416.11.1
du 11 novembre 2015
LE CONSEIL D'ÉTAT DU CANTON DE VAUD
vu l'article 51 de la loi du 1er juillet 2014 sur l'aide aux études et à la formation professionnelle (LAEF)A
vu le préavis du Département de la formation, de la jeunesse et de la culture
arrête
Le présent règlement a pour objet de préciser les modalités d'application de la loi du 1er juillet 2014 sur l'aide aux études et à la formation professionnelle (ci-après: la loi)A.
Les barèmes figurant en annexe en font partie intégrante. Ils fixent les montants et seuils nécessaires au calcul des allocations.
La subsidiarité de l'aide implique pour le requérant l'obligation d'entreprendre toutes les démarches utiles auprès des personnes ou organismes concernés pour éviter ou limiter l'aide financière de l'Etat prévue par la loiA. Il doit en particulier demander les prestations des assurances sociales compétentes.
Le service en charge de l'aide aux études et à la formation professionnelleB exerce ses compétences par l'intermédiaire de l'Office cantonal des bourses d'études et d'apprentissage (ci-après: l'office), sous réserve des compétences spécifiques du chef de service expressément prévues par la loiA et le présent règlement.
L'office est placé sous la responsabilité d'un chef d'office.
Les tâches principales de l'office consistent à déterminer l'aide à accorder, à gérer la base de données des requérants et bénéficiaires de l'aide et à traiter le remboursement des prêts, la restitution des allocations, ainsi que les réclamations.
Pour le surplus, l'office assume notamment les tâches particulières suivantes:
Est considéré comme régulièrement inscrit, celui qui est admis par l'établissement de formation concerné et qui est effectivement en formation.
Pour les apprentis, l'article 15 du règlement du 30 juin 2010 d'application de la loi du 9 juin 2009 sur la formation professionnelle (RLVLFPr)C est réservé.
Les parents du requérant admis à titre provisoire mais non reconnu comme réfugié, selon l'article 83, alinéa 8, de la loi fédérale du 16 décembre 2005 sur les étrangers (LEtr)D, sont réputés ne plus bénéficier des prestations de la loi du 7 mars 2006 sur l'aide aux requérants d'asile et à certaines catégories d'étrangers (LARA)E, pour autant que l'ensemble de leur famille, y compris le requérant, n'en bénéficie plus.
Lorsque les parents sont séparés ou divorcés, le domicile déterminant est celui du parent qui exerce l'autorité parentale ou qui l'a exercée en dernier.
En cas d'autorité parentale conjointe, le domicile déterminant est celui du parent qui exerce principalement la garde du requérant ou de celui qui l'a exercée en dernier. En cas de garde partagée à parts égales, le domicile déterminant est celui du parent auprès duquel le requérant a son lieu de résidence principale.
Si les parents élisent domicile dans des cantons différents après la majorité du requérant, le domicile déterminant est celui du parent chez lequel il réside principalement.
Lorsque la séparation ou le divorce intervient après la majorité du requérant, le domicile déterminant est celui du parent chez lequel il réside principalement ou, à défaut, du parent qui pourvoit à son entretien de manière prépondérante. En l'absence d'un entretien prépondérant, l'office décide du rattachement du requérant au domicile de l'un ou l'autre des parents, le cas échéant, en concertation avec l'éventuel autre canton concerné.
Si le requérant a plusieurs cantons d'origine, on retiendra celui du droit de cité le plus récent.
Les formations dispensées aux personnes libérées de l'obligation scolaire qui fréquentent encore un établissement de l'enseignement obligatoire, telles que les classes de raccordement ou de rattrapage au sens de la loi du 7 juin 2011 sur l'enseignement obligatoire (LEO)F, sont réputées être des formations dispensées dans le cadre de la scolarité obligatoire et sortent du champ d'application de la loiA.
Par mesures de transition organisées par le canton au sens de la loi, il faut entendre les mesures de préparation à la formation initiale qui comprennent une initiation à la pratique professionnelle et des cours de rattrapage scolaire adaptés, selon la liste dressée par le département.
Par formations préparatoires obligatoires et programmes passerelles au sens de la loi, il faut entendre les cours préparatoires ou transitoires exigés du requérant, compte tenu de son parcours de formation, afin d'accéder à la formation supérieure visée.
Sont également pris en compte au titre de formations préparatoires obligatoires ou de programmes passerelle les stages préalables, s'ils sont imposés par le règlement de la formation visée et sont régis par un programme de formation ou agréés par l'établissement de formation concerné.
Au degré secondaire II et tertiaire, les stages et les séjours linguistiques sont pris en considération, dans la limite des forfaits définis en annexe, s'ils sont imposés et intégrés dans le programme de la formation poursuivie.
Par établissement privé de formation subventionné au sens de la loiA, il faut entendre un établissement faisant l'objet d'un subventionnement direct ou indirect du Canton de Vaud ou de la Confédération de nature à faire diminuer sensiblement les coûts de formation et lui permettant ainsi d'être considéré comme exerçant une tâche publique.
Lorsque seule une filière ou part de formation est subventionnée, seule cette filière ou part de formation est réputée reconnue.
Par conditions d'inscription ou d'immatriculation au sens de la loiA, il faut entendre les conditions ordinaires d'admission, telle que la détention d'une maturité ou d'un titre jugé équivalent pour le tertiaire, soit celles faisant référence au système éducatif suisse fondé sur les niveaux d'enseignement découlant des standards de classification au plan international.
Par formation équivalente ou comparable en Suisse au sens de la loi, il faut entendre la formation en Suisse qui permet d'obtenir un titre de même niveau dans le domaine de formation visé ou dans un domaine connexe.
Lorsque la reconnaissance d'un titre étranger ne peut être établie formellement, l'office l'apprécie librement en se fondant notamment sur le fait que le titre est délivré ou reconnu par l'Etat où la formation est dispensée et qu'il présente un niveau de qualification comparable à des titres suisses.
Est considérée comme une formation à temps partiel donnant droit à une allocation, la formation dont le taux d'occupation est de 30% au minimum d'une formation équivalente à temps plein. Le taux d'occupation comprend les périodes de cours et le travail personnel.
Sont notamment prises en considération pour établir qu'un aménagement de la formation à temps partiel est rendu nécessaire, pour des raisons sociales, familiales ou de santé, les circonstances suivantes:
Le droit à la bourse échoit à l'obtention:
La détermination d'un titre de niveau plus élevé fait référence au système éducatif suisse fondé sur les niveaux d'enseignement découlant des standards de classification au plan international.
La formation du degré tertiaire A qui suit un titre du degré tertiaire B donne droit à une bourse.
L'acquisition d'un titre permettant une promotion ou des débouchés plus larges que la formation achevée ne suffit pas pour reconnaître l'existence d'un titre de niveau plus élevé.
Sont pris en considération tous les titres obtenus qu'ils aient ou non donné droit à l'octroi d'une allocation.
Il y a reconversion, au sens de la loiA, lorsque le requérant reprend une nouvelle formation après avoir obtenu un titre reconnu, de niveau équivalent ou supérieur, à l'issue d'une formation ayant ou non donné droit à l'octroi d'une allocation.
Une reconversion est considérée comme nécessaire, lorsque le requérant ne peut définitivement plus valoriser son titre de formation sur le marché de l'emploi et si la raison dont il peut se prévaloir n'était pas connue avant le début de sa première formation.
Les raisons médicales justifiant une reconversion doivent être attestées par un avis médical circonstancié.
La détermination du montant du prêt est effectuée selon les modalités applicables au calcul d'une bourse.
Le montant maximal qui peut être accordé sous forme de prêt à une même personne est de CHF 25'000.- par année de formation et de CHF 50'000.- pour l'ensemble de la formation.
Ces limites ne sont toutefois pas applicables aux prêts octroyés en application des articles 25, alinéa 1, in fine, et 28, alinéa 5, de la loiA.
Toute année entamée, ayant donné droit à l'octroi d'une allocation, est comptabilisée, qu'elle ait été menée à terme ou interrompue.
Sont notamment considérées comme circonstances particulières pouvant donner droit à l'octroi d'un prêt lorsque la durée relative est atteinte, toutes circonstances personnelles, familiales ou de santé, passagères ou durables, de nature à perturber de manière sensible et indépendamment de la volonté du requérant le cours normal de la formation.
En dérogation à l'alinéa premier et afin de tenir compte des mesures extraordinaires prises par les établissements de formation dans le cadre de la crise sanitaire COVID-19, l'office peut renoncer à comptabiliser une année.
Sont prises en compte dans la durée absolue de dix ans toutes les années de formation, qu'elles aient donné droit ou non à l'octroi d'une allocation, qu'elles aient conduit ou non à l'obtention d'un titre et qu'elles aient été menées à terme ou interrompues.
Lorsque le requérant invoque un des motifs justifiant l'exception visée par l'article 18, alinéa 2, de la loiA, la durée absolue est prolongée des seules années liées au motif invoqué.
Au-delà de la durée absolue et en cas de circonstances particulières intervenues durant le parcours de formation, une allocation sous forme de prêt peut être octroyée, sur préavis du bureau de la commission.
Sont notamment considérées comme circonstances particulières, celles mentionnées à l'article 16, alinéa 2, ou encore, lorsque cela se justifie, un échec définitif sanctionnant l'une des formations suivies durant le parcours.
En dérogation à l'alinéa premier et afin de tenir compte des mesures extraordinaires prises par les établissements de formation dans le cadre de la crise sanitaire COVID-19, l'office peut renoncer à comptabiliser une année.
Est considérée comme raisons médicales proscrivant la poursuite de la formation entreprise, toute atteinte à la santé qui est la cause principale du changement nécessaire de formation et qui est suffisamment importante pour l'imposer. L'article 14, alinéa 3, est applicable.
Le requérant conserve son droit à la prolongation de la nouvelle formation au sens de l'article 17, alinéa 1, de la loiA et n'est pas tenu au remboursement des frais de formation tel que prévu à l'article 19, alinéa 3, de la loi.
En cas de changement de formation, le requérant qui s'engage à rembourser les frais de formation reçus pour la formation antérieure interrompue signe une reconnaissance de dette.
L'alinéa 1 s'applique également au cas de reprise de formation après un abandon. Il est, le cas échéant, tenu compte des montants restitués en vertu de l'article 33, alinéa 3, de la loi.
Le budget séparé des parents sert à déterminer la part contributive attendue des parents du requérant dépendant ou partiellement indépendant.
Il comprend les enfants à charge, à l'exception du requérant pour lequel un budget propre est établi et, le cas échéant, des autres enfants en formation postobligatoire.
Lorsque les parents sont séparés ou divorcés, leurs budgets séparés comprennent leur conjoint et enfants à charge respectifs.
Le budget séparé des parents est établi en tenant compte de la capacité financière des personnes concernées.
Les charges normales de base des parents correspondent aux charges normales de base totales de la famille incluant, s'ils sont dépendants, le requérant et, le cas échéant, les autres enfants en formation postobligatoire, moins sa part, respectivement leurs parts. Chaque part est déterminée en divisant les charges normales de base totales de la famille par le nombre de personnes qui la composent.
Si le requérant et, le cas échéant, les autres enfants en formation postobligatoire sont partiellement indépendants, les charges normales de base des parents correspondent à celles de la famille sans tenir compte de ces enfants.
Si les parents du requérant sont séparés ou divorcés, l'alinéa premier s'applique au budget du parent auquel il est rattaché en application de l'article 6.
Aux charges normales de base des parents s'ajoutent les charges normales complémentaires et la charge fiscale au sens de l'article 34.
Une fois la capacité financière des parents déterminée, il est procédé à la compensation des ressources perçues par les parents qui sont destinées au requérant et qui sont de ce fait portées au budget propre de ce dernier.
Lorsque les parents poursuivent également une formation reconnue au sens de la loiA, leurs frais de formation sont pris en considération dans le calcul de leur part contributive.
Si, après ces déductions, le budget séparé des parents présente un excédent, celui-ci est divisé par le nombre d'enfants à charge en formation postobligatoire. Le résultat constitue la part contributive des parents.
Dans les cas visés à l'article 20, alinéa 3, chacun des éventuels excédents est divisé par le nombre d'enfants en formation postobligatoire pour lesquels le parent a une obligation d'entretien et pour lesquels une pension alimentaire n'a pas été prise en compte dans le cadre du revenu déterminant de ce parent.
Lorsque le requérant est partiellement indépendant, la part contributive de ses parents est prise en considération à raison de 50%. Le cas échéant, la part contributive des autres enfants dépendants en formation postobligatoire est augmentée des 50% restants.
Le budget propre du requérant sert à la détermination de ses besoins et de son droit à une allocation.
Il est établi en tenant compte de sa capacité financière et, s'il est marié ou a des enfants à charge, de la capacité financière de son conjoint et de ses enfants.
Les besoins du requérant comprennent ses frais de formation, ses charges normales, ainsi que, le cas échéant, sa participation aux charges normales de ses enfants.
Sont destinées à couvrir les besoins du requérant:
Si la somme des montants mentionnés à l'alinéa précédent ne permet pas de couvrir les besoins du requérant, une allocation à hauteur de ce différentiel lui est octroyée.
Est prise en considération pour déterminer la répartition de l'allocation du requérant indépendant entre bourse et prêt, selon le barème défini en annexe, la fortune imposable de ses parents, au sens de la loi du 4 juillet 2000 sur les impôts directs cantonaux (LI)G.
Les charges normales de base du requérant dépendant correspondent à une part des charges normales de base totales de ses parents calculée conformément à l'article 21, alinéa 1.
Si le requérant dépendant peut prétendre à la prise en considération d'un logement propre, s'il est partiellement indépendant ou indépendant, ses charges normales de base sont déterminées indépendamment de celles de ses parents.
Dans les cas visés à l'alinéa précédent, si le requérant est marié et, cas échéant, a des enfants à charge, ses charges normales de base correspondent à une part des charges normales de base totales du ménage qu'il compose avec son conjoint et, cas échéant, ses enfants. Cette part est déterminée en divisant les charges normales de base totales de ce ménage par le nombre de personnes qui le composent.
Les enfants à charge du requérant séparé ou divorcé sont pris en compte dans le ménage pour le calcul des charges normales de base totales au sens de l'alinéa précédent, si le requérant en a la garde, respectivement, s'ils sont majeurs, s'ils résident chez le requérant.
Aux charges normales de base du requérant s'ajoutent les charges normales complémentaires et la charge fiscale au sens de l'article 34.
Les charges normales de base du conjoint du requérant et, le cas échéant, de leurs enfants à charge sont déterminées en tenant compte du ménage qu'ils composent avec le requérant selon les modalités définies à l'article 24, alinéas 3 et 4.
Si le requérant est dépendant, la part des charges normales de base de son conjoint correspond aux charges normales de base totales de leur ménage, moins la part du requérant établie conformément à l'article 24, alinéa 1.
Aux charges normales de base du conjoint et des enfants s'ajoutent les charges normales complémentaires et la charge fiscale au sens de l'article 34.
Les revenus et les charges normales des enfants à charge du requérant sont ajoutés à ses propres revenus et charges dans la proportion suivante:
Si le requérant séparé ou divorcé exerce une garde partagée, un supplément forfaitaire pour le logement lui est alloué.
Il n'est toutefois pas tenu compte des revenus et charges des enfants à charge du requérant qui sont également en formation postobligatoire et remplissent les conditions d'octroi d'une aide au sens des articles 8 et 10 à 20 de la loiA.
Les revenus et les charges normales des enfants sont prises en compte de la même manière dans le calcul de la capacité financière du conjoint du requérant.
Dans le calcul de la capacité financière du conjoint, figurent ses charges normales déterminées en application de l'article 25 et sa participation aux charges normales des enfants établie conformément à l'article 26.
Lorsque le conjoint poursuit une formation reconnue au sens de la loiG, ses frais de formation sont également pris en considération.
Si le revenu déterminant du conjoint lui permet de couvrir les charges et, le cas échéant, les frais mentionnées aux alinéas précédents, l'éventuel excédent est intégré au budget du requérant.
Par prestations financières accordées par un tiers ou une institution publique ou privée, il faut notamment entendre les prestations complémentaires AVS/AI et les bourses émanant d'organismes privés ou publics dans la mesure où elles sont destinées à couvrir les mêmes buts que ceux poursuivis par la loi.
L'office procède à l'actualisation du revenu déterminant des personnes concernées conformément à l'article 8, alinéa 2, de la loi du 9 novembre 2010 sur l'harmonisation et la coordination de l'octroi des prestations sociales et d'aide à la formation et au logement cantonales vaudoises (LHPS)H, lorsque l'écart entre la situation financière réelle et celle se fondant sur la dernière décision de taxation disponible, voire la dernière actualisation, est de 20% au moins.
Lorsque la contribution d'entretien ne correspond pas à la situation financière effective du ou des parents, l'office procède à la détermination de leur part contributive conformément aux articles 20 à 22.
Lorsqu'une nouvelle décision modifie le montant de la contribution d'entretien après le début de la formation, cette dernière est prise en compte à partir du moment où elle entre en vigueur. Dans ce cas, le droit à l'allocation est calculé au pro rata des mois de formation encore à effectuer.
Si la contribution d'entretien est fixée de manière globale pour l'entretien de la famille ou de tous les enfants, la part retenue en faveur de l'entretien du requérant correspond au montant total de la contribution divisé par le nombre de personnes susceptibles d'en bénéficier.
En cas de refus des parents de contribuer, l'office s'enquiert des raisons de leur position et les rend attentifs aux conséquences de leur refus.
La mise en place d'une médiation est proposée.
L'office indique la liste des organes neutres de médiation reconnus aux parents et au requérant qui acceptent d'entreprendre une procédure de médiation.
Un délai d'un mois leur est imparti pour saisir l'organe choisi et de deux mois pour informer l'office des suites qu'ils entendent donner à la démarche entreprise.
La médiation n'a pas d'effet suspensif sur le droit à l'allocation.
Les parents du requérant sont considérés vivre dans l'aisance, au sens de l'article 328 du Code civilI, lorsque leurs revenus dépassent les valeurs seuils des normes édictées par la Conférence suisse des institutions d'action sociale (CSIAS).
Le requérant qui se prévaut de son indépendance financière doit apporter la preuve qu'il remplit les conditions cumulatives de l'article 28, alinéa 1, de la loiA.
La condition de l'âge est acquise le premier jour du mois qui suit la majorité, respectivement qui suit le 25ème anniversaire.
Est réputé avoir exercé une activité lucrative garantissant l'indépendance financière sans interruption, le requérant qui, durant la période déterminante, a réalisé un revenu global équivalent à ses charges normales de base.
Lorsque le requérant ne dispose pas d'une première formation donnant accès à un métier, quatre années consécutives durant lesquelles il a exercé une activité lucrative garantissant l'indépendance financière, au sens de l'alinéa 3, valent première formation.
Les charges normales fixées par le barème annexé sont composées des charges normales de base, auxquelles s'ajoutent les charges normales complémentaires et la charge fiscale.
Les charges normales de base comprennent notamment le logement, l'entretien et l'intégration sociale. Elles sont établies selon un forfait tenant compte du domicile pris en considération.
Les charges normales complémentaires comprennent notamment l'assurance-maladie, les frais médicaux et dentaires, ainsi que les autres frais. Elles sont établies de manière forfaitaire selon la composition de la famille.
La charge fiscale est prise en considération pour les personnes fiscalement imposables. Elle est établie de manière forfaitaire selon un taux déterminé par le revenu fiscal net au sens de la LIG et la composition de la famille. Il est tenu compte des enfants dans la détermination de ce taux s'ils sont dépendants et à charge des parents au sens du droit fiscal.
Les frais de formation reconnus sont déterminés par des forfaits fixés dans le barème annexé.
Les frais de transport et de repas sont reconnus au titre de frais de formation dans la mesure où ils ne sont pas couverts par les frais d'acquisition du revenu pris en compte dans le revenu déterminant du requérant.
Les forfaits pour les frais d'études comprennent:
Ils sont déterminés dans le barème annexé selon les degrés et secteurs de formation. Les forfaits sont adaptés en cas de prolongation de la formation, au sens de l'article 17 de la loiA, et de formation à temps partiel.
Les frais de transport doivent être justifiés par la distance entre le lieu principal de formation et le domicile du requérant ou son lieu de résidence, en cas de logement séparé ou de logement propre.
Les frais de transport sont déterminés sur la base de forfaits en fonction de la distance et correspondent au maximum au prix d'un abonnement annuel en transport public.
Un complément aux frais de repas est pris en compte si la distance ou l'horaire des cours ne permet pas au requérant de regagner, pour le repas de midi, son domicile ou, en cas de logement propre, son lieu de résidence.
La condition posée à l'alinéa précédent est réputée réalisée lorsque le requérant ne dispose pas d'au moins 30 minutes pour prendre le repas de midi à domicile, hors du temps de déplacement.
Le forfait pour le complément aux frais de repas couvre jusqu'à 5 jours au maximum durant 38 semaines pour les formations en école et durant 44 semaines pour les formations duales.
Les frais d'un logement séparé et de pension sont pris en compte, si:
La durée est déterminée par l'horaire des transports publics entre l'heure de départ du domicile et l'heure d'arrivée sur le lieu de formation.
Les frais d'un logement séparé peuvent exceptionnellement être pris en compte pour un requérant indépendant ou pour un requérant dépendant pouvant prétendre à la prise en considération d'un logement propre, lorsque cela se justifie par sa situation familiale.
Les frais effectifs de logement sont pris en considération jusqu'au maximum du forfait fixé dans le barème pour l'ensemble de l'année de formation et pour autant que le requérant puisse justifier d'un logement séparé.
Les frais de pension sont comptés, selon le forfait fixé dans le barème annexé, durant 10 mois pour les formations en école et durant 11 mois pour les formations duales. Le forfait correspond à un complément par rapport à la part couvrant les repas déjà incluse dans les charges normales de base.
Lorsque des frais de pension sont octroyés, le requérant ne peut prétendre en sus à l'allocation de frais de repas au sens de l'article 38.
Pour déterminer la formation la moins coûteuse, les frais de formation sont comparés globalement en tenant compte de la durée de la formation.
Par formation équivalente, au sens de la loiA, il faut entendre celle qui permet d'obtenir un titre de même niveau dans le domaine de formation visé ou dans un domaine connexe. Des différences dans le programme de cours, la forme ou la structure de la formation ou encore la langue de l'enseignement ne sont notamment pas déterminantes.
Pour les formations à temps partiel admises en vertu de l'article 31, alinéa 1, de la loiA, les charges normales de base du requérant et, cas échéant, la part de celles de ses enfants sont prises en compte proportionnellement au taux de formation. Ses charges normales complémentaires, ainsi que ses frais de formation sont pris en compte en totalité. L'article 36, alinéa 2, est réservé.
Lorsque le requérant, pour des raisons sociales, familiales ou de santé, choisit une formation réglementée à temps partiel, l'article 31, alinéa 2, de la loi s'applique.
Le remboursement du prêt fait l'objet d'un plan de paiement.
En règle générale, le prêt est remboursé annuellement à raison de 1/5 de son montant dans le délai de 5 ans fixé à l'article 34, alinéa 1, de la loiA.
Exceptionnellement, l'échéance et les mensualités peuvent être adaptées en fonction de la situation financière du bénéficiaire et sur demande motivée de ce dernier. En règle générale, les mensualités ne peuvent être inférieures à CHF 100.-.
Un intérêt de 5% l'an est perçu au-delà du délai de 5 ans.
Dans tous les cas, le prêt est remboursé dans un délai maximal de 10 ans dès la fin ou l'interruption de la formation pour laquelle il a été octroyé.
En cas de non-respect du plan de paiement, l'entier de la créance devient exigible.
Il peut être renoncé en tout ou en partie au remboursement du prêt, notamment si:
Le requérant qui entend demander la renonciation au remboursement, au sens de l'alinéa premier, lettres a) et b), doit adresser à l'office une demande dûment motivée.
Il est procédé à une éventuelle renonciation, une fois seulement la première échéance devenue exigible et non de manière anticipée.
Sont compétents pour procéder à cette renonciation:
Les modalités de remboursement du prêt et les conditions de renonciation au remboursement s'appliquent également au remboursement des frais de formation prévu aux articles 19, alinéa 3, 20, alinéa 2, et 33, alinéa 3, de la loiA.
En cas de changement de formation ou de reprise d'une formation après abandon, le remboursement est exigé à l'issue de la nouvelle formation achevée ou interrompue.
Est considérée comme raison impérieuse d'un abandon, toute cause indépendante de la volonté du requérant s'il est établi qu'elle rend impossible la reprise d'une formation dans un délai de 2 ans à compter de l'interruption de la formation pour laquelle une bourse a été octroyée.
Le requérant adresse à l'office sa demande au moyen du formulaire prévu à cet effet, accompagné des pièces utiles à la détermination de son droit à une allocation selon la liste établie par l'office, avant le début de l'année de formation pour laquelle l'aide est demandée.
Elle doit être renouvelée pour chaque année de formation.
Si la demande n'est pas dûment signée, un délai est imparti au requérant pour corriger ce vice de forme. Si le requérant ne s'exécute pas, la demande est réputée nulle.
Après réception de la demande, l'office constitue un dossier et procède à la détermination du droit à l'allocation.
Il examine la recevabilité de la demande et vérifie au besoin l'exactitude des données et pièces transmises.
L'office entend le requérant et ses parents, s'ils en font la demande.
Lorsque l'office dispose d'un droit d'accès direct aux données, au sens de l'article 45, alinéa 3, de la loiA, il s'assure lui-même de l'inscription ou l'immatriculation régulière du requérant auprès de l'établissement de formation concerné, ainsi que de l'existence d'un contrat d'apprentissage dûment approuvé par l'autorité compétente.
Exceptionnellement, l'office peut renoncer à la recherche d'informations, si leur obtention requiert la mise en œuvre d'un dispositif manifestement disproportionné. Dans ce cas, il se prononce en l'état du dossier.
Lorsque la demande est déposée avant le début de l'année de formation, le droit à l'allocation prend naissance au plus tôt au début de l'année de formation considérée. Lorsque la demande est déposée en cours d'année de formation, le droit à l'allocation prend naissance le mois suivant le dépôt de la demande.
Si la demande est incomplète, l'office exige du requérant la production des pièces manquantes ou complémentaires nécessaires.
Si, par sa faute, le requérant ne s'exécute pas dans le délai imparti, l'office peut réduire l'allocation au pro rata des mois de formation encore à effectuer ou rendre une décision de refus d'aide.
Les bourses sont versées selon les modalités arrêtées par l'office, soit en principe en deux fois, sauf circonstances particulières justifiant des versements mensuels.
Lorsque l'attestation de formation ne peut être obtenue directement par l'office, sa réception conditionne le versement de l'allocation.
Lorsque le requérant est mineur, l'allocation est en principe versée à son représentant légal.
Les allocations qui, par manquement fautif du requérant, ne peuvent être versées pendant l'année de formation pour laquelle elles ont été octroyées deviennent caduques.
Il y a manquement fautif notamment lorsque le requérant fournit, après le terme de l'année de formation, un document en sa possession ou des pièces et informations dont il avait la maîtrise.
Est notamment considéré comme changement sensible dans la situation personnelle ou financière du requérant et de sa famille dont la déclaration est obligatoire:
L'augmentation de l'allocation prend effet rétroactivement au mois de la survenance des faits, si le changement est annoncé dans les 30 jours. A défaut, elle prend effet dès le mois de l'annonce du changement.
La diminution de l'allocation prend effet rétroactivement au mois de la survenance des faits.
En cas de changement de situation en cours d'année de formation, mais avant qu'une décision ne soit rendue, la modification prend effet dès le mois de la survenance.
Le cas du bénéficiaire qui omet de déclarer un fait nouveau justifiant la diminution de l'allocation est assimilé à celui du requérant qui a obtenu une aide sur la base d'indications inexactes, au sens de l'article 35, alinéa 1, de la loiA.
Les données supplémentaires que l'office est habilité à collecter sont notamment:
L'office peut, au besoin, s'adresser à tous les membres de l'UER, à l'établissement de formation concerné, ainsi qu'à toutes autres personnes, autorités publiques ou institutions susceptibles d'apporter un élément déterminant.
L'information concernant la collecte de données a généralement lieu une seule fois au moment de la première collecte de données, mais au plus tard avant qu'une décision ne soit rendue. Elle est donnée à tous les membres de l'UER dont les données sont collectées. Les membres de l'UER ayant signé la demande de bourse sont réputés avoir été informés par ce biais.
Les établissements de formation avisant directement l'office de l'inscription, de l'immatriculation des requérants ou des interruptions de formation peuvent être informés de l'existence d'une décision d'octroi.
Seules des données anonymisées peuvent être transmises aux autres cantons et à la Confédération dans le cadre de l'entraide administrative ou à des fins statistiques, à moins que, sur demande expresse et motivée, des données nominatives soient nécessaires pour un cas particulier, notamment en application de l'article 9, alinéa 2, de la loiA. Les règles sur le secret de fonction et la protection des données sont réservées.
La commission est composée de quinze à dix-sept membres, dont:
Le chef de l'office assiste aux séances avec voix consultative. Les chefs du département et du service sont invités permanents.
Le Conseil d'Etat, après consultation des départements et des milieux concernés, nomme les membres de la commission pour la durée d'une législature. Leur mandat est renouvelable.
Il délègue au département en charge de la formation la nomination des représentants des étudiants et apprentis mentionnés sous lettres c) à g), en raison du taux de rotation élevé lié à leur statut.
La commission est convoquée par son président chaque fois que des objets de sa compétence l'exigent, mais au minimum une fois par an pour l'examen du rapport annuel de l'office.
Elle se prononce à la majorité simple des membres présents. En cas d'égalité, la voix du président est prépondérante.
Si les circonstances l'exigent, les membres de la commission peuvent faire part de leur détermination par correspondance.
Le bureau est composé de trois membres. Il comprend le président, ainsi que deux autres membres de la commission représentant respectivement le secteur des études universitaires et celui de la formation professionnelle.
Le chef de l'office assiste aux séances avec voix consultative.
S'il l'estime nécessaire, le bureau peut faire appel à des membres de la commission et à des experts extérieurs.
Le droit de saisine du bureau appartient au chef de l'office.
Le bureau est convoqué en règle générale chaque fois que des objets de sa compétence l'exigent.
Il ne peut valablement préaviser que lorsque tous ses membres ont statué.
Si les circonstances l'exigent, le bureau peut statuer par voie de circulation. Il peut en outre rendre des décisions de principe avec délégation de compétence au chef de l'office pour application.
Il se prononce à la majorité simple. En cas d'égalité, la voix du président est prépondérante.
Le Règlement du 27 mars 2019 modifiant le présent règlement s'applique aux décisions de l'Office cantonal des bourses dès l'année de formation 2019-2020.
Le Règlement du 6 juillet 2022 modifiant le présent règlement s'applique aux situations nées depuis le 1er mars 2021.
Les barèmes des charges normales de base et des charges complémentaires modifiés au 1er janvier 2023 sont appliquées dès l'année de formation 2023-2024.
Pour l'année de formation 2022-2023, la modification du barème conduit, pour tous les bénéficiaires de bourse en formation au 1er janvier 2023, au versement d'une allocation unique correspondant à 9,52% du montant de la bourse perçu pour les mois de janvier à juillet 2023.
Le règlement d'application du 21 février 1975 de la loi du 11 septembre 1973 sur l'aide aux études et à la formation professionnelle (RLAEF) est abrogé.
Le Département de la formation, de la jeunesse et de la culture est chargé de l'exécution du présent règlement qui entre en vigueur le 1er avril 2016.