Projekt WIM, Weiterentwicklung Immobilienmanagement, Abschlussbericht, Kenntnisnahme

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 28. Oktober 2020

1039. Abschluss Projekt «Weiterentwicklung Immobilien-

Erwägungen

management (WIM)»

Ausgangslage Das Projekt «Weiterentwicklung Immobilienmanagement (WIM)» umfasste die Neuausrichtung des Immobilienmanagements gemäss §§ 34a und 40a des Gesetzes über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung (OG RR, LS 172.1). Auftrag des Projekts war, die übergeordneten Grundlagen für die Einführung des Mietermodells zu schaffen. Das Mietermodell wurde plangemäss ab dem 1. Januar 2019 eingeführt. Durch die damit einhergehende zentrale Steuerung der Im- mobilien können bereits erste Erfolge verzeichnet werden. Die direktions- übergreifende Zusammenarbeit festigt sich und die Gesamtsicht sowie Transparenz nehmen stetig zu. So wurde beispielsweise die erste lang- fristige, strategische Immobilienplanung (LSI, vgl. § 34a OG RR und § 20 Immobilienverordnung [ImV, LS 721.1]) erarbeitet und es konnten erste Einsparpotenziale genutzt werden. Alle Direktionen und die Staatskanzlei waren am Projekt beteiligt, die Federführung oblag der Baudirektion (Immobilienamt).

Ergebnisse Die wichtigsten Ergebnisse des Projekts sind: – Leitbild Immobilien und Immobilienstrategie Kanton Zürich (RRB Nrn. 614/2017 und 901/2017) – Immobilienverordnung vom 20. Juni 2018 (ImV) – Immobilienhandbuch zur ImV (IHB, RRB Nr. 1090/2018) – Detailkonzepte, Vorgaben und Instrumente – Zentralisierung Anlagenbuchhaltung – Start Aufbau zentrale Datenbasis – Weiterentwicklung Immobilienbewirtschaftungs-IT bzw. Einführung der Applikation FMzh – Schulungen und Wissenstransfer

Termine und Kosten Das Mietermodell wurde plangemäss ab dem 1. Januar 2019 einge- führt. Die Umsetzung und der Ausbau des Mietermodells erfolgen gemäss RRB Nrn. 705/2016 und 1125/2017 durch die Linienorganisation. Der Ter- minplan des Projekts wurde verlängert, um die knappe Zeit für die Über- führung in die Linie auszudehnen. Von dem mit RRB Nr. 1125/2017 genehmigten Projektbudget von Fr. 5 590 000 wurden bis September 2020 Fr. 4 470 000 ausgegeben. Die Kreditabrechnung wird nach Eingang der restlichen Rechnungen erstellt und mit dem jährlichen Sammelbeschluss dem Regierungsrat zur Ge- nehmigung vorgelegt. Das bewilligte Projektbudget wird voraussichtlich ausgeschöpft werden.

Ausblick Umsetzung des Mietermodells Der Kanton Zürich befindet sich am Anfang des Neustarts im Immo- bilienmanagement. Wie es bei einem Vorhaben dieser Komplexität zu erwarten ist, müssen sich die neuen Abläufe weiterhin festigen und es braucht nach wie vor ein grosses Engagement aller Beteiligten. Zentrale Aufgaben und Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung des Mietermodells bilden u. a. die folgenden Punkte: – Langfristige Immobilien- und Investitionsplanung – Zusammenarbeit und Verantwortlichkeiten aller Rollen – Ausbau der zentralen Datenbasis – Optimierung der technischen Instrumente – Budgetierung und Verrechnung der Nutzungskosten Es ist wichtig, den neuen Abläufen und Systematiken Zeit zu geben. Es gibt Themen, die ihren vollständigen Nutzen erst nach mehrmaliger Durch- führung entwickeln werden. So werden z. B. die Budgetierung und Ver- rechnung erst über die nächsten Jahre hinweg – mit ausreichend Daten – belastbarer. Es würde das Gesamtvorhaben und damit die Zielerreichung gefährden, kurzfristig etwas an der Systematik ändern zu wollen. Zur Begleitung dieses Prozesses und zur Abklärung von Unstimmig- keiten wird sich das bisherige Gremium Projektsteuerung WIM als «Soun- ding-Board» rund zweimal jährlich zu direktionsübergreifenden Themen im Zusammenhang mit dem Mietermodell austauschen. Nachdem aus- reichend Erfahrungen mit den neu geschaffenen Abläufen und Instru- menten gesammelt wurden, sind eine systematische Ermittlung des An- passungsbedarfs und eine allfällige Einleitung gezielter Änderungen vor- gesehen.

Dispositiv

Auf Antrag der Baudirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Der Abschlussbericht wird zur Kenntnis genommen. Das Projekt «Weiterentwicklung Immobilienmanagement (WIM)» wird abgeschlos- sen und die entsprechende Projektorganisation wird aufgelöst.

II. Mitteilung an die Geschäftsleitung des Kantonsrates, die Geschäfts- prüfungskommission des Kantonsrates sowie die Kommission für Pla- nung und Bau des Kantonsrates sowie an die Direktionen des Regierungs- rates und die Staatskanzlei.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli