RFID-Management und Legitimationskartendruck, Vergabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 26. November 2025

1214. RFID-Management und Legitimationskartendruck (Vergabe)

Erwägungen

1. Ausgangslage Im Zuge des digitalen Wandels unterstützt das Digital Service Center Sek II im Mittelschul- und Berufsbildungsamt die Schulen der Sekun- darstufe II im Kanton Zürich bei der Spezifikation von Anforderungen an neue Informatikleistungen. Ein zentrales Anliegen der Schulen ist die Einführung einer konsolidierten RFID-(radio-frequency-identifi- cation-)Managementlösung. Dazu gehört auch die Dienstleistung eines standardisierten Drucks von Legitimationskarten. Diese beiden neuen Leistungen sollen die bisher heterogenen, teilweise nicht mehr zeitge- mässen Systemlandschaften ablösen und die damit verbundenen Pro- zesse an den Schulen vereinfachen. Zudem müssen die beiden Leistun- gen die Sicherheit und den Datenschutz gewährleisten. Die Einführung einer RFID-Managementlösung und eines standar- disierten Legitimationskartendrucks umfasst die Lieferung und Ein- führung des RFID-Managementsystems einschliesslich Beratung, Ein- führung und Wartung sowie den Druck und die Lieferung von Legiti- mationskarten für sämtliche Schulen der Sekundarstufe II. Die Einführung einer RFID-Managementlösung ermöglicht vielsei- tige Verbesserungen. Neben der Skalierbarkeit der Lösung ermöglicht die Standardisierung die Nutzung von Synergieeffekten. Durch die zen- trale Steuerung werden die Sicherheit und die Nachvollziehbarkeit der Prozesse verbessert. Der konsistente Einsatz der RFID-Karten ermög- licht die Nutzung einer einzigen RFID-Karte für alle RFID-basierten Systeme. Die Einführung einer RFID-Managementlösung ermöglicht die Einbindung und Verwaltung von neuen und modernen RFID-Ma- nagementlösungen. Mit der Vereinheitlichung und Standardisierung des Legitimationskartendrucks wird im Vergleich zur heutigen Situation eine wirtschaftliche Verbesserung erreicht.

2. Öffentliche Ausschreibung Die Ausschreibung für die neue RFID-Managementlösung und den Legitimationskartendruck wurde im offenen Verfahren im Staatsver- tragsbereich durchgeführt und am 27. Februar 2025 auf simap.ch publi- ziert. Es wurde nur ein Angebot eingereicht. Das Angebot der Polyright AG, Sion, vom 3. April 2025 erfüllt sowohl die formellen Teilnahmebe-

dingungen als auch die Eignungskriterien und wurde entsprechend zur Angebotsauswertung zugelassen. Die Polyright AG hat ein Angebot von Fr. 4 314 120 einschliesslich MWSt eingereicht. Der Betrag ist be- rechnet für zwei Jahre. Das Angebot umfasst drei Optionsrechte auf Verlängerung der Laufzeit um jeweils ein Jahr.

3. Vergabe Das Angebot der Polyright AG wurde anhand der in den Ausschrei- bungsunterlagen festgelegten technischen Spezifikationen und Zu- schlagskriterien bewertet und erreichte 829 von 1000 möglichen Punk- ten. Alle technischen Spezifikationen werden erfüllt. Mit der Polyright AG sollen zwei Rahmenverträge, einer für die RFID-Managementlösung und einer für den Legitimationskartendruck, für eine feste Laufzeit von zwei Jahren mit drei Optionsrechten auf Ver- längerung der Laufzeit um jeweils ein Jahr abgeschlossen werden. Die Laufzeit beträgt somit längstens fünf Jahre. Zusätzlich soll ein separa- ter Support- und Wartungsvertrag für die RFID-Managementlösung abgeschlossen werden. Für alle Schulen der Sekundarstufe II besteht eine Bezugspflicht für die RFID-Managementlösung und den Legiti- mationskartendruck. Funktionserweiterungen im Zusammenhang mit der RFID-Managementlösung können gemäss Ausschreibungsunter- lagen ebenfalls an die Polyright AG vergeben werden.

4. Finanzierung und Bezug Gemäss Angebot der Polyright AG betragen die Kosten für eine Ein- führung einer RFID-Managementlösung einschliesslich eines standar- disierten Druckprozesses für Legitimationskarten für sämtliche Schulen der Sekundarstufe II Fr. 4 314 120 einschliesslich MWSt für längstens fünf Jahre. Für den Legitimationskartendruck wird mit einer Vergabe- summe von Fr. 1 247 906 einschliesslich MWSt gerechnet. Für die RFID- Managementlösung beträgt die Vergabesumme Fr. 3 066 214 einschliess- lich MWSt. Die Schulen der Sekundarstufe II haben die Möglichkeit, eine oder mehrere Anwendungen der RFID-Managementlösung zu nutzen. Das Angebot der RFID-Managementlösung umfasst sechs Anwendungen: Zutrittskontrolle, Kassensystem, Parking, Secure Print, Fitnessgeräte und Mediathek. Der Bedarf jeder Schule hängt vom entsprechenden Schulgebäude ab. Deshalb können die sechs Anwendungen pro Schule individuell bezogen werden. Daher sind für den genannten Dienstleis- tungszeithorizont von längstens fünf Jahren keine zuverlässigen Schät- zungen zum Beschaffungsvolumen der RFID-Managementlösungen

möglich. Für den Bezug der Anwendungen der RFID-Management­ lösung und den standardisierten Legitimationskartendruck besteht für den Kanton keine Abnahmeverpflichtung. Die Zuständigkeit für die Erteilung des Zuschlags liegt beim Regie- rungsrat (vgl. § 36 lit. b und § 37 Abs. 2 lit. a Gesetz über Controlling und Rechnungslegung [LS 611] in Verbindung mit § 34 Finanzcontrol- lingverordnung [LS 611.2]). Die Bewilligung der Ausgaben für die RFID- Managementlösung und für den Legitimationskartendruck erfolgt im Einzelfall im Hinblick auf einen konkreten Leistungsbezug und ist von den gemäss Finanzkompetenzen hierfür zuständigen Instanzen zu be- willigen.

Dispositiv

Auf Antrag der Bildungsdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Der Auftrag für die Einführung einer mandantenfähigen RFID- Managementlösung einschliesslich eines standardisierten Druckprozes- ses für Legitimationskarten wird gemäss dem Angebot vom 3. April 2025 an die Polyright AG, Sion, vergeben.

II. Die Bildungsdirektion wird ermächtigt, die zwei Rahmenverträge (RFID-Managementlösung und Legitimationskartendruck) sowie den Supportvertrag mit der Polyright AG, Sion, abzuschliessen. Die Rah- menverträge werden befristet auf zwei Jahre abgeschlossen und enthal- ten drei Optionsrechte auf Verlängerung der Laufzeit um jeweils ein Jahr.

III. Dieser Beschluss ist bis zur Veröffentlichung des Zuschlags auf simap.ch nicht öffentlich.

IV. Mitteilung an die Bildungsdirektion.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli