Umsetzung der Flächenstandards, Stand, Kenntnisnahme

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 20. Januar 2010

71. Raumdisposition, Einführung von Flächenstandards, Berichterstattung

A. Ausgangslage

1. Einleitung Mit Beschluss Nr. 1294/2003 erteilte der Regierungsrat im Rahmen des Sanierungsprogramms 04 den Auftrag zur Verbesserung der Raum- disposition in der kantonalen Verwaltung. Das vorhandene Raumangebot soll sparsamer genutzt und nach gleichen Massstäben an die Direktionen verteilt werden. Um dieses Ziel zu erreichen, beauftragte er ein Projekt- team, Flächenstandards für die Belegung von Büroräumen zu erarbeiten. Diese Grundsätze für die Zuteilung von Büroflächen an die Dienststel- len sollten sowohl für bestehende und belegte Gebäude der Ämter, Ab- teilungen und Betriebe der Zentral- und Bezirksverwaltung gelten, als auch auf die Belegungsplanung von Neubauten und Mietobjekten An- wendung finden. Festlegung von Flächenstandards Nach eingehender Überprüfung der damals bestehenden Belegungen, der Möglichkeiten in den eigenen und zugemieteten Liegenschaften und nach dem Vergleich mit anderen Dienstleistungsbetrieben wurden mit RRB Nr. 1384/2005 Flächenstandards festgelegt. Für die Zuteilung von Büroraum an die Direktionen des Regierungsrates und die Staats- kanzlei und die ihnen unterstellten Ämter, Abteilungen und Betriebe, die Bezirksverwaltung und die unselbstständigen staatlichen Anstalten gelten folgende Flächenstandards: a) Für die Liegenschaften der engeren Zentralverwaltung (Kaspar- Escher-Haus, Walcheplatz 1, Walcheplatz 2 und Stampfenbachstrasse 12/ 14, Zürich) sowie das Generalsekretariat der Gesundheitsdirektion (Obstgartenstrasse 19/21, Zürich) beträgt der Flächenstandard pro Arbeitsplatz 17 m2. Die Büros der Mitglieder des Regierungsrates, des Staatsschreibers und deren Vorzimmer sowie eine zusätzliche Fläche von je 70 m2 pro Direktion und für die Staatskanzlei werden nicht in die Berechnung des Flächenstandards mit einbezogen. b) In allen anderen Liegenschaften ist ein Flächenstandard von 14,5 m2 pro Arbeitsplatz einzuhalten. Diese Massnahmen ermöglichen für die Zentralverwaltung eine Ver- ringerung der belegten Fläche von derzeit 57 600 m2 auf 46 800 m2 und jährlich wiederkehrende Einsparungen von 4,5 Mio. Franken.

Umsetzung Büroraumbelegung nach Einführung der Flächenstandards Durch den Zusammenzug aller Dienstabteilungen des kantonalen Steueramtes nach Zürich Altstetten in die Liegenschaft Bändliweg 21 wurden Ende 2005 / Anfang 2006 in der Zentralverwaltung weitere 13 600 m2 Bürofläche frei. Für eine bestmögliche Verwendung der frei werdenden Fläche im Umfang von rund 24 400 m2 wurde mit RRB Nr. 1549/2005 die Bele- gungszuteilung in der Zentralverwaltung festgelegt und die Organisation zur Umsetzung bestimmt. Neben verschiedenen Neuzuteilungen innerhalb der Liegenschaften des Verwaltungsvermögens wurde auch die Aufgabe von 28 Mietliegen- schaften festgelegt (RRB Nr. 1549/2005). Die Kosten für die Umsetzung wurden wie folgt geschätzt: Tabelle 1: Geschätzte Kosten der Umsetzung Büroraumbelegung nach Einführung der Flächenstandards

– Mietzinszahlungen für Leerstände 4,1 Mio. Franken – Umbaukosten 4 Mio. Franken – Umzugskosten 3 Mio. Franken – Infrastrukturänderungen 2 Mio. Franken Total 13,1 Mio. Franken

2. Umsetzung erster Teil, Umzüge Finanzdirektion, Gesundheitsdirektion und Baudirektion Bereits 2005 konnten die folgenden Organisationseinheiten, unab- hängig von einer sich abzeichnenden Bereinigung im Bereich der Baudirektion, Tiefbauamt, und der Volkswirtschaftsdirektion, Amt für Landschaft und Natur, ihre Umzüge planen und 2006 umsetzen: – Finanzdirektion mit Aussenstellen, Zusammenzug in die vom Steuer- amt frei gegebenen Räume in den Stockwerken EG, 3. OG und 4. OG der Liegenschaft Walcheplatz 1, Zürich; – Gesundheitsdirektion, Neuordnung in den Liegenschaften Obstgarten- strasse 19 und 21, Zürich; – Baudirektion, Amt für Abfall, Wasser, Energie und Luft, Aufgabe der Aussenstandorte Hofwiesenstrasse 370, Birmensdorferstrasse 55 und Sumatrastrasse 10, Zürich. Dadurch konnten schon früh die folgenden Fremdmieten in Zürich mit insgesamt 1300 m2 Nutzfläche aufgegeben werden: – Finanzdirektion: Walchestrasse 17, Gallusstrasse 4 – Gesundheitsdirektion: Beckenhofstrasse 6 – Baudirektion: Hofwiesenstrasse 370, Birmensdorferstrasse 55 und Sumatrastrasse 10

3. Veränderungen durch Projekt Schnittstelle Gesamtverkehr Mit RRB Nr. 317/2006 beschloss der Regierungsrat, die Schnittstelle im Bereich Gesamtverkehr zu bereinigen und die strategische Planung im Bereich Strassenverkehr vom Tiefbauamt der Baudirektion auf die Volkswirtschaftsdirektion zu übertragen. Zudem wurde das Amt für Landschaft und Natur neu der Baudirektion unterstellt. Diese Ände- rungen in der Organisationsstruktur, das neu einzuplanende Immobilien- amt, der Personalbestand der Amtsstellen, Bedürfnisse nach Sonder- flächen und teilweise auch die Nachführung und Berichtigung von Plan- daten erforderten eine Neubeurteilung der ursprünglich getroffenen Belegungszuteilungen, weil mindestens 1000 m2 Büronutzfläche fehlten. Es zeigte sich, dass die zur Belegung freigegebenen Gebäude nicht für alle Bedürfnisse ausreichten und insbesondere in der engeren Zentral- verwaltung für eine sinnvolle Belegung zusätzlicher Raum geschaffen werden musste. Nach eingehender Beurteilung aller Grundlagen und Wünsche durch die Raumkommission beschloss der Regierungsrat, die Liegenschaft Waltersbachstrasse 5, Zürich, wieder für die Unterbringung eines Amtes aus der Zentralverwaltung freizugeben (RRB Nr. 1029/ 2006).

4. Umsetzung zweiter Teil, Umzüge Rochadenprojekt 07/08 für die engere Zentralverwaltung Mit dem Entscheid der Baudirektion zur Verlegung des Hochbau- amtes in die Liegenschaft Waltersbachstrasse 5, Zürich, und dem Bele- gungsantrag für die übrigen Amtsstellen, konnten die weiteren Bele- gungen und Umzüge im Bereich der Zentralverwaltung nun geplant werden. Mit dem Rochadenprojekt 07/08 wurde innerhalb der engeren Zent- ralverwaltung eine wirtschaftliche und zeitlich verbesserte Umsetzung der Belegungsvorgaben und des Belegungskonzeptes der Baudirektion bis Mitte 2008 angestrebt. Die im Rahmen der Umsetzung vorgesehenen Teilschritte wurden zeitlich so festgesetzt, dass sie möglichst keine Leer- stände und wenige Doppelumzüge einzelner Organisationseinheiten ver- ursachten. Als Folge der Veränderungen im Bereich der Schnittstelle Gesamtverkehr konnte der Beschluss des Regierungsrates, die Bestim- mungen zur Einführung von Flächenstandards bis am 31. Dezember 2007 umzusetzen (RRB Nr. 1384/2005), nicht fristgerecht eingehalten werden. Unter der Projektleitung des Immobilienamtes und der Beteiligung der Direktion der Justiz und des Innern, der Volkswirtschaftsdirektion, der Bildungsdirektion und der Baudirektion wurden zwischen Novem- ber 2007 und November 2008 in 32 Bauetappen und 45 Umzügen mehr als 700 Arbeitsplätze umgezogen oder neu eingerichtet.

Dies ermöglichte die Aufgabe der folgenden zwölf Fremdmieten mit 5000 m2 Nutzfläche: – Direktion der Justiz Weinbergstrasse 25, Kasernenstrasse 49, und des Innern: Zürich – Volkswirtschaftsdirektion: Schaffhauserstrasse 418, Zürich, Flughafen Operations Center (OPC), Kloten, Hof- wiesenstrasse 370, Uraniastrasse 32, Zürich – Bildungsdirektion: Elisabethenstrasse 43, Zürich – Baudirektion: Europastrasse 15, Glattbrugg, Jungholz- strasse 6, Zweierstrasse 129, Walchestras- se 15, Stampfenbachstrasse 28, Zürich

B. Stand der Flächenwerte und Kosten

1. Übersicht Flächenwerte der Direktionen Die ursprünglich auf den 31. Dezember 2007 vorgesehene erstmalige Überprüfung der Einhaltung der Flächenstandards musste verschoben werden, da ein Grossteil der flächenwirksamen Umzüge erst bevorstand. In nachfolgender Tabelle sind die Vergleichszahlen mit Stichtag 31. De- zember 2008 nachgeführt. Tabelle 2: Veränderung der Flächenbelegungswerte in der Zentralverwaltung pro Direktion: Liegenschaften mit Flächenstandardvorgabe Liegenschaften mit Flächenstandardvorgabe 14,5 m2/Arbeitsplatz (AP) 17 m2/AP (engere Zentralverwaltung) Juli 2005 Dezember 2008 Differenz Juli 2005 Dezember 2008 Differenz [m2/AP] [m2/AP] [m2/AP] [m2/AP] [m2/AP] [m2/AP] SK – – – 21,6 18,5 –3,1 JI 19,6 17,4 -2,2 22,3 19,6 –2,7 DS 19,4 20,2 +0,8 26,7 21,7 –5,0 FD 27,6 24,9 –2,7 21,0 17,4 –3,6 VD 17,3 15,8 –1,5 24,8 19,3 –5,5 GD 20,8 19,1 –1,7 21,2 18,0 –3,2 BI 14,7 16,8 +2,1 21,8 18,5 –3,3 BD 21,1 17,2 -3,9 20,3 19,5 –0,8 Die vorgegebenen Flächenstandards, die je nach Belegungsstandort unter 14,5 bzw. 17m2 pro Arbeitsplatz liegen sollten, sind noch nicht er- reicht. Insbesondere in den noch verbleibenden Mietliegenschaften ist eine Verringerung der Flächen meist erst umsetzbar, wenn ganze Teil- mieten aufgegeben oder zusammengelegt werden können. Die tatsächlich eingesparte Belegungsfläche entspricht aber weitgehend den Zielvor- gaben des Projektes. Direktionsinterne ergänzende Funktionszuschläge sind aus Gründen der Vergleichbarkeit der Flächenwerte nicht berück- sichtigt.

2. Verringerung der Mietflächen Im Rahmen des Projektes konnten 21 Fremdmieten vollständig auf- gegeben werden. Als einzige Neubelegung mussten für das Hochbauamt in der Liegenschaft Waltersbachstrasse 5, Zürich, Büro- und Archivflächen zugemietet werden. Tabelle 3: Aufgegebene und neue Mietflächen der Zentralverwaltung Nutzfläche Mietfläche Mietkosten Mietende [m2] [m2] [Fr./Jahr] Monat/Jahr Hofwiesenstrasse 370 350 570 –150 000 3/05 Birmensdorferstrasse 55 170 310 –80 000 3/05 Gallusstrasse 4 240 295 –97 000 12/05 Sumatrastrasse 10 230 390 –73 000 3/06 Beckenhofstrasse 6 210 300 –95 000 3/06 Walchestrasse 17 60 70 –20 000 4/06 Jungholzstrasse 6 220 270 –52 000 9/07 Schaffhauserstrasse 418 280 280 –170 000 12/07 Waltersbachstrasse 5 200 200 –80 000 2/08 Stampfenbachstrasse 28 240 240 –96 000 2/08 Walchestrasse 15 1430 1890 –543 000 2/08 Kasernenstrasse 49 150 180 –72 000 2/08 Weinbergstrasse 25 100 90 –12 000 6/08 Zweierstrasse 129 140 170 –44 000 8/08 Elisabethenstrasse 43 180 180 –45 000 9/08 Uraniastrasse 32 150 230 –56 000 9/08 Hofwiesenstrasse 370 560 730 –228 000 11/08 Obstgartenstrasse 21 140 110 –36 000 12/08 Europastrasse 15 1050 1500 –266 000 12/08 Flughafen OPC 140 140 –77 000 3/09 Nordstrasse 20 520 635 –208 000 12/09 Zwischensumme Mietaufgabe 6760 8780 –2 500 000 Waltersbachstrasse 5 2050 2650 847 000 11/08* Waltersbachstrasse 5 Archive 610 55 000 11/08* Zwischensumme Neumieten 2050 3260 902 000 Total 4710 5520 –1 598 000 * Mietbeginn

Die im Umzugsprojekt geschätzten Kosten von 4,1 Mio. Franken für Mietzinszahlungen in Leerständen sind nur zu einem Bruchteil (Fr. 143 909) entstanden, da durch die Verzögerungen im Projekt auf die jeweiligen Kündigungsfristen der Fremdmieten im Rochadenablauf zeitgenau eingegangen werden konnte. Überdies wurden keine Kosten durch mieterseitige Rückbauten verursacht.

3. Kosten bauliche Anpassungen Für die allgemeine Bereitstellung der von den Umzügen und internen Rochaden betroffenen Nutzflächen sind 6,3 Mio. Franken für bauliche Massnahmen aufgewendet worden. Alle Baukosten nur der Umsetzung der Flächenstandards anzulasten, würde dem Sachverhalt nicht gerecht. Der Zeitpunkt der meisten Umbauten ist weitgehend durch die Umzüge ausgelöst worden. Viele bauliche Massnahmen hätten im Sinne der Wert- erhaltung und Anpassung an zeitgemässe Büroarbeitsplätze auch ohne Umzüge im Laufe der nächsten fünf bis zehn Jahre durchgeführt werden müssen. Tabelle 4: Kosten bauliche Anpassungen in Franken 2006 2007 2008 2009 Summe Baukosten spezifisch für Flächenverdichtung 930 000 940 000 895 000 220 000 2 985 000 weitere Baukosten für Instandhaltung/Instandsetzung 1 044 000 1 028 000 1 016 000 210 000 3 298 000 Total 1 974 000 1 968 000 1 911 000 430 000 6 283 000

4. Umzugskosten Die Kosten für die Umzüge sind in der Staatskanzlei unter der Leis- tungsgruppe Nr. 1990, Querschnittmassnahmen Sanierungsprogramm 04, verbucht worden: Tabelle 5: Umzugskosten in Franken 2006 2007 2008 Summe Umzug Büromöbel und Büromaterial 155 000 250 000 405 000 810 000 Umzug Archivakten 35 000 40 000 90 000 165 000 Summe pro Jahr 190 000 290 000 495 000 Total 975 000

Die Umzugskosten von Fr. 975 000 sind wesentlich tiefer als die ursprünglich budgetierten 3 Mio. Franken. Die gute Zusammenarbeit mit allen betroffenen Organisationseinheiten und die durchdachte Umzugsorganisation haben bedeutend dazu beigetragen. Zu berück- sichtigen ist jedoch, dass einerseits weniger Umzüge als erwartet durch- geführt werden mussten, anderseits verschiedene kleinere Umzüge (weniger als sechs Arbeitsplätze) von der Abteilung Bewirtschaftung des Immobilienamtes ausgeführt wurden und deshalb keine Kosten im Projekt auslösten. Insgesamt wurden 1100 Arbeitsplätze verlegt.

5. Infrastrukturkosten Informatik Die verursachten Mehr- und Minderkosten durch die Aufgabe von Fremdmieten und Installationen in verstärkt genutzten Liegenschaften und die Umzüge der EDV-Infrastrukturen der Arbeitsplätze sind schwierig zu ermitteln. Wendet man die wenigen Erfahrungszahlen der Direktionen an und wird der Mittelwert der grossen Streubreite be- stimmt, wurden einmalige Mehrkosten von rund Fr. 750 pro Arbeits- platz aufgewendet. Dies ergibt bei 1100 Arbeitsplätzen Kosten von ins- gesamt rund Fr. 825 000. Telematik Im Bereich der Telematik verursachten die Umzüge keine wesentliche Kostenveränderung, da in den von den Umzügen betroffenen Organi- sationseinheiten keine Telefonzentralen abgebrochen oder neu ange- schafft wurden und die Leitungskosten intern und extern vergleichbare Kosten verursachen.

C. Finanzielle Auswirkungen der Umsetzung der Flächenstandards in der Zentralverwaltung Die tatsächlichen Kosten für die Umsetzung der Flächenstandards sind im Projekt wesentlich tiefer als die Schätzungen in RRB Nr. 1549/2005. Tabelle 6: Kosten Umsetzung der Flächenstandards in Mio. Franken RRB Nr. 1549/2005 tatsächlich Differenz Mietzinszahlungen für Leerstände 4,1 0,1 -4 Umbaukosten 4 3 -1 Umzugskosten 3 1 -2 Infrastrukturänderungen 2 0,9 -1,1 Total 13,1 5 -8,1

Stellt man die zeitlich gestaffelten, einmaligen Aufwendungen für Umbauten, Umzüge und Infrastrukturänderungen den jährlich wieder- kehrenden Einsparungen der aufgelösten Fremdmieten gegenüber, zeigt sich, dass 2010 erstmals absolute Einsparungen eintreten. Da die tat- sächlichen Kosten für die Umsetzung der Flächenstandards wesentlich tiefer ausgefallen sind als ursprünglich geschätzt, treten diese nachhal- tigen Einsparungen viel früher als erwartet ein.

Tabelle 7: Einsparungen Umsetzung der Flächenstandards

3'000'000 Fr.

2'000'000 Fr.

1'000'000 Fr.

0 Fr. 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 -1'000'000 Fr.

-2'000'000 Fr.

-3'000'000 Fr.

-4'000'000 Fr.

-5'000'000 Fr.

Mietzinsen Mietleerstände Umzug Umbau Infrastruktur Summe pro Jahr Summe total

D. Weitere Massnahmen Die vorgegebenen Flächenstandards von 14,5 und 17 m2/AP sind noch nicht erreicht. Insbesondere in den noch verbleibenden Mietliegenschaf- ten und den Liegenschaften der erweiterten Zentralverwaltung liegen die Flächenbelegungswerte teilweise noch wesentlich über den Vorgaben. Im Sinne der Ausführungen zur Umsetzung der Flächenstandards gemäss RRB Nr. 1384/2005 wird das Immobilienamt der Baudirektion beauftragt, die Anpassung an die Flächenstandards in allen Standorten und Organisationseinheiten weiter voranzutreiben. Insbesondere bei neuen Bauvorhaben, Veränderungen der Belegungsbedürfnisse und Anpassungen in Fremdmieten sind in Zusammenarbeit mit den betrof- fenen Direktionen die Flächenstandards konsequent umzusetzen.

Auf Antrag der Baudirektion beschliesst der Regierungsrat: I. Vom Stand der Umsetzung der Flächenstandards wird Kenntnis genommen. II. Die Baudirektion wird beauftragt, die Umsetzung der Flächen- standards gemäss Dispositiv I und II von RRB Nr. 1384/2005 für die weiteren Standorte und Organisationseinheiten weiter voranzutreiben.

III. Mitteilung an das Kassationsgericht, das Obergericht, das Sozial- versicherungsgericht, das Verwaltungsgericht, die Finanzkontrolle, die Parlamentsdienste, den Datenschutzbeauftragten, den Ombudsmann, die Direktionen des Regierungsrates und die Staatskanzlei.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi