Eidgenössisches Departement des Innern EDI Bundesamt für Sozialversicherungen BSV Geschäftsfeld Alters- und Hinterlassenenvorsorge

18. November 2010

Mitteilungen an die AHV-Ausgleichskassen und EL-Durchführungsstellen Nr. 273

Neue Weisung über die Aktenführung

Die rasante Entwicklung der Speichertechnologien macht es notwendig, das Kreisschreiben über die Aktenführung vollständig zu überarbeiten. Dabei sind die neuen rechtlichen Tatsachen (auch elektro- nische Dokumente gelten als Beweise) und Anforderungen des Bundesarchivs und der kantonalen Archive an die Archivierung berücksichtigt. Ebenfalls wird neu explizit der ganze Lebenszyklus von Akten erwähnt. Die Aufbewahrung von Akten darf nur in der Schweiz erfolgen. Akten müssen nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer dem zuständigen Archiv angeboten und bei ablehnendem Entscheid vernichtet werden können. Die Aufbewahrungsdauer wird neu einheitlich und ohne detaillierte Auflis- tung geregelt.

Die Durchführungsstellen haben ab dem 1. Januar 2011 zwei Jahre Zeit, die technischen und organi- satorischen Massnahmen umzusetzen. Für die Umsetzung der technischen Vorkehrungen für die Vernichtung (Kapitel 8) beträgt die Übergangsfrist fünf Jahre.

Die Weisung wird gleichzeitig auch auf Italienisch publiziert.

Einreichen von Geschäftsberichten der Ausgleichskassen

Alle Ausgleichskassen sind gebeten, dem BSV künftig bis am 30. Juni ihren Geschäftsbericht des Vorjahres einzureichen (im PDF-Format an die E-Mail-Adresse BSVRegistratur@bsv.admin.ch ).

Dem BSV dienen die Geschäftsberichte dazu, das aus den Revisionsberichten und statistischen Da- ten gewonnene Bild über die Geschäftstätigkeit der Ausgleichskassen abzurunden. Zudem basiert der Grundsatzentscheides des Bundesarchivs über die Anbietepflicht für die Verbandsausgleichskassen auf dem Vorhandensein dieser Berichte beim BSV.

Dieser Grundsatzentscheid des BAR existiert nur in deutscher Sprache.

Effingerstrasse 20, CH-3003 Bern Tel. +41 31 322 90 37, Fax +41 31 324 15 88 www.bsv.admin.ch