Anfrage Harry Brandenberger, Gossau, betreffend Digitale Lohnabrechnung, Beantwortung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich KR-Nr. 110/2023

Sitzung vom 14. Juni 2023

730. Anfrage (Digitale Lohnabrechnung) Kantonsrat Harry Robert Brandenberger, Gossau, hat am 27. März 2023 folgende Anfrage eingereicht: Der Regierungsrat hat sich die Digitalisierung und die damit verbun- dene Effizienzsteigerung im Kanton Zürich auf die Fahne geschrieben. Bei den monatlichen Lohnabrechnungen ist das allerdings noch nicht der Fall, im Gegensatz z. B. zum Kanton St. Gallen, der die elektronische Lohnabrechnung bereits 2015 eingeführt hat. Das Gesetz sieht vor, dass den Arbeitnehmenden eine schriftliche Lohnabrechnung abzugeben ist. Ein elektronischer Versand ist gesetzlich zulässig und bei immer mehr Unternehmungen Standard, wenn auch aus datenschutztechnischen Gründen der Versand verschlüsselt erfolgen soll. Ein «Chatbot Lohnabrechnung» befindet sich auf der Website des Personalamtes, wo auf Nachfrage von persönlichen Angaben eine Lohn- abrechnung heruntergeladen werden kann: Die Informationen sind folg- lich elektronisch vorhanden und können abgerufen werden. Daraus ergeben sich folgende Fragen:

Erwägungen

1. Wie beurteilt die Finanzdirektion die elektronische Lohnabrechnung? Warum wurde deren Einführung noch nicht vollzogen?

2. Wie schätzt die FD das Sparpotential ein?

3. Welche datenschutztechnischen Werkzeuge zur Verschlüsselung ste- hen zur Verfügung und könnten beim elektronischen Versand ein- gesetzt werden?

4. Müssten Gesetze geändert werden oder reicht die Anpassung der Vollzugsverordnung über das Personalgesetz?

Dispositiv

Auf Antrag der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Die Anfrage Harry Robert Brandenberger, Gossau, wird wie folgt beantwortet:

Der Regierungsrat fördert die elektronische Lohnabrechnung. Bereits mit RRB Nr. 1207/2016 wurde entschieden, die papierenen Lohnabrech- nungen mittelfristig abzuschaffen und den Mitarbeitenden nur noch Lohnabrechnungen in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. In einem ersten Schritt wurde der Versand von papierenen Lohnabrech- nungen in der kantonalen Verwaltung (Direktionen und Staatskanzlei, Konsolidierungskreis 1) eingeschränkt. Lohnabrechnungen wurden nur noch bei Änderungen gegenüber dem Vormonat versandt. Bereits damit konnte eine Kosteneinsparung erzielt werden. Seit 2020 steht eine tech- nische Lösung für die Umstellung auf die elektronische Lohnabrechnung zur Verfügung. Zu Frage 1: Die elektronische Lohnabrechnung ist im «Fiori Launchpad» einge- bunden. Über dieses Portal können sowohl die Lohnabrechnung als auch der Lohnausweis jederzeit und ortsunabhängig vom Arbeitsplatz aus, über Smartphone oder Tablet aufgerufen werden, was für Vorgesetzte und Mitarbeitende einen grossen Mehrwert darstellt. In der Finanzdirek- tion wurde die Umstellung auf die elektronische Lohnabrechnung 2021 vollzogen. Seither wurde die elektronische Lohnabrechnung in weiteren Verwaltungseinheiten des Konsolidierungskreises 1 (zum Beispiel in der Direktion der Justiz und des Innern, in der Baudirektion sowie im Strassenverkehrsamt der Sicherheitsdirektion) und in einzelnen Ver- waltungseinheiten des Konsolidierungskreises 2 (Notariate) eingeführt. Die flächendeckende Einführung in sämtlichen Verwaltungseinheiten befindet sich in der Umsetzung.

Zu Frage 2: Das Sparpotenzial der elektronischen Lohnabrechnung wird als gross eingeschätzt, da die Kosten für den Druck und den Versand der Lohn- abrechnungen entfallen (vgl. RRB Nr. 1207/2016). Mit der Ablösung des bestehenden Personalmanagement-Systems im Jahr 2025 (Projekt «Au- rora») werden die HR-Prozesse weiter digitalisiert und es werden ver- schiedene Geschäftsprozesse im Fiori Launchpad eingerichtet (zum Beispiel Meldung betreffend Adress- und Zivilstandsänderungen, An- meldung von Kinderzulagen). Damit wird das Fiori Launchpad zum Standard für den Zugriff auf die HR-Applikationen in der kantonalen Verwaltung und es entstehen für die elektronische Lohnabrechnung keine nennenswerten gesonderten Kosten. Zu Frage 3: Die Mitarbeitenden können ihre Lohnabrechnung im Fiori Launchpad aufrufen. Es erfolgt kein elektronischer Versand. Die Authentifizierung erfolgt über die elektronische Benutzerkennung der Mitarbeitenden. Die entsprechende Berechtigung wird beim Stellenantritt vergeben und bei der Beendigung des Anstellungsverhältnisses wieder entzogen. Eine zusätzliche Verschlüsselung erübrigt sich. Zu Frage 4: Für die Einführung der elektronischen Lohnabrechnung sind weder auf Gesetzes- noch auf Verordnungsstufe Rechtsänderungen notwendig.

II. Mitteilung an die Mitglieder des Kantonsrates und des Regierungs- rates sowie an die Finanzdirektion.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin: Kathrin Arioli