Staatsarchiv, Stellenplan, Erhöhung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 6. Oktober 2010

1485. Staatsarchiv (Stellenplan)

Erwägungen

A. Ausgangslage Das Staatsarchiv des Kantons Zürich (Staatsarchiv) verfügt zurzeit über 29,2 ordentliche Stellen und 15,5 befristete Projektstellen (davon 11 finanziert durch Drittmittel), insgesamt also über 44,7 Stellen. Damit ist es in der Lage, einen wesentlichen Teil seiner Aufgaben zu erfüllen. Hin- gegen fehlen ihm die Mittel, um seinen gesetzlichen Auftrag vollständig zu erfüllen. Berechnungen und Analysen, die Anfang 2009 abgeschlos- sen wurden, haben ergeben, dass auf den 1. Januar 2011 der Stellenplan des Staatsarchivs um 5,4 Stellen erhöht werden sollte. Zudem sollen 4,1 bisher befristete Projektstellen ausserhalb des Stellenplans in den Stellenplan übergeführt werden. Im Einzelnen begründet sich die Er- höhung des Stellenplans wie folgt:

B. Abteilung Überlieferungsbildung In der Abteilung Überlieferungsbildung verfügt das Staatsarchiv heute über 4,3 Stellen. Bis 2006 war diese Abteilung mit 1,6 Stellen deutlich unterdotiert und konnte ihren gesetzlichen Auftrag nicht erfül- len (vgl. §§ 7 Abs. 2 und 8 Abs. 3 Archivgesetz sowie §§ 12 lit. a, f und g und 15 Archivverordnung). Inzwischen konnten bedeutende Verbesse- rungen erzielt werden, aber trotzdem ist das Staatsarchiv in diesem Be- reich auf 0,8 zusätzliche Stellen angewiesen. Die Aufstockung um 0,8 Stellen wird nicht dazu führen, dass mehr Unterlagen übernommen werden; im Gegenteil: Bis jetzt kann verhält- nismässig viel Material nur grob bewertet werden. Es werden damit ungewollt viele Akten übernommen, die in ihrer Aussagekraft nicht besonders dicht sind. Mit verstärkten personellen Mitteln steigt die Qualität der Übernahmen und damit die Dichte (statt des Volumens) der Überlieferungen. Diese positive Wirkung kann bereits heute fest- gestellt werden. Es gibt damit einen umgekehrt proportionalen Zusam- menhang zwischen der Anzahl Mitarbeitenden in der Überlieferungs- bildung und der Anzahl Laufmeter, die ins Endarchiv gelangen. Somit wird gewährleistet, dass die immer grösser werdende Informationsflut eingedämmt und eine vertretbare Qualität der Überlieferung erreicht wird.

Der Stellenplan des Staatsarchivs ist auf den 1. Januar 2011 um 0,8 zusätzliche Stellen wissenschaftliche/n Mitarbeiter/in Lohnklasse (LK) 19 Vollzugsverordnung zum Personalgesetz (VVO) zu erhöhen.

C. Abteilung Aktenerschliessung In der Abteilung Aktenerschliessung wurden ab Anfang 2007 die Arbeitsrückstände konsequent erhoben und quantifiziert. Daraus hat sich ergeben, dass heute im Staatsarchiv 10,3 Laufkilometer unbearbei- tete Akten liegen, hauptsächlich in den zwei Aussenlagern in den Untergeschossen des Milchbucktunnels (Milchbuck). Die genannten Erhebungen geben nicht nur Aufschluss über das wahre Ausmass der Rückstände, sondern sie erlauben bereits heute beträchtliche Effizienz- steigerungen: Das Staatsarchiv koppelt inzwischen bei der Erschlies- sung neue mit alten Ablieferungen. Damit wird der Aufwand pro Lauf- meter gesenkt und es werden grössere und benutzungsfreundlichere Bestände gebildet. Davon ausgehend, dass mit einer Vollzeitstelle pro Jahr 100 Laufme- ter Akten auf Endarchiv-Niveau erschlossen werden, besteht in diesem Bereich ein Rückstand von 100 Personenjahren. Mit den bestehenden Mitteln in der Aktenerschliessung erschliesst das Staatsarchiv zurzeit nur knapp gleich viele Laufmeter wie pro Jahr abgeliefert werden. Ein gleichzeitiger Abbau der genannten 10,3 Laufkilometer ist aber zwin- gend, da diese unter prekären konservatorischen Bedingungen lagern. Zudem beansprucht deren Aushebung im Milchbuck sehr viel Zeit, weil die dort zwischen 1982 und 2002 eingelagerten Akten nicht erschlossen und die Transportwege ins Staatsarchiv lang und aufwendig sind. Mit den zusätzlich beantragten personellen Mitteln wird gewährleistet, dass das Staatsarchiv mittelfristig seine Bestände in die dafür gebauten Magazine und in einen gesetzeskonformen Zustand bringt. Mit dem Inkrafttreten des Informations- und Datenschutzgesetzes am 1. Okto- ber 2008 fallen zudem die bisherigen Schutzfristen weitgehend weg. Dies hat zur Folge, dass das Staatsarchiv verpflichtet ist, seine Bestände viel schneller öffentlich zugänglich zu machen als bisher. Für den ge- planten Abbau der Rückstände innert zwanzig Jahren ist neben der Überführung von 2,4 bisher befristeten Projektstellen in den Stellen- plan die Schaffung von 2,8 zusätzlichen Stellen angemessen. Auf den 1. Januar 2011 sind 2,4 befristete Projektstellen (1,6 Stellen Verwaltungsassistent/in LK 15 VVO und 0,8 Stellen Verwaltungsassis- tent/in LK 13 VVO) als unbefristete Stellen in den Stellenplan des Staatsarchivs überzuführen.

Zudem ist der Stellenplan des Staatsarchivs auf den 1. Januar 2011 um 2,8 neue Stellen zu erhöhen (1,0 Stelle wissenschaftliche/n Mitarbei- ter/in in LK 19 VVO und 1,8 Stellen Verwaltungsassistent/in LK 14 VVO).

D. Abteilung Individuelle Kundendienste In der Abteilung Individuelle Kundendienste ist das Staatsarchiv gegenwärtig in der Lage, den gesetzlichen Auftrag dank viel organisa- torischem Geschick einigermassen zu erfüllen. Jedoch erfordert bereits eine krankheitsbedingte Absenz eine aufwendige Notfallplanung, um die Bedienung der Kundschaft während der Öffnungszeiten gewährleis- ten zu können. Die Zufriedenheit der Kundinnen und Kunden mit den erbrachten Dienstleistungen ist sehr hoch. Hingegen steigt die Nachfrage (Führun- gen, Begleitung universitärer Vorhaben usw.) laufend an. Diesem er- freulichen Umstand ist Rechnung zu tragen. Schliesslich hat ein Staats- archiv in einem demokratischen Rechtsstaat die Aufgabe, einer breiten Öffentlichkeit die überlieferten Unterlagen angemessen zugänglich zu machen. Zusätzlich baut das Staatsarchiv entsprechend der E-Govern- ment-Strategie des Kantons Zürich seit Mitte 2009 seine Online-Prä- senz aus (Online-Recherchen mittels Query und Archivportal, Publika- tion von zentralen Quellenserien mit Drittmitteln). Um bestehende Engpässe zu überbrücken und bedeutende Investitionen im Bereich Kundendienste schützen zu können, ist die Schaffung von 0,8 neuen Stellen erforderlich. Der Stellenplan des Staatsarchivs ist auf den 1. Januar 2011 um 0,8 zu- sätzliche Stellen wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in in LK 19 zu erhöhen.

E. Abteilung Beständeerhaltung Dringender Nachholbedarf besteht im Staatsarchiv auch in der Ab- teilung Beständeerhaltung. Zwar kann die bauliche Infrastruktur des Staatsarchivs als nahezu ideal bezeichnet werden. Das stabile Klima in den Magazinen ermöglicht es, Bestände mit Konservierungsbedarf zweiter und dritter Stufe vorerst einfach weiter zu lagern. Hingegen hütet das Staatsarchiv gemäss der in den letzten Jahren durchgeführten Zustandserfassung umfangreiche Bestände mit dringlichem Konservie- rungsbedarf. Dabei handelt es sich um historische Dokumente, die zer- fallen, wenn sie nicht in den nächsten fünf bis zehn Jahren behandelt werden. Dies gilt im Besonderen für die bereits erwähnten Dokumente in den Aussenlagern des Milchbuck, die konservatorisch nicht tolerier- baren Bedingungen ausgesetzt sind (z. B. zu geringe relative Luftfeuch-

tigkeit oder unkontrollierte Wassereintritte). Eine Verzögerung dieser Konservierungen würde in absehbarer Zeit wesentlich kosteninten- sivere «Rettungsarbeiten» verursachen. Auf den 1. Januar 2011 sind die 1,7 befristeten Stellen Technische/r Assistent/in LK 10 VVO als unbefristete Stellen in den Stellenplan des Staatsarchivs überzuführen. Zudem ist der Stellenplan des Staatsarchivs auf den 1. Januar 2011 um 0,9 neue Stellen zu erhöhen (wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in [Konservator/in bzw. Restaurator/in] LK 19 VVO).

F. Stab Der personelle Ausbau erfordert auf den 1. Januar 2011 eine Anpas- sung des Beschäftigungsgrads der Stabsstelle für Personelles, Finanzen und Controlling im Staatsarchiv (0,1 Stellen Controller/in LK 20 VVO).

G. Einreihungen und Finanzierung Sämtliche Einreihungen wurden mit der Vereinfachten Funktions- analyse überprüft und stimmen im Quervergleich innerhalb des Staats- archivs. Zudem wurden die Einreihungen über LK 17 dem Personalamt zur Begutachtung vorgelegt (§ 7 Abs. 3 VVO). Trotz der Erhöhung des Stellenplans auf den 1. Januar 2011 werden die neu geschaffenen Stellen erst im Laufe des Jahres 2011 besetzt wer- den können. Unter Berücksichtigung dessen sind die jährlichen Mittel für die beantragten Stellen von 1,001 Mio. Franken im Budget 2011 und im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) in den Plan- jahren 2012–2014 enthalten. Das Staatsarchiv hält damit alle vorge- gebenen Sparziele ein, auch unter Berücksichtigung der Vorgaben von San10.

Dispositiv

Auf Antrag der Direktion der Justiz und des Innern beschliesst der Regierungsrat:

I. Im Stellenplan des Staatsarchivs werden mit Wirkung ab 1. Januar 2011 folgende bisher befristeten Projektstellen als unbefristete Stellen in den Stellenplan übergeführt: Stellen Richtposition gemäss Personalgesetz (Bemerkungen) Klasse (VVO) 1,6 Verwaltungsassistent/in (Aktenerschliessung) 15 0,8 Verwaltungsassistent/in (Aktenerschliessung) 13 1,7 Technische/r Assistent/in (Beständeerhaltung) 10

II. Im Stellenplan des Staatsarchivs werden mit Wirkung ab 1. Januar 2011 folgende neuen Stellen geschaffen: Stellen Richtposition gemäss Personalgesetz (Bemerkungen) Klasse (VVO) 0,1 Controller/in (Stab) 20 0,8 Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in (Überlieferungsbildung) 19 0,8 Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in (Individuelle Kundendienste) 19 1,0 Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in (Aktenerschliessung) 19 0,9 Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in (Beständeerhaltung) 19 1,8 Verwaltungsassistent/in (Aktenerschliessung) 14

III. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Direktion der Justiz und des Innern.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi