Anfrage Jörg Mäder, Opfikon, betreffend fehlerhafte Scankopierer, Beantwortung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich KR-Nr. 360/2014

Sitzung vom 18. März 2015

245. Anfrage (Fehlerhafte Scankopierer) Kantonsrat Jörg Mäder, Opfikon, hat am 15. Dezember 2014 folgende Anfrage eingereicht: David Kriesel (Deutscher Informatiker) bemerkte Mitte 2013, dass verschiedene Scankopierer der Firma Xerox Zahlen und Buchstaben unter Umständen falsch einscannten. Durch das verwendete Verfahren entstehen aber nicht schlecht lesbare Zeichen, die als solche erkennbar wären. Vielmehr werden diese durch falsche Zeichen ersetzt (Beispiels- weise die Ziffer 6 durch eine 8). Das eingescannte Dokument erscheint dem Betrachter somit auf den ersten Blick als angemessen und scharf. Ohne direkten Vergleich mit dem Originaldokument können diese Feh- ler nur im Kontext als falsch erkannt werden, wenn überhaupt. Somit ist eine nachträgliche Fehlersuche nur sehr bedingt automatisierbar. Nach einem längeren Prozess hat Xerox den Fehler eingestanden und bereits Patches für die betroffenen Geräte herausgegeben. Unter Um- ständen sind aber weiterhin fehlerhafte Geräte in Betrieb, und das seit nun über 8 Jahren. In seinem Blog beschreibt Herr Kiesel die Problematik detailliert und listet auch die betroffenen Geräte auf: http://www.dkriesel.com/blog/ 2013/0802_xeroxworkcentres_are_switching_written_numbers_when_ scanning In diesem Zusammenhang stellen sich folgende Fragen:

Erwägungen

1. Ist der Kanton über diese Problematik informiert?

2. Verwendet oder hat der Kanton betroffene Geräte verwendet?

3. Wurden die betroffenen Geräte aktualisiert oder ersetzt?

4. Wie werden/wurden die mit diesen Geräten eingescannten Dokumente auf ihre Korrektheit hin überprüft respektive korrigiert?

5. Sind die Originaldokumente noch vorhanden?

6. Werden bereits Strategien angewendet, die solche Fehlerquellen ver- meiden, beispielsweise durch eine unkomprimierte Speicherung der Originalscans in genügender Auflösung?

7. Wie kann evaluiert werden, ob auch Gemeinden und weitere Institu- tionen im Kanton betroffen sind? Wie kann der Kanton diesen Pro- zess unterstützen?

Dispositiv

Auf Antrag der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Die Anfrage Jörg Mäder, Opfikon, wird wie folgt beantwortet: Zu Frage 1: Die kantonalen Stellen haben Kenntnis von dieser Problematik, wobei sie in der Regel direkt von den Lieferanten informiert wurden. Zu Frage 2: Die betroffenen Geräte wurden bei mehreren Direktionen verwendet oder sind noch im Einsatz. Bei einer Direktion betrifft dies 127 Geräte und bei drei weiteren Direktionen insgesamt zehn Geräte. Eine Direk- tion hat im Oktober 2014 zudem 86 betroffene Geräte in Betrieb ge- nommen. Der Software-Patch der Firma Xerox war auf diesen Geräten zum Zeitpunkt der Auslieferung bereits installiert. Zu Frage 3: Bei den betroffenen Geräten sind, mit Ausnahme von drei Geräten, die Software-Patches der Firma Xerox im Herbst 2013 installiert worden. Zwei weitere Geräte wurden bereits 2012 ersetzt. Zu Frage 4: Nach Bekanntwerden des Fehlers erfolgten bei mehreren Geräten Stichproben, wobei keine Scanfehler festgestellt wurden. Bereits zu einem früheren Zeitpunkt wurden bei der Einführung einer Texterkennungs- software (OCR) intensive Tests mit Scans der betroffenen Geräte durch- geführt, die ebenfalls keine Scanfehler aufzeigten. Zu Frage 5: Bei allen archivrelevanten Dokumenten, die mit den betroffenen Ge- räten gescannt wurden, sind die Originaldokumente in Papierform vor- handen und archiviert. Bei den nicht archivrelevanten Dokumenten kann die Verfügbarkeit der Originaldokumente nicht mehr überprüft werden. Zu Frage 6: Zur Vermeidung von Scanfehlern wurden zusätzlich zur Installation der Software-Patches der Firma Xerox unterschiedliche Massnahmen ge- troffen, abhängig von der jeweiligen Anwendung. Zu nennen sind unter anderem die Verwendung von genügend grossen Schriftgrössen auf Ori- ginaldokumenten, die Vorgaben für einzelne Scanparameter am Gerät (Scanauflösung, Kontrasteinstellung, Kompressionsstärke) sowie die Steuerung der Scanprozesse über eine zentrale Softwarelösung, die keine Veränderung der Einstellungen durch die Anwender zulässt. Zu erwäh- nen ist auch die Erstellung von elektronischen Dokumenten direkt aus EDV-Applikationen, um unnötige Scanprozesse zu vermeiden.

Zu Frage 7: Weitere kantonale Institutionen und Gemeinden betreiben solche Ge- räte in eigener Verantwortung, weshalb Abklärungen mit Bezug zu Scan- fehlern in deren Zuständigkeiten liegen. In den Fällen, in denen die Be- schaffungen über die Kantonale Drucksachen- und Materialzentrale (kdmz) erfolgten, könnte der Kanton gezielt auf diese Problematik hin- weisen. Entsprechende Abklärungen haben jedoch ergeben, dass keine solchen Geräte über die kdmz beschafft worden sind.

II. Mitteilung an die Mitglieder des Kantonsrates und des Regierungs- rates sowie an die Finanzdirektion.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber: Husi