Règlement d'application de la loi du 25 novembre 1987 sur l'état civil (RLEC)

du 10 janvier 2007

Préambule

LE CONSEIL D'ÉTAT DU CANTON DE VAUD

vu les articles 39 et suivants du Code civil suisse du 10 décembre 1907 (CC) ^A

vu l'ordonnance fédérale sur l'état civil du 28 avril 2004 (OEC) ^B

vu la loi du 25 novembre 1987 sur l'état civil (LEC) ^C

vu le préavis du Département des institutions et des relations extérieures

arrête

chapitre_i_organisation Chapitre I Organisation

Art. 1 Arrondissement

Le canton de Vaud forme un seul arrondissement de l'état civil (ci-après: office de l'état civil du canton de Vaud).

L'office de l'état civil du canton de Vaud, dont le siège est à Lausanne, est subordonné à l'autorité cantonale de surveillance de l'état civil.

…

Art. 2 …

Art. 3 Office de l'état civil spécialisé

Le service en charge de l'état civil (ci-après: le service) peut créer un office de l'état civil spécialisé, dont les activités englobent la totalité du territoire cantonal.

L'office de l'état civil spécialisé traite les tâches mentionnées à l'article 2, alinéa 2 OEC^B.

…

Art. 3a Antennes

Le service peut créer des bureaux externes au siège principal de l'état civil, notamment dans les principales maternités du canton.

chapitre_ii_gestion_de_l_office Chapitre II Gestion de l'office

Art. 4 Tâches

Les officiers de l'état civil enregistrent les événements naturels de l'état civil, les déclarations personnelles en matière d'état civil, les jugements prononcés ou les décisions prises par les tribunaux et les autorités administratives ainsi que les décisions ou les actes étrangers.

Ils préparent et célèbrent les mariages.

Ils divulguent les données personnelles dans la forme prescrite, d'office ou sur demande des ayants droit.

Au surplus, leurs tâches sont régies par le droit fédéral et cantonal.

Art. 5 Circulation et directives

Les circulaires et directives du service ont force obligatoire, dans la mesure où le droit fédéral ne prévoit pas de réglementation exhaustive.

Le service édicte les directives nécessaires à l'organisation de l'état civil dans le canton de Vaud.

Art. 6 Documents étrangers

L'examen de l'authenticité des documents étrangers par la représentation suisse compétente et la légalisation de ces documents peuvent être ordonnés dans la mesure où des raisons le justifient (doute fondé quant à l'authenticité de documents, soupçons de fraude documentaire, de falsification ou d'utilisation illégale de documents, etc.).

Les frais de traduction, d'authentification et de légalisation sont à la charge de la personne qui a produit les documents ou qui en est le titulaire.

chapitre_iii_officiers_de_l_tat_civil Chapitre III Officiers de l'état civil

Art. 7 …

Art. 8 Conditions de fonction

Seules les personnes qui disposent du brevet fédéral d'officier de l'état civil selon le règlement concernant l'examen professionnel de l'officier de l'état civil peuvent être engagées en qualité d'officiers d'état civil. Les conditions fixées par le droit fédéral sont réservées (art. 4 al. 3 et 95 OEC^B ).

Pour exercer sa fonction de manière illimitée et dans toute l'étendue de ses tâches, l'officier de l'état civil doit être titulaire du brevet fédéral de capacité. L'obtention de ce brevet est exigée lors de la désignation.

L'autorité cantonale de surveillance de l'état civil délimite les tâches qu'un officier de l'état civil peut exécuter en tenant compte des connaissances théoriques et pratiques qu'il a acquises et de son expérience, lorsque cette personne n'a pas encore obtenu le brevet fédéral.

Au surplus, les officiers ainsi que l'ensemble des collaborateurs de l'état civil sont soumis aux prescriptions de la législation sur le personnel de l'Etat de Vaud^D.

Art. 9 Formation

Les officiers et le personnel de l'état civil sont tenus d'assister aux cours, séances de travail et séminaires de formation organisés par le département qui concernent la connaissance des matières de l'état civil.

Le service collabore dans la mesure du possible dans le domaine de la formation avec d'autres cantons ou avec des organismes ou des groupes de formation appropriés.

Art. 10 Brevet fédéral, perfectionnement et formation continue

La formation de base pour le brevet fédéral de capacité comporte des cours d'introduction et une activité d'au moins deux ans au service de l'état civil. Elle est une condition préalable à la préparation de l'examen en vue de l'obtention du brevet fédéral de capacité.

L'ensemble des matières de l'état civil, l'ancien et le nouveau droit ainsi que l'enregistrement des données dans le registre informatisé de l'état civil sont enseignés dans le cadre de cours de perfectionnement et de séminaires de formation.

Art. 11 Frais et financement de la formation de base

Le département peut prendre en charge, dans le cadre des prescriptions cantonales applicables en la matière, des frais de la formation de base, de cours et d'examen ainsi que les frais de logement, de déplacement et de nourriture.

Les journées de formation pour la préparation du brevet fédéral de capacité qui sont prises sur le temps de travail ne sont pas rémunérées.

Une convention de formation est établie par le service avec chaque personne nouvellement engagée suivant la formation d'officier d'état civil et ne disposant pas du brevet fédéral d'officier d'état civil.

Au surplus, les dispositions de la législation sur le personnel de l'Etat de Vaud^D s'appliquent.

chapitre_iv_surveillance_45_cc Chapitre IV Surveillance (45 CC)

Art. 12 Généralités

En vertu de l'article 45, alinéa 2 CCS ^A, l'autorité cantonale de surveillance de l'état civil examine notamment sur demande de l'office de l'état civil du canton de Vaud:

les documents de l'état civil comportant un caractère d'extranéité et présentés pour la saisie d'un ressortissant étranger (art. 16, al. 6 OEC ^B );
lorsqu'un droit étranger est ou pourrait être applicable à l'enregistrement d'un nom ou de toute autre donnée personnelle;
si des événements de l'état civil, survenus à l'étranger et touchant des ressortissants étrangers domiciliés dans le canton, peuvent être reconnus même lorsque aucun registre suisse de l'état civil n'est concerné;
la possibilité de corriger ou de compléter des données déjà enregistrées en cas de constatation d'erreurs ou de lacunes.

Les manquements aux obligations d'annoncer prévues aux articles 34 à 39 OEC sont communiquées à l'autorité cantonale de surveillance de l'état civil.

Art. 13 Inspection

L'autorité cantonale de surveillance de l'état civil inspecte régulièrement l'office de l'état civil du canton de Vaud et l'office de l'état civil spécialisé, conformément aux prescriptions du droit fédéral (art. 85 al. 1 OEC^B ).

L'inspection porte en particulier sur l'application des prescriptions légales et des directives cantonales et fédérales, sur le transfert des données personnelles des registres des familles dans le registre informatisé de l'état civil et sur l'enregistrement informatisé des événements de l'état civil.

chapitre_v_communications Chapitre V Communications

Art. 14 Droit cantonal

Outre la divulgation d'office aux autres autorités prévue notamment aux articles 49et suivants OEC^B, l'officier de l'état civil communique en particulier:

au service en charge des naturalisations: la naissance d'un enfant trouvé afin de déterminer son origine (art. 6 de la loi fédérale sur l'acquisition et la perte de la nationalité suisse^E );
à la justice de paix du domicile du défunt: le décès survenu dans le canton de personnes qui y sont domiciliées (art. 40 al. 1 de la loi du 27 février 1963 concernant le droit de mutation sur les transferts immobiliers et l'impôt sur les successions et donations^F );
au préposé aux impôts du domicile du défunt et à l'administration cantonale des impôts: le décès survenu dans le canton de personnes qui y sont domiciliées (art. 40 al. 1 de la loi du 27 février 1963 concernant le droit de mutation sur les transferts immobiliers et l'impôt sur les successions et donations^F).
à la justice de paix du domicile du défunt de nationalité étrangère: les actes d'état civil fournis pour le traitement de l'enregistrement du décès;
à la justice de paix de l'arrondissement du domicile du disparu, si ce domicile est connu: l'enregistrement de la déclaration d'absence (art. 38 CC) ainsi que la levée de cette déclaration;
à l'autorité de protection de l'enfant du lieu de domicile de la personne concernée: l'adoption d'un enfant mineur en Suisse;
au service de protection de la jeunesse du domicile de la personne adoptée: l'adoption prononcée pour un enfant mineur dans le canton de Vaud ou à l'étranger si l'adoption est transcrite en Suisse par l'état civil vaudois.

chapitre_vi_dispositions_particuli_res Chapitre VI Dispositions particulières

Art. 15 Naissances

L'officier de l'état civil délivre gratuitement aux parents de l'enfant une communication de naissance en vue du baptême.

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Art. 16 Décès

L'officier de l'état civil enregistre le décès et délivre immédiatement et gratuitement une attestation de l'annonce du décès, en vue du transport du corps et de la sépulture de la personne décédée.

Pour le surplus, l'article 9 du règlement du 12 septembre 2012 sur les décès, les sépultures et les pompes funèbres est applicable.

Art. 17 Rectifications

Le service ordonne d'office ou sur demande la modification administrative de données de l'état civil prévue à l'article 29, alinéa 1 OEC.

Toute demande doit être présentée par écrit au service avec les pièces justificatives nécessaires.

Art. 18 Pièces justificatives

Les pièces justificatives désignées à l'article 31 OEC ^B sont conservées dans la mesure du possible dans les offices durant deux ans. Ensuite, elles sont remises aux archives de l'état civil.

Art. 19 Célébration des mariages

Les fiancés s'adressent à l'office de l'état civil au moins 48 heures à l'avance, en vue de fixer le jour et l'heure de la célébration. S'il y a lieu, ils lui remettent en même temps l'autorisation de célébrer le mariage conformément à l'article 67, alinéa 2 in fine OEC ^B.

Au jour et à l'heure fixés d'entente avec l'officier, les fiancés se présentent en tenue décente dans la salle des mariages, accompagnés de leurs témoins.

Les mariages sont célébrés du lundi au samedi.

L'office de l'état civil du canton de Vaud dispose des salles de mariage agréées par le service.

Art. 20 ...

...

Art. 21 Salles particulières

Le service peut autoriser, sur demande, la mise à disposition de salles particulières, situées dans d'autres lieux que ceux prévus par l'office de l'état civil du canton de Vaud et jugées appropriées pour les célébrations de mariage. L'autorisation est révoquée si des circonstances surviennent qui en auraient empêché son octroi. Elle est caduque si l'offre n'a pas été mise à profit pendant une durée de deux ans.

Les frais liés à l'aménagement et à l'exploitation d'une salle particulière sont pris en charge par l'entité qui la met à disposition, par les fiancés ou les futurs partenaires qui l'utilisent. L'utilisation de cette salle n'est pas subordonnée à l'achat d'autres prestations.

…

Les célébrations de mariages dans les salles particulières sont possibles après entente entre les fiancés et l'entité qui met la salle à disposition et si les circonstances le permettent. Il n'existe pas de droit à l'utilisation de telles salles.

L'office de l'état civil du canton de Vaud est compétent pour régler les détails. En cas de désaccord, l'autorité cantonale de surveillance de l'état civil tranche définitivement.

L'office de l'état civil du canton de Vaud perçoit des émoluments et débours compris dans les limites fixées par le droit fédéral (ordonnance sur les émoluments en matière d'état civil, OEEC^B), en tenant compte en particulier du travail supplémentaire engendré par l'utilisation de telles salles.

Art. 21a Exigences pour les salles particulières

Chaque site régional peut disposer jusqu'à trois lieux de célébration dans des salles particulières, aux fins de couvrir l'ensemble du territoire cantonal. Dans des cas exceptionnels, l'autorité cantonale de surveillance de l'état civil peut autoriser des salles particulières supplémentaires.

Les salles particulières doivent, pour obtenir l'autorisation du service, répondre aux critères suivants:

le lieu où se déroule la célébration de mariage doit s'inscrire en priorité dans un site public, doté d'un cadre à caractère exceptionnel d'ordre historique (châteaux, bâtiments similaires, bateaux "belle époque", etc.), patrimonial (site culturel reconnu, monument classé, lieux possédant des particularités historiques, architecturales, etc.) ou touristique (situation originale, lieu touristique d'exception, etc.);
la salle particulière peut être utilisée tous les jours ouvrables, du lundi au samedi, en particulier jusqu'à trois samedis par mois; elle doit être mise à disposition pour accueillir plus d'une célébration de mariage le samedi;
la salle particulière doit être accessible aux personnes à mobilité réduite.

Une convention précisant la mise à disposition et les modalités d'utilisation de chaque salle particulière est conclue entre le propriétaire-exploitant de la salle et l'autorité cantonale de surveillance de l'état civil.

chapitre_vii_dispositions_finales Chapitre VII Dispositions finales

Art. 22 Abrogation

Le règlement du 23 décembre 1987 d'application de la loi du 25 novembre 1987 sur l'état civil est abrogé.

Art. 23 Approbation

Le présent règlement sera soumis à l'approbation du Conseil fédéral.

Art. 24 Entrée en vigueur

Le Département des institutions et des relations extérieures est chargé de l'exécution du présent règlement qui entre en vigueur le 1er janvier 2007.