eBaugesucheZH - Volldigital, Ergänzung Stellenplan, Ausgabenbewilligung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 10. November 2021

1272. Projekt «eBaugesucheZH – Volldigital»

Erwägungen

(Stellenplan, Ausgabenbewilligung)

Ausgangslage Am 4. November 2015 bewilligte der Regierungsrat mit Beschluss Nr. 1027/2015 die Realisierung des Projekts «eBaugesucheZH» und die dazu notwendigen gebundenen Ausgaben von Fr. 850 000 zulasten der Investitionsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 8300, Amt für Raument- wicklung. Die Projektidee zu «eBaugesucheZH» wird seit 2012 in der Ideenliste von egovpartner, der Zusammenarbeitsorganisation von Kan- ton und Gemeinden im Bereich E-Government geführt. 2018 wurde das Projekt in das Impulsprogramm zur Umsetzung der Strategie Digi- tale Verwaltung 2018–2023 des Regierungsrates (RRB Nr. 390/2018) auf- genommen. Mit den Beschlüssen Nrn. 611/2019 und 577/2020 bewilligte der Regierungsrat zusätzliche Ausgaben von insgesamt Fr. 450 000 für das- selbe Projekt. Im Sommer 2020 wurde das Projekt «eBaugesucheZH» durch den Projektausschuss abgenommen und abgeschlossen. Die entspre- chende Abrechnung wurde mit RRB Nr. 655/2021 genehmigt. Soweit es der gesetzliche Rahmen zuliess, wurde das Baubewilligungsverfahren digitalisiert und die ersten Gemeinden an die Plattform angebunden.

Projekt «eBaugesucheZH – Volldigital» Das geltende Recht wie auch der aktuelle technische Ausbau der Platt- form «eBaugesucheZH» lassen es nicht zu, ein Baugesuch vollständig digital abzuwickeln. Deshalb wurde 2018 mit der Analyse der rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen, die für eine vollständige Digitali- sierung notwendig sind, begonnen. In der daraus resultierenden Studie «eBaugesucheZH – Volldigital» wurde aufgezeigt, wie die vorhandenen Lücken und Mängel im digitalen Baugesuchsablauf behoben werden können. Im Dezember 2018 nahmen der Projektausschuss und der Steuerungsausschuss des Projekts «eBau- gesucheZH» die Studie zustimmend zur Kenntnis und befürworteten die Vertiefung und Konkretisierung der Themen in einer Konzeptphase. Als Projekt von Kanton und Gemeinden wird es wiederum im Portfolio von egovpartner geführt. Neben den rechtlichen Aspekten sollen auch die künftigen Abläufe und Arbeitsweisen in den kommunalen Bauäm- tern und den kantonalen Stellen erarbeitet werden. Das Gremium Operative Informatiksteuerung (OIS) hat dem Realisie- rungsprojekt für «eBaugesucheZH – Volldigital» einstimmig zugestimmt.

Kosten Mit Ausgabenbewilligung des Amtes für Raumentwicklung (ARE) Nr. 0571/2020 vom 17. August 2020 wurden für die Ausarbeitung des Fach- konzepts im Projekt «eBaugesucheZH – Volldigital» einmalige Ausga- ben von Fr. 138 080 (einschliesslich MWSt) zulasten der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 8300, Amt für Raumentwicklung, bewilligt. In mehreren Workshops mit Vertreterinnen und Vertretern von kommuna- len und kantonalen Verwaltungen wurden damit die rechtlichen, fach- lichen wie auch die technischen Grundlagen ermittelt, um ein vollständi- ges Bild der erforderlichen Massnahmen zu erlangen. Folgende Themengebiete sind die Schwerpunkte der technischen Um- setzungsmassnahmen, um eine vollständige Digitalisierung innerhalb der Plattform «eBaugesucheZH» gewährleisten zu können: Digitale Signatur: Dokumente müssen künftig digital signiert werden können. Die Plattform muss fähig sein, ein digital signiertes Dokument auf seine Gültigkeit zu prüfen. Auf‌lagenverwaltung: Diese soll für die Behörde und Gesuchsteller Transparenz darüber schaffen, inwieweit noch offene Auf‌lagen für eine Baufreigabe bestehen. Diese Daten und Dokumente werden von den Ge- meinden bewirtschaftet und müssen zur Vereinfachung des gesamten Prozesses in die Plattform integriert werden. Meldeverfahren, Anzeigeverfahren und Vorentscheid: Diese Gesuchs- typen müssen in den Baugesuchsprozess integriert werden, da sie künftig vermehrt auftreten werden (Solaranlagen, wärmetechnische Anlagen, usw.). Publikation: Anbindung des kantonalen Anzeigers (amtsblatt.zh.ch) für die automatische Publikation. Auf‌lage/Akteneinsicht: Während der Auf‌lagefrist soll zukünftig die Einsichtnahme in das Dossier über die Plattform erfolgen. Ausserhalb der regulären Auf‌lagefrist muss für eine Akteneinsicht nach dem Gesetz über die Information und den Datenschutz (LS 170.4) ein Begehren bei der zuständigen Gemeinde gestellt werden. Auch dieser Prozess soll in der Plattform möglich sein. Zustellungsbegehren: Das Zustellungsbegehren soll über die Plattform «eBaugesucheZH» gestellt werden. Dies wird durch ein einheitliches und integriertes Zustellungsformular, das digital signiert werden muss, er- möglicht. Private Kontrolle: Die berechtigten Personen/Stellen werden in der Plattform verwaltet. Die Projektverfasserinnen und -verfasser können direkt Berechtigungen für die Kontrolle erteilen. Prüfberichte der pri- vaten Kontrolle werden digital signiert und direkt zu der hinterlegten Auf‌lage hinzugefügt.

Eröffnung Entscheid: Im Rahmen der Volldigitalisierung ist es not- wendig, sowohl den gesamtkantonalen Entscheid als auch den kommuna- len Entscheid digital zu signieren. Die entsprechenden Stellen (Kanton/ Gemeinde) benötigen die Möglichkeit einer digitalen Signatur. Die Anpassung der rechtlichen Massnahmen ist gestartet. Die Ver- nehmlassung wurde bereits durchgeführt und deren Auswertung ist im Gang. Für die nun anstehende technische Umsetzungsphase («Realisie- rungsphase») der vollständigen Digitalisierung muss eine Detailspezifi- kation als Grundlage der technischen Umsetzung erarbeitet werden. Auf der Basis von Offerten und Kostenschätzungen belaufen sich die auf der Lohn- und Preisbasis vom 1. April 2021 errechneten Kosten für das Projekt «eBaugesucheZH – Volldigital» auf insgesamt Fr. 1 318 080 (einschliesslich MWSt). Sie setzen sich wie folgt zusammen: Position nicht aktivierbar aktivierbar Total in Franken in Franken in Franken ARE-Verfügung Nr. 0571/2020 vom 17. August 2020 138 080 138 080 für Fachkonzept Aufwand für Detailkonzept 135 000 135 000 Realisierungsphase «eBaugesucheZH – Volldigital» 950 000 950 000 umfasst die unter dem Kapitel «Kosten» aufgeführten technischen Umsetzungsmassnahmen Reserven 95 000 95 000 Total (einschliesslich MWSt) 138 080 1 180 000 1 318 080 Bei den geplanten Massnahmen handelt es sich um eine Weiterentwick- lung der bestehenden IT-Applikation. Zielsetzung der Weiterentwicklung mittels Projekt «eBaugesucheZH – Volldigital» ist die vollständige Digi- talisierung der technischen Plattform «eBaugesucheZH». Es handelt sich um eine gebundene Ausgabe gemäss § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung (LS 611). Gemäss dieser Bestimmung gilt eine Ausgabe als gebunden, wenn sie zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschriebenen Verwaltungsaufgaben zwingend erforderlich ist und namentlich der Beschaffung und Erneuerung der für die Verwaltungs- tätigkeit erforderlichen personellen und sachlichen Mittel dient. Die Massnahmen dienen der Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben. Eine voll- ständige digitale Abwicklung von Baugesuchen entspricht den heutigen Erwartungen der internen und externen Anspruchsgruppen bezüglich Leistungserbringung der Verwaltung.

Folgekosten Für die Softwarepflege und -wartung entstehen mit dem Beginn der Realisierungsphase betriebliche Folgekosten von jährlich Fr. 100 000. Es werden keine weiteren betrieblichen Folgekosten erwartet. Das Vor- haben verursacht jährliche Kapitalfolgekosten von Fr. 240 425. Sie be- rechnen sich nach IPSAS wie folgt: Kapitalfolgekosten/Jahr Kosten Nutzungsdauer Abschreibungen Kalk Zinsen Total in Franken in Jahren in Franken in Franken in Franken 1 180 000 5 236 000 4 425 240 425 In der Investitionsrechnung sind im Budget 2021 und im Konsolidier- ten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2022–2025 Ausgaben im Um- fang von Fr. 750 000 eingestellt. Die Ausgaben zulasten der Erfolgsrech- nung sind im Budget 2021 sowie im KEF 2022–2025 enthalten.

Personalbedarf Die Erfahrungen aus dem Projekt «eBaugesucheZH» haben gezeigt, dass eine Unterstützung der Projektleitung im Bereich des Projektmar- ketings entscheidend zum erfolgreichen Projektverlauf beiträgt. Die grosse Anzahl der Anspruchsgruppen, namentlich Gemeinden und Städte, Pla- nerinnen und Planer, Leitstelle für Baubewilligungen und kantonale Fachstellen, zugriffsberechtigte Dritte, Bürgerinnen und Bürger und die grosse Anzahl Mitglieder in diesen Gruppen, erfordert ein aktives Pro- jektmarketing zur Förderung der Akzeptanz und Nutzung von «eBau- gesucheZH» im ganzen Kanton. Zudem müssen die zahlreichen Ge- meinden, die noch nicht an «eBaugesucheZH» angebunden sind, in ihrem Change-Prozess zum vollständigen digitalen Arbeiten eng be- gleitet werden. Deshalb ist es notwendig, die befristete Projektstelle aus dem Projekt «eBaugesucheZH» mit einem Pensum von 80% bis Ende 2025 zu ver- längern. Diese Anpassung ist insbesondere deshalb notwendig, weil die Überführung- und Übergangsphase zur vollständigen Digitalisierung über das Projektende hinaus eine starke Projektunterstützung für viele Gemeinden hervorrufen wird. Insbesondere die Erstellung von Prozessleitfäden und eine gezielte Unterstützung bei den Veränderungen in der Realisierungsphase wer- den ein zentrales Element des Projekts sein und machen diese Projekt- stelle im Betrieb unabdingbar. Damit kann die Unterstützung für das Projekt «eBaugesucheZH – Volldigital» betreffend Marketing bereits jetzt sichergestellt werden.

Der Stellenplan des Amtes für Raumentwicklung ist deshalb mit Wir- kung ab 1. Januar 2022 bis Ende 2025 wie folgt zu ergänzen: Stellen Richtposition Klasse VVO 0,8 Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in 19 Es handelt sich um eine Stellenaufstockung, die keiner Einreihungs- überprüfung bedarf.

Anfallende Kosten für die Gemeinden Für das digitale Arbeiten in den Gemeinden müssen allenfalls ver- schiedene Geräte wie Bildschirme und Plotter angeschafft werden. Ge- meinden, die bereits eine Bauverwaltersoftware im Einsatz haben, müs- sen zudem die Kosten für die notwendigen Schnittstellenanpassungen übernehmen. Für die übrigen Gemeinden ist die Beschaffung von spe- zieller Software nicht erforderlich.

Dispositiv

Auf Antrag der Baudirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Der Stellenplan des Amtes für Raumentwicklung wird mit Wirkung ab 1. Januar 2022 bis Ende 2025 wie folgt ergänzt: Stellen Richtposition Klasse VVO 0,8 Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in 19

II. Für das Projekt «eBaugesucheZH – Volldigital» wird eine gebun- dene Ausgabe von insgesamt Fr. 1 318 080 zulasten der Leistungsgruppe Nr. 8300, Amt für Raumentwicklung, bewilligt. Davon gehen Fr. 138 080 zulasten der Erfolgsrechnung und Fr. 1 180 000 zulasten der Investitions- rechnung.

III. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Baudirektion.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli