 11 Comunicazione di dati La DC, le rappresentanze e il KMZ possono comunicare ai servizi di soccorso, a rap- presentanze estere e alle autorità locali i dati di persone registrate nei moduli hotline, helpline e protezione consolare e coinvolte in una crisi o in una catastrofe se questo è nell’interesse di tali persone.
Art. 12 Documenti In EDAssist+ è possibile memorizzare tutti i documenti relativi alle persone registrate nel sistema d’informazione e agli affari registrati elettronicamente.
Art. 13 Distruzione di set di dati 1 I dati del modulo aiuto sociale vengono distrutti dopo dieci anni dall’ultimo tratta- mento, ma al più tardi dopo 30 anni dall’apertura del dossier. 2 I dati dei moduli hotline, helpline e protezione consolare con lo status «disattivato», «concluso» o «archiviato» vengono distrutti al più tardi cinque anni dopo l’ultimo accesso.
Sistemi d’informazione consolare del DFAE. O RU 2021 396
3 Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione della Confederazione.
Sezione 3: Travel Admin
Art. 14 Scopo Travel Admin serve al DFAE per localizzare e contattare, in situazioni di emergenza, di crisi o di catastrofe, le persone che si trovano all’estero o viaggiano all’estero.
Art. 15 Struttura Travel Admin consiste in una banca dati, un accesso online tramite il sito web e un’ap- plicazione per dispositivi mobili.
Art. 16 Contenuto Travel Admin contiene dati sulle persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 della legge federale del 24 marzo 2000 sul trattamento di dati personali in seno al Diparti- mento federale degli affari esteri che si trovano all’estero o viaggiano all’estero e che si sono registrate.
Art. 17 Dati trattati e provenienza dei dati
1 I dati da trattare sono elencati nell’allegato 3.
2 I dati sono registrati dai viaggiatori e dalle rappresentanze.
Art. 18 Diritti di trattamento 1 La DC, le rappresentanze e il KMZ hanno il diritto di trattare tutti i dati in Travel Admin nel quadro dei loro diritti di accesso.
2 I viaggiatori dispongono dei diritti di trattamento completi dei loro dati.
3 L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di trattamento necessari per adempiere i propri compiti.
4 Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.
Art. 19 Comunicazione di dati
1 La DC, le rappresentanze e il KMZ possono comunicare ai servizi di soccorso, a
rappresentanze estere e alle autorità locali i dati di persone registrate coinvolte in una crisi o in una catastrofe se questo è nell’interesse di tali persone. 2 In caso di necessità i dati di cui all’allegato 2 vengono trasmessi a EDAssist+ con una procedura automatizzata tramite un’interfaccia.
Sistemi d’informazione consolare del DFAE. O RU 2021 396
Art. 20 Distruzione di set di dati 1 I dati relativi ai viaggi vengono distrutti 90 giorni dopo la scadenza della durata del viaggio indicata.
2 Gli altri dati vengono distrutti due anni dopo l’ultimo accesso.
3 Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione della Confederazione.
Sezione 4: Gestione e diritti di accesso
Art. 21 Gestione tecnica e amministrazione del sistema 1 L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica dei sistemi d’infor- mazione. 2 L’amministratore di sistema fa parte dell’unità Informatica DFAE. Gestisce i sistemi d’informazione, le banche dati e le applicazioni. 3 Il responsabile delle applicazioni di un sistema d’informazione fa parte della DC. È l’intermediario tra l’amministratore di sistema e gli utenti.
Art. 22 Conferimento dei diritti di accesso 1 I responsabili delle applicazioni conferiscono agli utenti i diritti di accesso indivi- duali. 2 Verificano ogni anno se le condizioni per il conferimento dei diritti di accesso con- tinuano a essere adempiute.
Sezione 5: Sicurezza dei dati
Art. 23 Obblighi di diligenza
1 La DC provvede affinché i dati siano trattati conformemente alle prescrizioni.
2 Si assicura che i dati siano esatti, completi e aggiornati; sono esclusi i dati registrati in Travel Admin che possono essere modificati dai viaggiatori stessi.
Art. 24 Regolamento sul trattamento dei dati La DC emana un regolamento per ciascuno dei due sistemi d’informazione. Il regola- mento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.
Art. 25 Verbale 1 Gli accessi ai sistemi d’informazione e il trattamento dei dati sono costantemente verbalizzati.
Sistemi d’informazione consolare del DFAE. O RU 2021 396
2 I verbali sono conservati per un anno.
Sezione 6: Disposizioni finali
Art. 26 Abrogazione di altri atti normativi Sono abrogati:
1. l’ordinanza SAS-DFAE del 5 novembre 20144;
2. l’ordinanza del 9 dicembre 20115 sul sistema d’informazione EDAssist+.
Art. 27 Entrata in vigore La presente ordinanza entra in vigore il 1° agosto 2021.
18 giugno 2021 In nome del Consiglio federale svizzero: Il presidente della Confederazione, Guy Parmelin Il cancelliere della Confederazione, Walter Thurnherr
4 RU 2014 3895; 2021 132 5 RU 2012 337; 2016 2933; 2021 132
Sistemi d’informazione consolare del DFAE. O RU 2021 396
Allegato 1 (art. 9 cpv. 1)
Dati personali trattati in EDAssist+
1. Hotline
1.1 Dati su persone scomparse
1.1.1 Cognomi
1.1.2 Nomi
1.1.3 Numero d’assicurato (AVS)
1.1.4 Stato: sconosciuto, deceduto, ferito, malato, in buona salute
1.1.5 Lingue
1.1.6 Sesso
1.1.7 Data di nascita
1.1.8 Nazionalità
1.1.9 Luoghi d’origine
1.1.10 Assicurazioni
1.1.11 Indirizzi
1.1.12 Numeri di telefono
1.1.13 E-mail
1.1.14 Dati sull’ultimo luogo di soggiorno
1.1.15 Evento
1.2 Dati su persone che hanno formulato un avviso di ricerca
1.2.1 Cognomi
1.2.2 Nomi
1.2.3 Lingue
1.2.4 Sesso
1.2.5 Rapporto con la persona scomparsa
1.2.6 Data di nascita
1.2.7 Nazionalità
1.2.8 Luoghi d’origine
1.2.9 Assicurazioni
1.2.10 Indirizzi
1.2.11 Numeri di telefono
Sistemi d’informazione consolare del DFAE. O RU 2021 396
1.2.12 E-mail
1.2.13 Data dell’ultimo contatto
2. Helpline
2.1 Cognomi
2.2 Nomi
2.3 Lingue
2.4 Sesso
2.5 Indirizzi
2.6 Numeri di telefono
2.7 E-mail
2.8 Richieste
3. Protezione consolare
3.1 Cognomi
3.2 Nomi
3.3 Lingue
3.4 Sesso
3.5 Data di nascita
3.6 Nazionalità
3.7 Luoghi d’origine
3.8 Stato civile
3.9 Numero d’assicurato (AVS)
3.10 Stato: sconosciuto, deceduto, ferito, malato, in buona salute
3.11 Data della morte
3.12 Dati sul dossier: titolo, numero di riferimento, evento, tipo, Paese, com-
petenza (rappresentanza e collaboratore specializzato)
3.13 Indirizzi
3.14 Numeri di telefono
3.15 Numeri di fax
3.16 E-mail
Sistemi d’informazione consolare. O RU 2021 396
4. Aiuto sociale
Figli del coniuge o del partner Persone che vivono nella stessa
Coniuge o partner registrato Persone di riferimento Figli del richiedente registrato Figli del concubino economia domestica Richiedente Genitori Concubino
Cognomi x x x x x x x x x Nomi x x x x x x x x x Sesso x Data di nascita x x x x x x x Luogo di nascita x x x x x x x Luogo d’origine x x x x x Cantone d’origine x x x x x Nazionalità e modalità di acquisizione x x x x x x x Stato civile x x x x x x Lingua di corrispondenza x x Lingua materna x x Professione x x x Formazione x x x Indirizzi x x x x x x x x x
Sistemi d’informazione consolare. O RU 2021 396
Figli del coniuge o del partner Persone che vivono nella stessa
Coniuge o partner registrato Persone di riferimento Figli del richiedente registrato Figli del concubino economia domestica Richiedente Genitori Concubino
Domicilio x x x x x x x x Numero di telefono/fax x x x x x x x x x E-mail x x x x x x x x x Luogo di soggiorno x x x x x x Durata del soggiorno x x x x x Dati sulle prestazioni di aiuto sociale x x x x x x Certificato medico x x x x x Cure mediche x x x x x Beneficiario di una rendita AI x x x x x Assicurazione x x x x x Dati sulla capacità di guadagno x x x x x Dati sull’alloggio x x x x x Reddito x x x x x x x Patrimonio x x x x x x x Debiti x x x x x x x Tipo di relazione con le persone di riferimento x
Sistemi d’informazione consolare. O RU 2021 396
Allegato 2 (art. 9 cpv. 3)
Elenco dati interfacce Sistema d’informazione Dati personali
E-VERA a. Cognomi b. Nomi c. Indirizzo, mezzi di comunicazione: dati di contatto d. Data di nascita e. Sesso f. Lingue g. Luoghi d’origine h. Nazionalità i. Numero d’assicurato (AVS) j. Numero personale
Travel Admin a. Cognomi b. Nomi c. Data di nascita d. Dati di contatto e. Numeri di telefono f. Nazionalità
Sistemi d’informazione consolare. O RU 2021 396
Allegato 3 (art. 17 cpv. 1)
Dati personali trattati in Travel Admin
1. Cognomi
2. Nomi
3. Data di nascita
4. Domicilio e Paese
5. Numeri di telefono
6. E-mail
7. Sesso
8. Appellativo
9. Nazionalità
10. Dati sui compagni di viaggio: appellativo, cognomi, nomi, data di nascita, na- zionalità, luogo di domicilio, Paese, e-mail, numeri di telefono
11. Indirizzo di emergenza: appellativo, cognomi, nomi, luogo di domicilio,
Paese, e-mail, numeri di telefono 12. Dettagli relativi all’itinerario/destinazione: longitudine/latitudine, città, indi- rizzo, codice Paese, codice regionale
13. Informazioni aggiuntive sulla destinazione
14. Informazioni sulla durata del viaggio/del soggiorno
15. Campi di gestione (non visibili ai viaggiatori): stato del viaggio, ultimo con- tatto, informazioni per i soccorsi (aeroporto, numero di volo, numero di auto- bus ecc.)