Archivgesetz, Revision, Vernehmlassungsverfahren, Ermächtigung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 28. September 2011

1189. Revision Archivgesetz (Vernehmlassung)

Erwägungen

A. Ausgangslage Durch die neuen Informationsmittel, namentlich das Internet, ver- ändert sich die Archivnutzung. Vermehrt werden heute Onlinerecher- chen durchgeführt, um Findmittel zu Archivbeständen zu sichten. Um diesem Bedarf Rechnung zu tragen, hat das Staatsarchiv des Kantons Zürich im Dezember 2009 eine Onlinedatenbank in Betrieb genom- men. Diese Datenbank erlaubt es der Öffentlichkeit, das Bestehen von Archivunterlagen via Internet abzuklären. Abgesehen von bestimmten Ausnahmen – z. B. Rechtsquellen vor 1798, Kantonsratsprotokollen und frei zugänglichen Regierungsratsbeschlüssen, Karten und Plänen –, kön- nen die Quellen selbst aber nicht online eingesehen werden. Mit einer Volltextsuche können die Einträge nach einem bestimmten Stichwort (also etwa auch nach dem Namen einer Person) durchsucht werden. Da die für die Öffentlichkeit online zugänglichen Findmittel Personen- daten und mitunter auch besondere Personendaten enthalten, können diese als Teile von Persönlichkeitsprofilen genutzt werden, womit deren voraussetzungslose Publikation über das Internet einer formell-gesetz- lichen Grundlage (§§ 8 Abs. 2, 16 Abs. 1 lit. a, 17 Abs. 1 lit. a des Geset- zes über die Information und den Datenschutz vom 12. Februar 2007 [IDG, LS 170.4]) bedarf. Eine solche gibt es bisher nicht, weshalb sie nun durch eine entsprechende Vorschrift im Archivgesetz vom 24. Sep- tember 1995 (ArchivG, LS 432.11) geschaffen werden soll. Änderungsbedarf besteht ausserdem bei den archivrechtlichen Schutz- fristen. Die Schutzfristen verteilen Beweislasten in Bezug auf den Archivzugang. Vor Ablauf der Schutzfrist besteht die gesetzliche Ver- mutung, dass das Geheimhaltungsinteresse Betroffener Vorrang vor dem öffentlichen Interesse am Aktenzugang besitzt; nach Ablauf der Schutz- frist besteht die Vermutung, dass das öffentliche Interesse am Akten- zugang Vorrang vor Geheimhaltungsinteressen hat. Das Archivgesetz kennt bisher eine Schutzfristenregelung, die auf die Lebensdaten – Ge- burts- und Todesdatum – der in den archivierten Unterlagen erwähnten Personen abstellt. Da diese oft nicht bekannt sind, kommen häufig die gemäss § 10 Abs. 1 und 2 ArchivG grundsätzlich geltenden Bestimmun- gen des IDG zur Anwendung. Dessen Zugangsregeln verlangen für die Bekanntgabe von Personendaten die Einwilligung der betroffenen Person und eine Interessenabwägung im Einzelfall (§§ 16 Abs. 1 lit. b, 17

Abs. 1 lit. b, 23 IDG). Dies ist in Bezug auf Archivbestände unpraktikabel, da eindeutige und aktuelle Angaben zu betroffenen Personen oft feh- len, und da spezifische Abwägungen bezüglich des Informations- zugangs der Arbeitsweise und Funktion eines öffentlichen Archivs nicht entsprechen.

B. Vernehmlassungsentwurf 1. Rechtsgrundlage für Veröffentlichung im Internet Die Gesetzesrevision schafft eine ausdrückliche rechtliche Grund- lage dafür, Findmittel im Internet zugänglich zu machen, wenn die allgemeinen Zugangsvoraussetzungen erfüllt sind. 2. Neuregelung der Schutzfristen und Zugangsrechte Bisher gelten für archivierte Akten, die Personendaten verstorbener Personen enthalten, Schutzfristen von 30 Jahren seit dem Tod der be- troffenen Personen bzw., falls der Tod ungewiss ist, 100 Jahre seit ihrer Geburt. Oft sind die Geburts- und Todesdaten allerdings nicht bekannt. Für diesen Fall sieht die Archivverordnung vor, dass die Schutzfrist 80 Jahre nach Aktenschliessung endet (§ 4 Abs. 1 Archivverordnung vom 9. Dezember 1998 [ArchivV, LS 432.111]). Allerdings vermag diese Bestimmung auf Verordnungsebene die gemäss § 10 Abs. 1 ArchivG grundsätzlich geltende IDG-Zugangsregelung nicht zu derogieren. Die- ser zufolge muss bei Unterlagen mit Personendaten das Einverständnis der betroffenen Personen eingeholt werden (§§ 16 Abs. 1 lit. b und 17 Abs. 1 lit. b IDG). Dies ist praktisch kaum oder doch nur mit unverhält- nismässigem Aufwand durchführbar, da aktuelle Angaben zu betrof- fenen Personen oft nicht verfügbar sind. Infolgedessen müsste die Herausgabe entsprechender Unterlagen vielfach unterbleiben, obwohl ihr keine oder kaum schutzwürdige Interessen entgegenstehen, was dem Zweck öffentlicher Archive grundsätzlich zuwiderläuft. Aus diesen Gründen sollen die Schutzfristen und der Zugang zu Unterlagen mit besonderen Personendaten neu geregelt werden. Vor- gesehen ist eine absolute Schutzfrist von 80 Jahren nach Aktenschlies- sung. Auf Gesuch hin sind archivierte Unterlagen mit Personendaten früher als 80 Jahre nach Aktenschliessung zugänglich, wenn die betrof- fene Person seit 30 Jahren tot ist und dem Archiv ihr Todesdatum be- kannt ist oder wenn die betroffene Person vor mindestens 100 Jahren geboren wurde und dem Archiv ihr Geburtsdatum bekannt ist. Diese relativen Schutzfristen sollen verhindern, dass Akten mit Personen- daten Verstorbener ungebührlich lange unter Verschluss gehalten werden. Sie werden aber nur auf Gesuch hin angewendet. Für die Onlinepublikation der Findmittel soll ausschliesslich die Schutzfrist von 80 Jahren seit Aktenschliessung gelten.

Eine besondere Schutzfristregelung ist für Patientendokumenta- tionen vorgesehen. Patientendokumentationen, die an kantonalen oder staatsbeitragsberechtigten Spitälern erstellt werden, unterliegen eben- falls der Archivierungspflicht. Da Patientendokumentationen aber re- gelmässig besondere Personendaten im Sinne von § 3 Abs. 4 lit. a Ziff. 2 IDG enthalten und da Fragen der Heredität hier eine grössere Rolle spielen als in anderen Bereichen, ist für diese Aktenkategorie eine län- gere Schutzfrist von 120 Jahren vorgesehen. Ausnahmsweise kann (a) auch während laufender Schutzfrist Zu- gang zu archivierten Unterlagen gewährt oder (b) trotz abgelaufener Schutzfrist der Zugang zu archivierten Unterlagen verweigert werden. Zu (a): Die Archive können den Zugang während laufender Schutz- frist bewilligen, wenn die gesuchstellende Person nachweist, dass die betroffene Person in die Bekanntgabe eingewilligt hat, dass die Unter- lagen für nicht personenbezogene Zwecke verwendet werden, dass sie als öffentliches Organ die Unterlagen zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben benötigt oder dass besonders schützenswerte Interessen vor- liegen. Besonders schützenswerte Interessen liegen insbesondere dann vor, wenn eine Person Zugang zu den eigenen Personendaten verlangt. Unterstehen die Unterlagen gesetzlich geschützten Berufsgeheimnis- sen und liegt keine Einwilligung der betroffenen Person vor, entschei- den die zuständigen Entbindungsbehörden über den Zugang. Im Fall von Patientendokumentationen wird das Gesuch an die Gesundheits- direktion weitergeleitet, die über den Zugang entscheidet. Zu (b): Auch nach Ablauf der Schutzfrist kann der Zugang zu archi- vierten Unterlagen verweigert werden, wenn im Einzelfall besonders schützenswerte Interessen vorliegen, wenn der Zustand der Archivalien es erfordert oder wenn die Vereinbarung mit den Deponenten von Archivalien privater Herkunft dies verlangt. 3. Formelle Verbesserungen An verschiedenen Stellen des Gesetzes werden Formulierungen prä- zisiert oder aktualisiert. Zudem werden zwei Paragrafen umplatziert. 4. Anpassung des Patientinnen- und Patientengesetzes Im Patientinnen- und Patientengesetz vom 5. April 2004 (LS 813.13) wird verankert, dass die öffentlichen Spitäler sowie Alters- und Pflege- institutionen Patientendokumentationen nach Ablauf der Aufbewah- rungsfrist dem zuständigen Archiv zur Übernahme anbieten. Mit der Bestimmung wird im Patientinnen- und Patientengesetz die gesetzliche Grundlage geschaffen, die sicherstellt, dass die Übergabe von Patien- tendokumentationen an das Staatsarchiv keine Verletzung des straf- rechtlich geschützten Arztgeheimnisses darstellt.

Dispositiv

Auf Antrag der Direktion der Justiz und des Innern beschliesst der Regierungsrat:

I. Die Direktion der Justiz und des Innern wird ermächtigt, das Ver- nehmlassungsverfahren für den Entwurf zum revidierten Archivgesetz durchzuführen.

II. Mitteilung an die Direktion der Justiz und des Innern und die Staatskanzlei.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi