Ersatzbeschaffung von Hard- und Software, gebundene Ausgabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 20. April 2016

387. Direktion der Justiz und des Innern (Projekt «Ersatzbeschaffung PC-Flotte JI»)

Erwägungen

A. Ausgangslage Die Hauptabteilung Informatik der Direktion der Justiz und des Innern (nachfolgend IT JI bzw. Direktion) betreut rund 1850 Arbeitsplätze ver- teilt auf über 40 Standorte. Neben allen Einheiten der JI erbringt die IT JI eine analoge Dienstleistung für das Baurekurs-, das Steuerrekurs- und das Verwaltungsgericht. Die IT JI plant für 2016 eine vollständige Erneuerung sämtlicher PC- Arbeitsplätze. Die letzte Gesamterneuerung erfolgte 2010 gemeinsam mit der Baudirektion (RRB Nrn. 1917/2009 und 1913/2009). Nach einem inzwischen sechsjährigen Betrieb ist die Client-Umgebung beim Ablauf ihrer Nutzungszeit zu ersetzen. Die eingesetzten PC-Clients und Notebooks in der ursprünglichen Ver- sion sind nicht mehr lieferbar, das eingesetzte Betriebssystem Microsoft Windows 7 wird nicht mehr weiterentwickelt: Schulungen für die einge- setzten Standardapplikationen (Microsoft Office 2007) werden nicht mehr angeboten und der grundlegende Support ist im Januar 2015 abgelaufen. Die Folgen davon sind: – Die fünfjährige Garantiefrist der heutigen PC-Flotte ist abgelaufen und die Kosten für Wartung und Reparatur nehmen zu. Die Kosten können nicht mehr über Garantieansprüche beim Hersteller geltend gemacht werden. Die Reparaturkosten pro Computer bewegen sich ungefähr in der gleichen Höhe, wie für die Beschaffung eines neuen Gerätes auf- gewendet werden müsste. – Die Unterhaltsarbeiten führen in der IT JI zu vermehrten Engineering- und Supportaufwendungen, zu längeren Ausfallzeiten der älteren Sys- teme und Störung der Arbeit sowie Zunahme der Gesamtbetriebskos- ten. – Die eingesetzte Hardware entspricht nicht mehr den heutigen Gege- benheiten bezüglich Leistung, Schnittstellen und Standards sowie den Anforderungen an die Informatiksicherheit der JI. – Die Kompatibilität (z. B. Gerätetreiber) zwischen «altem» Betriebs- system und «neuer» Hardware, die als Ersatz für defekte Geräte und bei Erweiterungen beschafft werden muss, ist teilweise nicht mehr ge- währleistet und führt zu grösserem Engineeringaufwand.

– Die neusten Softwareversionen für die in der Direktion betriebenen Geschäftsapplikationen benötigen ein 64-Bit-Betriebssystem. Das be- stehende Betriebssystem Microsoft Windows 7 beruht auf einer 32-Bit- Prozessorarchitektur und hat Auswirkungen auf die Release- und Up- datemöglichkeiten. Es kann zu Beeinträchtigungen auf die Standar- disierung der Betriebsumgebung führen. – Neue Vorhaben (Releasewechsel und Projekte) richten sich an der heutigen Hard- und Softwaregeneration aus. Mit der heutigen Konfigu- ration der JI-Informatik können diese nur erschwert bewältigt werden. – Die Bedürfnisse der Leistungsbezügerinnen und -bezüger können nicht mehr befriedigt werden. Die Direktion schob den ursprünglich für Oktober 2015 geplanten Er- satz der Client-Umgebung wegen der Budgetkürzung durch den Kan- tonsrat um ein Jahr hinaus. Nun ist der Ersatz aus betrieblichen Gründen (zwingend) vorzunehmen. Bei einer Verzögerung der Client-Migration wären Abstriche betreffend Sicherheit, Performance, Leistungsumfang, Kompatibilität und Flexibilität in Kauf zu nehmen und die Einführung neuer Applikationen wird erschwert. Die Effektivität und Effizienz des Informatikeinsatzes würden, bei gleichzeitiger Steigerung der Betriebs- kosten, deutlich vermindert. Die Direktion beabsichtigt, die PC-Hardware und Bildschirme für die rund 1850 Arbeitsplätze zu erneuern und gleichzeitig Microsoft Wind- ows 10 und Microsoft Office 2016 zu beschaffen. Damit ein reibungsloser Betrieb gewährleistet werden kann, wird eine Hardwarereserve von 5% eingeplant. Bei begründetem Bedarf werden Arbeitsplätze mit einem zweiten Monitor sowie Sitzungszimmer und zentrale Einvernahmeräume mit Docking-Stationen (ohne Notebook) ausgestattet. Die zu beschaf- fende Stückzahlen (Mengen) an PC-Clients, Notebooks und Monitore wurden mittels einer Erhebung in den Bereichen und Amtsstellen der Direktion ermittelt.

B. Angestrebte Ergebnisse und Nutzen der Beschaffung Mit dem Projekt «Ersatzbeschaffung PC-Flotte JI» werden Hard- und Software auf den heutigen Standard gebracht, der die absehbaren Be- dürfnisse der nächsten Jahre abdecken soll. Der Projektumfang besteht aus der Pflichtenhefterstellung, Ausschreibung, Evaluation und Beschaf- fung der Hard- und Software sowie Engineeringtätigkeiten, Rollout, Schu- lung und Einführung der neuen PC-Arbeitsplätze. Die Hardware besteht aus PC (Desktop), Notebook und Peripheriegeräten wie Monitor, Tastatur und Maus. – Durch den Wechsel des Betriebssystems und der Hardware werden die Risiken im Informatikbetrieb klein gehalten (Ausfallsicherheit).

– Der Aufwand für die Systempflege wird vermindert, mögliche Kosten- folgen werden über die Herstellergarantie abgedeckt. – Die gültigen Dokumentenaustauschformate werden mit Microsoft Office 2016 eingehalten. – Neue Projekte bzw. Applikationen finden die erforderlichen techni- schen Voraussetzungen für die Implementierung und Einhaltung von Release-Zyklen vor. – Der Einsatz von neuer Hardware mit modernen Prozessoren ent- spricht den heutigen technologischen Anforderungen bezüglich Leis- tung, Schnittstellen und Standards gegenüber den im Einsatz stehen- den Geräten. – Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Direktion und den Leis- tungsbezügerinnen und -bezügern der Gerichte wird eine zeitgemäs- se Infrastruktur zur Verfügung gestellt. Mit der Umsetzung des Projektes «Ersatzbeschaffung PC-Flotte JI» schafft die JI gute Voraussetzungen für eine sichere, zeitgemässe, güns- tige und strategisch ausgerichtete Informatik.

C. Kosten Die aufgeführten Ausgaben stützen sich auf Kostenschätzungen auf- grund von Marktstudien und Erfahrungen aus bisherigen Migrationen im Kanton. Die genauen Kosten werden im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung ermittelt. Die Ausschreibung wird durch die Kantonale Drucksachen- und Materialzentrale (kdmz) durchgeführt. Ausgaben in Franken nicht aktivierbar aktivierbar Total Hardware (PC- und Notebook-Arbeitsplätze 2 600 000 mit Bildschirmen) Software (Betriebssystem, Microsoft Office 2 132 500 781 600 und Software Assurance) Dienstleistungen (Engineering, Rollout und Schulung) 358 300 Projektreserve 300 000 Total (einschliesslich 8% MWSt) 2 790 800 3 381 600 6 172 400 Es handelt sich dabei um gebundene Ausgaben gemäss § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung (technisch und be- trieblich notwendige Ersatzbeschaffung). Die Eigenleistungen werden mit Fr. 217 600 veranschlagt. Insgesamt betragen die Projektkosten somit Fr. 6 390 000. Für den Unterhalt und die Softwareaktualisierung der Microsoft-Pro- dukte fallen jährliche Kosten von Fr. 355 400 zulasten der Erfolgsrech- nung an. Die Ausgaben im Umfang von Fr. 781 600 betreffen den Einkauf der Microsoft-Lizenzen. Die Laufzeit für die Microsoft-Software beträgt sechs Jahre.

Im Budget 2016 sind 2,8 Mio. Franken für die Beschaffung der Hard- ware und 0,7 Mio. Franken für die Beschaffung der Software in der Inves- titionsrechnung enthalten. 2016 fallen Dienstleistungen zu Fr. 358 300 an, diese sind im Budget 2016 enthalten. Die weiteren Mittel werden im KEF 2017–2020 einge- stellt werden. Das Vorhaben verursacht jährliche Kapitalfolgekosten von Fr. 701 682. Sie berechnen sich nach IPSAS wie folgt: Kapitalfolgekosten/Jahr (Fr.) Kosten Nutzungsdauer Abschreibungen Kalkulatorischer Kalkulatorische Total in Franken in Jahren Zinssatz Zinsen 3 381 600 5 676 320 1,5% 25 362 701 682 Zusätzliche personelle und betriebliche Folgekosten fallen keine an.

D. Weiteres Vorgehen Die Beschaffung erfolgt nach GATT/WTO in einem offenen Verfah- ren im Staatsvertragsbereich. Die IT JI hat für die Durchführung dieser Submission die kdmz als ausschreibende Stelle beauftragt. Ziel ist es, die Ausbreitung der gesamten PC-Flotte bis Ende 2016 abgeschlossen zu haben. Der Auftrag wird in drei Losen vergeben (Los 1: Desktop-PC, Los 2: Notebook einschliesslich Dockingstation, Los 3: Monitore). Die Anforde- rungen an die zu beschaffende Hard- und Software sind im Pflichtenheft als Teil der Submissionsunterlagen detailliert beschrieben. Der Rollout wird durch die Projektleitung IT JI geplant und durch das mit dem Rollout beauftragte Unternehmen ausgeführt. Vorgangsname Nov Dez Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez 15 15 16 16 16 16 16 16 16 16 16 16 16 16 Detailkonzept und Pflichtenheft RRB Ausschreibung Tests/ Packetierung Pilot Schulung Rollout Projektabschluss

E. Wirtschaftlichkeit Bei der Erneuerung der Client-Hard- und -Software handelt es sich um ein technisch und betrieblich notwendiges Infrastrukturprojekt. Ein wei- terer Verzug der Beschaffung würde zu Mehrkosten führen, die betrieb- lichen Risiken erhöhen und die Zuverlässigkeit, die Effizienz und die Ar- beitszufriedenheit vermindern. Zwecks Sicherstellung eines wirtschaft- lichen Betriebes wird wiederum eine umfassende Garantieleistung über die volle Betriebsdauer von fünf Jahren angestrebt.

F. Strategiekonformitätsprüfung KITT Die Notwendigkeit der Ersatzbeschaffung ist unbestritten. Das KITT hat an seiner Sitzung vom 11. Dezember 2015 keine Einwände gegen das Projekt «Ersatzbeschaffung PC-Flotte JI» erhoben und die IT-Strategie- konformität bestätigt.

Dispositiv

Auf Antrag der Direktion der Justiz und des Innern beschliesst der Regierungsrat:

I. Für die Beschaffung von Hard- und Software wird eine gebundene Ausgabe von Fr. 6 172 400 zulasten der Leistungsgruppe Nr. 2201, General- sekretariat, bewilligt. Davon gehen Fr. 3 381 600 zulasten der Investitions- rechnung und Fr. 2 790 800 zulasten der Erfolgsrechnung.

II. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Direktion der Justiz und des Innern.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi