Steueramt, Projekt Gemeinsame IT von Kanton und Gemeinden, gebundene Ausgabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 2. April 2025

361. Steueramt, Projekt Gemeinsame IT von Kanton und Gemeinden, gebundene Ausgabe

Erwägungen

1. Ausgangslage Das Steuersystem der Schweiz widerspiegelt die föderale Struktur des Landes. Unternehmen und Privatpersonen sind auf allen drei Ebe- nen (Bund, Kanton und Gemeinde) steuerpflichtig. Der Kanton Zürich mit 1,6 Mio. Einwohnerinnen und Einwohnern und 160 politischen Ge- meinden ist der bevölkerungsreichste Kanton der Schweiz und ein be- deutender Wirtschaftsstandort. Im Kanton Zürich liegt die Verantwor- tung für den Vollzug der direkten Steuern des Bundes, des Kantons und der Gemeinden beim kantonalen Steueramt (KStA) und bei den Ge- meinden, wobei das Steuergesetz (StG, LS 631.1) eine vielschichtige Auf- gabenteilung vorsieht. Das KStA stellt auch den Vollzug der Erbschafts- und Schenkungssteuern sowie der Nachsteuern und Bussen sicher. All diese Aufgaben werden gemeinsam und in enger und kooperativer Zu- sammenarbeit mit den 160 Gemeindesteuerämtern wahrgenommen. Das KStA und die Gemeinden arbeiten stetig an der Weiterentwick- lung ihrer Strukturen mit dem Ziel, ihre Aufgaben effektiv und effizient zu erfüllen. Im Zentrum steht der Dienst an der Bevölkerung: Die steuer- pflichtigen natürlichen und juristischen Personen sollen dabei mit mög- lichst einfachen, schnellen und kompetenten Dienstleistungen unterstützt werden. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, ist ein zielfüh- render Einsatz von digitalen Hilfsmitteln unabdingbar. Im Zuge der Digitalisierung wurden im Kanton Zürich in den letzten Jahrzehnten sowohl auf kantonaler als auch auf kommunaler Ebene zahl- reiche IT-Vorhaben erfolgreich umgesetzt. Die dadurch gewachsene IT- Landschaft im Steuerwesen bringt jedoch Herausforderungen mit sich wie erhöhte Komplexität, Heterogenität, Redundanzen und uneinheit- liche Prozesse sowie erschwerte Integration und Datentransparenz. Diese verhindern wesentliche Automatisierungs- und Digitalisierungs- möglichkeiten. Die in Betrieb stehenden IT-Infrastrukturen sind zudem teilweise veraltet oder «End-of-life» und erschweren damit effiziente Lö- sungen und erhöhen das Sicherheitsrisiko sowie das Risiko von System- ausfällen.

2. Notwendigkeit einer gemeinsamen IT von Kanton und Gemeinden Die IT-Landschaft im Kanton Zürich ist, entsprechend den unter- schiedlichen Zuständigkeiten im Steuerbereich, historisch gewachsen und dadurch sehr heterogen. Die 160 Gemeinden setzen Hauptanwendungen von insgesamt fünf verschiedenen Unternehmen ein. Dazu kommen weitere unterstützende Systeme. Der Kanton arbeitet mit mehreren zentralen Anwendungen, die durch zahlreiche Zusatzsysteme ergänzt werden und Schnittstellen zu den entsprechenden Systemen der Ge- meinden bereitstellen. Heute fehlt deshalb ein gemeinsames Register und damit eine gemeinsame Datenhaltung in Bezug auf die im Kanton Zürich steuerpflichtigen Personen. Aufgrund der getrennten Registerführung und der unterschiedlichen Systemlandschaften sind Prozesse für natürliche und juristische Perso- nen zwischen Kanton und Gemeinden fragmentiert, was zu Unübersicht- lichkeit sowie Effizienz- und Effektivitätsverlusten führt. Unterschied- liche Systeme für ähnliche Aufgaben führen zu erhöhter Komplexität und zu Doppelspurigkeiten. Durch häufige Zuständigkeitswechsel zwi- schen Kanton und Gemeinden und infolge von Medienbrüchen entste- hen zusätzliche Aufwände und ein fehleranfälliger Datenaustausch zwi- schen den Systemen. Dies erschwert die Automatisierung und Digitali- sierung von Prozessen. Wegen fehlender Gesamtübersicht und Trans- parenz sind sodann steuerrelevante Zahlen und der Bearbeitungsstand der verschiedenen Vorgänge schwierig zu ermitteln. Im Weiteren müs- sen Anpassungen, z. B. aufgrund gesetzlicher Änderungen, jeweils in sämtlichen Applikationen der Gemeinden und des Kantons umgesetzt werden, was insgesamt zu höheren Kosten und zu grösserem Ressourcen- aufwand führt. Schliesslich verringern die teilweise über 20 Jahre alten IT-Systeme in den Gemeinden und beim Kanton Flexibilität und Effi- zienz, erhöhen den Betriebs- und Wartungsaufwand und steigern das Risiko von Systemausfällen und Cyberangriffen. Die bestehende IT- und Prozesslandschaft erfordert daher eine grund- legende Neuausrichtung im Rahmen einer gemeinsamen IT-Infrastruk- tur für Kanton und Gemeinden, damit die Aufgabenerfüllung und die Zusammenarbeit zwischen Kanton und Gemeinden im Zürcher Steuer- wesen nachhaltig und effizient sichergestellt werden können. Seit 2004 wurden zahlreiche – zunächst erfolglose – Initiativen ergrif- fen, um eine gemeinsame IT-Infrastruktur für das Steuerwesen von Kan- ton und Gemeinden zu schaffen. Im Zusammenhang mit der Steuervor- lage zu den elektronischen Verfahren konnte schliesslich mit dem neuen § 109c StG eine gesetzliche Grundlage für eine gemeinsame IT im Steuer- wesen für Kanton und Gemeinden geschaffen werden (Vorlage 5865,

Beschluss des Kantonsrates vom 25. März 2024, in Kraft seit 1. Januar 2025). Der einstimmige Kantonsratsbeschluss setzt ein starkes politi- sches Zeichen für die Schaffung einer gemeinsamen IT-Infrastruktur. Parallel zum Gesetzgebungsverfahren hat das KStA mit den 160 Ge- meinden zwischen September 2023 und März 2024 einen Grossgruppen- prozess durchgeführt und dabei die Anliegen der Gemeinden im Hin- blick auf eine gemeinsame IT abgeholt und diskutiert. Hierbei waren sich die Gemeinden und der Kanton einig, eine möglichst umfassende gemeinsame IT-Lösung für das Zürcher Steuerwesen anzustreben.

3. Projektumfang und Ziele Mit dem Projekt «Gemeinsame IT», das mit dem vorliegenden Be- schluss initialisiert wird, sollen die folgenden Ziele erreicht werden: – Neuregelung der zukünftigen Zusammenarbeit, der Aufgabenteilung und der Zuständigkeiten zwischen dem Kanton und den Gemeinden – Reduktion von Komplexität: Einführung einheitlicher Auslegungen und Standards hinsichtlich der Systemlandschaft und Prozesse zur Vereinfachung der Verwaltungsabläufe – Erzielung von Synergien durch die Standardisierung der IT-Systeme und die Zentralisierung des Betriebs – Verbesserung der Transparenz und Planbarkeit für Kanton und Ge- meinden durch zentrale Bereitstellung und Verwaltung von Daten – Zukunftsgerichtete digitale Arbeitsweise durch Modernisierung der IT-Infrastruktur: Die Lösungslandschaft wird vereinheitlicht und technologisch vereinfacht, Änderungen sind einfacher und schneller umsetzbar. – Steigern des Vertrauens der Bevölkerung in digitale Dienstleistungen durch Sicherstellung der Erfüllung von höchsten Anforderungen an Cybersecurity und Datenschutz – Verbesserung des Zugangs und die Interaktion mit der Verwaltung durch Nutzerzentrierung Damit wird die Umsetzung der Legislaturziele der Finanzdirektion «Weitere Förderung der digitalen Transformation in der Finanzdirek- tion, nach innen und nach aussen» (FD 10.3) und «Innerhalb der Finanz- direktion und mit ihren Partnern Synergien durch Zusammenarbeit pflegen und nutzen» (FD 10.2) unterstützt.

4. Ziele der Phase Initialisierung Um die genannten Ziele zu erreichen, muss die gemeinsame IT-Lö- sung ein breites Funktionsspektrum abdecken und umfassende Schnitt- stellen an Umsystemen abdecken (z. B. kantonale Einwohnerdaten plattform). Insbesondere muss in der Initialisierungsphase geklärt wer- den, welche Steuerarten für eine gemeinsame Plattform berücksichtigt werden und wie das neue Zusammenarbeitsmodell aussehen soll.

Daraus ergeben sich die folgenden Ziele für die Initialisierungsphase: – Situationsanalyse erarbeiten zur Schaffung eines gemeinsamen Ver- ständnisses der aktuellen Situation (Fach, Organisation und Technik) beim Kanton und bei den Gemeinden – Zusammenarbeitsmodell und Prozesse zwischen dem Kanton und den 160 Gemeinden überarbeiten – Rechtsgrundlagen erarbeiten: Identifikation allfälliger rechtlicher Implikationen und des notwendigen Anpassungsbedarfs von Rechts- grundlagen. Es wird davon ausgegangen, dass das zukünftige Zusam- menarbeitsmodell zwischen dem Kanton und den Gemeinden mög- licherweise Anpassungen von Gesetzen und Verordnungen erfordert. – Schutzbedarf erarbeiten: Erfassung der Anforderungen hinsichtlich Datenschutz und Informationssicherheit – Identifikation allfälliger politischer Implikationen und Schaffung politischer Akzeptanz – Beschaffungsstrategie erarbeiten: Gewinnung der Übersicht über das Marktangebot und Vorbereitung der Ausschreibung, der Evaluation und der Beschaffung aus fachlicher und rechtlicher Sicht sowie über den finanziellen Rahmen für den Durchführungsauftrag – Zielbild erarbeiten (fachlich, technisch und organisatorisch) – Durchführungsauftrag erarbeiten: Schaffung von Entscheidungs- grundlagen, ob und wie das Projekt durchgeführt werden soll. Damit ergeben sich für die Initialisierungsphase des Projekts «Ge- meinsame IT» folgende Aufgabenschwerpunkte: – Zusammenarbeit (organisatorisch/fachlich): Dieser Aufgabenschwer- punkt umfasst die detaillierte organisatorische und fachliche Situa- tionsanalyse. Darauf aufbauend erfolgt die Ausarbeitung von Lösungs- varianten für die künftige Zusammenarbeit und Aufgabenteilung sowie die Analyse der daraus resultierenden Implikationen. – IT-Lösung (technisch): Dieser Aufgabenschwerpunkt umfasst die detaillierte technische Situationsanalyse. Darauf aufbauend werden Lösungsvarianten für die Gestaltung der Zielarchitektur entwickelt, einschliesslich der Integration der Umsysteme und der Prüfung mög- licher Betriebsmodelle. – Beschaffung: Dieser Aufgabenschwerpunkt umfasst eine Beschaf- fungsanalyse mittels Request for Information. Die Analyse dient als Grundlage für die Ausschreibung, Evaluation und Beschaffung, so- wohl aus fachlicher als auch aus rechtlicher Sicht. – Informationssicherheit und Datenschutz: Dieser Aufgabenschwer- punkt umfasst die Rechtsgrundlagen- und Schutzbedarfsanalyse.

5. Projektorganisation Die Gestaltung der Projektorganisation für das Vorhaben «Gemein- same IT» erfolgt gemäss der Projektmanagementmethode HERMES 2022. Das Projekt erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen Kan- ton und Gemeinden. Die Gemeindesteuerämter sind daher im Projekt- ausschuss und im Projektteam vertreten. Auf Stufe Ausführung werden die Aufgabenschwerpunkte in drei Teilprojekten (1. Zusammenarbeit und Aufgabenteilung, 2. IT-Lösung und Zielarchitektur und 3. Beschaf- fung) behandelt. Aufgrund der grossen politischen Bedeutung des Vor- habens wird der Vorsteher der Finanzdirektion die Rolle des Projekt- auftraggebers übernehmen.

6. Projektablauf In der eineinhalbjährigen Initialisierungsphase werden einerseits die geforderten Standardergebnisse nach HERMES 2022 erarbeitet. An- derseits werden zusätzliche Ergebnisse und Tätigkeiten benötigt, um den Projekterfolg sicherzustellen. Hierbei handelt es sich um die Beschaf- fungsanalyse mit Request for Information (RFI), Stakeholderanalyse, regelmässige Qualitäts- und Risikoberichte, Klärung der Finanzierung weiterer Phasen, Change- und Kommunikationskonzepte sowie die sich daraus ergebenden Massnahmen. Aufgrund des umfassenden und kom- plexen Beschaffungsgegenstands ist die zu erarbeitende Beschaffungs- analyse mit RFI ein zentraler Erfolgsfaktor für die erfolgreiche Projekt- umsetzung. Hierfür werden unter anderem in den Teilprojekten 1 und 2 die Grobanforderungen erarbeitet, damit durch RFI weitere Erkennt- nisse gewonnen und Lösungsvarianten erarbeitet werden können. Ab- geschlossen wird die Phase mit dem Entscheid der Lösungsvarianten und der Erarbeitung des Durchführungsauftrags einschliesslich der Beantragung der notwendigen finanziellen Mittel. Für den weiteren Ver- lauf des Projekts ist vorgesehen, dass in einer zweijährigen Konzept- phase schwerpunktmässig die Beschaffung durchgeführt wird, bevor mit der Umsetzung begonnen wird. Die Umsetzungsphase wird auf sechs Jahre geschätzt, auf die eine halbjährige Abschlussphase folgt. Eine Übersicht ist in der nachfolgenden Abbildung ersichtlich. Abbildung: Zeitplan Tätigkeit 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 2031 2032 2033 2034

Initialisierung

Konzept bis Zuschlag (Beschaffung) Umsetzung (Konzept ab Zuschlag)

Abschluss

7. Mittel und Finanzierung § 109c StG regelt auch die Frage der Finanzierung. Demgemäss über- nimmt der Kanton die Kosten für die Entwicklung und Einführung der neuen Applikationen in den Gemeinden. Der Kanton und die Gemein- den tragen die Betriebs- und Nutzungskosten je zur Hälfte. Die Kosten des Projekts «Gemeinsame IT» sind deshalb vom Kanton zu tragen. Mit Verfügung vom 21. Juli 2022 bewilligte die Finanzdirektion für das vorliegende Projekt eine gebundene Ausgabe von Fr. 800 000. Dieser Betrag ist in der mit vorliegendem Beschluss zu bewilligenden Ausgabe für die Initialisierungsphase enthalten, weshalb die Verfügung der Fi- nanzdirektion aufzuheben ist. Die Kosten für die Initialisierungsphase des Projekts «Gemeinsame IT» betragen Fr. 3 597 456. Darin ist eine Reserve von 10% enthalten. Es handelt sich um eine gebundene Ausgabe gemäss § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung vom 9. Januar 2006 (LS 611). Gemäss dieser Bestimmung gilt eine Ausgabe als gebunden, wenn sie zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschriebenen Verwaltungs- aufgaben zwingend erforderlich ist und namentlich der Beschaffung und Erneuerung der für die Verwaltungstätigkeit erforderlichen personellen und sachlichen Mittel dient. Für die Ergebniserstellung werden neben kantonsinternen personelle Mitteln Dienstleistungsunterstützungen von Externen benötigt. Dies umfasst Co-Projektleitung, Teilprojektleitung, Projektunterstützung, Change-Management, Kommunikationsmanagement, Business Analyse, IT-Architektur, Beschaffungsexpertise sowie Qualitäts- und Risikoma- nagement im Umfang von Fr. 3 262 971. Im Weiteren werden Sachmittel von Fr. 18 378 für Informationsveranstaltungen und IT-Infrastruktur benötigt. Für Unvorhergesehenes ist eine Reserve von 10% eingeplant. in Franken Externe Dienstleistungen 3 262 971 Sachmittel 18 378 Reserve 10% 316 107 Total einmalige Kosten (einschliesslich MWSt) 3 597 456

(in Franken) 2024 2025 2026 Total Externe Dienstleistungen 120 275 2 095 131 1 047 565 3 262 971 Sachmittel 9 189 9 189 18 378 Reserve 10% 210 432 105 675 316 107 Total einmalige Kosten 120 275 2 314 752 1 162 429 3 597 456 (einschliesslich MWSt)

Der Gesamtbetrag von Fr. 3 597 456 geht zulasten der Erfolgsrechnung. Die erforderlichen Mittel sind im Budget 2025 und im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan 2025–2028 in der Leistungsgruppe Nr. 4400, Steuern Betriebsteil, eingestellt. Es entstehen keine Folgekosten.

8. Öffentlichkeit Dieser Beschluss enthält Informationen, die das durchzuführende Vergabeverfahren beeinflussen könnten, weshalb er bis zur Veröffent- lichung des Zuschlags nicht zu veröffentlichen ist (§ 23 Abs. 2 lit. e Ge- setz über die Information und den Datenschutz [LS 170.4]).

Dispositiv

Auf Antrag der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Für die Initialisierungsphase des Projekts des Steueramtes «Ge- meinsame IT von Kanton und Gemeinden» wird eine gebundene Aus- gabe von Fr. 3 597 456 zulasten der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 4400, Steuern Betriebsteil, bewilligt.

II. Die Verfügung der Finanzdirektion vom 21. Juli 2022 betreffend Projektierung, Initialisierungsphase «Ablösung ZPnapeduv», gebundene Ausgabe, wird aufgehoben.

III. Dieser Beschluss ist bis zur Veröffentlichung des Zuschlags auf simap.ch nicht öffentlich.

IV. Mitteilung an die Finanzdirektion.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli