Weisung über die Aktenführung, Aktenaufbewahrung, Aktenarchivierung und Aktenvernichtung in der AHV/IV/EO/EL/ÜL/FamZ/FamZLw (WAF) (Gültig ab 1.10.2022; Stand 1.10.2022)
Direttive concernenti la gestione, la conserva- zione, l’archiviazione e la distruzione degli atti in ambito AVS/AI/IPG/PC/PT/AFam/AF (DGA)
Valide dal 1° ottobre 2022
Stato: 1° ottobre 2022
318.107.10 DGA
10.22
Premessa
La presente versione è una nuova edizione, che entra in vigore il 1° ottobre 2022 e sostituisce le Direttive sulla gestione degli atti nell’AVS/AI/IPG/PC/AF/AFam del 1° gennaio 2011. Rispetto all’ul- tima versione sono state inserite direttamente nelle direttive alcune utili precisazioni concernenti lo standard di attuazione di eAVS/AI. Questo standard non è dunque più parte integrante delle direttive. Il termine transitorio previsto all’articolo 18b capoverso 2 dell’ordi- nanza dell’11 settembre 2022 sulla parte generale del diritto delle assicurazioni sociali (OPGA) per l’attuazione della gestione degli atti di cui all’articolo 8 capoverso 2 OPGA scade il 30 settembre 2022.
Le presenti direttive vengono aggiornate nel contesto degli articoli 8 e seguenti OPGA. Inoltre, la possibilità di svolgere osservazioni per le assicurazioni sociali ha sollevato nuove questioni relative alla con- servazione dei documenti.
Nelle presenti direttive si tiene anche conto della crescente digitaliz- zazione nelle assicurazioni sociali considerando la gestione degli atti in formato digitale quale regola e quella in formato cartaceo quale eccezione.
A seconda del formato in cui gli atti vengono gestiti (digitale o carta- ceo), si pongono anche altre questioni concernenti la gestione, la conservazione e la distruzione degli atti. Di conseguenza, vengono ad esempio precisati i concetti di conservazione sistematica e di conservazione cronologica.
Pur riguardando in primo luogo gli atti cartacei, la giurisprudenza re- lativa alla numerazione delle pagine resta rilevante, in quanto gli in- carti inerenti al settore delle assicurazioni sociali vanno ancora oggi trasmessi ai tribunali in formato cartaceo. Laddove possibile, ven- gono menzionati standard internazionali a titolo esemplificativo e au- siliario per l’attuazione, per esempio per la distruzione degli atti.
La struttura delle direttive viene adeguata conformemente a quella degli articoli 8 e seguenti OPGA. Le definizioni, i link, le abbrevia- zioni e la giurisprudenza vengono completati.
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Allegato I Decisione di principio AFS (soltanto in tedesco) .. 16
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Abbreviazioni
AF Assegni familiari nell’agricoltura
AFS Archivio federale svizzero
AI Assicurazione invalidità
art. articolo/i
AVS Assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti
CAF Cassa di compensazione per assegni familiari
cap. capitolo/i
CCONT Circolare sul contenzioso in ambito AVS, AI, IPG e PC
CI Conto individuale
CO Codice delle obbligazioni (RS 220)
consid. considerando/i
cpv. capoverso/i
DTF Decisione del Tribunale federale svizzero, raccolta uffi- ciale
IPG Indennità di perdita di guadagno
LAFam Legge federale del 24 marzo 2006 sugli assegni familiari e sugli aiuti finanziari a organizzazioni familiari (Legge sugli assegni familiari; RS 836.2)
LAr Legge federale del 26 giugno 1998 sull’archiviazione (Legge sull’archiviazione; RS 152.1)
LAVS Legge federale del 20 dicembre 1946 sull’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti (RS 831.10)
lett. lettera/e
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LPD Legge federale del 19 giugno 1992 sulla protezione dei dati (RS 235.1)
LPGA Legge federale del 6 ottobre 2000 sulla parte generale del diritto delle assicurazioni sociali (RS 830.1)
LPTD Legge federale del 19 giugno 2020 sulle prestazioni tran- sitorie per i disoccupati anziani (RS 837.2)
OAVS Ordinanza del 31 ottobre 1947 sull’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti (RS 831.101)
OLAr Ordinanza dell’8 settembre 1999 relativa alla legge fede- rale sull’archiviazione (Ordinanza sull’archiviazione; RS 152.11)
OPGA Ordinanza dell’11 settembre 2002 sulla parte generale del diritto delle assicurazioni sociali (RS 830.11)
PC Prestazioni complementari all’AVS e all’AI
p. es. per esempio
PT Prestazioni transitorie per i disoccupati anziani
seg., segg. seguente, seguenti
Ufficio AI Ufficio dell’assicurazione invalidità
v. vedi
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1. Definizioni
1001 Atti: tutte le informazioni relative a un affare e rilevanti per
una decisione in merito1, che sono state prodotte o ricevute nell’adempimento dei compiti dell’organo esecutivo.
1002 Informazioni: documenti e dati. Ne fanno parte anche tutti i
mezzi ausiliari e i dati complementari (p. es. metainforma- zioni, cronologia delle versioni precedenti) necessari alla comprensione e all’utilizzo di queste informazioni.
1003 Tra gli atti determinanti rientrano in particolare:
decisioni;
corrispondenze, pareri, rapporti, note, mezzi ausiliari rilevanti per le decisioni2.
1004 La gestione degli atti comprende la costituzione degli atti,
ex-1202 l’utilizzo dei documenti, la loro amministrazione nonché le regole, i procedimenti e i mezzi necessari a tal fine. La ge- stione degli atti consente di elaborare gli affari e comprova l’attività dell’organo esecutivo.
1005 Conservazione: tenuta vera e propria dei dati da parte
ex-1203 dell’organo esecutivo.
1006 Archiviazione: conservazione degli atti per un periodo inde-
terminato presso l’AFS o l’archivio cantonale competente.
1007 Distruzione: distruzione degli atti in formato digitale o ana-
logico.
1008 La migrazione è un procedimento volto a garantire la di-
ex-1206 sponibilità degli atti sul lungo periodo. Essa garantisce l’uti- lizzabilità degli atti anche in caso di cambiamento del con- testo. Rientra nella migrazione per esempio anche la scan- sione di atti e la registrazione su supporti d’informazione elettronici.
1 DTF 115 Ia 97 consid. 4c.
2 DTF 125 II 473 consid. 4 segg., 115 V 297 consid. 2g.
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1009 Dati personali: tutte le informazioni relative a una persona
identificata o identificabile.
1010 Atti costitutivi: tutti gli atti originali firmati a mano che atte-
stano la fondazione degli organi esecutivi oppure l’ammis- sione o l’abbandono di associazioni fondatrici. Si tratta in particolare di:
atti pubblici di accertamento;
statuti;
verbali degli organi decisionali (p. es. assemblee dei delegati, assemblee generali, associazioni fondatrici, adesione di nuove associazioni fondatrici);
autorizzazioni, approvazioni e decisioni delle autorità di vigilanza;
atti relativi alla garanzia secondo l’articolo 55 LAVS.
1011 Atti di organizzazione: in particolare gli originali firmati a
mano di:
regolamenti delle casse;
approvazioni e autorizzazioni delle autorità di vigi- lanza;
atti concernenti il comitato direttivo della cassa, per esempio verbali, decisioni relative ai compiti di cui all’articolo 58 capoverso 4 LAVS.
2. Basi giuridiche e campo d’applicazione
2.1 Basi giuridiche
2101 Le presenti direttive disciplinano la gestione, la conserva-
zione, l’archiviazione e la distruzione degli atti in ambito AVS, AI, IPG, PC, PT, AFam e AF.
2102 Si fondano sulle disposizioni dell’articolo 46 LPGA, degli
articoli 8 segg. OPGA e dell’articolo 156 capoverso 2 OAVS.
2103 Per quanto concerne la gestione, la conservazione e la di-
struzione degli atti in relazione con il materiale ottenuto in
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occasione di un’osservazione sono determinanti le disposi- zioni dell’articolo 43a capoverso 8 lettera b e capoverso 9 lettera b LPGA e degli articoli 8c e 9a capoverso 4 OPGA nonché le Direttive sull’osservazione nelle assicurazioni so- ciali (DOAS).
2104 Per gli atti relativi alla contabilità delle casse di compensa-
zione vanno inoltre osservate le Direttive per la contabilità ed il movimento di fondi delle casse di compensazione (DCMF).
2105 Per i conti individuali va tenuto conto anche delle Direttive
concernenti il certificato di assicurazione ed il conto indivi- duale (D CA/CI).
2106 Per quanto concerne l’obbligo del segreto, per il tratta-
ex-1102 mento degli atti sono determinanti le disposizioni dell’arti- colo 33 LPGA e della Circolare sull’obbligo del segreto e sulla comunicazione dei dati nell’AVS/AI/IPG/PC/AF/AFam (COSCD).
2107 Per quanto concerne la consultazione degli atti (art. 47
LPGA) è determinante la COSCD.
2108 Sono fatte salve altre regole speciali concernenti l’obbligo
ex-1103 di offerta degli atti agli archivi competenti e disposizioni cantonali sulla gestione degli atti.
2.2 Campo d’applicazione personale e organizzativo
2201 Le presenti direttive si applicano agli organi esecutivi se-
ex-1104 guenti:
Ufficio centrale di compensazione, con la Cassa fede- rale di compensazione e la Cassa svizzera di compen- sazione (art. 1 dell’ordinanza UCC del 3 dicembre 2008);
casse di compensazione cantonali e loro agenzie;
casse di compensazione professionali e loro agenzie;
uffici AI;
servizi PC cantonali e comunali nonché servizi PT;
CAF secondo l’articolo 14 LAFam. DFI UFAS | Direttive concernenti la gestione, la conservazione, l’archiviazione e la distruzione
2202 Se gli organi esecutivi delegano compiti a terzi, devono
ex-1105 provvedere affinché questi ultimi rispettino le presenti diret- tive.
2.3 Campo d’applicazione materiale
2301 Nel campo d’applicazione materiale rientrano tutti gli atti
che possono essere determinanti per l’adempimento dei compiti degli organi esecutivi.
3. Gestione (art. 8 OPGA)
3001 Gli atti vanno gestiti in modo sistematico e cronologico.
3002 Una gestione degli atti sistematica deve rispettare sempre
criteri predefiniti, appropriati e conformi allo scopo, indipen- dentemente dalle modalità tecniche della sua attuazione. Deve permettere e garantire in ogni momento e in modo comprensibile la prova dell’attività amministrativa per quanto riguarda sia l’accertamento dei fatti che la proce- dura decisionale3.
3003 I documenti devono poter essere consultati nell’archivio si-
stematico in ordine cronologico.
3004 Ai fini della consultazione degli atti (articolo 47 LPGA) e
dell’inoltro ai tribunali e alle autorità, tutte le pagine dell’in- carto vanno munite di un numero (numerazione delle pa- gine) 4 e va allestito un indice degli atti.
3005 L’indice degli atti contiene un elenco in ordine cronologico
di tutti i dati registrati nell’ambito di una procedura. Per ogni documento messo agli atti occorre indicare un numero pro- gressivo, il numero di pagine, la data di entrata, un numero
3 Sentenza del Tribunale federale 8C_319/2010 del 15 ottobre 2010 consid. 2.2.2.
4 DTF 138 V 218 consid. 8.1.2; sentenza del Tribunale federale 8C_616/2013 del 28 gennaio
2014 consid. 2.1.
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d’identificazione e una breve descrizione del tipo di docu-
4. Conservazione (art. 8a OPGA)
4.1 Conservazione sicura
4101 Gli atti vanno conservati in modo sicuro e al riparo da in-
flussi dannosi. Gli organi esecutivi dispongono di un dispo- sitivo di sicurezza adeguato (v. p. es. ISO/IEC 27001).
4102 Per principio l’accesso agli atti deve essere garantito in
qualsiasi momento. I requisiti di disponibilità aumentano in funzione della criticità degli atti a livello operativo.
4103 Mediante misure di natura tecnica e organizzativa (p. es.
strategie per la gestione dell’accesso ai sistemi d’informa- zione e dispositivi di sicurezza per i locali) va garantito che gli atti siano protetti da accessi non autorizzati.
4104 Vanno previste misure che impediscano modifiche non do-
cumentate degli atti.
4.2 Forma della conservazione
4.2.1 Principi
4211 Per principio gli atti vanno gestiti e conservati in formato di-
gitale. La conservazione in formato cartaceo costituisce l’eccezione.
4212 Per quanto riguarda la conversione di documenti cartacei
ex-1306 in formato digitale, il documento originale deve poter es- sere riprodotto fedelmente.
4213 In linea di massima, i documenti cartacei possono essere
distrutti dopo essere stati digitalizzati (v. cap. 7).
5 Sentenza del Tribunale federale 8C_319/2010 del 15 ottobre 2010 consid. 2.2.2.
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4214 In caso di distruzione della firma originale dopo la scan-
sione, l’organo esecutivo rischia di non poter dimostrare l’autenticità del documento6. Si raccomanda pertanto di conservare in originale i documenti firmati a mano che de- vono essere firmati per legge o per motivi di prova.
4215 I documenti appartenenti a terzi (p. es. all’assicurato) e che
sono palesemente originali (p. es. carta d’identità, passa- porto, certificati medici, diplomi) non vanno distrutti. Essi devono essere restituiti dopo la digitalizzazione.
4216 Tutte le modifiche apportate agli atti devono essere traccia-
bili.
4217 Gli atti più vecchi e quelli relativi a casi chiusi che sono di-
sponibili in formato cartaceo possono essere digitalizzati successivamente. Devono esserlo, se sono necessari nell’ambito di una consultazione degli atti (art. 47 LPGA) o di una procedura in corso.
4.2.2. Eccezioni
4221 I conti annuali e i rapporti di revisione, muniti di firma,
vanno conservati su supporto cartaceo (v. art. 958f cpv. 2 e 14 CO).
4222 La conservazione dei libri e degli atti contabili è retta
dall’articolo 958f capoverso 3 CO.
4223 Gli atti costitutivi e di organizzazione vanno conservati in
formato originale.
4.2.3. Leggibilità e migrazione
4231 L’organo esecutivo deve verificare regolarmente l’integrità
e la leggibilità dei supporti d’informazione e, se necessario, provvedere alla migrazione in formati di dati attuali.
6 Sentenza del Tribunale federale 9C_634/2014 del 31 agosto 2015 consid. 4, 5, 6.1.2 e 6.3.2.
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4232 In occasione della migrazione di atti in un altro formato o
ex-1306 su un altro supporto d’informazione occorre garantire che siano preservate la completezza, l’esattezza, la disponibi- lità e la leggibilità dei dati. La procedura di migrazione deve essere protocollata e il protocollo va conservato insieme agli atti.
4233 Deve essere disponibile una copia di sicurezza degli atti re-
golarmente aggiornata.
4.3 Luogo della conservazione
4301 Gli atti possono essere conservati presso gli organi esecu-
ex-1501 tivi o in un altro luogo situato in Svizzera idoneo al tipo e alla durata di conservazione. Un luogo è idoneo se è con- forme allo scopo, ben accessibile e sufficientemente sicuro ai sensi del capitolo 4.1.
4302 Se gli atti sono conservati al di fuori degli organi esecutivi
ex-1502 (p. es. presso un’azienda di servizi esterna), i terzi interes- sati sono tenuti per contratto a rispettare le disposizioni concernenti l’obbligo del segreto, la protezione dei dati e la conservazione conforme al diritto (tenendo conto anche di quanto previsto nel cap. 4.1) e a consentire la consulta- zione entro un termine adeguato.
4303 Per i dati personali va garantita la protezione dei dati se-
condo la LPD e le prescrizioni cantonali vigenti e ci si deve assicurare che le autorità straniere non vi abbiano ac- cesso.
4304 La responsabilità per il rispetto delle disposizioni concer-
nenti la conservazione conforme al diritto, l’obbligo del se- greto e la protezione dei dati incombe in ogni caso all’or- gano esecutivo.
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4.4 Inizio e durata della conservazione
4.4.1 Inizio
4411 Per il calcolo della durata della conservazione degli atti,
ex-1601 l’inizio è definito come segue:
in generale, alla fine dell’anno civile in cui gli atti sono stati prodotti o sono passati in giudicato;
per gli atti in cui vengono effettuate continuamente regi- strazioni (p. es. conti contabili), alla fine dell’anno civile in cui è stata effettuata l’ultima registrazione;
per gli atti relativi ai casi individuali di prestazioni in de- naro o in natura, alla fine dell’anno civile in cui il diritto alle prestazioni si è estinto.
4.4.2 Durata
4421 Gli atti devono essere conservati in modo tale da poter es-
ex-1602 sere distrutti dieci anni dopo l’estinzione del diritto alle pre- stazioni, se è certo che non saranno più necessari per fu- ture prestazioni. Questo avviene al più tardi al compimento dell’età ipotetica di 150 anni da parte dell’assicurato.
4422 In deroga al N. 4421 si applicano le regole seguenti:
ex-1603
gli atti costitutivi e di organizzazione vanno conservati illimitatamente;
gli atti della contabilità vanno conservati in generale per dieci anni (art. 958f cpv. 1 CO).
5. Obbligo di offerta
5001 Dopo la scadenza della durata di conservazione va verifi-
cato se gli atti in questione siano soggetti all’obbligo di of- ferta a un archivio.
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6. Archiviazione
6001 Gli organi esecutivi verificano regolarmente se i loro archivi
ex-1701 e le loro memorie di dati contengano documenti da archi- viare e li offrono per ripresa all’archivio competente.
6002 Conformemente all’articolo 6 LAr e all’articolo 4 OLAr,
dopo la scadenza della durata di conservazione gli organi esecutivi seguenti sono tenuti a offrire all’AFS di riprendere i loro atti:
l’Ufficio centrale di compensazione;
la Cassa svizzera di compensazione;
la Cassa federale di compensazione;
l’ufficio AI per gli assicurati residenti all’estero.
6003 Il valore archivistico degli atti è determinato insieme con
l’AFS (art. 7 cpv. 1 LAr).
6004 Conformemente alle disposizioni cantonali, dopo l’estin-
zione dell’obbligo di conservazione gli organi esecutivi se- guenti sono tenuti a offrire all’archivio cantonale compe- tente di riprendere i loro atti:
le casse di compensazione cantonali;
gli uffici AI;
le CAF secondo l’articolo 14 lettere a e b LAFam.
6005 Il valore archivistico degli atti è determinato dall’archivio
cantonale competente.
6006 In seguito a una decisione di principio dell’AFS del 15 giu-
gno 2010, le casse di compensazione professionali e le CAF da esse gestite secondo l’articolo 14 lettera c LAFam sono esonerate fino a nuovo avviso dall’obbligo di offrire all’AFS i loro documenti non più necessari (allegato I).
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7. Distruzione
7001 Dopo la scadenza della durata di conservazione gli atti giu-
ex-1802 dicati senza valore archivistico dall’archivio competente de- vono per principio essere distrutti.
7002 La distruzione degli atti deve essere eseguita rispettando la
ex-1803 riservatezza di tutte le informazioni ivi contenute.
7003 Si deve garantire che gli atti vengano distrutti o cancellati in
ex-1804 modo definitivo secondo standard riconosciuti a livello in- ternazionale (v. p. es. ISO/IEC 21964, prescrizioni della National security agency).
7004 Tutte le operazioni di cancellazione e di distruzione degli
ex-1805 atti devono essere protocollate (quando, come e da chi sono state effettuate).
7005 Se la distruzione viene effettuata da terzi, l’organo esecu-
tivo si assicura per contratto che le presenti direttive ven- gano rispettate.
8. Entrata in vigore
8001 Le presenti direttive entrano in vigore il 1° ottobre 2022.
Con effetto dalla stessa data, le Direttive sulla gestione de- gli atti nell’AVS/AI/IPG/PC/AF/AFam del 1° gennaio 2011 sono abrogate.
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