Planungs- und Budgetierungstool, gebundene Ausgabe, Vergabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 5. April 2023

432. Planungs- und Budgetierungstool (Ausgabenbewilligung und Vergabe)

Erwägungen

1. Ausgangslage und Zielsetzung Mit dem Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) werden jährlich für die folgenden vier Jahre die zu erzielenden Wirkungen, die zu erbringenden Leistungen sowie deren Finanzierung festgelegt (§ 9 Gesetz über Controlling und Rechnungslegung [CRG, LS 611]). Mit dem Budget werden die Leistungen des Kantons und deren Finanzierung für ein Kalenderjahr festgelegt (§ 14 CRG). Der Systemeinsatz im Bereich der Planung und Budgetierung ist vor dem Hintergrund der heutigen technischen Möglichkeiten, der aktuellen Verfahren im Branchenvergleich und eines Quervergleichs mit anderen Kantonen nicht mehr zeitgemäss. Die heutige Methodik und Vorgehens- weise im Zusammenspiel von zentraler Prozessadministration und hoheit- lichen Vorgaben mit dezentraler Erarbeitung der Inhalte haben sich je- doch grundsätzlich bewährt, da sie in optimaler Weise eine kantonsweit einheitliche Planung bei gleichzeitiger Einbindung des dezentral vor- handenen Know-hows erlauben. Gleichwohl sollen an jenen Stellen Auto- matisierungen möglich sein, wo keine Steuerungsentscheide notwendig sind. Vor dieser Ausgangslage wurde 2018 eine breit angelegte HERMES- Studie zu einer Weiterentwicklung der Systeme im Sinne einer einheit- lichen Planungs- und Budgetierungslösung in Angriff genommen und auf ihrer Grundlage ein Projektauftrag erstellt. Das Vorhaben wurde vom Gremium Operative Informatiksteuerung am 27. August 2020 be- handelt und vom Steuerungsgremium Digitale Verwaltung und IKT am 23. September 2020 freigegeben. In der Folge wurde eine kantonsweite Umfrage zu den Anliegen durchgeführt und die Sollprozesse in einer breit aufgestellten Projektorganisation erarbeitet. Die bisher im Kanton eingesetzten Planungstools wurden auf einen möglichen kantonsweiten Einsatz hin überprüft. Da keines den gesamten Anforderungsumfang abdeckt, wurde der Entscheid zur öffentlichen Ausschreibung getroffen.

2. Ausschreibung Am 3. Januar 2023 wurde die Ausschreibung «Planungs- und Budge- tierungstool» im offenen Verfahren im Staatsvertragsbereich publiziert. Mit der Ausschreibung wurde eine Partnerin oder ein Partner für die Detailkonzeption, die Umsetzung und die Einführung eines kantons- weiten Planungs- und Budgetierungstools gesucht. Der Auftrag wird gesamthaft vergeben und gilt für die Einführung der gesamten Planungs- lösung bei den Pilotämtern und für die Intercompany-Abstimmung für alle zu konsolidierenden Einheiten im Kanton Zürich. Die Offertöffnung fand am 14. Februar 2023 statt. Es wurden sechs Angebote eingereicht.

3. Vergabe Die Bewertung ergab, dass die Novo Business Consultants AG, Zürich, die Zuschlagskriterien insgesamt am besten erfüllt, weshalb ihr der Zu- schlag zu erteilen ist. Vergabe Investitions- Erfolgs- Total (in Franken einschliesslich MWSt) rechnung rechnung Initialisierung/Konzept 276 490 276 490 Realisierung 559 000 559 000 Einführung 466 120 466 120 Unvorhergesehenes 91 000 57 390 148 390 Total Vergabe 650 000 800 000 1 450 000

Die Angebotssumme von Fr. 1 301 610 gemäss Angebot vom 13. Feb- ruar 2023 kann sich um Ausgaben für Unvorhergesehenes auf Fr. 1 450 000 erhöhen. Die Lizenzkosten im Umfang von rund 1,1 Mio. Franken sind Teil der separaten Lizenzbeschaffung durch das Amt für Informatik. Der spätere Rollout auf alle Verwaltungseinheiten wird über den ak- tuellen (RRB Nr. 1095/2019) bzw. zukünftigen Beraterpool des Amtes für Informatik abgewickelt.

4. Ausgabe Die Ausgaben sind zur Sicherstellung eines kantonsweit effizienten Planungs- und Budgetierungsprozesses zwingend erforderlich und des- halb gebunden im Sinne von § 37 Abs. 2 lit. a CRG. Die Beträge werden der Leistungsgruppe Nr. 4100, Finanzverwaltung, belastet.

Ausgabenbewilligung Investitions- Erfolgs- Total (in Franken einschliesslich MWSt) rechnung rechnung Einführung Planungs- und Budgetierungs- 105 000 105 000 tool, Vorbereitungsarbeiten, Ausgabenbewilligung der Finanzverwal- tung (Nr. 4100A-00145) Vergabe 650 000 800 000 1 450 000 Ausgaben für betriebsseitige Anpassungen 500 000 1 300 000 1 800 000 und den weiteren Rollout auf die anderen Organisationseinheiten Reserve 200 000 445 000 645 000 Total Ausgabenbewilligung 1 350 000 2 650 000 4 000 000

Die Investitionsausgaben betragen voraussichtlich Fr. 1 350 000. Der Aufwand zulasten der Erfolgsrechnung beträgt voraussichtlich Fr. 2 650 000. Im Betrag sind Vorbereitungsarbeiten insbesondere im Rahmen der Studie und für die Ausschreibung von Fr. 105 000 enthalten. Die entspre- chende Verfügung der Finanzverwaltung vom 13. August 2020 (Nr. 4100A- 00145) wird mit der vorliegenden Ausgabenbewilligung aufgehoben. Für betriebliche Anpassungen und den weiteren Rollout auf die anderen Organisationseinheiten sind Fr. 1 800 000 vorgesehen.

5. Finanzielle Auswirkungen Für das Vorhaben erfolgte eine Kreditübertragung aus dem Jahr 2022 von Fr. 500 000 für die Erfolgsrechnung und von Fr. 600 000 für die In- vestitionsrechnung. Zudem sind im Budget 2023 und im KEF 2023–2026 bereits insgesamt Fr. 950 000 eingestellt: Ausgaben in Franken aus 2022 2023 2024 2025 2026 Erfolgsrechnung 500 000 400 000 100 000 100 000 100 000 Investitionsrechnung 600 000 0 100 000 100 000 50 000 Total 1 100 000 400 000 200 000 200 000 150 000

Zusätzlich werden in der KEF-Periode 2024–2027 noch Fr. 1 950 000 einzustellen sein. Die Kapitalfolgekosten betragen jährlich rund Fr. 280 000, davon rund Fr. 270 000 für Abschreibung und rund Fr. 10 000 für Zinsen. Die Durchführung steht unter dem Vorbehalt, dass das Vorhaben im Rahmen der zur Verfügung stehenden Budgetkredite der Investitions- rechnung finanziert werden kann und im Vergleich zu anderen Vorhaben priorisiert wird.

6. Allgemeine Auswirkungen Das Vorhaben hat keine regulatorischen Auswirkungen. Es fördert das effektive und effiziente Verwaltungshandeln.

Dispositiv

Auf Antrag der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Für die Beschaffung eines Planungs- und Budgetierungstools wird eine gebundene Ausgabe von insgesamt Fr. 4 000 000 zulasten der Leistungs- gruppe Nr. 4100, Finanzverwaltung, bewilligt. Davon gehen Fr. 2 650 000 zulasten der Erfolgsrechnung und Fr. 1 350 000 zulasten der Investitions- rechnung.

II. Die Leistungen für die Beschaffung und Einführung für das Pla- nungs- und Budgetierungstool werden gemäss Angebot vom 13. Feburar 2023 zu Fr. 1 301 610 (einschliesslich MWSt) an die Novo Business Con- sultants AG, Zürich, vergeben. Die Vergabesumme kann sich für Unvor- hergesehenes auf Fr. 1 450 000 erhöhen.

III. Die Finanzverwaltung wird ermächtigt, den Vertrag mit der Zu- schlagsempfängerin abzuschliessen.

IV. Die Ausgabenbewilligung Nr. 145 der Finanzverwaltung vom 13. August 2020 für die Vorbereitungsarbeiten wird aufgehoben.

V. Dieser Beschluss ist bis zur Veröffentlichung des Zuschlags auf simap.ch nicht öffentlich.

VI. Mitteilung an die Staatskanzlei und die Finanzdirektion.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli