RRB Nr. 738/2017

Verordnung über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung (Änderung vom 23. August 2017)

Dispositiv

Der Regierungsrat beschliesst: I. Die Verordnung über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung vom 18. Juli 2007 wird geändert. II. Die Verordnungsänderung wird auf den 1. November 2017 in Kraft gesetzt. Wird ein Rechtsmittel ergriffen, wird über die Inkraft- setzung erneut entschieden. III. Gegen die Verordnungsänderung und Dispositiv II kann innert 30 Tagen, von der Veröffentlichung an gerechnet, beim Verwaltungs- gericht des Kantons Zürich Beschwerde erhoben werden. Die Be- schwerdeschrift muss einen Antrag und dessen Begründung enthalten. IV. Veröffentlichung dieses Beschlusses, der Verordnungsänderung und der Begründung im Amtsblatt.

Im Namen des Regierungsrates Der Präsident: Der Staatsschreiber: Markus Kägi Beat Husi

Verordnung über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung (VOG RR) (Änderung vom 23. August 2017)

Der Regierungsrat beschliesst: Die Verordnung über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung vom 18. Juli 2007 wird wie folgt geändert: c. Besondere § 32. 1 Als Besondere Geschäfte behandelt der Regierungsrat Geschäfte Gegenstände von wesentlicher Bedeutung oder grosser politischer Tragweite, nämlich: lit. a–d unverändert. e. Vernehmlassungen zu eidgenössischen Verfassungs- und Gesetzes- vorlagen, lit. f–i unverändert. Abs. 2 und 3 unverändert. Einzelne § 34. Soll eine Motion oder ein Postulat entgegengenommen wer- Geschäfte den, teilt dies die zuständige Direktion der Staatskanzlei mit einer kur- a. Entgegen- zen Begründung schriftlich mit. nahme parla- mentarischer Vorstösse Titel nach § 36: C. Elektronischer Geschäftsverkehr

§ 36 a. Der Geschäftsverkehr zwischen den Direktionen und der Staatskanzlei untereinander erfolgt elektronisch über die Geschäfts- verwaltungssysteme. Die Gliederungstitel C–E werden zu D–F. b. Verfahren § 41. Abs. 1 unverändert. 2 Die Eingaben werden den Akten beigefügt.

Abs. 3 wird aufgehoben. Einreichung § 44. 1 Anträge, die bis Dienstagmittag bei der Staatskanzlei ein- und gereicht oder angemeldet werden, werden für die Sitzung der Folge- Traktandierung woche traktandiert.

2 Anträge zu angemeldeten Geschäften gemäss § 30 lit. f–h und

Unterlagen zu Schwerpunktthemen sind bis Mittwochabend, aus- nahmsweise bis Freitagmittag, einzureichen. 3 An der Sitzung der laufenden Woche geänderte Anträge sind bis

Montagmittag der folgenden Woche einzureichen. Abs. 3 wird zu Abs. 4. 5 Unterlagen für die Geschäftsarten gemäss § 30 lit. a–e sind in der

Regel bis zum Mittag des Vortags der Sitzung einzureichen. 6 Die Direktionen übermitteln ihre Anträge mitsamt den für die

Entscheidung wesentlichen Akten der Staatskanzlei. § 45. Die Staatskanzlei stellt den Zugang der Direktionen zu Geschäfts- traktandierten Geschäften sicher. zugang Abs. 2 wird aufgehoben. § 46. 1 Wird ein der Staatskanzlei eingereichter Antrag vor oder Geänderte und nach der Behandlung durch den Regierungsrat geändert, ist die neue neue Anträge Fassung als geänderter Antrag zu bezeichnen. Die Änderungen sind nachvollziehbar zu kennzeichnen. Abs. 2 unverändert.

Titel vor § 52: G. Geschäftsverwaltungssystem

Die Marginalie zu § 52 wird aufgehoben. § 52. 1 Die Staatskanzlei betreibt ein Geschäftsverwaltungssys- tem zur a. Erfassung und Weiterleitung der beim Regierungsrat eingegange- nen Geschäfte, b. Führung einer Geschäftskontrolle, c. Abwicklung der Geschäfte des Regierungsrates. 2 Der Regierungsrat regelt den Zugriff auf das Geschäftsverwal-

tungssystem und die Dauer der Datenaufbewahrung. Abs. 4 wird zu Abs. 3.

Begrün du ng

1.

Ausgangslage

Der Regierungsrat legte bei den Legislaturzielen 2015–2019 die Massnahme 10.1.b. «Regierungsratsgeschäfte und Mitberichtsverfah- ren medienbruchfrei abwickeln» (RRB Nr. 678/2015) fest. Die Stabsstelle E-Government führte im Auftrag des Staatsschrei- bers ein Vorprojekt (KP04 – Direktionsübergreifende Prozesse) durch und erstellte ein Rahmenkonzept, das die Umsetzung von sieben Mass- nahmen vorsieht. Der Regierungsrat beauftragte mit Beschluss Nr. 1359/ 2014 die Staatskanzlei, die sieben Massnahmen in Zusammenarbeit mit den Direktionen umzusetzen. Eine der Massnahmen betrifft die Ab- wicklung folgender Geschäftsfälle, die künftig elektronisch erfolgen sollten: – Übermittlung der Anträge an den Regierungsrat, – Zustellung der Regierungsratsbeschlüsse (RRB) an Antragsteller, – Antragsbereinigungen, – Abwicklung von Mitberichten und Besonderen Stellungnahmen. Der Regierungsrat entschied mit Beschluss Nr. 550/2016, die Regie- rungsratsgeschäfte ab 10. Oktober 2016 direktionsübergreifend elekt- ronisch mit der neuen Geschäftsverwaltungslösung der Staatskanzlei (axiomaRR) und einer Dossierschnittstelle abzuwickeln. Mit der Ein- führung von axiomaRR und der Dossierschnittstelle wurde die elekt- ronische Übermittlung der Anträge und der Regierungsratsbeschlüsse ermöglicht. Die Einführung der elektronischen Abwicklung von An- tragsbereinigungen, Mitberichten und Besonderen Stellungnahmen sowie weitere zusätzliche Anforderungen wurden u.a. aus zeitlichen Gründen zurückgestellt. Die Umstellung auf die elektronische Abwick- lung der Geschäftsfälle bedingt zudem eine Anpassung der Verordnung über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwal- tung (VOG RR; LS 172.11). Der Regierungsrat hat deshalb die Staats- kanzlei beauftragt, die entsprechenden Anpassungen der VOG RR zu beantragen (RRB Nr. 550/2016).

2.

Änderung

Nachdem im Rahmen des Projektes KP04 alle organisatorischen und technischen Grundlagen für die elektronische direktionsübergrei- fende Abwicklung der erwähnten Geschäftsfälle erarbeitet wurden, liegen auch die Regelungsinhalte für die Anpassung der VOG RR vor.

Diese betreffen vorwiegend die Behandlung von Regierungsratsgeschäf- ten (verschiedene Bestimmungen von Abschnitt 2 des 1. Teils). Dazu soll vorab der wichtige Grundsatz der direktionsübergreifenden elekt- ronischen Geschäftsabwicklung verankert werden. Nach diesem Grund- satz sollen nicht nur die Regierungsratsgeschäfte elektronisch abge- wickelt werden, sondern ganz allgemein auch der Geschäftsverkehr unter den Direktionen und mit der Staatskanzlei. Ausserdem müssen einzelne Bestimmungen für die Abwicklung der Regierungsratsge- schäfte wie z. B. der Zugriff auf die Akten (§ 44 Abs. 4 des geltenden Rechts) und die Antragsverteilung (§ 45) das neue Verfahren abbilden. Die im Hinblick auf die elektronische Geschäftsabwicklung not- wendige Anpassung der VOG RR wird zudem zum Anlass genom- men, weitere Bestimmungen der VOG RR anzupassen, die nicht oder nicht mehr der gelebten Praxis entsprechen (§ 32 Abs. 1 lit. e, § 34, § 41 Abs. 3 und § 44 Abs. 2). Die Einführung der elektronischen Abwicklung der Antragsberei- nigungen, Mitberichtsverfahren und Besonderen Stellungnahmen ist für Mitte Oktober 2017 vorgesehen. Die Verordnungsänderung ist des- halb auf den 1. November 2017 in Kraft zu setzen.

3.

Bemerkungen zu den einzelnen Bestimmungen

Zu § 32 Abs. 1 lit. e: Das Vernehmlassungsgesetz des Bundes vom 18. März 2005 (VlG, SR 172.061) unterschied für die Beteiligung der Kantone, der politischen Parteien und der interessierten Kreise an der Meinungsbildung und Entscheidfindung des Bundes zwischen Vernehmlassungen und Anhö- rungen. Mit der Änderung des VlG vom 26. September 2014 (BBl 2013, 8875; AS 2016, 925) wurde diese Unterscheidung fallen gelassen, indem Art. 10 VlG, der die Anhörung regelte, aufgehoben wurde. Seit Inkraft- treten dieser Neuerung führt der Bund zu Verfassungs-, Gesetzes- und Verordnungsänderungen nur noch «Vernehmlassungen» durch, wenn er die Kantone zur Stellungnahme einlädt. § 32 Abs. 1 lit. e VOG RR beruht noch auf der Unterscheidung zwischen Anhörung und Ver- nehmlassung, indem diese Bestimmung verlangt, dass «Vernehmlas- sungen» an die Bundesversammlung sowie den Bundesrat und seine Departemente zwingend als Besondere Geschäfte zu behandeln sind. Sinn dieser Regelung ist indessen, dass nur Stellungnahmen des Regie- rungsrates zu Bundesvorlagen von grundlegender Bedeutung, wie sie sich in Verfassungs- und Gesetzesvorlagen widerspiegeln, zwingend als Besondere Geschäfte zu behandeln sind, wogegen Vernehmlassungen zu Verordnungsvorlagen auch als Summarische Geschäfte (vgl. § 31

VOG RR) behandelt werden können. Diese bereits gelebte Praxis ist in § 32 Abs. 1 lit. e VOG RR entsprechend abzubilden, indem der Ka- talog der Geschäfte, die als Besondere Geschäfte zu behandeln sind, nur die Vernehmlassungen zu Verfassungs- und Gesetzesvorlagen des Bundes erfasst. Andere Vernehmlassungen an Bundesbehörden kön- nen auch als Summarische Geschäfte behandelt werden. Zu § 34: Soll eine Motion oder ein Postulat entgegengenommen werden, teilt dies die zuständige Direktion der Staatskanzlei mit. Heute erfolgt diese Mitteilung per E-Mail. Das geltende Recht gibt nur vor, dass die Entgegennahme einer Motion mit einem kurzen Bericht zu begründen ist. Der Regierungsrat hat vor einiger Zeit jedoch bestimmt, dass auch die Entgegennahme eines Postulats kurz zu begründen sei. Die Ände- rung von § 34 trägt diesem Umstand Rechnung und führt die beste- hende Praxis nach. Es ist anzustreben, die Mitteilung betreffend Ent- gegennahme einer Motion oder eines Postulats über die Schnittstelle zwischen den Geschäftsverwaltungssystemen der Direktionen und dem Geschäftsverwaltungssystem der Staatskanzlei zu übermitteln. Bis da- hin sind diese Mitteilungen wie bis anhin per E-Mail zu senden. Dass im Übrigen eine beispielsweise telefonische Mitteilung an die Staats- kanzlei nicht genügt, wird durch die Anforderung ausgedrückt, dass die Entgegennahme «schriftlich» mitzuteilen ist. Neuer Titel nach § 36 (C. Elektronischer Geschäftsverkehr): Die Umstellung auf den elektronischen Geschäftsverkehr ist von grosser Bedeutung. Sie soll deshalb als Grundsatz verankert werden, wofür ein neuer Titel vorgesehen wird. Die Gliederungstitel C–E wer- den deshalb zu D–F. Da der Titel lediglich einen Paragrafen umfasst, bedarf es keiner Marginalie. In dieser Bestimmung wird der wichtige Grundsatz verankert, dass die Regierungsgeschäfte und die Geschäftsabwicklung unter den Di- rektionen und mit der Staatskanzlei elektronisch abgewickelt werden. Unter «elektronischem Geschäftsverkehr» wird nicht die Übermitt- lung von Informationen über E-Mail, sondern ein direkter Austausch von Daten zwischen den Geschäftsverwaltungssystemen der Direktio- nen und der Staatskanzlei verstanden, der mit der Einführung der Dos- sierschnittstelle im Oktober 2016 ermöglicht wurde (vgl. RRB Nr. 550/ 2016). Diese Unterscheidung zwischen E-Mail und Datenübermittlung ist aufgrund der Bedeutung festzuhalten. Dabei ist der Begriff der Ge- schäftsverwaltungssysteme in einem weiten Sinn zu verstehen. Es ist indessen selbstredend, dass Geschäfte in Einzelfällen ausnahmsweise

auch per E-Mail abgewickelt oder in physischer Form übermittelt wer- den können, wenn bestimmte Umstände dies erfordern. Zu § 41 Abs. 2: Die Neuformulierung ist erforderlich, weil bei einem elektronischen Austausch die Akten nicht mehr physisch «beigelegt», sondern elekt- ronisch den Akten beigefügt werden. Zu § 41 Abs. 3: Die Konferenz der Generalsekretärinnen und -sekretäre hatte kei- nen Bedarf, Einzelheiten des Antragsbereinigungsverfahrens zu regeln. Diese Bestimmung hat somit keine Bedeutung erlangt, weshalb sie auf- gehoben werden kann. Zu § 44 Abs. 1: Es genügt, zu regeln, dass Anträge bis Dienstagmittag einzureichen oder anzumelden sind; der Passus «einer Woche» ist unnötig. Zu § 44 Abs. 2 und 3: In Verbindung mit Abs. 1 ergibt sich ohne Weiteres, dass die An- träge zu angemeldeten Geschäften der Staatskanzlei einzureichen sind. Der entsprechende Passus ist daher entbehrlich. Es ist im Hinblick auf den Zeitbedarf der Direktionen und der Staatskanzlei für die Prüfung der Anträge auch notwendig, dass die angemeldeten Anträge zu den Summarischen und Besonderen Ge- schäften sowie zu den Rekursen bis Mittwochabend vorliegen. Die- selbe Regelung soll für die Einreichung von Unterlagen zu Schwer- punktthemen gelten; dies ist in der VOG RR bisher nicht geregelt. Entsprechend wird dieser Termin für diese Geschäftsarten einheitlich festgelegt und formuliert. Ausnahmsweise soll es den antragstellenden Direktionen aber auch möglich sein, die Anträge bis spätestens Freitag- mittag einzureichen. Später eingereichte Anträge werden wie bisher für die übernächstfolgende Sitzung traktandiert (bestehender Abs. 3, neu Abs. 4). Zu § 44 Abs. 5: Da seit Kurzem auch die Geschäftsarten gemäss § 30 lit. a–e VOG RR elektronisch abgewickelt werden, ist für die Einreichung der dazu- gehörigen Unterlagen eine Frist in der Verordnung festzulegen. Der Passus «in der Regel» belässt den notwendigen Spielraum für das Ein- stellen von Unterlagen, die für die Regierungsratssitzung vorliegen müssen, die aber erst sehr kurzfristig zur Verfügung stehen (z.B. Un- terlagen für die Geschäftsart «Informationen zum Kantonsrat» gemäss § 30 lit. e VOG RR, die oft erst im Verlaufe des Nachmittags des Vor- tags der Sitzung der Staatskanzlei übermittelt werden).

Zu § 44 Abs. 6: Die heute in § 44 Abs. 4 festgelegte Regelung wird zu Abs. 6. Inhalt- lich wird die Formulierung an den elektronischen Verfahrensablauf angepasst. Die Direktionen übermitteln nun ihre Akten gemäss dem in § 36a festgelegten Grundsatz elektronisch in das Geschäftsverwal- tungssystem der Staatskanzlei. Dass die auf diese Weise übermittelten Akten für die anderen Direktionen zugänglich gemacht werden, wird neu im nachfolgenden § 45 festgelegt. Zu § 45: Durch die Umstellung auf den elektronischen Geschäftsverkehr werden die Anträge bzw. Kopien davon nicht mehr in Papierform ver- teilt, sondern zusammen mit den zugehörigen Akten elektronisch zu- gänglich gemacht. Die Marginalie ist deshalb anzupassen. Das Verschicken von Papierkopien zu Regierungsratsgeschäften, die gemäss der neugefassten Regelung von § 44 Abs. 6 elektronisch in das Geschäftsverwaltungssystem der Staatskanzlei eingereicht worden sind, entfällt. Vielmehr hat die Staatskanzlei sicherzustellen, dass die in den Direktionen berechtigten Personen im Umfang ihrer Berechti- gung elektronisch auf die im Datenverarbeitungssystem der Staats- kanzlei eingestellten Unterlagen zugreifen können. Da beim elektro- nischen Geschäftsverkehr mit dem Verschicken von Papierkopien ein Arbeitsschritt entfällt, können zudem die bisherigen Abs. 1 und 2 zu einem einzigen Absatz zusammengefasst werden. Zu § 46 Abs. 1: Die geltende Formulierung, wonach bei geänderten Anträgen die Änderungen mit Randstrichen zu kennzeichnen sind, ist auf den Papier- versand der Anträge zugeschnitten. Bei elektronisch aufgeschalteten Anträgen gibt es indessen verschiedene Möglichkeiten, um Änderun- gen sichtbar zu machen (z.B. Verwendung von Texthervorhebungsfarbe bei Bearbeitung des Textes im Korrekturmodus). Entscheidend ist, dass die Änderungen nachvollziehbar sind. § 46 Abs. 1 wird entsprechend präzisiert. Zu Titel G vor § 52: Die Geschäftsakten werden mit der Umstellung auf den elektroni- schen Datenaustausch nicht mehr in einzelnen Datenbanken, sondern im elektronischen Geschäftsverwaltungssystem der Staatskanzlei ver- waltet. Deshalb ist der Titel vor § 52 zu ändern. Da unter diesem Titel lediglich ein Paragraf folgt, bedarf dieser keiner Marginalie.

Zu § 52: Die Erfassung der beim Regierungsrat eingegangenen Geschäfte und deren Weiterleitung an die zuständigen Stellen, die Führung der Geschäftskontrolle und die Abwicklung der Regierungsratsgeschäfte erfolgen seit der Einführung von axiomaRR (RRB Nr. 550/2016) nicht mehr in unterschiedlichen, sondern im elektronischen Geschäftsverwal- tungssystem der Staatskanzlei. Abs. 1 und 2 von § 52 lassen sich daher zusammenfassen. Der bisherige Abs. 3 (neu Abs. 2) ist an die neue Be- grifflichkeit anzupassen.

4.

Regulierungsfolgeabschätzung

Die Verordnungsänderung ist mit keinen Auswirkungen auf Unter- nehmen im Sinne des Gesetzes zur administrativen Entlastung der Un- ternehmen vom 5. Januar 2009 (LS 930.1) verbunden. Es bedarf deshalb keiner Regulierungsfolgeabschätzung.