Occupazione, affari sociali e inclusione
Come posso riaprire un caso che è stato chiuso, ma che inaspettatamente necessita di un ulteriore trattamento? Sotto-processo AD_BUC_02 – Riaprire un caso Descrizione Il sotto-processo amministrativo Riaprire un caso è usato in una situazione in cui un caso è già giunto a conclusione, ovvero i relativi compiti sono stati completati con successo o è stato eccezionalmente chiuso prima del loro completamento (tramite il sotto-processo AD_BUC_01 – Chiudere un caso). Ci potrebbero essere motivi per cui il caso è stato chiuso prematuramente o gli eventi si sono sviluppati in modo tale che uno dei partecipanti allo scambio abbia bisogno di riaprire formalmente il caso per una determinata ragione. Questo sotto-processo presenta un metodo consensuale che coinvolge tutti i partecipanti nella negoziazione concernente una proposta di riapertura del caso.
Attenzione! La riapertura di un caso va autonomamente e adeguatamente riconsiderata da ogni Stato membro. Il metodo della riapertura formale e controllata può essere importate se, dopo la chiusura di un caso, le istituzioni intraprenderanno probabilmente procedure per gestire attivamente i casi chiusi, quali ad esempio l’archiviazione dei documenti elettronici o cartacei sul caso dopo un determinato lasso di tempo e infine la loro cancellazione/distruzione dopo un periodo di tempo concordato, al fine di conformarsi alla legislazione in materia di protezione dei dati.
Considerando quanto precede, la riapertura di un caso va adeguatamente valutata. Avete accesso immediato al caso e ai suoi dati (SED e informazioni ivi contenute)? Se no, c’è la possibilità di ottenerlo? Potete togliere dall’archivio i documenti elettronici/cartacei sul caso o, invece, questi sono stati cancellati o distrutti rendendo impossibile la riapertura del caso?
Base legale Regolamento di base (CE) n. 883/2004 SED Art. 76 X002 – Richiesta di riapertura di una pratica chiusa X003 – Risposta alla richiesta di riaprire un caso chiuso X004 – Riaprire la pratica
Glossario dei termini principali impiegati nel sotto-processo AD_BUC_012
Nome Descrizione dell’attore Iniziatore L’iniziatore (voi) è un partecipante attivo nel processo principale che avvia il presente sotto-processo (Business use case, BUC). Si tratta di un’istituzione autorizzata a farlo in virtù del suo ruolo nel processo principale in cui è usato questo sotto-processo. Per esempio, se il processo principale consente solo al case owner di chiudere il caso, questo principio varrà anche nel sotto-processo. Altro/i Gli altri partecipanti sono tutti gli altri partecipanti attivi nel processo principale. Si partecipante/i tratterà di una o più istituzioni competenti, secondo quanto stabilito nel processo principale.
Tappe
Linee guida per il sotto-processo AD_BUC_02 – Riaprire un caso Basato su: AD_BUC_02_sotto versione 1.0 Common Data Model, versione 4.0.16 Data: settembre 2017 Versione del documento: 1.0.1
Occupazione, affari sociali e inclusione
Per avviare questo sotto-processo dovete compilare un SED X002 (Richiesta di riapertura di una pratica chiusa), inserendo tutte le informazioni richieste in merito ai motivi per cui volete riaprire il caso, e inviarlo a tutti i partecipanti (uno o più, a seconda del caso) che erano attivi nel momento in cui il caso è stato chiuso.
Ogni altro partecipante risponde con un SED X003(Risposta alla richiesta di riaprire un caso chiuso), indicando la propria decisione sulla possibilità di riaprire il caso. I SED X003 sono inviati solo all’iniziatore (voi). Se ci sono altri partecipanti oltre a voi, dovete aspettare di aver ricevuto un SED X003 da ciascuno di essi.
Una volta ricevute tutte le risposte, dovete compilare un SED X004 (Riaprire la pratica), con l’indicazione della decisione finale sulla riapertura del caso. Tenete presente che una riapertura è possibile solo se tutti i SED X003 indicano questa possibilità alla rispettiva istituzione. Mandate il SED X004 a tutti i partecipanti che erano attivi nel momento in cui il caso è stato chiuso. In generale, non riceverete una risposta specifica al vostro SED X004, ma tutti i partecipanti intraprenderanno le procedure interne necessarie per riaprire il caso, se questo SED indica una decisione favorevole al riguardo.
In caso contrario, tutti i partecipanti devono prendere atto della decisione negativa e non intraprendere alcuna procedura per riaprire il caso.
Le ulteriori procedure che i partecipanti intraprenderanno per riaprire il caso dipenderanno dall’implementazione di questo sotto-processo. In RINA: 1 - se la decisione indicata nel SED X004 è favorevole, il caso è riaperto automaticamente;
2 - se la decisione indicata nel SED X004 è negativa, il caso resta chiuso.
Le applicazioni nazionali in uso presso gli Stati membri possono prevedere soluzioni diverse.
Requisiti specifici - I partecipanti attivi in questo caso sono quelli definiti nel processo sovraordinato in cui è stato avviato questo sotto-processo. - La logica decisionale sulla riapertura del caso in questo sotto-processo vuole che, se uno o più SED X003 indicano che la riapertura non è possibile, anche la decisione finale contenuta nel SED X004 faccia altrettanto.
Processo
Linee guida per il sotto-processo AD_BUC_02 – Riaprire un caso Basato su: AD_BUC_02_sotto versione 1.0 Common Data Model, versione 4.0.16 Data: settembre 2017 Versione del documento: 1.0.1