Règlement d'application de la loi du 7 mars 2006 sur l'aide aux requérants d'asile et à certaines catégories d'étrangers (RLARA)

du 29 septembre 2021

Préambule

LE CONSEIL D'ÉTAT DU CANTON DE VAUD

vu la loi fédérale du 26 juin 1998 sur l'asile (LAsi) ^A

vu la loi du 7 mars 2006 sur l'aide aux requérants d'asile et à certaines catégories d'étrangers (LARA) ^B

vu la loi du 2 décembre 2003 sur l'action sociale vaudoise (LASV) ^C

vu le préavis du Département de l'économie, de l'innovation et du sport

arrête

chapitre_i_dispositions_g_n_rales Chapitre I Dispositions générales

Art. 1 Champ d'application (art. 1 LARA)

Le présent règlement régit l'assistance et l'aide d'urgence aux personnes visées par la loi sur l'aide aux requérants d'asile et à certaines catégories d'étrangers^B (ci-après LARA).

Art. 2 Définitions

Au sens du présent règlement, on entend par:

Bénéficiaires de l'aide d'urgence: personnes visées par l'article 49 LARA bénéficiant au moins d'une prestation d'aide d'urgence de la part de l'établissement cantonal pour l'accueil des requérants d'asile (ci-après: l'établissement) même si elles procèdent à leur remboursement.
Bénéficiaires de l'assistance: personnes bénéficiant au moins d'une prestation d'assistance de la part de l'établissement, même si elles procèdent à son remboursement.
Autonomie: fait d'être financièrement autonome de l'établissement, ce qui implique de recevoir des prestations d'assistance en nature (hébergement, couverture des frais médicaux et transports publics) et de pouvoir les rembourser entièrement.
Décompte d'assistance: décision formelle de l'établissement portant sur l'octroi de prestations d'assistance ou d'aide d'urgence en espèces ou en nature, ou sur une obligation de restitution.
Unité d'assistance: unité composée d'une personne ou d'un couple, ainsi que de leurs enfants mineurs à charge, vivant dans le même logement.
Ménage: l'ensemble des personnes faisant partie de la même famille nucléaire (parents mariés ou non mariés et leurs enfants qu'ils soient mineurs ou majeurs) vivant dans le même logement, indépendamment de leur statut administratif.
Cohabitation: état de fait de personnes, d'unités d'assistance différentes, vivant dans le même logement, indépendamment de leur statut administratif.

Art. 3 Obligation de renseigner (art. 22 al. 1 quater LARA)

Chaque bénéficiaire ou son représentant légal doit déclarer sans délai à l'établissement tout fait nouveau de nature à modifier le montant des prestations allouées ou à justifier leur suppression.

Constituent des faits nouveaux au sens de cette disposition, notamment:

le début et la fin d'une activité lucrative ou les variations de la rémunération d'une telle activité;
les changements d'état civil;
la modification des charges de famille ou de la composition de l'unité d'assistance;
le dépôt d'une demande de bourse;
le dépôt d'une demande de rente d'assurance-invalidité;
le versement d'un capital, d'une rente ou d'une indemnité de quelque nature que ce soit;
les droits dévolus à un membre de l'unité d'assistance dans le cadre d'une succession;
toute aide économique, financière ou en nature, concédée par un tiers à l'unité d'assistance;
la réalisation d'un bien mobilier ou immobilier.

Art. 4 Enquête sur la situation du bénéficiaire (art. 22a LARA)

L'enquête revêt un caractère exceptionnel. Elle est régie par les principes de subsidiarité et de proportionnalité. Sauf cas complexes nécessitant des mesures d'investigation s'étalant dans le temps, l'enquête ne doit pas durer plus de quatre mois.

L'enquête s'étend aux personnes vivant dans le même logement que le bénéficiaire ou ayant à son égard une obligation d'entretien.

L'enquête porte en particulier sur les éléments suivants:

les ressources financières ou en nature, les revenus, la fortune, en Suisse et à l'étranger, ainsi que la capacité de gain et de travail;
les charges courantes et autres dépenses;
le domicile et le lieu de vie effectifs;
l'état civil et la composition effective du ménage;
l'utilisation conforme des prestations allouées par l'établissement.

L'enquêteur est soumis au secret de fonction.

Les moyens d'investigation peuvent consister notamment en une observation sur le terrain, des prises de vue dans le domaine public, une visite à domicile autorisée par le bénéficiaire ou une audition.

Art. 5 Assistance indûment fournie (art. 21, al. 2 et art. 24 al. 1 LARA)

Constituent des prestations d'assistance indûment fournies celles qui sont obtenues sans droit, notamment parce que le bénéficiaire, par des mensonges, des omissions ou des dissimulations, n'a pas révélé fidèlement à l'autorité sa situation réelle, ainsi que celles obtenues conformément au droit, mais qui ne sont pas utilisées dans le but pour lequel elles ont été octroyées ou qui ne sont pas remboursées alors que le bénéficiaire a perçu rétroactivement des prestations d'assurances sociales.

Les prestations d'assistance indûment fournies doivent être restituées; les factures émises par l'établissement ont valeur de décision ordonnant cette restitution.

L'établissement peut facturer des frais de rappel de Fr. 10.- maximum par facture pour toute facture impayée.

chapitre_ii_normes_d_assistance Chapitre II Normes d'assistance

Art. 6 Prestations financières (art. 20 al. 2, 21 et 42 LARA)

Les montants forfaitaires journaliers, exprimés en francs suisses, sont portés sur le décompte d'assistance des bénéficiaires de l'assistance selon le barème annexé au présent règlement (Annexe 1).

Art. 7 Compléments (art. 20 al. 2, 21 et 42 LARA)

Les montants forfaitaires journaliers complémentaires mentionnés dans l'annexe 1 (compléments a et b) sont versés aux bénéficiaires de l'assistance dès le 1er janvier de l'année où ils atteignent l'âge de 16 ans.

Les mineurs non accompagnés ont droit aux compléments a et b quels que soient leur âge et leur statut administratif.

Le complément a peut être retenu pour le remboursement de dettes envers l'établissement. Il peut être supprimé en application d'une sanction pour incivilité ou pour absence de collaboration.

Le complément b peut être retenu pour non-respect des directives en matière d'entretien et de nettoyage du logement. Il peut être supprimé pour non-participation aux programmes de formation ou aux séances d'information, ainsi qu'en application d'une sanction pour incivilité ou pour absence de collaboration.

Art. 8 Forfaits pour logement dans une structure d'hébergement collectif (art. 20 al. 2, 21 et 42 LARA)

Les montants forfaitaires journaliers, exprimés en francs suisses, sont portés sur le décompte d'assistance des personnes logées dans des structures d'hébergement collectif, selon le barème annexé au présent règlement (Annexe 2).

Art. 9 Forfaits pour logement dans un appartement (art. 20 al. 2, 21 et 42 LARA)

Les montants forfaitaires mensuels, exprimés en francs suisses, sont portés sur le décompte d'assistance des personnes logées dans des appartements, selon le barème annexé au présent règlement (Annexe 3).

Aux montants forfaitaires mentionnés à l'alinéa 1 s'ajoute un forfait pour charges et frais (notamment chauffage, électricité et eau chaude), selon le barème annexé au présent règlement (Annexe 4).

Art. 10 Forfait pour assurances (art. 20 al. 2 et 21 LARA)

L'établissement porte sur le décompte d'assistance un montant forfaitaire de Fr. 9.- par mois et par bénéficiaire de l'assistance qu'il héberge pour la couverture des assurances incendie et responsabilité civile.

Art. 11 Hébergement dans les logements non fournis par l'établissement (art. 20 al. 2 et 21 LARA)

L'établissement rembourse le loyer des bénéficiaires de l'assistance qui disposent d'un bail privé jusqu'à concurrence des montants forfaitaires mensuels figurant dans les barèmes annexés au présent règlement (Annexe 5).

Les bénéficiaires de l'aide d'urgence n'ont pas droit au remboursement de leur loyer en bail privé, sauf exception.

Aux montants forfaitaires mentionnés à l'alinéa 1 s'ajoute un forfait mensuel pour charges et frais (chauffage, électricité, eau chaude, taxes diverses, etc.), selon le barème annexé au présent règlement (Annexe 5).

Un loyer en bail privé supérieur au montant figurant dans le barème indiqué à l'alinéa 1 peut être pris en charge, au plus tard jusqu'au prochain terme du bail, en cas de:

retour à l'assistance après une période d'autonomie;
changement, à la baisse, de la composition du ménage.

En cas de rupture du contrat de bail privé par l'une des deux parties, l'établissement participera au coût de l'hébergement jusqu'à la date du changement d'adresse, sauf si celui-ci est décidé par l'établissement, auquel cas il peut participer jusqu'à la fin du mois.

chapitre_iii_assurance_obligatoire_des_soins_et_frais_m_dicaux Chapitre III Assurance obligatoire des soins et frais médicaux

Art. 12 Affiliation par l'établissement (art. 34 LARA)

Les bénéficiaires de l'assistance et les bénéficiaires de l'aide d'urgence sont affiliés par l'établissement dans le cadre de l'assurance obligatoire des soins, conformément aux articles 34 et 35 LARA.

La police d'assurance est transférée au bénéficiaire, d'office ou sur demande de ce dernier, selon les conditions suivantes:

soit, d'office, au 1er octobre pour les bénéficiaires de prestations complémentaires de l'assurance-vieillesse, survivants et invalidité, ainsi que pour les personnes financièrement autonomes depuis 3 mois de manière ininterrompue en date du 30 septembre de la même année;
soit, sur demande de l'intéressé, à la fin de chaque mois, pour les personnes financièrement autonomes depuis 3 mois de manière ininterrompue ou n'ayant aucun autre lien d'assistance avec l'établissement.

Lorsque la police d'assurance est transférée au bénéficiaire conformément à l'alinéa 2, l'intéressé n'est plus considéré comme affilié par l'établissement.

Si l'intéressé n'est plus en mesure d'assumer lui-même les charges financières relatives à sa police d'assurance, il en transfère la gestion à l'établissement en signant une procuration en faveur de ce dernier. L'intéressé est alors considéré comme affilié par l'établissement.

Art. 13 Forfait pour la prise en charge des frais médicaux (art. 36 al. 1 LARA)

La prise en charge des frais médicaux est portée sur le décompte d'assistance sous forme d'un forfait mensuel. Les montants sont imputés en fonction de la classe d'âge telle que définie par l'article 61 LAMal (adultes, jeunes adultes, enfants).

Le forfait prestations pour frais médicaux est le même quel que soit le district dans lequel le bénéficiaire habite. Ce forfait est calculé chaque année en faisant une moyenne des primes des deux régions vaudoises mentionnées par l'ordonnance du Département fédéral de l'intérieur (DFI) relative aux primes moyennes de l'assurance obligatoire des soins pour le calcul des prestations complémentaires.

Ce forfait couvre les primes pour l'assurance obligatoire des soins, la franchise, la quote-part (participation), les contributions aux frais de séjour hospitaliers (taxes hospitalières), les frais non pris en charge par l'assurance obligatoire des soins et les frais administratifs. Les conditions et modalités de prise en charge par l'établissement de frais de traitement dentaire et orthodontique sont définies dans la directive d'application du présent règlement, dans le cadre de la convention conclue entre le département en charge de la santé et de l'action sociale et les médecins-dentistes du canton de Vaud.

En cas de versement d'un subside en application de l'article 14, alinéa 2, ce montant est porté en déduction du forfait mensuel.

Art. 14 Subside

Les bénéficiaires de l'assistance et les bénéficiaires de l'aide d'urgence qui sont affiliés par l'établissement n'ont, en principe, pas droit à la réduction des primes, conformément à l'article 82a, alinéa 7 de la loi fédérale du 26 juin 1998 sur l'asile^A.

Font exception, les personnes visées par l'article 5b de l'ordonnance 2 du 11 août 1999 sur l'asile relative au financement^D, ainsi que les situations dans lesquelles il est manifeste que les personnes concernées sont dans une situation d'autonomie financière stable.

chapitre_iv_aide_d_urgence Chapitre IV Aide d'urgence

Art. 15 Prestations en nature

Par prestation en nature, on entend:

le logement, en règle générale, dans un lieu d'hébergement collectif;
la remise de denrées alimentaires et d'articles d'hygiène;
les soins médicaux nécessaires.

Art. 16 Prestations en espèces

Les bénéficiaires de l'aide d'urgence qui, en raison de leur situation personnelle ou médicale, ne peuvent se voir servir en nature tout ou partie des prestations mentionnées dans le barème annexé au présent règlement (Annexe 6) reçoivent en lieu et place les montants journaliers correspondants.

Les autres prestations d'aide d'urgence sont octroyées en nature.

Art. 17 Autres prestations de première nécessité

En cas de besoin établi, d'autres prestations de première nécessité, telles que notamment des vêtements ou des bons de transport, peuvent être octroyées sous forme de prestations en nature ou en espèces.

Art. 18 Octroi de l'aide d'urgence (art. 50 al. 1 LARA)

Le département examine si les conditions d'octroi de l'aide d'urgence sont remplies. Dans ce cadre, il vérifie:

l'identité du demandeur;
que celui-ci ne peut prétendre à un autre régime d'assistance dans le canton de Vaud ou dans un autre canton.

Si les conditions sont remplies, il décide de l'octroi de l'aide d'urgence, sous réserve de la réalisation des conditions matérielles qui peut être examinée par l'établissement en usant des compétences qui lui sont reconnues par l'article 4. La validité de la décision est limitée dans le temps. A son échéance, le bénéficiaire peut renouveler la demande auprès du département qui procédera à un nouvel examen de la réalisation des conditions d'octroi.

Art. 19 Exécution des décisions d'octroi (art. 50 al. 2 LARA)

Dans le cadre de l'exécution des décisions du département, l'établissement, en application des normes:

calcule le droit effectif aux prestations d'aide d'urgence, en tenant compte notamment d'éventuels revenus, ou droits à des revenus;
décide du type et du lieu d'hébergement;
détermine les modalités d'octroi des prestations d'aide d'urgence;
décide de l'octroi et détermine les modalités d'octroi d'éventuelles autres prestations de première nécessité.

chapitre_v_transmission_des_donn_es_personnelles Chapitre V Transmission des données personnelles

Art. 20 Traitement et collecte des données (art. 68a LARA)

Les données collectées doivent permettre de:

enregistrer, accompagner, orienter et former les personnes migrantes;
établir le droit aux prestations, les calculer, les verser et en contrôler l'usage;
déterminer les modalités d'octroi des prestations d'aide d'urgence;
décider de l'octroi et déterminer les modalités d'octroi d'éventuelles autres prestations de première nécessité.

L'établissement s'assure de l'utilité de la démarche dans le cadre de l'accomplissement de ses tâches légales.

Les données sont traitées via le système d'information (ci-après SI) de l'établissement dont les droits d'accès sont réservés au personnel de l'établissement. L'accès au SI et l'étendue de ces droits sont déterminés par l'établissement selon la fonction et l'unité organisationnelle, ainsi que selon les besoins indispensables à l'accomplissement des tâches dévolues par la loi.

Des copies ou impressions peuvent être effectuées mais doivent être détruites ou, si nécessaire, archivées immédiatement après exécution des tâches pour lesquelles elles ont été effectuées. Les directives internes en matière de destruction et d'archivage sont édictées par l'établissement qui veille à leur application.

La lecture, la copie, la modification et la suppression de données contenues dans le SI par des personnes non autorisées sont rendues techniquement impossibles via la procédure d'authentification appliquée. Cette dernière garantit que les personnes et autorités ne reçoivent que les droits d'accès aux supports de stockage indispensables à l'accomplissement des tâches qui leur sont dévolues.

Tout détournement de la finalité des données est prohibé pour l'ensemble des utilisateurs du SI.

L'accès au SI n'est possible que par une authentification d'utilisateur.

Une journalisation automatique des accès aux applications du SI de l'établissement est effectuée et les fichiers issus de la journalisation sont sécurisés, puis détruits après 6 mois.

Les documents et données, sauf s'il existe une créance non recouvrée, sont conservés par l'établissement pendant dix ans au plus à compter du jour où la dernière prestation a été fournie, dans des locaux et sur des serveurs sécurisés. Au-delà de cette date, les documents sont soit détruits, soit versés aux Archives cantonales conformément à la directive interne de l'établissement.

Art. 21 Communication des données par procédure d'appel (art. 68b LARA)

L'accès par procédure d'appel aux données informatisées gérées par l'établissement est accordé aux autorités suivantes:

prestataires de soin, membres du Réseau de Santé et Migration (RESAMI), afin de vérifier la garantie de prise en charge des frais par l'établissement;
Unisanté, dans le cadre de son mandat spécifique de santé publique;
Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV), pour l'identification des patients et la facturation;
service cantonal en charge de l'asile dans le cadre de son mandat spécifique de mise en œuvre des législations fédérales et cantonales en matière de migration (étrangers et asile);
corps de police du canton afin de procéder à des contrôles et vérifications d'identité et à des fins de localisation.

Les données accessibles, ainsi que l'étendue des droits d'accès par procédure d'appel à ces dernières, sont indiquées en annexe du présent règlement (Annexe 7).

Le directeur de l'établissement est responsable du fichier.

Les personnes chargées des contacts avec les autorités visées par l'alinéa 1 sont le responsable du système d'information de l'établissement, ainsi que son suppléant.

Les consultations des données sont permises à chaque fois que cela est rendu nécessaire pour l'accomplissement de tâches légales.

Aucun traitement par les autorités mentionnées à l'alinéa 1, à savoir notamment la modification, la mutation, l'effacement ou la destruction des données, n'est permis.

Les droits d'accès ne sont accordés que pour la durée nécessaire à l'accomplissement des tâches légales des autorités mentionnées à l'alinéa 1.

L'article 20, alinéas 5, 6, 7 et 8 est applicable aux autorités mentionnées à l'alinéa 1.

Art. 22 Communication des données sur demande (art. 68b LARA)

Sur demande motivée et pour autant qu'elles soient indispensables à la réalisation de leurs tâches, les données personnelles gérées par l'établissement peuvent être communiquées aux autorités et personnes morales suivantes:

autorités d'application en matière de revenu d'insertion;
autorités communales;
autorités compétentes en matière pénale;
autorités compétentes en matière civile;
autorités compétentes en matière de protection des mineurs;
autorité compétente en matière de finances;
autorités compétentes en matière d'assurances sociales;
autorités compétentes en matière d'intégration des étrangers;
organe de surveillance du marché du travail;
autorités cantonales en charge des étrangers;
autorités compétentes en matière d'éducation et de formation;
autorité en charge des subsides en matière d'assurance-maladie;
autorité fiscale;
gérances immobilières, employeurs, institutions mandatées par l'établissement;
assurances et courtiers mandatés par l'établissement, dans le cadre des articles 10 et 12 du présent règlement;

Les autorités et personnes habilitées ne se voient communiquer que les données personnelles qui sont absolument nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches légales.

Tout détournement de la finalité des données est prohibé.

Il incombe aux autorités et personnes morales mentionnées à l'alinéa 1 de prendre toutes les mesures appropriées pour garantir la sécurité, l'archivage et la destruction des données personnelles communiquées.

L'établissement est en droit de communiquer des données personnelles à des fins de recherche, de la planification ou de la statistique aux conditions de la loi du 11 septembre 2007 sur la protection des données personnelles^E.

chapitre_vi_dispositions_transitoires_et_finales Chapitre VI Dispositions transitoires et finales

Art. 23 Dispositions transitoires

Les forfaits pour les logements individuels fournis par l'établissement pour les bénéficiaires s'appliquent par paliers dans les douze mois suivant la date d'entrée en vigueur du RLARA. Ces paliers sont détaillés dans la directive relative aux normes d'assistance du département.

Les forfaits relatifs à la participation aux coûts de l'hébergement dans des logements non fournis par l'établissement pour les bénéficiaires s'appliquent à tout contrat de bail signé dès l'entrée en vigueur du présent règlement.

Art. 24 Abrogation

Le règlement du 3 décembre 2008 d'application de la loi du 7 mars 2006 sur l'aide aux requérants d'asile et à certaines catégories d'étrangers est abrogé^F.

Art. 25 Application

Le Département de l'économie, de l'innovation et du sport est chargé de l'exécution du présent règlement qui entre en vigueur le 1er janvier 2022.