Kreisschreiben über die Leistungen an die gemeinnützigen Institutionen gemäss Art. 17 und 18 ELG (KSIU); gültig ab 01.04.2014; Stand 01.01.2025

Circulaire concernant les prestations des ins- titutions d’utilité publique au sens des art. 17 et 18 LPC (CSFI)

Valables dès le 1er avril 2014

État au 1er janvier 2025

318.683.01 f CSFI

12.2024

Avant-propos

La présente circulaire remplace l’ancienne version, qui datait de 1984, en l’adaptant à l’évolution du droit, de la société et de la tech- nique intervenue depuis lors. Fort des prérogatives attribuées par les textes de loi portant sur la surveillance de l’utilisation des sub- ventions versées aux institutions d’utilité publique (art. 28, al. 1 LPC et art. 55 OPC-AVS/AI), l’Office fédéral des assurances sociales (OFAS) a opté pour une refonte totale, dans le but de faciliter le tra- vail de tous les acteurs concernés et d’accroître la transparence des principes régissant l’octroi d’un soutien financier.

Dans ce sens, la refonte a été l’occasion de dégager des règles de base uniformes pour les trois institutions d’utilité publique considé- rées, ou «institutions Pro», que sont Pro Senectute, Pro Infirmis et Pro Juventute, sous les aspects pratique, procédural et comptable.

Jusqu’ici, les prestations des institutions d’utilité publique n’ont ja- mais fait l’objet d’une terminologie uniforme. Chaque institution Pro faisait appel à une terminologie propre. Il importe qu’il en aille en- core ainsi à l’avenir, même si la circulaire entend désormais, par souci de simplification, faire appel au terme très général de « sou- tien financier individuel » (SFI).

Comme les SFI ne constituent pas un droit exigible, il est apparu particulièrement important que la présente circulaire pose les condi- tions permettant une attribution claire et équitable des moyens finan- ciers à un cercle de personnes bien défini. Elle précise notamment ce qu’il faut entendre par l’expression "être dans le besoin", que la loi fixe comme condition à la perception de prestations individuelles. Elle fournit des indications utiles pour le traitement des requêtes par les collaborateurs des institutions Pro. Rappelons que l’aide ponc- tuelle unique est la règle, l’aide périodique l’exception, afin de préve- nir toute nouvelle dépendance. Ancré dans la Circulaire, le principe de subsidiarité en constitue un élément essentiel. Il entend offrir la garantie d’un emploi parcimonieux des subventions de l’AVS et de l’AI.

Au plan procédural, la nouvelle circulaire règle de manière claire et uniforme la procédure de demande, les renseignements à communi-

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quer obligatoirement, l’autorisation en vue d’investigations supplé- mentaires, la décision d’octroi ou de refus, les modalités de verse- ment, la conservation des dossiers, ainsi que les dispositions rela- tives à l’assistance administrative et à l’obligation de garder le se- cret.

D’autres modifications concernent la fixation de la subvention fédé- rale, mais également l’indemnisation des frais d’application et la te- nue des comptes. Quant aux subventions fédérales, les institutions Pro sont désormais tenues de les comptabiliser et de les administrer séparément, par le biais d’une comptabilité spécifique propre. Ces modifications visent à faciliter le travail de révision et à permettre des analyses statistiques.

Enfin, en promouvant une application homogène du soutien finan- cier individuel, la nouvelle circulaire entend favoriser les échanges entre les institutions Pro concernées et de l’OFAS avec elles, no- tamment en cas de problèmes d’interprétation ou de difficultés avec les procédures. La circulaire garantit ainsi que les aides financières individuelles demeurent un instrument adapté aux besoins des re- quérants et aux exigences de la société et des autorités politiques.

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Avant-propos relatif au supplément 1, valable dès le 1er avril

Le présent supplément 1 comprend des adaptations et précisions nécessaires au regard des premières expériences faites avec la nouvelle Circulaire.

Il précise et uniformise en particulier les critères du remboursement des frais de transport non couverts. Les personnes qui, pour une rai- son ou une autre, ont besoin d’une voiture, ne doivent pas être mieux traitées que celles qui utilisent avant tout les transports pu- blics. C’est la raison pour laquelle un montant maximal, qui corres- pond au coût annuel d’un abonnement général de 2e classe, est prévu pour l’un ou l’autre des moyens de transports utilisés (cf. ch. 3019).

Outre une précision au niveau des franchises sur la fortune (ch. 4011), un plafond est également prévu quant au montant du soutien total (prestations uniques et périodiques) pouvant entrer en ligne de compte (cf. ch. 4012).

Les modifications du chapitre 8 (conservation des dossiers) se réfè- rent au nouveau droit comptable entré en vigueur au 1er janvier

2013. On observe en particulier que les dossiers de demande de

SFI ne doivent plus être conservés que durant 5 ans au moins, à tout le moins s’il ne s’agit pas de pièces comptables. Il va de soi, bien entendu, que les institutions Pro peuvent prévoir des délais de conservation plus étendus.

Les modifications des ch. 4011 et 4012 doivent être appliquées à tous les cas en cours et à tous les nouveaux cas à partir du 1er avril

2014. Cela étant, la limite de Fr. 30 000.- (no 4012) se rapporte à

toute l’année civile 2014. Quant à la modification du ch. 3019, elle ne concerne dans un premier temps que les nouvelles demandes (prestations périodiques et uniques). Elle sera applicable aux cas en cours au plus tard après le prochain examen périodique au sens du ch. 5018.

Si des modifications dans les dispositions d’exécution devaient inter- venir sur la base du supplément, il importerait de les soumettre pour approbation à l’OFAS d’ici fin juin 2014. DFI OFAS | Circulaire concernant les prestations des institutions d’utilité publique au sens des

Avant-propos relatif au supplément 2, valable dès le 1er janvier

Le présent supplément 2 comprend les adaptations qui entrent en vigueur le 1er janvier 2021. Les chiffres marginaux modifiés sont mis en évidence par l’adjonction de 1/21.

Le présent supplément reprend la nouvelle disposition de la LPGA concernant l'allongement du délai de péremption pour les demandes de restitution et adapte les renvois aux bases légales des presta- tions complémentaires en vertu de la réforme des PC.

Outre des adaptations qui découlent des expériences pratiques, la modification de l’art. 43, al. 1, OPC-AVS/AI, en particulier, offre la possibilité de prévoir, pour le versement des subventions fédérales aux institutions, d’autres échéances de versement que début janvier et début juillet, mais au plus quatre par année (ch 6009, 6009.1, 6011).

Enfin, il ne sera dorénavant plus nécessaire de soumettre à l’OFAS les demandes d’octroi de prestations périodiques pour une durée supérieure à quatre ans dans des cas exceptionnels et dûment moti- vés. Les institutions pourront décider de leur propre chef l’octroi de prestations d’une plus longue durée ; elles devront toutefois, au pré- alable, soumettre à l’OFAS un catalogue de critères des cas excep- tionnels possibles (ch. 3016).

Avant-propos relatif au supplément 3, valable dès le 1er janvier

Le supplément 3 contient des modifications de terminologie en lien avec AVS21 qui entreront en vigueur le 1er janvier 2024. Les chiffres marginaux modifiés sont mis en évidence par l’adjonction de 1/24.

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Avant-propos relatif au supplément 4, valable dès le 1er janvier

Depuis 2024, Pro Senectute a repris le domaine d'activité de Pro Ju- ventute (SFI sous la désignation «Aide complémentaire aux veuves, aux veufs et aux orphelins»). Par conséquent, le supplément 4 con- tient des adaptations des postes qui règlent la nouvelle compétence de Pro Senectute dans ce domaine.

Rente de veuve et de veuf de l'AVS: lors de sa séance du 23 octobre 2024, le Conseil fédéral a pris connaissance des résultats de la pro- cédure de consultation relative à la modification de la loi fédérale sur l'assurance-vieillesse et survivants (LAVS) et a adopté le message à l'intention du Parlement. Parmi ceux-ci, il est prévu de modifier l'art.

17 al. 1 LPC afin d'ancrer dans la loi la reprise des activités de Pro

Juventute par Pro Senectute (Communiqué de presse du Conseil fé- déral: Rentes de veuves et de veufs de l’AVS: le Conseil fédéral adopte le message (23.10.2024)).

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Abréviations

AELE Association européenne de libre-échange

AFI Aide financière individuelle (définition adoptée par PS)

AI Assurance-invalidité

ALCP Accord entre la Confédération suisse, d’une part, et la Communauté européenne et ses Etats membres, d’autre part, sur la libre circulation des personnes

al. Alinéa

art. Article

AVS Assurance-vieillesse et survivants

ch. Chiffre

chap. Chapitre

CO Code des obligations

consid. Considérant

CSIAS Conférence suisse des institutions d’action so- ciale

doc. Document

DPC Directives sur les prestations complémentaires

Institutions Pro Institutions d’utilité publique: Pro Senectute, Pro Infirmis, Pro Juventute

LAI Loi fédérale sur l’assurance-invalidité

LAVS Loi fédérale sur l’assurance-vieillesse et survi- vants

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let. Lettre

LPC Loi fédérale sur les prestations complémentaires à l’AVS et à l’AI

LPGA Loi fédérale sur la partie générale du droit des as- surances sociales

n° Numéro marginal

NAS Normes d’audit suisses

OFAS Office fédéral des assurances sociales

Olico Ordonnance concernant la tenue et la conserva- tion des livres de comptes

OPC-AVS/AI Ordonnance sur les prestations complémentaires à l’assurance-vieillesse, survivants et invalidité

p. Page

PAH Prestation d’aide aux personnes handicapées (définition adoptée par PI)

PC Prestations complémentaires

p. ex. Par exemple

RAI Règlement sur l’assurance-invalidité

s., ss suivant, suivants

SFI Soutien financier individuel

Swiss GAAP Recommandations relatives à la présentation des RPC comptes

UE Union européenne

v. Voir

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1 Principes généraux

1.1 Dispositions générales

1001 La présente circulaire règle l’emploi général des subven-

tions prévues aux art. 17 et 18 LPC et donne les instruc- tions nécessaires (art. 28, al. 1, LPC et art. 55 OPC- AVS/AI) concernant les conditions du droit aux prestations, la procédure de demande, l’assistance administrative et les obligations de renseigner et de garder le secret, la conser- vation des dossiers, ainsi que la couverture des frais d’ap- plication, la comptabilité et la révision des comptes des ins- titutions Pro.

1.2 Principes des institutions Pro

1002 Les institutions Pro sont tenues, en vertu de l’art. 18, al. 3,

LPC, d’édicter leurs propres principes d’utilisation des sub- ventions, sous la forme d’un règlement du Fonds. Les prin- cipes doivent s’harmoniser avec les dispositions de la pré- sente Circulaire et faire état, en sus des principes prévus à l’art. 48 OPC, des directives utiles sur la tenue des comptes du Fonds.

1003 Les principes doivent être soumis à l’OFAS pour approba-

tion.

1.3 Usage des subventions

1004 Les subventions attribuées doivent permettre aux institu-

tions Pro de soutenir de manière ciblée des personnes dans le besoin (cf. chap. 4). L’aide (ci-après: soutien finan- cier individuel, SFI) peut intervenir sous la forme de verse- ments uniques ou périodiques (cf. chap. 3).

1005 Une partie des subventions est destinée à couvrir les frais

d’application des institutions Pro (cf. chap. 6).

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1.4 Cercle des ayants droit

1006 Les ressortissants suisses dans le besoin qui ont leur do-

micile et leur résidence habituelle en Suisse et qui sont âgés, veufs, orphelins ou invalides peuvent bénéficier d’un SFI s’ils remplissent les conditions prévues par l’institution Pro concernée (cf. chap. 2).

1007 Les ressortissants de l’UE1 et de l’AELE2 sont assimilés

1/21 aux ressortissants suisses s’ils entrent dans le champ d’ap- plication de l’Accord sur la libre circulation des personnes (ALCP).

1008 Les autres ressortissants étrangers, réfugiés et apatrides

dans le besoin qui ont leur domicile et leur résidence habi- tuelle en Suisse ne peuvent bénéficier d’un SFI que s’ils ré- sident en Suisse sans interruption depuis cinq ans au moins (art. 18, al. 1, let. b, LPC). Que ce soit pour la déter- mination du domicile et de la résidence habituelle en Suisse, ou pour la date d’entrée en Suisse, on peut se fon- der sur la carte de séjour correspondante.

1009 Pour les ressortissants étrangers titulaires d’un livret B

(autorisation de séjour), C (autorisation d’établissement) ou Ci (autorisation de séjour avec activité lucrative), on peut en principe admettre qu’elles se sont créées un domicile ci- vil en Suisse dès qu’elles y sont entrées pour la dernière fois. Quant aux personnes titulaires d’un livret G (autorisa- tion frontalière) ou L (autorisation de courte durée), elles ne se créent en général pas de domicile en Suisse.

1010 Les requérants d’asile (livret N), les personnes à protéger

(livret S) ou les étrangers admis provisoirement (livret F) se créent un domicile en Suisse même s’ils ont l’intention de retourner dans leur pays dès que les circonstances le per-

Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Italie, , Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Malte, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Rou- manie, Slovaquie, Slovénie et Suède. Islande, Liechtenstein, Norvège, Suisse.

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mettront. On admet qu’elles se créent un domicile à comp- ter de leur entrée en Suisse. Elles peuvent bénéficier d’un SFI dès qu’elles satisfont à une durée de domicile de cinq ans.

2 Champs d’activité des institutions Pro

2.1 Dispositions générales

2001 Par famille et ménage, les prestations ne peuvent interve-

1/21 nir que par le biais d’une seule institution Pro. Une institu- tion Pro ne saurait intervenir si la famille bénéficie déjà de prestations d’une autre institution Pro. Au besoin, les insti- tutions Pro s’entendront entre elles. À cet effet, la personne qui soumet la demande doit décla- rer qu’elle ne perçoit pas de prestations de plusieurs insti- tutions Pro en même temps. Le cas échéant, les presta- tions versées à double feront l’objet de demandes de resti- tution. Les institutions Pro prévoient cette déclaration lors du dépôt de la demande.

2002 En cas de litige au sujet de la compétence, le cas doit être

soumis à l’OFAS.

2.2 Domaine d’activité de Pro Senectute

2003 Pro Senectute accorde un SFI (AFI, «Aide financière indivi-

1/24 duelle», selon sa terminologie) aux femmes et aux hommes qui ont atteint l’âge de référence selon l’art. 21 LAVS et qui satisfont aux conditions d’octroi au sens de l’art. 18 LPC.

2004 Peuvent également bénéficier d’un SFI les personnes qui

ont anticipé l’octroi de leur rente de vieillesse au sens de l’art. 40 LAVS. A l’inverse, dans le cas d’un ajournement de la rente au sens de l’art. 39 LAVS, aucun SFI ne peut en- trer en ligne de compte tant que l’ajournement n’a pas été révoqué.

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2.3 Domaine d’activité de Pro Infirmis

2005 Pro Infirmis accorde un SFI (PAH, «Prestations d’aide aux

1/24 personnes handicapées», selon sa terminologie) aux per- sonnes invalides qui n’ont pas encore atteint l’âge de réfé- rence au sens des ch. 2003 et 2004 et qui satisfont aux conditions d’octroi au sens de l’art. 18 LPC.

2006 Sont considérées comme invalides au sens du ch. 2005 les

4/14 personnes qui, pour cause d’infirmité congénitale, de mala- die ou d’accident, ont droit à une rente, une prestation tran- sitoire au sens de l’art. 32 LAI ou à une allocation pour im- potent de l’AI ou perçoivent des indemnités journalières de l’AI sans interruption pendant six mois au moins, ou au- raient droit à une rente de l’AI si elles justifiaient de la du- rée de cotisation minimale requise à l’art. 36, al. 1, LAI (v. art. 4 al. 1, let. c et d, LPC par analogie).

2007 Les personnes âgées de moins de 20 ans sont considé-

4/14 rées comme invalides lorsqu’elles remplissent les condi- tions d’octroi d’une allocation pour impotent au sens de l’art. 42bis, en corrélation avec l’art. 42 LAI, ou les condi- tions de l’art. 5, al. 2, LAI, en corrélation avec l’art. 8, al. 2, LPGA.

2007.1 Les ressortissants étrangers, les réfugiés et les apatrides

4/14 âgés de moins de 20 ans qui, contrairement à l’art. 18, al.1, let. b, LPC, ont résidé moins de 5 ans en Suisse, peuvent satisfaire à cette condition, par analogie à la réglementa- tion de l’art. 9, al. 3, let. a, LAI, par le biais de leur père ou de leur mère.

2008 Par contre, n’est pas considérée comme invalide la per-

sonne qui bénéficie uniquement de mesures d’intervention précoce et de mesures de réadaptation de l’AI (mesures médicales, mesures d’intégration, mesures profession- nelles, moyens auxiliaires), sans bénéficier ni d’une rente (y.c. prestation transitoire), ni d’une API, ni d’une indemnité journalière de l’AI. Sont exceptés les cas au sens des ch.

2010 et 2011.

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2009 Pour la constatation de l’invalidité, la compétence relève de

l’office AI.

2010 Si une demande de prestations AI a été déposée mais que

son instruction n’est pas encore achevée, une personne peut exceptionnellement être considérée comme invalide si on peut supposer avec un degré de vraisemblance prépon- dérante qu’elle remplira les conditions prévues au ch. 2006 (art. 18, al. 4, let. b, LPC; art. 46 OPC-AVS/AI).

2011 Si une personne dans le besoin n’a plus droit à une rente

de l’AI du fait de la mise en œuvre de mesures de réadap- tation ou d’une diminution de son degré d’invalidité, un SFI peut être accordé en cas d’invalidité restante pour une du- rée maximale de deux ans à compter de la diminution ou de la suppression de la rente. Le SFI accordé peut, excep- tionnellement, porter sur une durée plus longue. Ce faisant, les ch. 3015 et 3016 sont applicables par analogie.

2.4 Domaine d’activité de Pro Senectute (auparavant

Pro Juventute)

2012 Pro Senectute (auparavant Pro Juventute) accorde un SFI

1/25 sous la désignation «Aide complémentaire aux veuves, aux veufs et aux orphelins», aux femmes et aux hommes qui perçoivent une rente de veuve ou de veuf et qui n’ont pas encore atteint l’âge de référence, ainsi qu’aux orphelins qui bénéficient d’une rente de survivant de l’AVS. Les per- sonnes qui auraient droit à ces prestations si le conjoint ou le parent décédé justifiaient de la durée de cotisation mini- male requise à l’art. 29, al. 1 LAVS y ont aussi droit (v. art. 4, al. 1, let. b, ch. 2, LPC par analogie).

2012.1 Les orphelins qui, contrairement à l’art. 18, al. 1, let. b,

4/14 LPC, n’ont pas encore résidé durant 5 ans en Suisse et ne sont ni ressortissants suisses, ni ressortissants d‘un Etat de l’UE/AELE, ont droit à un SFI si le parent décédé (pour les orphelins de père et de mère, un des parents au moins) avait accompli le délai de carence de 5 ans.

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2013 N’entrent pas dans le champ d’activité de Pro Senectute

1/25 (auparavant Pro Juventute) les personnes veuves ou or- phelines qui sont invalides au sens des ch. 2005ss et/ou qui ont déjà atteint l’âge de référence au sens des ch. 2003 et 2004. Cela vaut également pour les conjoints, les concu- bins et les enfants (propres enfants ou enfants du conjoint ou du partenaire) faisant ménage commun avec lesdites personnes.

2014 Les dispositions prévues aux ch. 2012 et 2013 sont appli-

cables par analogie au partenaire survivant d’un partena- riat enregistré entre personnes du même sexe.

3 Prestations

3.1 Objet des prestations

3001 Le SFI doit avant tout, de manière ciblée et temporaire,

permettre à la personne qui en fait la demande de surmon- ter des difficultés financières passagères.

3002 Une prestation doit dès lors utilisée de manière ciblée pour

éradiquer ou atténuer une situation de détresse concrète et mesurable.

3.2 Principe de subsidiarité

3003 Le SFI est accordé dans le respect du principe de subsidia-

rité. Il n’entre en ligne de compte qu’après épuisement de toutes les autres possibilités de financement possibles (as- surances sociales ou privées, aide sociale publique, voire toute autre prestation d’ordre cantonal ou communal). Il im- porte en particulier de solliciter l’octroi de PC si une de- mande correspondante n’a pas encore été déposée.

3004 Aucune prestation unique ou périodique destinée au finan-

cement des besoins courants ne peut intervenir pour des personnes durablement au bénéfice de l’aide sociale (art.

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18, al. 2, LPC). L’octroi de prestations en nature ou en ser- vices peut seul entrer en ligne de compte.

3005 En matière d’octroi de SFI, il importe de respecter les prin-

cipes de la réforme de la péréquation financière et de la ré- partition des tâches entre la Confédération et les cantons (RPT). Par conséquent, on ne saurait accorder de SFI pour des prestations qui relèvent de la compétence des cantons ou des communes (p. ex. frais de maladie et d’invalidité au sens de l’art. 14 LPC).

3006 Lors de la présentation d’une première demande, il est

possible de s’écarter momentanément du principe de la subsidiarité (cf. ch. 3015 et 3016) lorsqu’une personne dans le besoin remplit l’une ou l’autre des conditions sui- vantes:

a) au moment de la demande, elle est déjà confrontée à des dépenses régulières qui dépassent les montants li- mites admis par la couverture sociale ordinaire prévue par le ch. 3003 (p. ex. loyer élevé ou frais de garde des enfants);

b) les changements requis dans l’immédiat pour remédier à la situation de détresse financière du requérant ou du moins l’atténuer représenteraient pour celui-ci, au plan personnel, une charge disproportionnée, ou s’accompa- gnerait de désagréments notoires (p. ex. fréquentation d’une école privée avant le décès de l’un de ses parents ou des deux, ou encore formation professionnelle ou for- mation continue déjà entamée lors de la survenance de la situation de détresse financière). Encore faut-il que l’existence des circonstances concrètes d’ordre person- nel qu’il sied tant bien que mal de respecter dure depuis une année au moins au moment de la demande.

Demeure réservée une réalisation abusive de ces condi- tions.

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3.3 Genres de prestations selon l’art. 18 LPC

3.3.1 Dispositions générales

3007 La subvention fédérale est destinée à financer des presta-

tions uniques ou périodiques. Celles-ci peuvent intervenir sous la forme de contributions passagères destinées à la couverture des besoins courants, ou d’avances dans l’at- tente de prestations d’assurances requise, ou encore sous la forme de prestations en nature ou en services.

3008 Si des prestations sont versées sous la forme d’avances

de prestations requises auprès d’assurances sociales ou privées (cf. ch. 3011, 3013 et 5015), la personne faisant la demande doit donner son accord préalable à une cession des prestations requises à l’institution Pro concernée pour les prestations légales éventuelles dues pour la même pé- riode et dans le même but (cf. art. 22, al. 2, let. a, LPGA et art. 85bis RAI par analogie).

3009 L’ampleur et le montant de la prestation accordée dépen-

dent toujours de la capacité financière du bénéficiaire et de sa situation personnelle.

3010 En principe, les prestations ne sont pas versées avec effet

rétroactif. Des factures déjà honorées ne peuvent être prises en charge que lors d’une première demande. Il sied d’informer les requérants en ce sens.

3.3.2 Prestations uniques

3011 L’octroi de prestations uniques entre en ligne de compte

dans les cas suivants: – aide financière ponctuelle destinée à la couverture des besoins vitaux courants en présence d’une situation fi- nancière précaire de durée limitée; – prestations en nature ou en service dans la mesure où elles ne sont pas financées par une assurance sociale ou privée ou par des institutions cantonales ou commu- nales; DFI OFAS | Circulaire concernant les prestations des institutions d’utilité publique au sens des

– des avances financières pour une prestation (p. ex. moyens auxiliaires) en faveur de laquelle la présentation de la demande à l’assurance sociale ou privée a déjà eu lieu (cf. ch. 3008 et 5015).

3012 Une prestation destinée à la couverture de dépenses pério-

diques est considérée comme prestation périodique même lorsqu’elle fait l’objet d’un versement unique.

3.3.3 Prestations périodiques

3013 Les prestations périodiques entrent en ligne de compte

dans les cas suivants: – aide financière périodique destinée à la couverture des besoins vitaux courants en présence d’une situation fi- nancière précaire de durée limitée; – prestations en nature ou en service périodiques dans la mesure où elles ne sont pas financées par une assu- rance sociale ou privée ou par des institutions canto- nales ou communales; – des avances financières pour une prestation (p. ex. rente, PC) en faveur de laquelle la présentation de la de- mande à l’assurance sociale ou privée a déjà eu lieu (cf. ch. 3008 et 5015).

3014 L’octroi d’une prestation périodique est l’exception. Il entre

en ligne de compte lorsque l’octroi d’une prestation unique est déconseillé ou ne permet pas de surmonter les difficul- tés financières passagères motivant la demande de SFI. Une prestation périodique peut par exemple être octroyée sous la forme d’une contribution temporaire à la couverture des besoins courants, de frais de loyer élevés, ou encore de frais de garde. Les prestations périodiques sont oc- troyées pour une durée limitée et sont régulièrement véri- fiées (cf. ch. 5018).

3015 Les prestations périodiques peuvent être versées pour une

période maximale de deux ans. Si la situation financière précaire devait nonobstant persister, elles pourraient être versées pour deux années supplémentaires. DFI OFAS | Circulaire concernant les prestations des institutions d’utilité publique au sens des

3016 Dans des cas exceptionnels et dûment motivés, et moyen-

1/21 nant l’accord de l’OFAS, l’octroi de prestations périodiques peut aller au-delà de quatre années. Un catalogue de cri- tères des cas exceptionnels possibles doit être soumis à l’OFAS.

3017 En cas d’octroi d’une prestation périodique, une convention

est conclue entre le prestataire et le bénéficiaire. Elle pré- voit le montant de la prestation allouée, la durée du verse- ment et le but visé par le soutien financier. Si la prestation périodique est octroyée sous la forme d’une avance de prestations requises auprès d’une assurance sociale ou privée, la convention doit également prévoir la cession sans réserves des prestations d’assurance en question à l’institution Pro concernée pour le montant et la durée des avances fournies (cf. ch. 3008).

3018 Le versement d’une prestation périodique prend fin immé-

diatement s’il est constaté que son bénéficiaire ne l’utilise pas dans le but prévu par la convention.

3.3.4 Prestations en nature ou en services

3019 Sont des prestations en nature (liste non exhaustive)

4/14 – l’acquisition ou la réparation d’un objet indispensable à la couverture des besoins courants (ménage et habitat); – l’acquisition ou la réparation de moyens auxiliaires dans le cadre des art. 21 LAI, 2 OMAI, 43quater LAVS et 2 OMAV qui, pour des raisons non prévisibles ou extraor- dinaires, ne sont pas pris en charge par une assurance sociale ou privée; – la couverture de frais de transport supplémentaires non couverts pour l’usage des transports publics (TP), induits par des raisons de santé (p. ex. visites médicales), par l’exercice d’une activité lucrative, ou la fréquentation de cours de formation ou de perfectionnement. Si l’intéressé est impérativement tributaire de sa voiture (p. ex. pour raisons de santé, ou du fait d’une offre de TP inappro- priée), une contribution aux frais d’exploitation du véhi- cule peut entrer en ligne de compte. Dans un cas comme dans l’autre, la contribution annuelle totale ne DFI OFAS | Circulaire concernant les prestations des institutions d’utilité publique au sens des

saurait toutefois dépasser le prix d’un abonnement géné- ral de 2e classe.

3020 Sont des prestations en services (liste non exhaustive):

– des services et offres pour les soins à domicile, le soula- gement des proches, l’encouragement et la préservation de l’autonomie, dans la mesure où ils ne sont financés ni par une assurance sociale ou privée, ni par des institu- tions cantonales ou communales; – des services et offres qui permettent et encouragent la poursuite d’une activité lucrative en cours, dans la me- sure où ils ne sont financés ni par une assurance sociale ou privée, ni par des institutions cantonales ou commu- nales (p. ex. perfectionnement professionnel, garde ex- trafamiliale, chemin pour se rendre au travail); – des subsides de formation aux orphelins s’ils ne bénéfi- cient pas de bourses d’étude; – des contributions financières pour activités sociocultu- relles, entretien des contacts avec l’entourage, participa- tion à la vie publique (p. ex. dépenses pour loisirs). Ces contributions sont limitées, par personne, à Fr. 800.- par année au maximum. En présence de circonstances dû- ment motivées, la direction des organes centraux peut exceptionnellement accorder un montant plus élevé. Les institutions Pro apportent une définition plus précise des différentes prestations; – des contributions aux frais de déménagement.

3021 Des contributions à des prestations en nature et en ser-

vices peuvent être octroyées si les prestations dont l’octroi est sollicité sont indispensables pour le requérant et qu’il n’est pas en mesure de les financer par ses propres moyens. L’octroi de prestations en nature ou en services peut intervenir moyennant le respect des principes sui- vants: – subsidiarité (cf. ch. 3003 à 3006); – proportionnalité vis-à-vis de personnes se trouvant dans des situations comparables; – simplicité, économicité, adéquation, ainsi que territoria- lité.

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3022 Des prestations en nature ou en services (p. ex. contribu-

tion à un moyen auxiliaire ou pour une aide au ménage) peuvent être versées directement au fournisseur de presta- tions.

3.4 Exceptions

3023 Comme les SFI sont financés par l’AVS et l’AI, et qu’il im-

porte dès lors de respecter les principes de la RPT, il ne saurait être question d’octroyer des prestations pour le fi- nancement de: – créances des pouvoirs publics, comme les amendes d’ordre, les taxes, les impôts ou des restitutions de pres- tations AVS/AI/APG/PC; – primes d’assurance-maladie ou de primes d’assurances sociales et privées, ainsi que de – prestations ou de services qui interviennent par le biais d’un travail au noir.

3024 En outre, aucune prestation ne saurait être accordée pour

4/14 (liste non exhaustive): – le remboursement de factures déjà payées (sauf en cas de première demande, cf. ch. 3010); – des services propres apportés par des institutions Pro, qui sont déjà intégralement financés par des ressources de l’AVS, de l’AI, ou par d’autres sources de fonds pu- blics; – une participation à des investissements et autres coûts d’exploitation inhérents à la création ou à la conduite d’une entreprise propre ou d’une activité indépendante; – le paiement de tranches de leasing; – des frais de régime alimentaire (diète) qui ne sont pas pris en compte par les PC; – les frais de placement d’enfants mineurs en famille d’ac- cueil qui relèvent d’un financement du canton ou de l’aide sociale; – le financement de la formation si, pour le niveau de for- mation requis, il existe une alternative à la charge des pouvoirs publics; – les frais liés au décès, ainsi que DFI OFAS | Circulaire concernant les prestations des institutions d’utilité publique au sens des

– les amortissements de dettes/dettes hypothécaires et la couverture de pertes en relation avec des jeux de hasard et des investissements à caractère spéculatif.

4 Personnes dans le besoin

4.1 Appréciation de la situation de besoin

4001 Pour apprécier l’existence d’une situation de besoin, il y a

lieu de se référer en principe aux règles de calcul de la LPC, pour autant que ce chapitre ne contienne pas de dis- positions dérogatoires. On se basera en principe sur une feuille de calcul PC actuelle du requérant.

4002 Une personne est considérée dans le besoin si:

4003 Elle est bénéficiaire de PC et

– dispose d’une fortune mobilière inférieure aux limites

4004 Elle est bénéficiaire de PC et

– en raison d’une dépense exceptionnelle, le montant de sa fortune descendrait au-dessous des limites prévues au ch. 4011;

4005 Elle n’est pas bénéficiaire de PC et

– dispose d’une fortune mobilière inférieure aux limites prévues au ch. 4011, mais – l’excédent de revenus déterminants selon le calcul PC est inférieur au montant de la dépense exceptionnelle à laquelle elle doit faire face.

4006 Est également considérée dans le besoin la personne qui

n’est pas bénéficiaire de PC et – dispose d’une fortune mobilière inférieure aux limites prévues au ch. 4011, mais – l’excédent des revenus déterminants selon le calcul PC est dû uniquement à la prise en compte de l’imputation de la fortune immobilière (au sens de l’art. 11, al. 1, let. c, LPC).

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4007 La personne qui a déposé une demande de PC appelée

selon toute vraisemblance à être admise au regard des renseignements fournis rentre aussi dans la catégorie des bénéficiaires de PC.

4008 Pour les requérants qui vivent en ménage commun avec

un conjoint, un partenaire enregistré, un concubin, des en- fants mineurs ou majeurs, la situation de besoin doit être appréciée en tenant compte de manière appropriée de la situation financière des personnes en question.

4009 Pour les couples mariés et les partenaires enregistrés de

même sexe, les revenus déterminants et les dépenses re- connues sont pris en compte selon la LPC (cf. ch. couples vivant en concubinage, dans la mesure où – ils font ménage commun avec un ou plusieurs enfants communs, qui sont mineurs ou encore en formation, ou – font ménage commun depuis quatre ans au moins.

4010 Si des enfants mineurs ou majeurs, encore en formation,

font ménage commun, leurs revenus déterminants et leurs dépenses reconnues sont prises en compte au sens de la LPC (par analogie aux ch. 3133.01ss DPC). Il en va égale- ment ainsi, par analogie, pour les enfants adultes qui ne sont plus en formation et qui poursuivent par exemple déjà l’exercice d’une activité lucrative.

4011 Une personne ne remplit pas la condition de besoin si la

4/14 fortune mobilière dont elle dispose (argent liquide, avoirs en banque ou sur un compte postal, obligations, actions et autres titres, valeur de rachat de l’assurance-vie, succes- sion non partagée, fortune disponible provenant du capital LPP, métaux précieux, biens mobiliers de valeur, etc.) est supérieure aux limites suivantes: – personne seule Fr. 10 000.- – couple Fr. 20 000.- – par enfant mineur, ou âgé de moins de

25 ans mais handicapé ou encore en

formation, la limite est relevée de Fr. 5 000.- – orphelins de père et de mère Fr. 10 000.- DFI OFAS | Circulaire concernant les prestations des institutions d’utilité publique au sens des

– mais par famille/ménage, au maximum Fr. 25 000.-

Pour des enfants/orphelins de père ou de mère qui ne font pas ménage commun avec un parent au moins, c’est le montant pour personne seule qui est déterminant. Cela vaut en particulier pour des orphelins de père ou de mère et des enfants qui vivent dans une famille d’accueil.

4.2 Montant du SFI

4012 Par personne ou ménage sollicitant l’octroi d’un SFI, les

4/14 montants suivants peuvent être versés: – pour une prestation unique, au maximum Fr. 30 000.- par année civile; – pour une prestation périodique, au maximum Fr. 1 500.- par mois ou Fr. 18 000.- par année.

Le montant annuel total des SFI, issu de l’addition de pres- tations tant uniques que périodiques, ne saurait dépasser Fr. 30 000.-.

En présence de circonstances particulières dûment moti- vées, un montant plus élevé peut être versé. Les de- mandes et dossiers y relatifs doivent être soumis à l’OFAS.

4013 Pour les personnes visées au ch. 4003, le montant du SFI

correspond, sous réserve du ch. 4012, à l’intégralité de la prestation qui a fait l’objet de la demande de SFI.

4014 Pour les personnes visées au ch. 4004, le montant maxi-

mal du SFI est égal, sous réserve du ch. 4012, à la diffé- rence entre le solde de la fortune en espèces qui leur res- terait si elles devaient assumer intégralement la dépense extraordinaire pour laquelle elles sollicitent un SFI et les li- mites de fortune déterminantes selon le ch. 4011.

4015 Pour les personnes visées aux ch. 4005 et 4006, le mon-

tant maximal du SFI est égal, sous réserve du ch. 4012, à l’excédent de dépenses qui en résulterait si elles devaient

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assumer intégralement la dépense pour laquelle elles solli- citent un SFI.

5 Procédure

5.1 Demande

5001 Les prestations doivent être requises par écrit par le requé-

rant ou son représentant légal. Si la demande est faite par un tiers, une procuration doit être présentée.

5002 Le requérant ou son représentant légal est tenu de fournir

aux organes des institutions Pro les renseignements né- cessaires à l’examen de sa situation (art. 47, al. 1, OPC- AVS/AI).

5003 Les institutions Pro définissent et utilisent un formulaire de

demande uniforme propre à chacune d’elles, qui fournit les données utiles en matière de revenu et de fortune, ainsi que toutes les autres indications indispensables pour éta- blir le droit à la prestation.

5004 Le requérant est en outre tenu d’autoriser les institutions

Pro à solliciter auprès des autorités ou des assurances (p. ex. caisses de compensation, organes PC ou autorités fis- cales) d’autres renseignements en relation avec la fixation des prestations.

5005 La demande doit être accompagnée des documents attes-

tant la situation financière dont le requérant se prévaut, tels que la dernière taxation fiscale entrée en force, des attes- tations bancaires ou autres. Les personnes déjà au béné- fice de PC devront en tous les cas présenter la dernière décision de PC ainsi que la feuille de calcul correspon- dante (cf. aussi chap. 9.1). Dans ce cas, il n’est pas néces- saire d’exiger les données fiscales.

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5006 L’octroi de prestations en nature ou en services ne saurait

dans la règle intervenir sans présentation d’un devis cor- respondant. Les factures déjà payées par le requérant ne sont en principe pas remboursées (cf. ch. 3010).

5007 Les contributions à des prestations en nature ou en ser-

vices doivent toujours être documentées par le biais des factures ou des justificatifs des dépenses correspondants.

5.2 Traitement des demandes

5008 Les collaborateurs responsables examinent l’exactitude

des données fournies par le requérant et, le cas échéant, les complètent. Ils pourront à cette fin s’appuyer sur l’auto- risation délivrée par le requérant dans le formulaire de de- mande (cf. ch. 5004) pour obtenir des autorités et des as- surances sociales les renseignements nécessaires (cf. aussi chap. 9.1).

5009 Sur la base des dispositions de la présente circulaire et

des principes de base des institutions Pro, les collabora- teurs responsables examinent si l’octroi d’une prestation entre en ligne de compte et, dans l’affirmative, dans quel ordre de grandeur. Ils présentent ensuite une proposition dûment motivée à l’instance compétente (cf. ch. 5012) ap- pelée à statuer.

5010 En cas de doute sur la qualité d’ayant droit du requérant, le

service qui traite la demande peut adresser le dossier à l’OFAS avec un résumé des éléments prêtant à discussion.

5.3 Décision

5011 L’octroi ou le refus d’une prestation doit être communiqué

par décision écrite au requérant dans un délai convenable.

5012 Les directions des organes centraux désignent les organes

qui, au sein de leur institution, sont compétents pour rendre les décisions. Ceux-ci doivent être en mesure de garantir

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une procédure de traitement des demandes correcte et ré- gulière. Ce faisant, ils devront satisfaire aux critères sui- vants: – disposer des connaissances indispensables en matière de SFI et d’assurances sociales; – avoir une réglementation de représentation; – disposer d’un système de contrôle interne (SCI) basé sur des principes de gestion reconnus; – le traitement des demandes et la décision ne peuvent être le fait d’une seule et même personne; – assurer que les décisions prises puissent être gardées et documentées (cf. chap. 8).

5013 La décision d’octroi doit à tout le moins fournir les indica-

tions relatives au motif et au but de la prestation, au genre de prestations, au montant et à la durée du soutien finan- cier. En outre, elle doit rendre le requérant attentif à son obligation de communiquer tous les changements d’ordre personnel et économique qui pourraient avoir une influence sur l’attribution du SFI. Enfin, la décision indiquera que les prestations sont financées par les ressources de l’AVS ou de l’AI.

5014 En cas de remise de moyens auxiliaires, un contrat de prêt

correspondant doit être conclu.

5015 Si la prestation requise porte sur une avance à fournir, une

convention doit être conclue pour fixer le montant de l’avance octroyée et l’échéance du remboursement. S’il s’agit d’avances de prestations sollicitées auprès d’une as- surance sociale ou de l’aide sociale, la cession des presta- tions au sens du ch. 3008 doit être requise.

5016 Si une demande est rejetée, le refus doit être motivé.

5017 Les demandes présentées et les décisions y relatives, ainsi

que les documents et correspondances afférents au dos- sier, doivent être conservés. Pour de plus amples détails, voir les dispositions sur la conservation des dossiers figu- rant au chap. 8.

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5018 Les données personnelles et économiques relevantes des

bénéficiaires pour l’octroi de prestations périodiques sont régulièrement vérifiées, au moins chaque année. Il importe d’annoter les échéances correspondantes.

5.4 Versement

5019 Les prestations sont versées au requérant, à son représen-

tant légal ou au fournisseur de prestation sur un compte bancaire ou postal personnel. Des versements en mains propres ne peuvent être opérés qu’à titre exceptionnel, et uniquement contre quittance.

5020 Les institutions Pro doivent veiller à une utilisation des

prestations conforme au but. Dans ce but, elles peuvent prévoir d’autres mesures, comme par exemple le verse- ment direct des prestations en nature ou en services au fournisseur de prestations.

5021 Avant le déclenchement du paiement, la justification de ce-

lui-ci doit avoir été examinée par une deuxième personne (principe des quatre yeux). Les ordres de paiement doivent être munis d’une double signature.

5.5 Restitution

5022 Lorsqu’un SFI est octroyé indûment ou sur la base d’indi-

cations fausses fournies par le bénéficiaire, sa restitution entière ou partielle peut être exigée.

5023 Le droit de demander la restitution s’éteint trois ans après

1/21 le moment où l’institution Pro a eu connaissance du fait, mais au plus tard cinq ans après le versement de la presta- tion (cf. art. 25, al. 2, LPGA, par analogie).

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6 Aspects financiers

6.1 Subvention fédérale

6.1.1 Dispositions générales

6001 La subvention fédérale arrêtée par l’OFAS se compose du

montant des prestations uniques ou périodiques accordées durant l’année en cours, ainsi que de la contribution accor- dée aux frais d’application de l’année antérieure dont l’exis- tence est prouvée (art. 43 OPC).

6002 L’octroi d’une avance ou d’un préfinancement d’un SFI par

prélèvement des institutions Pro sur leurs ressources propres, ou par le biais d’un financement externe de tiers, n’est pas admissible.

6003 Les subventions fédérales indûment versées doivent être

1/21 restituées (art. 43, al. 4, en relation avec l’art. 42 OPC ).

6.1.2 Montant

6004 La subvention fédérale au sens de l’art. 17, al. 1, LPC,

1/25 s’élève au maximum à – Fr. 16,5 millions pour la fondation suisse Pro Senectute; – Fr. 14,5 millions pour l’association suisse Pro Infirmis; – Fr. 2,7 millions pour la fondation suisse Pro Senectute (auparavant Pro Juventute).

6005 L’OFAS fixe le montant des subventions annuelles sur la

base des budgets présentés par les institutions Pro (cf. ch. 6.1.3).

6.1.3 Fixation

6006 Les institutions Pro adressent à l’OFAS jusqu’au 31 oc-

tobre de l’année en cours un budget prévisionnel de l’utili- sation escomptée de la subvention fédérale pour l’année

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suivante. L’OFAS détermine alors le montant de la subven- tion fédérale et le communique aux institutions Pro jusqu’au 15 décembre de l’année en cours.

6007 Le budget fait état séparément des prestations uniques et

des prestations périodiques prévues, ainsi que des frais d’application.

6008 Le budget ne peut pas dépasser les montants maximaux

prévus aux ch. 6004 et 6013. Demeure réservée la prise en compte, soumise à l’approbation de l’OFAS, d’une part supérieure aux frais d’application selon le ch. 6015.

6.1.4 Versement/Compensation

6009 La subvention fédérale est en principe versée en deux

1/21 tranches, début janvier et début juillet.

6009.1 D’autres échéances de versement peuvent être prévues,

1/21 mais au plus quatre par année. Au maximum la moitié de la subvention fédérale fixée peut être versée jusqu’en juin de l’exercice en cours.

6010 L’OFAS peut opérer la compensation de subventions fédé-

rales indûment versées, ou de subventions fédérales non épuisées d’un montant supérieur aux marges de tolérance prévues au ch. 6011, par le biais de paiements partiels.

6.1.5 Report du solde sur les années suivantes

6011 Pour compenser les fluctuations en matière d’octroi de

1/21 prestations, des moyens financiers non épuisés de l’année en cours peuvent être reportés à l’année suivante. Cela étant, cette réserve inhérente à la fluctuation ne saurait, en fin d’année (date de référence 31.12), être supérieure à 10 % de la subvention fédérale de l’année écoulée. Sinon, la part qui dépasse la marge de tolérance indiquée sera com- pensée l’année suivante début juillet avec le versement de la 2e moitié de la subvention fédérale.

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6.1.6 Frais d’application

6012 Une partie de la subvention fédérale de l’année en cours

peut servir à couvrir les frais d’application, survenus et dont l’existence est prouvée, liés à l’octroi de SFI.

6013 Pour une subvention fédérale annuelle allant jusqu’à 2 mil-

lions de francs, la part destinée à couvrir les frais d’applica- tion peut atteindre jusqu’à 10 %. Si la subvention fédérale annuelle est supérieure à 2 millions de francs, 10 % au maximum des 2 premiers millions peuvent être utilisés pour la couverture des frais d’application, alors que 5 % au maximum pourront encore utilisés à cette fin pour la part qui dépasse 2 millions de francs. En présence de circons- tances particulières dûment attestées par les institutions Pro, un montant plus élevé pourra être accordé.

6014 La part déterminante est fixée en juillet de l’année en

cours, sur la base de la subvention fédérale et des frais d’application de l’année précédente. Elle ne peut tenir compte que des frais dûment prouvés dans les limites des taux maximaux au sens du ch. 6013.

6015 Si les frais d’application effectifs dépassent les taux maxi-

maux au sens du ch. 6013, une demande d’octroi d’un montant plus élevé dûment motivée doit être présentée à l’OFAS, accompagnée des comptes annuels et d’un réca- pitulatif détaillé des frais d’application induits au cours de l’année écoulée par les SFI.

6016 L’OFAS donne son aval aux montant propre à couvrir les

frais d’application jusqu’au 15 août de l’année en cours.

6.2 Comptabilité

6017 La subvention fédérale doit être administrée séparément

des autres fonds et ne peut en aucun cas être utilisée pour d’autres tâches que celles visées à l’art. 18 LPC. Il con-

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vient dès lors de recourir à des comptes bancaires et pos- taux propres. Les intérêts en résultant seront utilisés dans le même but que la subvention fédérale.

6018 Les institutions Pro sont tenues de tenir une comptabilité

séparée de la subvention fédérale obtenue et de l’usage qui en est fait. Elles y procèdent par le biais d’un compte du Fonds au sens du Swiss GAAP RPC 21. Ce faisant, le décompte SFI est intégré dans le décompte global de l’ins- titution Pro, tout en faisant l’objet d’un compte séparé. L’année comptable s’étend du 1er janvier au 31 décembre.

6019 Au bilan, les moyens financiers non épuisés des années

précédentes doivent faire l’objet d’une mention spécifique dans les engagements à court terme.

6020 Le décompte SFI doit faire état de tous les comptes de

charges, de produits, ainsi que des comptes et position de bilan. Les positions suivantes doivent être obligatoirement présentées:

Produits: – Subvention fédérale – Intérêts – Restitutions

Charges: – Prestations uniques – Prestations périodiques – Frais d’application

Bilan: – Liquidités SFI (banque, poste) – Créancier LPC (OFAS) dans les fonds étrangers à court terme

Au besoin, d’autres comptes peuvent être ouverts, comme p. ex. pour les prestations en nature ou en services, ou en- core les frais bancaires et postaux, etc.

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6.3 Rapport annuel

6021 Les documents suivants doivent être adressés à l’OFAS

jusqu’au 30 juin de l’année suivant la fin d’un exercice an- nuel: – compte révisé du Fonds au sens du chap. 6.2; – rapport de révision avec commentaires (Management Letter, procès-verbal de la discussion finale) selon chap. 7.2; – décompte annuel consolidé selon annexe 1; – décompte annuel avec répartition par cantons/régions selon annexe 2; – statistique des prestations selon annexe 3; – statistique du nombre de demandes traitées selon an- nexe 4; – rapport annuel avec compte annuel consolidé de toute l’institution y compris rapport de révision et commen- taires (Management Letter, procès-verbal de la discus- sion finale).

6022 Avec les documents indiqués, les institutions Pro communi-

quent à l’OFAS les chiffres clés des prestations versées au cours de l’année civile précédente.

6023 Les chiffres clés donneront les indications utiles quant aux

catégories de bénéficiaires, par ex. par âge et par sexe, mais aussi quant au type de prestations ainsi qu’à la caté- gorie de dépenses des prestations versées. Les chiffres clés à communiquer sont définis d’un commun accord entre l’OFAS et les institutions Pro dans le cadre des pos- sibilités statistiques offertes.

6024 Au besoin, l’OFAS peut en tout temps solliciter la produc-

tion d’autres informations et documents.

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7 Révision

7.1 Dispositions générales

7001 Toutes les révisions sont annoncées à temps par l’organe

de révision.

7002 L’institution Pro dont les comptes sont révisés doit mettre à

disposition de l’organe de révision tous les documents né- cessaires et fournir tous les renseignements pertinents. Les documents conservés sous forme électronique ont la même force probante que les documents sur papier, pour autant que soient satisfaites les conditions prévues par l’Olico. lls doivent en particulier être rendus lisibles pour les réviseurs dans un délai raisonnable (art. 6 Olico).

7.2 Révision et compte du Fonds (révision financière)

7003 Le compte du Fonds doit faire l’objet d’un contrôle annuel

par une société de révision reconnue.

7004 Le contrôle est opéré conformément aux dispositions lé-

gales et dans le respect des normes d’audit suisses (NAS). On examinera notamment si: – le compte du Fonds est en adéquation avec les disposi- tions légales, les directives de l’OFAS et les principes édictés (règlement du Fonds) par les institutions Pro; – le compte du Fonds est reproduit correctement et corres- pond aux conditions réelles, et – si les subventions fédérales octroyées ont été affectées exclusivement aux prestations visées à l’art. 18 LPC.

7005 La révision opérée devra faire l’objet d’un rapport écrit. Un

rapport explicatif (Management Letter, procès-verbal de la discussion finale) doit être adressé à l’OFAS avec le compte annuel (v. chap. 6.3).

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7.3 Contrôle et utilisation des subventions fédérales

(révision matérielle)

7006 Les institutions Pro examinent tous les quatre ans la con-

1/21 formité légale de l’utilisation des subventions fédérales par leurs sections cantonales et régionales.

7007 Les examens s’opèrent sur la base de sondages. Ils doi-

vent en particulier porter sur les points suivants: – satisfaction des conditions économiques et personnelles à remplir selon l’art. 18 LPC et les art. 45 à 47 OPC- AVS/AI, ainsi que des dispositions de la présente circu- laire et des directives (règlement du Fonds) émises par les institutions Pro; – examen du SFI accordé sous l’angle du principe de la simplicité, de l’économicité et de l’adéquation de la pres- tation, ainsi que du respect de la territorialité; – vérification que l’octroi des prestations satisfait aux prin- cipes du besoin et de la subsidiarité; – examen des restitutions; – examen de la procédure de fixation des prestations (y. c. décision); – examen des demandes rejetées.

7008 L’OFAS et les organes de contrôle des institutions Pro peu-

vent encore convenir d’autres aspects à examiner. Ils éta- blissent des listes de pointage uniformes basées sur le contenu des révisions. L’OFAS peut charger ses collabora- teurs d’accompagner les révisions.

7009 Si de graves divergences apparaissent en cours de révi-

sion, il importe d’en aviser immédiatement l’OFAS.

7010 Un rapport écrit doit être rendu sur les révisions matérielles

menées. Il comprendra les indications suivantes: – indication précise de la période examinée, avec lieu et date de la révision; – ampleur de la révision (nombre de cas contrôlés, rapport de l’échantillonnage au volume total); – indications relatives aux contrôles effectués et aux cons- tatations faites, ainsi qu’aux recommandations émises; DFI OFAS | Circulaire concernant les prestations des institutions d’utilité publique au sens des

– jugement général du contrôle et recommandations fi- nales.

7011 Le rapport doit être remis aux sections révisées ainsi qu’à

l’organe central. Au besoin, l’organe central prend les me- sures nécessaires au regard des rapports de révision éta- blis.

7012 Les rapports de révision concernant les sections révisées

au cours de l’année précédente doivent être remis annuel- lement à l’OFAS. L’OFAS les examine et, le cas échéant, donne des recommandations supplémentaires aux organes centraux.

7013 L’OFAS peut fixer des délais pour la mise en œuvre des

recommandations et des observations.

7.4 Révisions par l’OFAS

7014 Sur la base de l’art. 50 OPC-AVS/AI, l’OFAS procède au

sein des organes centraux des institutions Pro à un con- trôle annuel d’une utilisation légale conforme des subven- tions fédérales octroyées.

7015 En outre, l’OFAS peut opérer chaque année des révisions

séparées auprès de certaines institutions Pro cantonales ou régionales.

7016 Les contrôles opérés font l’objet, de la part de l’OFAS, d’un

rapport écrit. Les ch. 7010 et 7011 sont applicables par analogie.

8 Conservation des dossiers

8.1 Durée de conservation des dossiers

8001 La conservation des dossiers obéit à l’art. 958f du CO.

4/14 Ainsi, les livres comptables, les pièces comptables, ainsi que les rapports de gestion et de révision, doivent être con-

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servés pendant dix ans. Il en va de même pour les dos- siers relatifs à une demande de SFI qui remplit la fonction de pièce comptable. Tous les autres documents en rapport avec les demandes de prestation sont à conserver durant cinq ans au moins.

8.2 Forme

8002 Les rapports de gestion et de révision doivent être signés

4/14 et conservés sur papier. Les comptes annuels, autres livres, pièces comptables ou correspondances peuvent être conservés également par un moyen électronique (art.

8003 Ce faisant, il sera tenu compte des conditions prévues par

l’Olico, ainsi que des autres recommandations et normes professionnelles.

8004 Par le biais de directives idoines, les organes centraux des

institutions Pro assurent une mise en œuvre uniforme de l’archivage au plan suisse.

9 Assistance administrative, obligation de renseigner

et de garder le secret

9.1 Assistance administrative

9001 Conformément à l’art. 1, al. 2, LPC, les dispositions rela-

tives à l’assistance administrative au sens de l’art. 32 LPGA sont applicables aux institutions Pro.

9002 Les organes PC cantonaux sont en particulier tenus de

fournir gratuitement aux organes des institutions Pro tous les renseignements et indications qui leur sont nécessaires pour octroyer des prestations au sens des art. 17 et 18 LPC (ch. 6210.02 DPC). Les caisses de compensation et les offices AI sont également tenus à ces obligations (ch. 6210.04 DPC).

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9003 En contrepartie, les institutions Pro sont tenues de fournir

gratuitement aux organes PC cantonaux tous les rensei- gnements nécessaires à l’octroi de leurs prestations (ch. 6210.03 DPC).

9.2 Obligation de renseigner

9004 Le bénéficiaire d’un SFI (ou son représentant légal) doit

communiquer sans retard à l’institution Pro qui verse le SFI tout changement dans sa situation personnelle ou maté- rielle ayant des incidences sur le calcul du SFI. L’art. 24 OPC-AVS/AI est applicable par analogie.

9005 L’obligation de renseigner porte également sur les change-

ments de situation intervenus pour des membres de la fa- mille ou des personnes faisant ménage commun dont le re- venu et la fortune ont été pris en compte dans le calcul du SFI octroyé.

9.3 Obligation de garder le secret

9006 Toutes les personnes qui participent à la fixation, au verse-

ment ou au contrôle des prestations au sens des art. 17 et

18 LPC sont tenues de garder le secret à l’égard des tiers

conformément à l’art. 33 LPGA. Demeure réservée l’obliga- tion de renseigner au sens du chap. 9.1.

10 Dispositions finales et transitoires

10001 La présente circulaire entre en vigueur le 1er juillet 2013.

10002 La circulaire concernant les prestations des institutions

d’utilité publique selon les articles 10 et 11 LPC, en vigueur depuis le 1er juillet 1984, est abrogée.

10003 Les cas en cours pour lesquels aucun SFI ne pourrait être

octroyé au regard des nouvelles dispositions de la pré- sente circulaire bénéficient de la garantie des droits acquis pendant une année au maximum à compter de l’entrée en DFI OFAS | Circulaire concernant les prestations des institutions d’utilité publique au sens des

vigueur de la présente circulaire, mais au plus tard jusqu’au moment où ils devront faire l’objet d’une nouvelle évaluation suite à un changement intervenu dans la situa- tion personnelle ou matérielle du bénéficiaire.

10004 Les institutions Pro vérifient les principes régissant l’affec-

tation des subventions visés à l’art. 18, al. 3, LPC (règle- ment du Fonds), et, le cas échéant, les adaptent aux dispo- sitions de la présente circulaire d’ici au 30 juin 2013. Les projets de nouveaux principes devront être soumis préala- blement à l’OFAS pour approbation (cf. aussi ch. 1003).

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Annexe 1: Décompte annuel consolidé

Nom de l'institution Année comptable Décompte annuel Consolidé

Budget de l'année Année comptable Année précédente comptable Solde au 01.01.

Subventions fédérales aux prestations Intérêts Restitutions Total produits Prestations uniques Prestations périodiques Total SFI Frais d'application Total charges

Résultat (bénéfice/perte)

Solde au 31.12.

Date, signature

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Annexe 2: Décompte annuel par canton/région

Nom de l'institution Année comptable Décompte annuel par canton/région Attribution Solde au Total pro- Prestations Prestations Frais d'appli- Total char- Résultat (bé- Solde au Ct subvention Intérêts Restitutions Total SFI

01.01. duits uniques périodiques cation ges néfice/perte) 31.12.

fédérale

Total

Date, Signature

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Annexe 3: Statistique des prestations

Nom de l'institution Année comptable Statistique des prestations

Prestations uniques Prestations périodiques Total SFI Montant Nombre Dont ne Montant Nombre Dont ne Montant Nombre Dont ne Canton des bé- touchent des bé- touchent des bé- touchent néficiaires pas des néficiaires pas des néficiaires pas des PC PC PC

Total

Date, signature

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Annexe 4: Statistique du nombre des cas traités

Nom de l'institution Année comptable Statistique du nombre des cas traités

Can- ton Prestations uniques Prestations périodiques Total Nombre Nombre Nombre Nombre Nombre Nombre Nombre Nombre Nombre Mon- total des des cas des cas Montant total des des cas des cas Montant total des des cas des cas tant cas traités octroyés refusés cas traités octroyés refusés cas traités octroyés réfuses

Total

Date, signature

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