Département fédéral de l'intérieur DFI Office fédéral des assurances sociales OFAS Domaine AVS, prévoyance professionnelle et prestations complémentaires
27.02.2017
Bulletin à l'intention des caisses de compensation AVS et des organes d'exécution des PC No 393
Migration des mandats de paiement en espèce à domicile
Comme mentionné dans notre bulletin AVS N° 391 de janvier 2017, vous trouverez ci-dessous des informations complémentaires sur la solution alternative au mandat de paiement, par lettre recommandée.
La solution alternative au mandat de paiement est une solution spéciale de PostFinance uniquement réservée aux caisses de compensation. Elle entrera en vigueur à fin octobre 2017 en remplacement du mandat de paiement pour les retraités qui perçoivent aujourd’hui leur rente via un tel mandat. Dans cette solution, la rente est envoyée au moyen d’une lettre recommandée.
Les informations les plus importantes sur la solution alternative au mandat de paiement par lettre recommandée sont présentées dans la Factsheet en annexe.
Une phase pilote sera réalisée en été avec quelques caisses de compensation et des Pools- IT. D’autres informations détaillées vous parviendront en juillet/août 2017. Ainsi, il vous restera suffisamment de temps pour l’implémentation de la solution et l’information de vos rentiers.
Nous vous rendons attentifs que :
Pour la mise en compte de la prestation de service de CHF 75.- par ordre de paiement individuel un compte spécifique sera ouvert dans les comptes d’exploitation de telle manière que les caisses de compensation puissent imputer aux Fonds de compensation les frais qu’ils prennent en charge. S’il est payé d’autres prestations simultanément à une rente AVS/AI (p.ex. PC), le montant de CHF 75.- est partagé en deux. Cela signifie que CHF 37.50 sont mis à charge du Fonds AVS/AI et CHF 37.50 à charge des PC (pour l’exemple précité). Les chiffres marginaux 5002 et 3010 (nouveau) CDTP seront adaptés en conséquence au cours de cette année.
Effingerstrasse 20, CH-3003 Berne Tél. +41 58 462 90 01, Fax +41 58 464 15 88 www.bsv.admin.ch
Bulletin à l'intention des caisses de compensation AVS et des organes d'exécution des PC No 393
Nous avons constaté que certaines caisses de compensation effectuent également des paiements à domicile à des entreprises, c’est-à-dire en dehors du processus de paiement des rentes. Nous vous prions d’examiner si c’est également le cas dans votre caisse de compensation et, s’il y a lieu, d’y apporter une solution appropriée.
Les données sur le nouveau compte ainsi que d’autres informations vous parviendront dans un prochain bulletin AVS.
Annexe : factsheet en français et en italien
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Solution alternative au mandat de paiement
La prestation en bref
La solution alternative au mandat de paiement est une solution spéciale de PostFinance uniquement réservée aux caisses de compen- sation. Elle vient en remplacement du mandat de paiement pour les retraités qui perçoivent aujourd’hui leur rente via un mandat de paiement. Dans cette solution, la rente est envoyée au moyen d’une lettre recommandée.
Jusqu’au 25e jour calen- Jusqu’au 20e jour calen- daire du mois précédent daire du mois
Préparation des données Remise de la rente via une Caisse PostFinance/ une lettre recommandée Retraité Virement (tentative de distribution) de compensation Poste (destinataire) Montant total
Jusqu’au 1er jour calen- daire du mois
Réexpédition (en cas de non-retrait) Office de poste/ Retrait de la rente (en cas d’absence) Agence
Description de la prestation
–– Solution spéciale: la solution alternative au mandat de paiement est une solution spéciale et uniquement réservée aux caisses de compensation. Elle vient en remplacement du mandat de paiement et est proposée aux retraités qui perçoivent aujourd’hui leur rente via un mandat de paiement. Les caisses de compensation doivent s’inscrire à cette prestation et en accepter les conditions de participation. –– Envoi via courrier postal: la solution est constituée d’un envoi de la rente via une lettre recommandée au plus tard le 20e jour ca- lendaire du mois concerné. Le délai se rapporte à la tentative de distribution. En cas d’échec de la distribution, une invitation à venir retirer l’envoi à l’office de poste attribué ou à l’agence est déposée. –– Paiements récurrents: la solution alternative au mandat de paiement est disponible uniquement pour les paiements mensuels ré- currents des rentes. Les paiements qui interviennent par exemple de manière trimestrielle ne peuvent pas être effectués au moyen de cette prestation. Les modifications du nombre de paiements à livrer qui dépassent ou sont en dessous de 5% par rapport au nombre du mois précédent, et qui font état d’une différence de plus de 10 paiements, doivent être communiquées par écrit à PostFinance au moins 20 jours avant le jour de référence (25 du mois concerné). –– Lieu de livraison: la solution alternative au mandat de paiement est disponible uniquement pour les envois en Suisse. Si une de- mande de réexpédition de la part du destinataire est présente, la lettre recommandée sera réexpédiée même à l’étranger. –– Montants payables: pour la solution alternative au mandat de paiement, des montants arrondis au franc supérieur sont délivrés. Les montants en centimes seront arrondis au franc supérieur par et à la charge de PostFinance. La somme la plus élevée pour un en- voi de rente est de CHF 4000.–. –– Prix: chaque ordre de paiement individuel via la solution alternative au mandat de paiement coûte CHF 75.–. –– Processus d’inscription: la solution alternative au mandat de paiement est une nouvelle prestation. Chaque caisse de compensa- tion qui souhaite obtenir la prestation doit au préalable s’inscrire et en accepter les conditions de participation.
Solution alternative au mandat de paiement 02 / 2017
Déroulement
Le schéma suivant décrit les principales étapes de processus pour le paiement d’une rente à l’aide de la solution alternative au mandat de paiement. Des détails supplémentaires concernant les étapes du processus sont ensuite fournis.
Aperçu du processus
Caisse de compensation PostFinance SecurePost La Poste Retraité (destinataire)
1 Préparation des données
2 3 Virement du Traitement des montant total à données PostFinance
4b 4a 5 Réception Mise à disposition Préparation de de l’avis de l’avis rente
6 7 Distribution Retrait de la rente de la rente (suite à au destinataire une absence)
8b 8a Réception (en cas Réexpédition (en de non-retrait) cas de non-retrait)
Détails du processus
N° Activité Description Responsabilité
1 Préparation des Les caisses de compensation ont jusqu’au 25e jour calendaire du mois précédent Caisses de données pour préparer les données des destinataires, conformément au modèle, dans compensation l’enregistrement des données sécurisé mis à disposition. Un modèle Excel est fourni pour l’enregistrement. Les données doivent être délivrées conformément à ce modèle. Seuls les collaborateurs autorisés de la caisse de compensation concernée et de PostFinance ont accès à l’enregistrement de données.
Solution alternative au mandat de paiement 02 / 2017
N° Activité Description Responsabilité
2 Virement Le montant total de toutes les rentes (montant non arrondi) devant être payé via Caisses de com- du montant total la solution alternative, ainsi que le montant total de l’indemnité pour la presta- pensation à PostFinance tion (CHF 75.– par ordre de paiement individuel) doivent être transférés par les caisses de compensation sur un compte spécifique de PostFinance avant le 1er jour calendaire du mois.
3 Traitement des PostFinance contrôle les données et les prépare en conséquence. L’arrondisse- PostFinance données ment au franc supérieur est à la charge de PostFinance. Les données seront en- suite transmises à SecurePost.
4 Mise à disposition Les paiements envoyés par les caisses de compensation à PostFinance (montant PostFinance de l’avis total et indemnité) figurent en tant qu’inscription au débit sur l’extrait de compte ou la notification d’ordre.
5 Préparation de SecurePost prépare et commissionne les rentes et met à disposition les lettres re- SecurePost rente commandées.
6 Distribution de la La Poste distribue les rentes aux destinataires au moyen de lettres recomman- La Poste rente au destina- dées. La distribution a lieu entre le 7e jour calendaire et les suivants. Le rentier re- taire çoit sa rente au plus tard le 20e jour calendaire. Cela concerne la première tenta- tive de distribution par le facteur au domicile. Le montant de la rente payée est arrondi au franc supérieur, mais le montant avec les centimes apparaît sur l’avis. En cas d’échec de la tentative de distribution, le destinataire reçoit une invitation à retirer l’envoi et la lettre est acheminée vers le point de retrait correspondant (office de poste ou agence).
7 Retrait de la rente Le destinataire dispose de 7 jours ouvrables pour retirer la lettre recommandée au- Retraité (en cas d’absence) près du point de retrait attribué (office de poste ou agence). Il peut allonger le dé- (étape facultative) lai de retrait en demandant une seconde distribution ou en faisant expédier la lettre à une autre adresse. Le destinataire, ou le fondé de procuration, doit justifier de son identité auprès du point de retrait.
8 Réexpédition (en A l’issue du délai de retrait réglementaire de 7 jours, la lettre, si elle n’est pas reti- La Poste cas de non-retrait) rée, est renvoyée à la caisse de compensation. La caisse de compensation reçoit (étape facultative) la lettre accompagnée du montant ainsi que l’avis environ 10 jours après la pre- mière tentative de distribution. Cela signifie que les rentes qui n’ont pas pu être remises et qui n’ont pas été retirées en office de poste/agence sont renvoyées aux caisses de compensation (enveloppe et argent).
En cas de questions, les destinataires doivent s’adresser directement à leur caisse de compensation. Les caisses de compensation peuvent de leur côté contacter PostFinance en cas de questions ou de réclamations. Les coordonnées sont fournies lors de l’inscription à la solution alternative au mandat de paiement.
Calendrier
–– Dernier paiement par mandat de paiement le 31.10.2017 –– Livraison des données pour les rentes de novembre jusqu’au 25.10.2017 –– Virement du montant total pour les rentes de novembre: 1.11.2017 –– Premier paiement via la solution alternative au mandat de paiement à partir du 7.11.2017
PostFinance SA Mingerstrasse 20
3030 Berne
www.postfinance.ch
Solution alternative au mandat de paiement 02 / 2017
Soluzione alternativa al vaglia di pagamento
Il servizio in breve
La soluzione alternativa al vaglia di pagamento è un servizio speciale di PostFinance a disposizione esclusiva delle casse di compensa- zione e offerto ai pensionati che attualmente ricevono la rendita tramite vaglia di pagamento in sostituzione di quest’ultimo. La solu- zione consiste nella consegna della rendita sotto forma di lettera raccomandata.
Entro il 25o giorno Entro il 20o giorno del mese precedente del mese
Fornitura dei dati Recapito della rendita tra- Cassa PostFinance/ mite lettera raccomandata Pensionato Importo totale (tentativo di recapito) di compensazione Posta (beneficiario) del bonifico
Entro il 1o giorno del mese
Rinvio (in caso di mancato ritiro) Ufficio postale / Ritiro della rendita (dopo un’assenza) agenzia
Descrizione del servizio
–– Soluzione speciale: la soluzione alternativa al vaglia di pagamento è un servizio speciale di PostFinance a disposizione esclusiva delle casse di compensazione e offerto ai pensionati che attualmente ricevono la rendita tramite vaglia di pagamento in sostituzione di quest’ultimo. Le casse di compensazione devono richiedere il servizio e accettare le relative condizioni di adesione. –– Consegna tramite lettera: questa soluzione consiste nella consegna della rendita tramite lettera raccomandata entro e non oltre il 20o giorno del mese in questione. Tale data si riferisce al tentativo di recapito. Qualora quest’ultimo sia infruttuoso viene registrato un invito di ritiro presso un determinato ufficio postale o agenzia. –– Pagamenti ricorrenti: questo prodotto può essere utilizzato solo per pagamenti mensili ricorrenti di rendite. I pagamenti che ven- gono eseguiti ad esempio solo a cadenza trimestrale non possono essere effettuati tramite questo servizio. Eventuali variazioni del numero di pagamenti da trasmettere che siano superiori o inferiori del 5% del quantitativo del mese precedente e che equivalgano a una differenza di oltre dieci pagamenti, devono essere comunicate per iscritto a PostFinance almeno 20 giorni prima del giorno di riferimento successivo (25o giorno del mese). –– Luoghi di consegna: la soluzione alternativa al vaglia di pagamento può essere utilizzata solo per invii all’interno della Svizzera. In presenza di un ordine di rispedizione da parte del beneficiario si procede alla rispedizione della lettera raccomandata anche all’este- ro. –– Importi pagabili: con la soluzione alternativa al vaglia di pagamento vengono corrisposti importi interi senza decimali. Gli importi in centesimi vengono arrotondati all’unità di franco successiva da e a carico di PostFinance. Ciascun invio di rendita non può supera- re l’importo massimo di 4000.– franchi. –– Prezzo: ogni ordine di pagamento singolo tramite soluzione alternativa al vaglia di pagamento ha un costo di 75.– franchi. –– Processo di adesione: la soluzione alternativa al vaglia di pagamento è un nuovo servizio. Ogni cassa di compensazione che deside- ra usufruirne deve richiederlo preventivamente e accettare le rispettive condizioni di adesione.
Soluzione alternativa al vaglia di pagamento 02 / 2017
Procedimento
Il grafico che segue illustra le fasi principali del processo di versamento di una rendita tramite la soluzione alternativa al vaglia di paga- mento. In seguito vengono forniti ulteriori dettagli sulle singole fasi del processo.
Schema del processo
Cassa di compensazione PostFinance SecurePost La Posta Pensionato (beneficiario)
1 Fornitura dei dati
2 3 Bonifico dell’im- Elaborazione dei porto totale a dati PostFinance
4b 4a 5 Ricezione Preparazione Preparazione delle invito di ritiro dell’invito di ritiro rendite
6 7 Recapito della Ritiro della rendita rendita al (dopo un’assenza) beneficiario
8b 8a Ricezione (in caso Rinvio (in caso di di mancato ritiro) mancato ritiro)
Dettagli del processo
N. Attività Descrizione Responsabilità
1 Fornitura dei dati Le casse di compensazione forniscono i dati del beneficiario conformemente al Casse di compen- modello nell’archivio dati riservato messo a disposizione, entro il 25o giorno del sazione mese precedente. Nell’archivio viene messo a disposizione un modello Excel in base al quale trasmettere i dati. L’accesso a tale archivio è riservato esclusiva- mente ai collaboratori autorizzati della rispettiva cassa di compensazione e di PostFinance.
Soluzione alternativa al vaglia di pagamento 02 / 2017
N. Attività Descrizione Responsabilità
2 Bonifico L’importo totale di tutte le rendite (non arrotondato) da corrispondere con la solu- Casse di compen- dell’importo totale zione alternativa nonché del corrispettivo per il servizio (75 franchi per ciascun or- sazione a PostFinance dine di pagamento singolo) deve essere versato dalle casse di compensazione en- tro il 1o giorno del mese al pagamento su un determinato conto di PostFinance.
3 Elaborazione dei PostFinance verifica i dati e li elabora di conseguenza, effettuando un arrotonda- PostFinance dati mento all’unità di franco senza centesimi a carico di PostFinance. In seguito i dati vengono trasmessi a SecurePost.
4 Preparazione I pagamenti che le casse di compensazione inviano a PostFinance (importo com- PostFinance dell’invito di ritiro plessivo delle rendite e corrispettivo per il servizio) vengono visualizzati sull’estrat- to conto e sull’avviso d’ordine come addebito.
5 Preparazione delle SecurePost confeziona e commissiona le rendite e prepara le lettere raccoman- SecurePost rendite date.
6 Recapito della ren- La Posta recapita le rendite come raccomandata tra il giorno 7 del mese e quelli La Posta dita al beneficiario successivi. Il beneficiario la riceve entro e non oltre il 20o giorno del mese. Le sca- denze indicate si riferiscono al primo tentativo di recapito sulla porta di casa da parte dell’addetto al recapito. Sebbene la cifra indicata sull’invito allegato con- tenga anche i centesimi, l’importo corrisposto è in unità di franchi, senza decima- li. In caso di tentativo di recapito infruttuoso il beneficiario riceve un invito di riti- ro e la lettera viene trasportata al punto di ritiro corrispondente (ufficio postale o agenzia).
7 Ritiro della rendita Il beneficiario può ritirare la lettera raccomandata presso il punto di ritiro indicato Pensionato (dopo un’assenza) (ufficio postale o agenzia) entro sette giorni lavorativi. In alternativa può prolun- (facoltativo) gare il termine di ritiro, richiedere un secondo recapito o far spedire la lettera a un altro indirizzo. Per il ritiro presso il punto indicato il beneficiario o una persona in possesso di procura deve esibire un documento d’identità.
8 Rinvio (in caso di Trascorso il termine di ritiro ordinario di sette giorni, se la lettera non è stata an- La Posta mancato ritiro) cora ritirata viene rinviata alla cassa di compensazione. Quest’ultima riceve la let- (facoltativo) tera con l’importo corrispondente e l’invito di ritiro circa dieci giorni dopo il pri- mo tentativo di recapito. In altre parole, le rendite che non hanno potuto essere recapitate con successo e che non sono state ritirate presso l’ufficio postale o l’agenzia vengono spedite alle casse di compensazione (busta e denaro).
Per eventuali domande i beneficiari sono invitati a rivolgersi direttamente alla propria cassa di compensazione, la quale, a sua volta, potrà rivolgere eventuali richieste di chiarimenti e reclami a PostFinance. I dati vengono comunicati al momento dell’adesione alla solu- zione alternativa al vaglia di pagamento.
Scadenze
–– Ultimo pagamento tramite vaglia: 31 ottobre 2017 –– Inoltro dei dati per la rendita di novembre entro il 25 ottobre 2017 –– Bonifico dell’importo complessivo della rendita di novembre: 1o novembre 2017 –– Primo pagamento tramite la soluzione alternativa al vaglia di pagamento a partire dal 7 novembre 2017
PostFinance SA Mingerstrasse 20
3030 Berna
www.postfinance.ch
Soluzione alternativa al vaglia di pagamento 02 / 2017