Wortlaut

Le Conseil fédéral est chargé de soumettre au Parlement un projet de disposition qui fixe le délai dans lequel doit être supprimée la messagerie inactive, y compris les courriels qu’elle contient, des magistrates et des magistrats de la Confédération et des personnes employées par la Confédération après leur départ.

Le délai entre le départ d’une personne et la suppression de sa messagerie doit dépendre de son niveau hiérarchique. En tout cas pour les magistrates et magistrats ainsi que pour les collaboratrices et collaborateurs de l’administration fédérale à partir d’un certain niveau hiérarchique (à définir), le délai doit être d’au moins un an. Pour les autres fonctions, il convient de prolonger de manière adéquate le délai actuel, qui est de 135 jours.

Begründung

En 2023, les Commissions de gestion des Chambres fédérales (CdG) ont mené une inspection sur les indiscrétions liées aux affaires du Conseil fédéral relatives au COVID-19. Elles se sont notamment penchées sur la question du délai dans lequel il convient de supprimer les courriels des membres du Conseil fédéral ou des collaboratrices et collaborateurs de l’administration fédérale après leur départ. Le délai actuel entre le départ de la personne concernée et la suppression de sa messagerie est de 135 jours. La CdG du Conseil des États (CdG-E) s’est penchée sur la même question dans le contexte des reproches concernant les courriels introuvables au Secrétariat général du Département fédéral de l’intérieur.

Dans leur rapport du 17 novembre 2023 (FF 2024 335, p. 34) les CdG ont constaté que ce délai ne reposait sur aucune base légale. Elles estiment que la durée de 135 jours n’est ni appropriée, ni proportionnée pour les cheffes et chefs de département et les autres personnes occupant une fonction de cadre. Elles indiquent qu’elles ne peuvent parfois plus retracer précisément des évènements si une messagerie est déjà supprimée 135 jours après le départ de la personne concernée. C’est pourquoi elles ont recommandé au Conseil fédéral (dans le rapport du 17 novembre 2023, à la recommandation 2) de veiller à la création d’une base légale portant sur ce délai et à ce que les données des chefs et cheffes de département et des autres personnes occupant une fonction de cadre soient supprimées dans un délai bien plus long que celui de 135 jours.

Dans son rapport du 10 octobre 2023 (FF 2023 2703, p. 19), la CdG-E aussi invite le Conseil fédéral à examiner la possibilité de conserver les données électroniques plus de 135 jours après le départ de collaborateurs et collaboratrices.

Le Conseil fédéral estimait jusqu’à présent qu’il n’était pas indiqué de prolonger ce délai (cf. rapport du Conseil fédéral « Archivage, classement de documents officiels et procédure à suivre en cas de demande d’accès selon la LTrans » du 13 décembre 2024). La CdG-E maintient toutefois sa décision, fondée sur la pesée des intérêts qu’elle a effectuée. Contrairement à la recommandation formulée en novembre 2023, la présente motion ne concerne pas uniquement les membres du Conseil fédéral et les collaboratrices et collaborateurs de l’administration fédérale, mais s’applique à la messagerie de tous les magistrats et magistrates de la Confédération et de tout le personnel de la Confédération.

Antrag des Bundesrates

Rejet

Stellungnahme des Bundesrates

Les courriels des collaboratrices et collaborateurs de l’administration fédérale de même que ceux des membres du Conseil fédéral contenus dans leurs messageries peuvent être récupérés pendant une durée de 135 jours après la fin des rapports de travail, soit 45 jours pendant lesquels le compte est désactivé avant d’être supprimé, puis 90 jours pendant lesquels les courriels supprimés peuvent encore être récupérés.

L’obligation de supprimer définitivement les données du personnel ayant quitté l’administration fédérale résulte principalement du principe de proportionnalité explicitement inscrit dans la loi du 25 septembre 2020 sur la protection des données (LPD ; RS 235.1). Ce principe exige que le délai de conservation ne soit pas plus long que ce qui est absolument nécessaire. En outre, il sied de rappeler qu’un délai plus long n’aurait qu’une utilité très faible, puisque toutes les informations importantes pour les affaires sont traitées au moyen des systèmes de gestion électronique des affaires au regard notamment de l’ordonnance du 3 avril 2019 sur la gestion électronique des affaires dans l’administration fédérale (ordonnance GEVER; RS 172.010.441).

A cela s’ajoute que sur le plan technique des capacités de stockage supplémentaires doivent être mises à disposition. Une prolongation de la durée de conservation augmente le risque de chevauchements et de doublons lors du stockage des données en raison de changements rapides de personnel ou de personnes portant le même nom. Pour éviter cela, des frais de personnel supplémentaire doivent être prévus.

Ensuite et dans un contexte où une réduction des coûts de l’administration fédérale est exigée, l’impact financier des coûts de l’espace de stockage doit également être pris en compte : il n’est pas possible à l’heure actuelle de procéder à une estimation précise des coûts, car il faudrait pour cela définir les durées exactes de conservation et le cercle des personnes concernées. Selon une estimation actuelle, l'obligation de prolonger le délai à au moins un an pour tous les collaboratrices et collaborateurs de l'administration fédérale entraînerait des coûts supplémentaires récurrents d'au moins 0,3 à 0,5 million de francs par an. Si le délai n'était prolongé que pour les collaboratrices et collaborateurs à partir d’une certaine classe salariale, le montant mentionné serait réduit de manière proportionnelle. La majeure partie de ces coûts serait liée à la capacité de stockage supplémentaire et aux frais de personnel. Par ailleurs, il n’est plus question uniquement de la messagerie des membres du Conseil fédéral et des collaboratrices et collaborateurs de l’administration fédérale, mais de celle de tous les magistrats et magistrates de la Confédération et de tout le personnel de la Confédération conformément au texte de la motion. Cela signifie que des moyens financiers conséquents devraient être alloués dans le cas d’une prolongation de l’accès aux comptes de messagerie inactifs de tous les magistrats et magistrates de la Confédération ainsi que de tout le personnel de la Confédération.

Ces motifs s’opposent à une prolongation du délai de suppression des messageries inactives de la Confédération.

Par conséquent, le Conseil fédéral maintient son appréciation préalable et réitère qu’une prolongation du délai de suppression des messageries inactives n’est en aucun cas indiquée ; en outre, il souligne les conséquences financières dues aux coûts générés par une telle prolongation du délai.

Le Conseil fédéral propose de rejeter la motion.