APPROVATO

Linee guida per il processo internazionale Settore Orizzontale

H_BUC_06 – Trasmissione di domanda/documenti/informazioni

Data: 27/10/2017 Versione del documento: v1.0 Basato su: H_BUC_06 versione 1.0.1 Common Data Model, versione 4.0.16

INDICE

H_BUC_06 – Trasmissione di domanda/documenti/informazioni ......................................................... 4 Come avviare questo BUC? ..................................................................................................................... 5 CO.1 Con chi devo scambiare informazioni? ........................................................................... 5 CO.2 Come posso individuare la/e istituzione/i giusta/e con cui scambiare informazioni? ... 5 CO.3 Come posso inviare un SED H065 (Trasmissione domanda/documenti/informazioni)? 5 CO.4 Come devo procedere dopo aver inviato un SED H065 per informazioni? .................... 5 CP.1 Cosa devo fare se ricevo un SED H065?........................................................................... 6 CP.2 Cosa devo fare se ho esaminato il SED H065 e voglio inviare un SED H066 (Risposta a trasmissione domanda/documenti/informazioni)?................................................................. 6 Diagramma BPMN per il processo H_BUC_06 ........................................................................................ 7 Documenti elettronici strutturati (SED) utilizzati nel presente processo ............................................... 7 Sotto-processi orizzontali ........................................................................................................................ 7 Sotto-processi amministrativi ................................................................................................................. 7

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Cronologia del documento

Revisione Data Autori Breve descrizione V0.1 11/07/2017 Segreteria Prima bozza del documento sottoposta per revisione al gruppo ad hoc orizzontale V0.2 01/09/2017 Segreteria Implementazione delle modifiche e degli aggiornamenti in base ai commenti del gruppo ad hoc

Versione sottoposta per revisione al CA V0.99 10/10/2017 Segreteria Implementazione delle modifiche e degli aggiornamenti in base alla revisione del CA Versione sottoposta per approvazione al CA V1.0 27/10/2017 Segreteria Versione approvata dal CA

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H_BUC_06 – Trasmissione di domanda/documenti/informazioni

Descrizione: il processo (Business use case, BUC) H_BUC_06 è usato per trasferire una domanda, documenti o informazioni inviati per errore dalla persona all’istituzione sbagliata, non competente per trattarli, direttamente a un’istituzione competente o indirettamente all’organismo di collegamento.

Base legale: la base legale del processo R_BUC_06 è l’articolo 2 del regolamento (CE) n. 987/2009 (regolamento di applicazione). La tabella seguente indica i SED utilizzati nel presente BUC e l’articolo che costituisce la base legale per ciascun SED: Regolamento di applicazione (CE) n. 987/2009 SED Art. 2 par. 3 e 4 H065 – Trasmissione domanda/documenti/informazioni  H066 – Risposta a trasmissione  domanda/documenti/informazioni

SED di richiesta e di risposta SED DI RICHIESTA SED DI RISPOSTA H065 – Trasmissione H066 – Risposta a trasmissione domanda/documenti/informazioni domanda/documenti/informazioni

Glossario dei termini principali impiegati nel processo H_BUC_06 Termine Descrizione impiegato

Case owner Nel presente BUC, il case owner è l’istituzione di uno Stato membro che ha bisogno (CO) di trasferire una domanda, documenti o informazioni all’istituzione competente di un altro Stato membro. Controparte Nel presente BUC, la controparte è l’istituzione competente di uno Stato membro (CP) che riceve la domanda, i documenti o le informazioni dal case owner e risponde decidendo se accettare, respingere o trasferire la domanda, i documenti o le informazioni.

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Come avviare questo BUC?

Per aiutarvi a capire il processo H_BUC_06 abbiamo elaborato una serie di domande che vi guideranno attraverso lo scenario principale del processo e i possibili sotto-scenari o opzioni disponibili tappa per tappa. Ponetevi ciascuna delle domande e cliccate su uno dei collegamenti ipertestuali per la risposta. Potrete notare che in alcune tappe in cui è possibile usare sotto-processi amministrativi supplementari, questi sono elencati sotto la descrizione della tappa in questione. Qual è il mio ruolo nello scambio di informazioni relative alla sicurezza sociale? Se siete l’istituzione competente di uno Stato membro che vuole trasferire una domanda, documenti o informazioni all’istituzione competente di un altro Stato membro, il vostro ruolo è quello del case owner. Sono il case owner. (Tappa CO.1)

Se siete l’istituzione competente che ha ricevuto da un’istituzione di un altro Stato membro un SED H065 (Trasmissione domanda/documenti/informazioni), il vostro ruolo è quello della controparte. Sono la controparte. (Tappa CP.2)

CO.1 Con chi devo scambiare informazioni? In qualità di case owner, la prima tappa di ogni nuova richiesta di informazioni consiste nell’individuare lo Stato membro responsabile con cui scambiare informazioni. La seconda tappa consiste nell’individuare la pertinente istituzione in questo Stato membro, responsabile per le informazioni che volete comunicare o richiedere. Nel presente BUC, l’istituzione può essere scelta tra quelle di tutti i settori della sicurezza sociale. In questo modo stabilirete la controparte con cui lavorerete per la trasmissione delle informazioni. Inizialmente, vi sarà una sola controparte. Ho bisogno di individuare la controparte. (Tappa CO.2) Ho individuato la controparte da contattare. (Tappa CO.3)

CO.2 Come posso individuare la/e istituzione/i giusta/e con cui scambiare informazioni? Per individuare la/e istituzione/i competente/i di un altro/altri Stato/i membro/i va consultato l’apposito registro delle istituzioni. Questo elenco indica, per ogni Stato membro, tutte le istituzioni competenti e gli organismi di collegamento che sono o sono stati responsabili per il coordinamento internazionale delle informazioni relative alla sicurezza sociale. Vogliate tenere presente che l’organismo di collegamento va scelto solo se non si può individuare l’istituzione competente dello Stato membro in questione o se il caso è di competenza dell’organismo di collegamento. Per accedere al registro delle istituzioni, cliccate su questo link. Ho individuato l’istituzione competente dello Stato membro da contattare. (Tappa CO.3)

CO.3 Come posso inviare un SED H065 (Trasmissione domanda/documenti/informazioni)? Compilate il SED H065 (Trasmissione domanda/documenti/informazioni), inserendo tutte le informazioni richieste. Inviate quindi alla controparte individuata il SED H065, compresi eventuali allegati. Potete inviare il SED H065 solo una volta, ma potete aggiornarlo dopo averlo inviato. Ho inviato il SED H065 alla controparte. (Tappa CO.4)

CO.4 Come devo procedere dopo aver inviato un SED H065 per informazioni? Se avete inviato un SED H065 (Trasmissione domanda/documenti/informazioni), dovreste ricevere dalla controparte un SED H066 (Risposta a trasmissione domanda/documenti/informazioni), in cui si comunica

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l’accettazione, il rifiuto o l’inoltro della domanda, dei documenti o delle informazioni del caso. Se la controparte inoltra il caso o vi aggiunge un partecipante, potreste ricevere un SED H066 (Risposta a trasmissione domanda/documenti/informazioni) dal partecipante in questione. A questo punto potete esaminare la risposta. Se non avete bisogno di maggiori informazioni, il processo si conclude. Tappe di sotto-processi a disposizione del case owner in questa fase: Voglio sollecitare la controparte in merito al SED H066 che deve inviarmi (AD_BUC_07). Voglio invalidare il SED H065 che ho inviato (AD_BUC_06). Voglio aggiornare le informazioni contenute nel SED H065 che ho inviato (AD_BUC_10). Vogliate tenere presente che la funzione di aggiornamento va usata con cautela; considerate le conseguenze per entrambe le parti. L’aggiornamento di un SED andrebbe effettuato solo se essenziale e necessario per il trattamento del caso. Voglio inoltrare il caso a un’altra istituzione nel mio Stato membro (AD_BUC_05). Vogliate tenere presente che il sotto-processo Inoltrare un caso permette di inoltrare il caso solo a un’istituzione all’interno del vostro Stato membro. Se il destinatario corretto si trova in un altro Stato membro, dovete ricorrere al sotto-processo Aggiungere un partecipante, invece di trasferirgli il caso.

CP.1 Cosa devo fare se ricevo un SED H065? Se ricevete dal case owner un SED H065 (Trasmissione domanda/documenti/informazioni), potete esaminarlo e valutare la vostra competenza. Potete aggiungere altri partecipanti in altri Stati membri e/o inoltrare il caso all’istituzione competente nel vostro Stato membro. Se constatate che le informazioni in vostro possesso sono insufficienti per proseguire il processo, potete usare il sotto-processo H_BUC_01 – Scambio di informazioni ad hoc. Se avete stabilito la vostra competenza, dovete rispondere al SED che avete ricevuto. Ho esaminato il SED H065 e voglio inviare un SED H066 (Risposta a trasmissione domanda/documenti/informazioni). (Tappa CP.2) Tappe di sotto-processi a disposizione della controparte in questa fase: Voglio scambiare informazioni necessarie o supplementari non previste nel SED specifico al caso (H_BUC_01). Voglio aggiungere un altro partecipante a questo caso (AD_BUC_03). Voglio inoltrare il caso a un’altra istituzione competente nel mio Stato membro (AD_BUC_05).

CP.2 Cosa devo fare se ho esaminato il SED H065 e voglio inviare un SED H066 (Risposta a trasmissione domanda/documenti/informazioni)? Dopo aver esaminato il SED H065 (Trasmissione domanda/documenti/informazioni), dovete compilare e inviare un SED H066 (Risposta a trasmissione domanda/documenti/informazioni). Dovete inserire tutte le informazioni richieste e inviarlo, compresi eventuali allegati, al case owner. Potete inviare il SED H066 solo una volta, ma potete aggiornarlo dopo averlo inviato. Vogliate tenere presente che la funzione di aggiornamento va usata con cautela; considerate le conseguenze per entrambe le parti. L’aggiornamento di un SED andrebbe effettuato solo se essenziale e necessario per il trattamento del caso. Se avete inviato il SED H066, accettando o respingendo la trasmissione, il processo si conclude. Se avete indicato che trasmetterete il caso a un’altra istituzione, dovete farlo prima che il processo si concluda. Vogliate tenere presente che il sotto-processo Inoltrare un caso permette di inoltrare il caso solo a un’istituzione all’interno del vostro Stato membro. Se il destinatario corretto si trova in un altro Stato membro, dovete ricorrere al sotto-processo Aggiungere un partecipante, invece di trasferirgli il caso. Tappe di sotto-processi a disposizione della controparte in questa fase: Voglio scambiare informazioni necessarie o supplementari non previste nel SED specifico al caso (H_BUC_01).

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Voglio aggiornare le informazioni contenute nel SED H066 che ho inviato (AD_BUC_10). Voglio invalidare il SED H066 che ho inviato (AD_BUC_06). Voglio aggiungere un altro partecipante a questo caso (AD_BUC_03). Voglio inoltrare il caso a un’altra istituzione nel mio Stato membro (AD_BUC_05).

Diagramma BPMN per il processo H_BUC_06

Cliccare qui per aprire il/i diagramma/i BPMN relativo/i al processo H_BUC_06.

Documenti elettronici strutturati (SED) utilizzati nel presente processo

Nel processo H_BUC_06 sono utilizzati i SED seguenti: • SED H065 – Trasmissione domanda/documenti/informazioni • SED H066 – Risposta a trasmissione domanda/documenti/informazioni

Sotto-processi orizzontali

Il processo H_BUC_06 comprende il sotto-processo orizzontale seguente: • Sotto-processo H_BUC_01 – Scambio di informazioni ad hoc

Sotto-processi amministrativi

Il processo H_BUC_06 comprende i sotto-processi amministrativi seguenti: • Sotto-processo AD_BUC_03 – Aggiungere un partecipante • Sotto-processo AD_BUC_05 – Inoltrare un caso • Sotto-processo AD_BUC_06 – Invalidare un SED • Sotto-processo AD_BUC_07 – Inviare un sollecito • Sotto-processo AD_BUC_10 – Aggiornare un SED I sotto-processi seguenti servono per trattare eccezioni nel processo che si presentano nell’ambito dello scambio di informazioni relative alla sicurezza sociale in un contesto elettronico. Vi si può ricorrere in qualsiasi momento del processo. • Sotto-processo AD_BUC_11 – Eccezione nel processo • Sotto-processo AD_BUC_12 – Modificare un partecipante

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