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Révision des ordonnances sur l'état civil (OEC) et sur les émoluments en matière d'état civil (OEEC)

Département fédéral de justice et police DFJP Office fédéral de la justice OFJ Domaine de direction Droit privé Office fédéral de l'état civil

DFJP/OFJ/OFEC

Rapport explicatif à la révision des ordonnances sur l'état civil (P-OEC) et sur les émoluments en matière d'état civil (P-OEEC)

(Protection extraprocédurale des témoins, suppression de la publication des faits d’état civil, surveillance, achèvement de la ressaisie systématique)

Juillet 2015

Avant-propos Le projet vise premièrement à adapter l’Ordonnance sur l'état civil (OEC1 suite à l’entrée en vigueur de la Loi et de l’Ordonnance fédérales sur la protection extraprocédurale des té- moins (Ltém et Otém) ; deuxièmement à supprimer la possibilité pour les cantons de publier des faits d’état civil (naissances, décès, mariages et partenariats enregistrés) ; troisième- ment, à adapter les dispositions de l’OEC sur la surveillance fédérale et quatrièmement à régler dans l’OEC et l’Ordonnance sur les émoluments en matière d'état civil (OEEC2 les conséquences de la ressaisie systématique. A cela s’ajoute les modifications ponctuelles de l’OEC et de l’OEEC nécessitées depuis la dernière révision.

1. Protection extraprocédurale des témoins

La loi fédérale du 23 décembre 2011 sur la protection extraprocédurale des témoins (Ltém 3) et l’ordonnance du 7 novembre 2012 sur la protection extraprocédurale des témoins (OTém 4) sont entrées en vigueur le 1er janvier 2013. Conformément à l’art. 19, al. 1, Ltém, le Service de protection des témoins rattaché à fedpol peut exiger des services publics qu’ils établissent des actes ou d’autres documents intégrant les données qu’il leur a transmises, afin de constituer une identité provisoire ou de la préser- ver. De même, en vertu de l’art. 19, al. 4, Ltém, une identité provisoire peut être constituée pour les collaborateurs du Service de protection des témoins. Les documents à établir sont notamment les actes d’état civil, le prérequis étant que la personne concernée soit saisie dans le registre de l’état civil (banque de données centrale Infostar). Les conditions qui présideront à la saisie d’une identité supplémentaire dans le registre de l’état civil et à la collaboration entre le service de l’Office fédéral de la justice (OFJ) compé- tent pour Infostar (Unité Infostar UIS) et fedpol doivent être réglées dans l’ordonnance du 28 avril 2004 sur l’état civil (OEC). La mise en place de ces nouveaux processus entre fedpol et l’OFJ pour la protection extra- procédurale des témoins a incité le Conseil fédéral à prévoir des procédés analogues pour l’investigation secrète au sens de la procédure pénale civile et militaire et pour les identités d’emprunt fournies aux personnes actives dans les domaines de la sûreté intérieure et du renseignement civil. L’UIS n’obtiendra pas, du moins pas dans un premier temps, de ressources supplémentaires pour mener à bien cette nouvelle tâche (phase de mise en route). Il faudra le cas échéant réexaminer la question en temps opportun. Articles concernés : art. 15, al. 1 et art. 15b P-OEC.

2. Suppression de la publication des faits d’état civil

La possibilité pour les cantons de prévoir la publication des faits d'état civil (naissances, dé- cès, mariages et partenariats enregistrés) est supprimée, car elle ne répond plus à un intérêt public prépondérant. Cette publication pose par ailleurs de nombreux problèmes par rapport à l’évolution des technologies de l’information, à l’égard des règles de la protection des don- nées.

Loi sur l’organisation du gouvernement et de l’administration ; RS 172.010. JAAC (Jurisprudence des autorités administratives de la Confédération) 69.1, c. II.A. Recommandations de l’AG du 18.08.2003 de la Conférence des autorités cantonales de surveillance (CEC), «Rückerfassung von zivilstandsamtlichen Daten für die zentrale Datenbank», in REC (Revue de l’état civil) 2003, p. 359 et ss. Directives OFEC 10.11.01.04 du 01.06.2011 « Transfert des données d’état civil à partir du registre des fa- milles (ressaisie) » ; Processus OFEC 30.1 du 15.12.2004 « Transfert des données d’état civil à partir du re-

Les données des personnes ressaisies dans le système Infostar à partir des registres sous forme papier sont disponibles dans tous les offices de l’état civil (ubiquité de l’information). Il n’est dès lors plus nécessaire pour ces personnes de produire des documents contre émo- lument pour prouver leurs faits d’état civil (art. 16, al. 4 OEC). Les personnes qui sont uni- quement enregistrées dans les registres sous forme papier ne bénéficient par contre pas de cet avantage, de sorte qu’un émolument transitoire a été prévu pour la « vérification de l’état civil des personnes » dans Infostar (OEEC, annexe 1, ch. I.3.4). Il s’agissait de mettre tout le monde sur pied d’égalité pendant la durée de la ressaisie. Cet émolument était motivé par les opérations de vérification lors d’une transaction d’état civil liées à la coexistence des re- gistres sous forme papier et d’Infostar. Douze ans après l’introduction d’Infostar, compte tenu des obligations légales, des engage- ments des cantons et des directives de l’OFEC, on peut considérer que la ressaisie et les vérifications liées à la coexistence des registre arrivent à une phase finale. L’émolument pour la « vérification de l’état civil des personnes » (OEEC, annexe 1, ch. I.3.4) a perdu sa justifi- cation, dans la mesure où les opérations de contrôles liées à la coexistence d’Infostar et des registres papier ont diminué drastiquement. L’émolument n’a dès lors plus de raison d’être par rapport aux principes de la couverture des frais et de l’équivalence, si l’on considère d’une part que le coût des opérations de contrôle des données personnelles est déjà compris dans la transaction d’état civil concernée et d’autre part que la ressaisie doit se faire sans percevoir d’émolument (OEEC, annexe 1, pré- ambule). Les personnes encore en vie qui n’ont pas été ressaisies dans Infostar devront l’être systé- matiquement conformément aux directives de l’OFEC et, notamment lorsqu’un officier de l’état civil aura besoin de ces données ou lors de la commande d’un document d’identité. Pour respecter le principe de l’égalité de traitement, la ressaisie devra avoir lieu dans les plus brefs délais. Le projet de révision partielle de l’OEC / OEEC 2010 / 2011 prévoyait déjà la suppression de l’émolument pour la « vérification de l’état civil des personnes », auquel seuls quatre cantons (BE, BL, NW, SO) s’étaient opposés.

Articles concernés : art. 93, al. 1 P-OEC ; annexe 1, ch. I.3.4 P-OEEC.

5. Autres modifications

Il s'agit de révisions ponctuelles relevées depuis la précédente révision de l'OEC et de l’OEEC. L’Unité Infostar (UIS) a été créé au 1 er janvier 2012, à la demande de la Conférence des autorités cantonales de surveillance de l’état civil (CEC) 11. Il est cependant renoncé à men- tionner l’UIS dans le projet d’OEC, car le législateur ne s’est pas encore déterminé par rap- port à la « solution fédérale Infostar »12 et on ne sait pas quelle sera la future organisation définitive. Dans la mesure où l’OFEC et l’UIS font partie de l’Office fédéral de la justice (OFJ), on peut renoncer à la mention.

gistre des familles (ressaisie) » ; Directives OFEC 10.13.01.01 du 01.01.13 « Contrôle final relatif à l’intégralité de la ressaisie et sécurité définitive des registres des familles sur microfilms ». Assemble générale de la CEC du 13.11.2009. Message du Conseil fédéral du 16 avril 2014 concernant la modification du Code civil (Enregistrement de l’état civil et registre foncier), FF 2014 3395.

Articles concernés du P-OEC : art. 2, al. 2, let. c ; art. 6a, al. 3 ; art. 34, let. b et bbis ; art. 35, al. 6 ; art. 47, al. 2, let. f ; art. 49, al. 1, let. a et b ; art. 52a ; art. 84, al. 5 ; art. 90, al. 1 et 2 ; art. 92a, al. 1bis ; art. 92b, al. 1bis ; art. 92c, al. 1 et 1bis ; art. 96, al. 1 (uniquement le texte ita- lien) ; art. 98, al. 7. Articles concernés du P-OEEC : art. 13, al. 1, let. c ; annexe 1, ch. I.9.4 ; annexe 2, ch. I.1, 2e tiret.

Projet d’Ordonnance sur l’état civil (P-OEC) Art. 2, al. 2, let. c P-OEC Offices de l'état civil spécialisés En ajoutant l'autorité administrative de première décision, l'art. 2, al. 2, let. c P-OEC devient le pendant de l'art. 2, al. 2, let. b OEC. En effet, des décisions administratives de première instance en matière d'état civil (p. ex. décision d'adoption dans certains cantons) peuvent faire l'objet de recours successifs jusqu'au Tribunal fédéral.

Art. 6a, al. 3 P-OEC Registres de l’état civil Les registres de l'état civil établis avant les délais de conservation mentionnés à l’art. 92a OEC ont le statut d’archives. Ils ne font plus l'objet de mentions marginales et l’office de l’état civil n’est pas tenu d’établir des documents d'état civil à partir de ces registres, même lors- qu'ils sont conservés auprès des autorités de l'état civil. Ces registres doivent donc être défi- nis, afin de les distinguer des registres qui n'ont pas encore le statut d'archives (voir égale- ment les commentaires relatifs aux art. 47, al. 2, let. f et 98, al. 7 P-OEC).

Art. 15, al. 1, 2e phrase La 1re phrase, qui dispose que nul ne peut être saisi plus d’une fois dans le registre de l’état civil, reste inchangée. On y adjoint la 2e phrase, qui renvoie à l’art. 15b. Celui-ci prévoit qu’une personne pourra exceptionnellement être saisie dans le registre sous une ou plu- sieurs identités supplémentaires. Dans les cas concernés, dont l’art. 15b fournit une liste exhaustive, des intérêts supérieurs commanderont une saisie multiple dans le registre et, partant, l’établissement d’une ou plusieurs identités supplémentaires (voir le commentaire de

Art. 15b Identités supplémentaires dans le registre de l’état civil L’article entier est nouveau. Il explicite la 2 e phrase de l’art. 15, al. 1, qui introduit une excep- tion au principe de l’art. 15, al. 1, 1 e phrase, selon lequel une personne ne peut être saisie qu’une seule fois dans le registre de l’état civil. al. 1: Il fournit une liste exhaustive des personnes qui, selon les bases légales pertinentes, pourront être saisies dans le registre de l’état civil sous une ou plusieurs identités supplé- mentaires (« supplémentaire » par opposition au principe de la saisie unique inscrit à l’art. 15, al. 1, 1e phrase). let. a: La Ltém et l’OTém, entrées en vigueur le 1er janvier 201313, régissent entre autres la mise en œuvre de programmes de protection des témoins pour les personnes qui sont me- nacées en raison de leur collaboration dans le cadre d’une procédure pénale (art. 1, let. a, Ltém). Le Service de protection des témoins de fedpol peut, dans le cadre de ces pro- grammes, exiger notamment des services publics qu’ils établissent ou modifient des actes ou d’autres documents intégrant les données qu’il leur a transmises et que ces services trai- tent les données en question dans leur système d’information électronique, et ce afin de constituer une identité provisoire ou de la préserver (art. 19, al. 1, Ltém). La saisie et le trai- tement des données dans chacun des systèmes informatiques des services concernés (ici : l’état civil ; Infostar) requièrent le respect des prescriptions juridiques et techniques perti- nentes.

13 RO 2012 6715 et 6731.

let. b: La saisie d’une nouvelle identité provisoire ne sera pas réservée aux personnes à protéger (let. a) ; cette possibilité existera aussi pour les collaborateurs du Service de protec- tion des témoins (art. 19, al. 4, Ltém). let. c: La même possibilité sera donnée aux policiers, aux militaires et aux personnes enga- gées provisoirement pour exercer des tâches relevant de la police et qui agissent comme agents infiltrés au sens de l’art. 285a du code de procédure pénale, de l’art. 73 de la procé- dure pénale militaire du 23 mars 197914 ou du droit policier cantonal. let. d: Les personnes dotées d’une identité d’emprunt en vertu de l’art. 14c de la loi fédérale du 21 mars 1997 instituant des mesures visant au maintien de la sûreté intérieure 15 sont une autre des catégories concernées. let. e: Enfin, la saisie multiple d’identités sera autorisée pour une dernière catégorie, celle des personnes qui recherchent et évaluent des informations sur l’étranger importantes en matière de politique de sécurité en vertu de l’art. 1, let. a, de la loi du 3 octobre 2008 sur le renseignement civil16 et qui recourent de ce fait à des papiers d’identité fictifs et des asser- tions trompeuses conformément à l’art. 16, al. 1, de l’ordonnance du 4 décembre 2009 sur le Service de renseignement de la Confédération17. al. 2: Cette disposition régit les exigences de forme et de contenu auxquelles devront satis- faire les demandes de saisie dans le registre. Les saisies elles-mêmes seront effectuées par les autorités cantonales de l’état civil conformément aux instructions de l’UIS. L’al. 5 indique les mécanismes qui entreront en jeu entre l’UIS et les autorités cantonales de l’état civil. L’UIS ne dispose pas des autorisations juridiques ni des moyens techniques nécessaires pour effectuer elle-même directement les saisies dans le registre ; elle est dès lors dépen- dante de la collaboration des autorités cantonales et communales de l’état civil. Les identités supplémentaires qui devront être saisies sont des données personnelles sensibles, classi- fiées secrètes selon l’ordonnance du 4 juillet 2007 concernant la protection des informa- tions18. En conséquence, le cercle de personnes qui pourront en avoir connaissance sera limité autant que possible. Il faudra opérer une distinction entre les autorités fédérales (al. 3)

et les autorités cantonales (al. 4), car l’UIS, contrairement à fedpol n’exerce aucune surveil- lance sur les services cantonaux et communaux. al. 3: Lorsque les personnes mentionnées à l’al. 1, let. a à e, dépendront d’autorités fédé- rales, ces dernières déposeront leurs demandes de saisie auprès de l’UIS. al. 4: Lorsque les personnes mentionnées à l’al. 1, let. a à e, dépendront d’autorités canto- nales voire communales, ces dernières déposeront leurs demandes de saisie auprès de fed- pol, qui a la possibilité de vérifier l’identité des autorités demanderesses. Si l’identité corres- pond à celle assertée, fedpol, transmettra les demandes à l’UIS. al. 5: L’UIS triera les demandes au cas par cas, puis contactera une autorité cantonale de surveillance de l’état civil et donnera les instructions nécessaires concernant la saisie des données (art. 24 ss OEC), les obligations d’annoncer (art. 34 ss), les communications offi- cielles (art. 40 ss) et la divulgation des données (art. 44 ss). Dans les cas mentionnés à l’al. 1, let. a et b, les frais qui résultent des prestations de l’office de l’état civil et de son autorité de surveillance pour la saisie dans Infostar et l’établissement des documents d’état civil se- ront imputés au Service de protection des témoins (art. 19, let. e, OTém). Dans les cas men-

14 RS 322.1. 15 RS 120. 16 RS 121. 17 RS 121.1. 18 RS 510.411.

tionnés à l’al. 1, let. c à e, les frais seront à la charge de l’autorité fédérale ou cantonale qui demandera la saisie. L’UIS donnera ses instructions relatives à la facturation au cas par cas.

Art. 34, let. b et bbis P-OEC Naissance L'art. 34, let. b OEC ne prévoit pas de cascade par rapport aux personnes tenues d'annoncer la naissance d'un enfant hors institution médicale. Or, il peut être difficile à la mère, au même rang que les autres personnes présentes, de faire une telle annonce dans les trois jours après l'accouchement (art. 35, al. 1 OEC). L’art. 34, let. b et b bis P-OEC privilégie l’annonce par le corps médical, car les médecins, les sages-femmes ou leurs auxiliaires peuvent être présents lors d’un accouchement hors institution médicale et ont également un devoir d’annonce. La mère, dernière personne à devoir faire une annonce de naissance, est de ce fait à la fin.

Art. 35, al. 6 P-OEC Autorité compétente, forme de l’annonce et délai Bien que rares, certains accouchements ont lieu en dehors de tout cadre médical (art. 34, let. bbis P-OEC). L'annonce de la naissance par un proche est généralement faite tardive- ment. Ces annonces comportent le risque que la naissance soit déclarée au nom d'une femme qui n'a pas porté l'enfant. L'office de l'état civil peut dès lors exiger une preuve médicale de la grossesse ou de l’accouchement.

Art. 47, al. 2, let. f P-OEC Forme de la divulgation La divulgation des données à partir des registres qui ont le statut d’archive conformément à l’art. 6a, al. 3 P-OEC se fait au moyen d'une simple copie, sans qu'elle soit certifiée con- forme. La forme du document est la même que si le registre qui a le statut d’archive avait été transmis aux archives cantonales (voir également les commentaires relatifs aux art. 6a, al. 3 et 98, al. 7 P-OEC).

Art. 49, al. 1, let. a-b P-OEC A l’administration communale du domicile ou du lieu de séjour Les offices de l'état civil sont autorisés à communiquer des données dans la mesure où une disposition particulière le leur permet (art. 44, al. 2 OEC). L'art. 49, al. 1 OEC doit être préci- sé par l'ajout de la déclaration d'absence et la levée de celle-ci (let. a P-OEC), de même que par toutes modifications de la filiation et du sexe (let. b P-OEC).

Art. 52a P-OEC (nouveau) A l'Office fédéral de la police Fedpol a un accès en ligne par procédure d'appel à Infostar, de sorte que les collaborateurs compétents peuvent automatiquement consulter des données sans demander d'autorisation à l'OFEC ou à une autre autorité de l'état civil (art. 43a, al. 4, ch. 2 CC). Sur cette base, il a par ailleurs été prévu qu'en cas de modification des données d'une per- sonne, la banque de données Infostar transmet automatiquement une information à la banque de données RIPOL (art. 15 LSIP19; Ordonnance RIPOL20) en vue d'une mise à jour. Comme pour l'accès en ligne, il s'agit d'assurer des poursuites pénales rapides et efficaces et d'éviter les risques de confusion. Cette livraison automatique des données va au-delà de la consultation par procédure d'appel et doit, pour des raisons de protection des données, être ajoutée à la liste des divulgations

Loi fédérale sur les systèmes d'information de police de la Confédération, RS 361. 20 RS 361.0.

d'office de l'OEC, parallèlement à ce qui est déjà prévu à l'art. 49, al. 3 OEC (contrôles de l'habitant), l’art. 52, al. 2 OEC (Office fédéral de la statistique) et l’art. 53, al. 2 OEC (Centrale de compensation AVS). Cette révision n'apporte pas de changement à la situation technique actuelle.

Art. 57 P-OEC (abrogé) Publication de faits d’état civil En cas de publication de faits d'état civil sur Internet, l'officier de l'état civil a un devoir parti- culier d'information des intéressés, par rapport aux risques d'atteintes au droit de la person- nalité21. La cyberadministration (notamment, la communication électronique par les institu- tions médicales des naissances et décès à l'office de l'état civil, sans contact de l’office de l’état civil avec les proches), de même que la multiplication de ces publications sur Internet (les journaux papier sont généralement disponibles online) rend le respect des règles de protection des données très difficile. Il y a donc un risque accru qu'un fichier parallèle soit créé lors de la publication de faits d'état civil, notamment pour raison commerciale. Par ailleurs, depuis la suppression de la publication des bans au 1er janvier 2000 22, il n’y a plus d’intérêt public prépondérant à la publication de ces faits, mais un cumul d’intérêts pri- vés, qui ne justifient pas le risque d’atteinte au droit de la personnalité. Pour finir, bien que les personnes concernées soient en droit de s’opposer à la publication des faits d'état civil, on peut douter qu’elles connaissent toujours cette possibilité, ni les risques encourus. Le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) est également d'avis que la publication de faits d'état civil sur Internet comporte des risques et soutient la suppression de l'art. 57 OEC23. Une variante consistant à limiter la publication à la presse papier est jugée pratiquement ir- réalisable. L’art. 57 OEC est donc abrogé. Cette abrogation n'empêche pas les cantons de prévoir dans leur législation cantonale la possibilité de procéder à des publications à partir des inscriptions au registre du contrôle de l'habitant, d'entente avec le préposé cantonal à la protection des données. Il restera ainsi possible de publier, par exemple, les avis mortuaires.

Chapitre 10 Surveillance et compétences des autorités fédérales (nouveau)

Art. 84, al. 1 et 3 P-OEC Autorités al. 1: L'OFEC exerce l'essentiel des tâches de haute surveillance à titre primaire, de sorte qu'il se justifie de remplacer le DFJP par l'OFEC à l'art. 84, al. 1 OEC. L'art. 47, al. 2 LOGA 24 permet en effet au Conseil fédéral d'attribuer des pouvoirs de décision aux unités administra- tives. La solution prévue pour l’OFEC s’inspire de ce qui se fait déjà pour l’Office fédéral chargé du droit du registre foncier et du droit foncier (OFRF ; art. 6 ORF). al. 3: L'art. 84, al. 3 P-OEC devient une liste exemplative des tâches de haute surveillance attribuées à l'alinéa 1 P-OEC (voir aussi les art. 85, al. 2 [phrase introductive] et al. 3 ; 86, al.

2 et 96, al. 2 P-OEC).

Manuel de l'état civil, Règles générales, Publication de faits d'état civil, 0.4.29.

22 RO 1999 1118 et ss.

21ème Rapport d'activités 2013/2014 du PFPDT, p. 27-28. Loi sur l’organisation du gouvernement et de l’administration ; RS 172.010.

al. 5 (nouveau): Selon l'art. 48a, al. 1 LOGA25, le Conseil fédéral peut déléguer à un office la compétence de conclure des traités internationaux de portée mineure. De tels traités sont conclus en matière d’état civil dans le cadre de la Commission internatio- nale de l'état civil (CIEC), dont la Suisse est membre. Elle y est représentée par la Section suisse, composée du chef et d'un collaborateur scientifique de l’OFEC. Les conventions CIEC n° 33 sur « l'utilisation de la Plateforme de la Commission internationale de l'état civil » et n° 34 sur « la délivrance d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil » ont été signées, par mandat du Conseil fédéral, par un collaborateur scientifique de l’OFEC. Il s'agit en l'occurrence de deux traités qui s'adressent en premier lieu aux autorités et qui règlent des questions administratives, techniques ou n'entraînent pas de dépenses importantes (art. 7a, al. 2 LOGA). Afin d'accélérer et de simplifier la conclusion de traités de portée mineure, par exemple dans le cadre de la CIEC, il se justifie de déléguer cette compétence à l'OFJ.

Art. 85, al. 2 (phrase introductive) et al. 3 (abrogé) Inspection et rapport al. 2 (phrase introductive) P-OEC : le rapport d’activité que les autorités cantonales de sur- veillance de l’état civil présentent une fois par année au DFJP est en fait adressé à l’OFEC. Il se justifie donc de remplacer le DFJP par l’OFEC. al. 3 P-OEC (abrogé) : l’OFEC procède de sa propre initiative à des inspections dans les cantons, en fonction des besoins, conformément à l’art. 84, al. 3, let. b OEC. Le DFJP ne requiert plus de l’OFEC qu’il procède à de telles inspections, de sorte que l’art. 85, al. 3 OEC doit être abrogé (voir aussi les art. 84, al. 1 et 3 ; 86, al. 2 ; 96, al. 2 P-OEC).

Art. 86 al. 2 P-OEC Intervention d’office La compétence du Conseil fédéral de procéder à des interventions d’office (art. 186, al. 4 Cst26), qui avait été attribuée au DFJP, est dorénavant déléguée à l’OFEC. La compétence de surveillance fédérale en matière d’état civil est ainsi uniformisée (voir aussi les art. 84, al.

1 et 3 ; 85, al. 2 [phrase introductive] et 3 ; 96, al. 2 P-OEC).

Art. 90, al. 1 et 2 P-OEC Voies de droit Les modifications permettent d'unifier le délai de recours en Suisse, porté à 30 jours. Cela correspond à ce qui se fait au niveau du registre du commerce (art. 165, al. 4 ORC27).

Art. 92a, al. 1bis P-OEC Accès aux registres de l’état civil tenus sur papier et art. 92b al. 1bis P-OEC Divulgation des données tirées des registres de l'état civil tenus sur papier Jusqu’en 2005, le DFJP a conféré, à titre exceptionnel, certaines des attributions des offices de l’état civil à des représentations de la Suisse à l’étranger (art. 44, al. 2 CC ; ancien art. 5 OEC). Celles qui détenaient encore des fonctions d’état civil (Londres, Le Caire, Beyrouth, Amman, Bagdad, Damas, et Téhéran / Islamabad) ont dû clôturer leurs registres au 31 dé- cembre 2005 et les transmettre à l’OFEC28.

25 RS 172.010. Constitution fédérale ; RS 101. Ordonnance sur le registre du commerce ; RS 221.411. Circulaire 05-12-01 du 20.12.2005 (abrogée), « Entrée en vigueur de la LPart ; Modification de l’OEC et de l’OEEC ; Suppression des fonctions d’état civil à l’étranger », p. 2.

Ces registres ont été transmis aux Archives fédérales (AFS). L'OFEC reste cependant com- pétent pour délivrer les extraits de ces registres (art. 92b, al. 1bis P-OEC), de sorte qu'il im- porte de le spécifier dans le P-OEC.

Art. 92c, al. 1 et 1bis P-OEC Sécurité des registres tenus sur papier al. 1 : Les offices de l'état civil doivent avoir terminé leur travail de ressaisie avant de donner les registres des familles sous forme papier à microfilmer. Or, dans certains cantons, la res- saisie a pris plus de temps que prévu, de sorte que le délai actuel pour le microfilmage des registres des familles doit être reporté. Il s'agit d'ancrer dans le P-OEC la prolongation du délai accordée par l'OFEC29. al. 1bis : Les cantons peuvent dorénavant établir des copies numériques à la place des mi- crofilms. Le service cantonal compétent doit alors, d'entente avec les archives cantonales, garantir leurs lisibilités à long terme, en les enregistrant à temps sur de nouveaux supports lors de changements de technologie. Ils peuvent par ailleurs convenir d'un mandat de presta- tions avec les Archives fédérales (AFS) pour un archivage numérique à long terme, tout en restant propriétaires des données des registres papier numérisés et en étant les seuls à y avoir accès30. Les cantons peuvent ainsi faire une économie en matière de sécurisation des données, la numérisation des données étant généralement moins chère que l’établissement de micro- films. Par ailleurs, les copies numérisées peuvent être exploitées de manière plus efficace et rentable.

Art. 93, al. 1 P-OEC Ressaisie de données personnelles Les personnes encore en vie qui n’ont pas été ressaisies dans Infostar devront l’être systé- matiquement conformément aux directives de l’OFEC et, notamment lorsque les données sont nécessaires à un office de l’état civil ou lors de la commande d’un document d’identité. Pour respecter le principe de l’égalité de traitement, la ressaisie devra avoir lieu dans les plus brefs délais. Les lettres a-d de l’art. 93, al. 1 OEC sont abrogées, le reste de la disposi- tion est maintenu (voir aussi annexe 1, ch. I.3.4 P-OEEC).

Art. 96, al. 1, phrase introductive (ne concerne que le texte italien) et 2 P-OEC Mariage célébré par un membre d'un exécutif communal al. 1 : Ne concerne que le texte italien. Il s'agit d'une inadvertance survenue lors de la tra- duction d'une précédente révision de l'OEC. al. 2 : le DFJP est remplacé par l’OFEC, ce qui correspond à la pratique actuelle (voir aussi les art. 84, al. 1 et 2 ; 85, al. 2 [phrase introductive] et 3 ; 86, al. 2 P-OEC).

Art. 98, al. 7 P-OEC Mentions marginales et radiations Les registres de l'état civil qui ont le statut d’archives conformément à l’art. 6a, al. 3 P-OEC sont traités comme s'ils avaient été transmis aux archives cantonales, même s'ils sont en- core conservés par des offices de l'état civil. Ils ne doivent dès lors plus faire l'objet de modi- fications (voir également les commentaires relatifs aux art. 6a, al. 3 et art. 47, al. 2, let. f P- OEC).

Directive OFEC n° 10.13.01.01 du 1er janvier 2013, « Contrôle final relatif à l'intégralité de la ressaisie et sécu- rité définitive des registres des familles sur microfilms », n° 2.1.1, p. 7. « Confier l’archivage numérique de ses données à la Confédération » ; www.admin.ch ; -> Documentation ; -> Communiqués ; 14.05.2014.

Projet d’Ordonnance sur les émoluments en matière d’état civil (P-OEEC) Art. 13, al. 1, let. c P-OEEC Réduction ou remise d'émoluments ou de débours Les offices de l'état civil n'ont pas de fonction de médiation et ne sont dès lors pas appelés à rédiger des lettres de médiation. La référence à de telles lettres est donc supprimée.

Annexe 1 P-OEEC : Prestations des offices de l'état civil ch. I.3.4 P-OEEC (abrogé) : L’achèvement proche de la ressaisie ne permet plus de justifier l’émolument pour la « vérification de l’état civil », compte tenu des principes de la couverture des frais et de l’équivalence, de sorte que le ch. I.3.4 doit être abrogé. En effet, le coût des opérations de contrôle des données personnelles est déjà compris dans la transaction d’état civil concernée et la ressaisie doit être faite sans percevoir d’émolument (OEEC, annexe 1, préambule). ch. I.9.4 P-OEEC (abrogé) : Le consentement du représentant légal à la célébration du ma- riage ou du partenariat d’une personne sous tutelle a été abrogé aux art. 64, al. 2 et 75c, al. 2 OEC au 1er janvier 2013, de sorte que le ch. I.9.4 est devenu obsolète et doit être abrogé.

Annexe 2 P-OEEC : Prestations des autorités cantonales de surveillance de l’état civil ch. I.1, 2e tiret P-OEEC (abrogé) : Le ch. I.1, 2e tiret doit être abrogé, car devenu obsolète suite à la suppression des mariages selon le droit national étranger au 1 er juillet 2013, lors de l’adoption des mesures de lutte contre les mariages forcés et de l’abrogation de l’art. 44, al. 2 LDIP.

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