Competence Center Projektmanagement Kanton Zürich, Erweiterung, gebundene Ausgabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 11. Januar 2023

30. Erweiterung Competence Center Projektmanagement (gebundene Ausgabe)

Erwägungen

A. Ausgangslage Mit RRB Nr. 903/2017 wurde die Einführung der Projektmanage- mentmethodik HERMES in der kantonalen Verwaltung beschlossen und die Baudirektion mit der Leistungserbringung des neu zu schaffen- den Competence Centers Projektmanagement (CC PM) betraut. Das CC PM hat seitdem massgeblich zur Verbesserung der Projekt- managementkompetenz im Kanton Zürich beigetragen. Dennoch ist weiter am Reifegrad des Projektmanagements zu arbeiten, weil ein ge- meinsames Projektverständnis aufgrund steigender Anzahl komplexer Projekte immer wichtiger wird. Ein professionelles Projektmanagement ist hierfür ein entscheidender Erfolgsgarant. Es reicht nicht, sich zu einer gemeinsamen Projektmethodik zu verpflichten, sondern diese muss in der Praxis von allen Projektbeteiligten gelebt werden. Auch der über- geordneten Projektportfoliosteuerung kommt eine immer grössere Be- deutung zu. Neben der Methodik stehen aber auch Fragen zu Ausbil- dungen, Karrieremodellen und unterstützenden Werkzeugen wie Pro- jektmanagementapplikationen im Vordergrund. Mit RRB Nr. 1331/2022 wurde für die Sicherstellung eines professio- nellen Projektmanagements eine zusätzliche Stelle bewilligt.

B. Erweiterung und Nutzen Der Fokus des CC PM liegt auf der Verbesserung des Projektmanage- mentreifegrades im Kanton Zürich. Das CC PM leistet mit seiner Arbeit einen Beitrag zu einer gemeinsamen Projektsprache und einer einheit- lichen Projektvorgehensweise und stellt die grundlegende Vorgehens- methodik zur Verfügung, während die Direktionen und die Staats- kanzlei in ihren Projekten die inhaltlichen Informations- und Kommu- nikationstechnologien (IKT) und Digitalisierungsthemen bearbeiten und umsetzen. In Zusammenarbeit mit dem Personalamt, der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften und weiteren Weiterbildungsdienst- leistern, stellt das CC PM ein abgestimmtes Aus- und Weiterbildungs- angebot (einschliesslich agiles Projektmanagement) zur Verfügung, in dem die im Kanton Zürich geltenden Vorgaben aus der IT-Sicherheit,

dem Finanzbereich und dem Projektmanagement vermittelt werden. Interne Mitarbeitende im Projektmanagement werden damit gefördert und durch das so verfügbare interne Projektmanagementknowhow kann vermehrt auf externe Projektbeteiligte verzichtet werden. Weiter organisiert das CC PM für den aktiven Erfahrungs- und Wissensaus- tausch unter den Projektbeteiligten Lunchveranstaltungen, Projektlei- tungszirkel und veröffentlicht Publikationen zu Themen aus dem Pro- jektmanagement. Ausserdem arbeitet das CC PM aktiv in Gremien und Arbeitsgruppen im Umfeld des Projektmanagements mit (z. B. eCH HERMES). Überdies hat das CC PM einen generischen Portfoliopro- zess erarbeitet, womit im Projektportfoliobereich und im Reporting Syn- ergien und Vereinfachungen erreicht werden können. Ebenso kann das CC PM im Auftrag des Regierungsrates, der Generalsekretärenkonfe- renz sowie der Gremien «Steuerung Digitale Verwaltung und IKT» und «Operative Informatiksteuerung» zusätzliche Aufgaben für Beratungen und Qualitätssicherung wahrnehmen. Bei Bedarf kann das CC PM zu- dem eine einheitliche Projektmanagementsoftware evaluieren, welche Medienbrüche verhindert und bei konsequenter Anwendung aktuelle Auswertungen ermöglicht.

C. Kosten Für den Betrieb und die Leistungen des CC PM werden jährliche Aus- gaben von insgesamt Fr. 400 000 erwartet. Dieser Betrag setzt sich wie folgt zusammen: Beschreibung Betrag in Franken Sachkosten, Veranstaltungen 70 000 (Referentinnen und Referenten, Workshopsequenzen und Erfahrungs- austausch im Bereich Projektmanagement, Veranstaltungen im Umfeld Projektmanagement zur Information und zum Austausch mit den Projektbeteiligten des Kantons Zürich) Softwarelizenzen und Hosting 80 000 (HERMES Online, Planta) Kosten Weiterentwicklungen 100 000 (Software und Methode, Anpassungen an neue Trends und Bedürfnisse, z. B. agiles Projektmanagement, Anbindung Umsysteme wie z. B. Dokumentmanagementsystem) Dienstleistungen Dritte 150 000 (Unterstützung Methodenkompetenz, Konzepterarbeitungen, Qualitäts- und Risikomanagement in Projekten) Total 400 000

Für die kommenden fünf Jahre entspricht dies einem einmaligen Be- trag von Fr. 2 000 000. Dabei handelt es sich um eine gebundene Ausgabe gemäss § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung (CRG, LS 611), wonach eine Ausgabe als gebunden gilt, wenn sie zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschriebenen Verwaltungsaufgaben zwingend erfor- derlich ist und namentlich der Beschaffung und Erneuerung der für die Verwaltungstätigkeit erforderlichen personellen und sachlichen Mittel dient. Für das Vorhaben sind im Budget 2023 Fr. 120 000 und im Konsolidier- ten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2023–2026 jährlich Fr. 120 000 eingestellt. Die restlichen Mittel werden im Budget 2023 kompensiert und im KEF 2024–2027 eingestellt.

Dispositiv

Auf Antrag der Baudirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Für den Betrieb des Competence Centers Projektmanagement 2023–2027 wird eine gebundene Ausgabe von Fr. 2 000 000 zulasten der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 8000, Generalsekretariat, be- willigt.

II. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Baudirektion.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli