Informatikstrategie, Umsetzung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 1. Juli 2009

1072. Informatikstrategie, Umsetzung

Erwägungen

1. Ausgangslage Mit Beschluss Nr. 1955/2008 (Informatikstrategie, Festlegung) hat der Regierungsrat die Informatikstrategie der kantonalen Verwaltung als verbindliche Arbeitsgrundlage festgelegt. Gleichzeitig hat er das Kan- tonale IT-Team (KITT) beauftragt, die Informatikstrategie umzusetzen und dem Regierungsrat Bericht zu erstatten. Zusammen mit der Informatikstrategie hatte das KITT einen Umset- zungsplan ausgearbeitet, der dem Regierungsrat als Zusatzdokument vorlag. Er umschreibt in groben Zügen die mittelfristigen Vorhaben, die für die Zielerreichung zu verwirklichen sind. Das KITT hat sich in mehreren Arbeitssitzungen damit auseinander- gesetzt, die Dringlichkeit der in der Umsetzungsplanung genannten Vorhaben neu zu beurteilen und die Vorhaben zu konkretisieren. Er- gebnis ist ein Projektauftrag, der vorsieht, dass in einer ersten Umset- zungseinheit (UE 1) im Zeitraum Mitte 2009 bis Mitte 2011 vier Vorha- ben umgesetzt werden sollen. Das KITT hat den Projektauftrag am 20. März 2008 verabschiedet.

2. Teilprojekte Teilprojekt 1: Zentralisierung der Informatik auf Direktionsstufe Es soll ein Lösungskonzept für die Zentralisierung der Informatik auf Direktionsebene, insbesondere die Verankerung der IT-Governance bezüglich Prozessmanagement und Informatik-Organisationsentwick- lung, erarbeitet werden. Durch die Zentralisierung wird die strategische Führung durch Sicherstellung eines durchgängigen Informationsflusses in den Bereichen Finanzen, Projekten und Sicherheit ermöglicht. Die Definition der durch die Direktion bereitzustellenden Informationen und Prozess-Schnittstellen erfolgt übergreifend durch das KITT. Auf der Grundlage dieser Vorgaben soll deren Umsetzung in den be- troffenen Direktionen erfolgen. Dabei sollen die Erfahrungen der heute bereits zentralisierten Direktionen einfliessen. Teilprojekt 2: Projektportfolio-Management Das Projektportfolio-Management ist ein fortwährender Prozess zur Priorisierung, Bewertung, Auswahl und Überwachung der Informatik- projekte. Das Teilprojekt ist verhältnismässig eng mit dem Teilprojekt Informatikcontrolling verknüpft, da das Projektportfolio die benötigten Informationen über die Projekte für das Informatikcontrolling bereit- stellt.

Es ist eine Lösung für die Führung eines Informatik-Projektport- folios auf Verwaltungsebene zu erarbeiten. Da die Stabsstelle E-Go- vernment im Rahmen des Strategiecontrollings die Entwicklung eines ähnlichen Instruments für das E-Government plant, ist die Erarbeitung einer einheitlichen Lösung geplant. Teilprojekt 3: Informatikcontrolling Es soll ein neues Instrumentarium geschaffen werden, das dem Re- gierungsrat, den Direktionsvorsteherinnen und -vorstehern und dem KITT als Führungsinstrument für die Informatik dient. Nach Möglich- keit soll auf bestehende Controllinginstrumente aufgebaut werden. Übergeordnetes Ziel des Informatikcontrollings ist die Schaffung von Transparenz über die vergangenen, laufenden und zukünftigen Be- triebsleistungen und Projekte in der Informatik. Teilprojekt 4: Standards und Architekturen Für den Informatikbereich und für die Entwicklung von Informatik- lösungen sollen Standards und Architekturen definiert werden, soweit diese nicht bereits vorhanden sind. Die definierten Standards und Architekturen sollen als verbindliche Richtlinien vorliegen und die zugehörigen Pflege- und Weiterentwick- lungsprozesse sollen beschrieben und eingeführt werden. Mit dem Vor- haben sollen u. a. folgende Ziele erreicht werden: – Etablierung von Standards zum Daten- und Informationsaustausch zwischen Direktionen, mit anderen Kantonen sowie dem Bund und Dritten. – Definition einer Referenzarchitektur in sämtlichen strategischen Be- reichen für die kantonale Verwaltung. – Langfristige übergreifende Harmonisierung der Informatiklandschaft, dadurch insbesondere Erzielung von Effizienzgewinnen in Betrieb, Wartung und Support. – Vereinfachung von Beschaffungen durch klare Vorgaben hinsichtlich Standardkonformität.

3. Projektdurchführung und Finanzierung Grundlage für die Projektdurchführung ist ein Projektauftrag, der die Umsetzung von Mitte 2009 bis Mitte 2011 vorsieht. Als Projektausschuss ist das KITT vorgesehen. Der Gesamtprojekt- leiter wird durch die KITT-Geschäftsstelle gestellt. Die vier Teilprojekte werden durch vier Projektteams bearbeitet werden, die zum grossen Teil unabhängig voneinander arbeiten können. Der Projektplan enthält eine Schätzung der Kosten. Gemäss dieser Schätzung entfallen Fr. 650 000 auf die Leistungsgruppe Nr. 4600 (Direk- tionsübergreifende Informatik) und Fr. 1 480 000 auf die Direktionen.

Die durch die Leistungsgruppe Nr. 4600 für 2009 benötigten Mittel von 0,2 Mio. Franken werden durch die Zurückstellung anderer Leis- tungen finanziert. Die für 2010 benötigten 0,45 Mio. Franken sind ins Budget 2010 einzustellen. Die Direktionen und die Staatskanzlei stellen für das Teilprojekt 2 je Fr. 30 000 im Budget 2010 und für das Teilprojekt 3 je Fr. 30 000 in den KEF für 2011 ein. Sie beurteilen den Bedarf an Mitteln für die Zentra- lisierung der Informatik (Teilprojekt 1). Sofern die dafür geschätzten Mittel nicht bereits in den Budgetentwurf 2010 eingestellt sind, sind sie bei der Überarbeitung des Budgets und des KEF 2010–2013 zu berück- sichtigen. Gemäss § 11 der KITT-Verordnung bedürfen Beschlüsse des KITT der Genehmigung des Regierungsrates, wenn sie eine strategische Trag- weite haben. Die Auswahl der Vorhaben für die Umsetzungseinheit 1 und damit die Zurückstellung der übrigen Vorhaben kann als Beschluss von strategischer Tragweite betrachtet werden. Entsprechend § 10 der KITT-Verordnung wurde der Antrag der Ge- neralsekretärenkonferenz vorgelegt. Diese hat an ihrer Sitzung vom 4. Mai 2009 der vorgeschlagenen Umsetzung zugestimmt.

Dispositiv

Auf Antrag der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat

I. Der Beschluss des KITT, die Umsetzung der Informatikstrategie mit einer Umsetzungseinheit 1, die aus den Teilprojekten Zentralisie- rung der Informatik auf Direktionsstufe, Projektportfolio-Manage- ment, Informatikcontrolling sowie Standards und Architekturen be- steht, zu beginnen, wird genehmigt.

II. Die Direktionen stellen die für die Umsetzung benötigten finan- ziellen Mittel entsprechend den Erwägungen ins Budget 2010 und in den KEF 2010–2013 ein. Die Finanzdirektion stellt die erforderlichen Mittel in die Leistungsgruppe Nr. 4600 ein.

III. Mitteilung an die Direktionen des Regierungsrats und die Staats- kanzlei sowie das KITT (je unter Beilage des Projektauftrages «Projekt: Strategieumsetzung UE 1» vom 3. April 2009).

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi