Flächenmanagement Zentralverwaltung, Pflichtenheft, Genehmigung, Umsetzung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 23. Mai 2012

544. Organisation Flächenmanagement der Zentralverwaltung; Genehmigung Pflichtenheft

Erwägungen

A. Ausgangslage Mit der Gründung des Immobilienamtes wurde eine Lücke bezüglich Koordination und Entscheidvorbereitung zuhanden des Regierungs- rates im Immobilienbereich geschlossen. Mit dem Erlass der Immobi- lienverordnung vom 24. Januar 2007 (ImV) wurde für die Abwicklung von Einzelprojekten ein klarer Rahmen vorgegeben. Die Immobilienverordnung kennt über § 30 ImV hinaus keine Vor- gaben bezüglich der Flächenverwaltung und sieht insbesondere keine Möglichkeit vor, übergeordnete Fragestellungen bezüglich Flächen- bedarf und Entwicklungen auf diesem Gebiet direktionsübergreifend zu erörtern. Diese Aufgabe nahm vor der Gründung des Immobilien- amtes die Raumkommission wahr. Die seit deren Auflösung gemachten Erfahrungen waren durchzogen und das Immobilienamt wurde von verschiedener Seite aufgefordert, organisatorische Massnahmen vor- zuschlagen, wie die bestehenden Lücken in der Flächenverwaltung geschlossen werden könnten. Zu diesem Zweck soll ein Pflichtenheft erlassen werden, das für sämtliche Liegenschaften der Zentralverwal- tung die zuständigen Organe, deren Aufgaben, Kompetenzen und Ver- antwortlichkeiten festlegt.

B. Inhalt des Pflichtenheftes und Organisation der Flächenverwaltung Das Flächenmanagement wird mit zwei Arbeitsgruppen sichergestellt. Die Arbeitsgruppe Flächenkoordination ist ein Koordinationsorgan, das für die strategischen Belange zuständig ist und regelmässig zusam- mentritt. Sie erarbeitet einerseits aufgrund der massgebenden Rahmen- bedingungen (Flächenstandards [RRB Nr. 1384/2005], Bauprojekte usw.) im Sinne einer jährlich zu prüfenden Grobplanung den Master- plan Belegung und legt diesen dem Regierungsrat zur Genehmigung vor. Dieser umfasst den mittel- bis langfristigen Flächenbestand und -bedarf pro Organisationseinheit (Direktion, Amt) über einen Zeit- raum von zwei KEF-Perioden. Anderseits prüft sie diese Rahmenbe- dingungen und erörtert die für die Flächenverwaltung massgeblichen

Entwicklungen (Arbeitsräume, Arbeitsplatzmodelle usw.) bezüglich ihrer Bedeutung für die Verwaltung. Sie kann gestützt auf den Masterplan Belegung Massnahmen festlegen und Vorgaben beschliessen. Die Arbeitsgruppe Belegungsplanung ist demgegenüber für die ope- rativen Fragen zuständig. Sie wird bei Vorliegen eines konkreten Bele- gungsprojektes ausgelöst und erarbeitet nach Massgabe der Bedürfnisse der jeweiligen Organisationseinheit(en) und der geltenden Vorgaben, namentlich des Masterplanes Belegung, den jeweiligen Belegungsplan. Dieser enthält alle Angaben, die für die weiteren Beteiligten (Planer von baulichen Massnahmen, Möblierung usw.) von Bedeutung sind. Beschlüsse werden in beiden Organen grundsätzlich einstimmig ge- fasst, wobei jede Direktion und die Staatskanzlei je eine Stimme haben. Kann keine Einigung erzielt werden, unterbreitet das Immobilienamt den Mehrheitsantrag der nächsthöheren Instanz. Für die Arbeitsgruppe Belegungsplanung ist das die Arbeitsgruppe Flächenkoordination und für diese der Regierungsrat. Das Immobilienamt wird mit der Umsetzung des Pflichtenheftes be- auftragt.

Dispositiv

Auf Antrag der Baudirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Das Pflichtenheft für das Flächenmanagement ZV vom 27. April 2012 wird genehmigt.

II. Das Immobilienamt wird mit der Umsetzung beauftragt.

III. Mitteilung an die Direktionen des Regierungsrates und die Staats- kanzlei, je unter Beilage des Pflichtenheftes.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi