L’assemblée générale, organe de l’ERIC CLARIN qui dispose des pleins pouvoirs de décision, représente les membres de l’ERIC CLARIN. Chaque membre dispose d’une voix. Chaque organisme représentant un membre nomme un représentant officiel. Chaque membre peut en outre être accompagné d’un expert. Par conséquent, chaque délégation peut être composée d’un maximum de deux personnes, mais seul le représentant officiel a le droit de vote. Une personne travaillant pour un consortium national ne peut en aucun cas représenter un membre, voir art. 2.2.
L’assemblée générale se réunit au moins une fois par an et doit au moins:
a. nommer, suspendre ou révoquer le directeur exécutif;
b. approuver la politique et la procédure de nomination des autres membres du conseil d’administration;
c. nommer les membres du conseil consultatif scientifique;
d. prendre des décisions sur les stratégies pour la constitution et l’exploitation de CLARIN et sur toute autre question jugée pertinente par le conseil d’administration ou par un membre ou groupe de membres ayant déposé une demande, conformément à l’art. 8, par. 3;
e. approuver le programme de travail et le budget annuel de l’ERIC CLARIN;
f. adopter au moins tous les cinq ans une décision sur les principes de calcul de la cotisation annuelle de chaque membre et sur le montant de la cotisation annuelle. Ces principes et les montants correspondants sont inscrits à l’annexe 2 des présents statuts;
g. approuver les rapports annuels et les comptes de l’ERIC CLARIN;
h. approuver la contribution de chaque membre à l’ERIC CLARIN;
i. approuver l’adhésion de nouveaux membres et la participation de nouveaux observateurs;
j. décider de la fin du statut de membre ou d’observateur;
k. décider de la liquidation de l’ERIC CLARIN conformément à l’art. 27.
L’assemblée générale est convoquée par le président avec un préavis qui ne peut être inférieur à quatre semaines et l’ordre du jour est diffusé au moins deux semaines avant la réunion. Les membres peuvent proposer des points à inscrire à l’ordre du jour jusqu’à trois semaines avant la réunion. Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée à la demande d’au moins 50 % des membres et la réunion se tient dans les plus brefs délais, avec un préavis d’au moins deux semaines.
L’assemblée générale élit un président à la majorité simple des votes exprimés. Le président est le représentant officiel d’un membre. Le président est élu pour un mandat de deux ans. Il ne peut assumer plus de deux mandats consécutifs. Si le président quitte ses fonctions avant la fin de son mandat, l’assemblée générale élit un nouveau président.
L’assemblée générale élit un vice-président à la majorité simple des votes exprimés. Le vice-président est le représentant officiel d’un membre. Le vice-président est élu pour un mandat de deux ans. Le vice-président ne peut assumer plus de deux mandats consécutifs. Si le vice-président quitte ses fonctions avant la fin de son mandat, l’assemblée générale élit un nouveau vice-président. Le vice-président remplace le président en cas d’absence de ce dernier et en cas de conflit d’intérêts.
Si un représentant officiel ne peut pas assister à l’assemblée générale, le membre peut autoriser un autre représentant du même organisme, l’expert national ou un représentant officiel d’un autre membre à voter en son nom en présentant au président, au début de la séance, une procuration écrite dûment signée. Le nombre de procurations ne peut être supérieur à trois par représentant.
L’assemblée générale est présidée par le président ou, en cas d’absence de ce dernier, par le vice-président. Le président, ou une personne autorisée par le président, est responsable de la mise à jour de l’annexe 1, afin qu’une liste exacte des membres, observateurs et de leurs organismes représentants soit disponible en permanence.
Toutes les décisions sont adoptées à la majorité simple des votes exprimés, à l’exception des décisions visant à:
a. modifier les statuts de l’ERIC CLARIN;
b. modifier la partie «Cotisation annuelle» de l’annexe 2 après les cinq premières années;
c. dissoudre l’ERIC CLARIN;
d. mettre fin au statut d’un membre ou d’un observateur;
e. suspendre ou révoquer le directeur exécutif.
Les décisions ci-dessous sont prises à la majorité des deux tiers:
a. la modification des statuts;
b. la modification de l’annexe 2;
c. la suspension ou la révocation du directeur exécutif;
d. la dissolution de l’ERIC CLARIN.
Toute modification des statuts est soumise aux dispositions fixées à l’art. 11 du règlement (CE) no 723/2009.
Toute décision de mettre fin au statut d’un membre ou d’un observateur est prise à l’unanimité, le vote du membre concerné ou les abstentions n’étant pas pris en considération.
Le vote a lieu à bulletin secret si un représentant en fait la demande. En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.
Le quorum requis à l’assemblée générale est fixé à deux tiers des votes. Les représentants peuvent assister en personne à l’assemblée générale ou donner procuration, conformément aux dispositions de l’art. 8, par. 6. L’assemblée générale peut décider d’avoir recours à des moyens techniques tels que la vidéoconférence pour se réunir.
Le président peut décider d’avoir recours à une procédure écrite pour l’adoption des propositions. À cette fin, il envoie aux membres de l’assemblée générale le projet de mesures sur lequel l’avis de l’assemblée générale est demandé. Tout membre qui n’a pas fait connaître son opposition ou son intention de s’abstenir de voter sur le projet de mesures dans le délai fixé dans le courrier électronique est considéré avoir donné son accord tacite à la proposition. Ledit délai ne peut être inférieur à quatorze jours de calendrier. En cas d’urgence, et lorsque la mesure à adopter doit être mise en œuvre immédiatement, le président peut ramener ce délai à cinq jours de calendrier. Si aucune objection, modification ou intention de s’abstenir n’a été communiquée dans le délai imparti, la proposition est adoptée par voie tacite. Si un représentant officiel soulève des objections ou propose des modifications, le président peut décider de modifier la proposition et de la soumettre dans le cadre d’une nouvelle procédure écrite ou d’inscrire le point à l’ordre du jour de la prochaine réunion de l’assemblée générale Si un membre de l’assemblée générale demande que le projet de mesures soit examiné au cours d’une réunion de l’assemblée générale, la procédure écrite est close sans résultat et le président convoque une réunion de l’assemblée générale dans les meilleurs délais.
L’assemblée général peut établir des organes et des comités consultatifs si nécessaire.