Organisationsmodell gemeinsame digitale Business Services, Umsetzung, Auftrag

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 9. Juli 2025

760. Organisationsmodell gemeinsame digitale Business Services (Umsetzung, Auftrag)

Erwägungen

A. Ausgangslage und Problemstellung Mit Beschluss Nr. 383/2018 setzte der Regierungsrat die kantonale IKT-Strategie als Rahmen für die Planung, Steuerung und den Einsatz der Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) in der kan- tonalen Verwaltung fest. Ziel war es, die IKT-Grundversorgung zu standardisieren sowie Synergien und Skaleneffekte zu nutzen. Das in der Strategie beschriebene Dreischichtenmodell sieht vor, dass Betrieb, Weiterentwicklung und Finanzierung der Beschaffung von Fachapplikationen in der Zuständigkeit der Direktionen und der Staats- kanzlei liegen. Zurzeit besteht eine Vielzahl solcher Fachapplikationen, wobei teilweise dieselben Applikationen organisatorisch unterschiedlich und mehrfach angebunden sind. Eine ganzheitliche Übersicht über die relevanten Fachapplikationen sowie eine klare Regelung der Verant- wortlichkeiten – einschliesslich Betriebsmodell und Zusammenarbeit – fehlen. Die Finanzkontrolle forderte unter anderem eine stärkere Harmoni- sierung durch einen erweiterten Kantonsapplikationskatalog sowie die Wiederverwendung bereits realisierter Lösungen und sah darin Chan- cen für eine gesteigerte Wirtschaftlichkeit. Eine Hürde für die Standardisierung und gemeinsame Nutzung be- steht derzeit in der fehlenden fachlichen Weiterentwicklung; diesen Man- gel hat die Finanzkontrolle ebenfalls identifiziert.

B. Projekt Organisationsmodell gemeinsame digitale Business Services (Ombus) Ombus wurde im Rahmen der Umsetzung der Strategie Digitale Ver- waltung 2018–2023 aus der strategischen Initiative «Organisation» ge- startet. Der Fokus liegt darauf, die Weiterentwicklung der digitalen Arbeitsinstrumente koordiniert sowie bedarfs- und bedürfnisgerecht zu gestalten. Dadurch entsteht die Möglichkeit, vom vorhandenen Wis- sen anderer zu profitieren und Geschäftsprozesse zu standardisieren. Dies ermöglicht eine Harmonisierung der eingesetzten Hilfsmittel (z. B. Fachapplikationen, Werkzeuge, bewährte Lösungen) und damit einen effektiven und effizienten Mitteleinsatz. Im Projekt wurden deshalb Querschnittsthemenfelder identifiziert. Darunter werden Themenfelder

verstanden, die in allen Direktionen und der Staatskanzlei vorzufinden sind und sowohl fachlich-methodisch als auch technisch gleich oder ähn- lich bearbeitet werden können, wie z. B. Geschäftsfallbearbeitung, Pro- zessmanagement oder Projektmanagement. Das Projekt widmete sich der Frage, welche Dienstleistungen pro Themenfeld zu erbringen sind, damit eine gemeinsame, zielgerichtete fachliche Entwicklung in den jeweiligen Querschnittsthemen unterstützt wird und Mitarbeitende der kantonalen Verwaltung eine wesentliche Unterstützung in ihrem Arbeitsalltag erfahren. Diese Überlegungen wurden in einem Organisationsmodell zusammengefasst. Dieses wurde in den Projekten ZHlearn und Geschäftsfallbearbeitung pilotiert und entsprechend den Erkenntnissen weiterentwickelt. Um die Nutzendenorientierung, die Effizienz und die Effektivität in Querschnittsthemenfelder zu verbessern, sollen Kompetenzzentren nach dem erarbeiteten Organisationsmodell etappenweise in der kantonalen Verwaltung eingeführt werden. Die Einführung soll mithilfe des Nach- folgeprojekts «Umsetzung Ombus» erfolgen.

C. Kompetenzzentren für Querschnittsthemen 1. Organisationsmodell als Basis für Kompetenzzentren Das Organisationsmodell umfasst Eckpunkte für die Gestaltung künftiger Kompetenzzentren in relevanten Querschnittsthemenfeldern. In den Kompetenzzentren sollen folgende fachliche Dienstleistungen angeboten werden: 1) Themenverantwortung: Die Kompetenzzentren verantworten die Erarbeitung von fachlichen Standards und einem Zielbild für die im Themenfeld relevanten Bereiche der kantonalen Applikationsland- schaft. Sie erarbeiten Empfehlungen für Standards, Zielbilder und Applikationen. Die Kompetenzzentren legen diese den jeweiligen strategischen Gremien zur Festsetzung vor. Das jeweilige verantwort- liche strategische Gremium ist im Rahmen der Projektinitialisierung zu definieren. 2) Vernetzung und Austausch: Die Kompetenzzentren koordinieren die Vernetzung sowie den kantonsinternen Austausch und gewährleisten die Einbindung der Direktionen und der Staatskanzlei im Rahmen eines Zusammenarbeitsgefässes (Fachgruppe) im jeweiligen Themen- feld, in dem Fachverantwortliche der Direktionen und der Staatskanz- lei Einsitz haben und bei der Weiterentwicklung einbezogen werden. 3) Beratung und Befähigung: Führungspersonen, Fachpersonen und weitere Mitarbeitende der kantonalen Verwaltung werden fachlich zielgruppengerecht beraten und befähigt.

4) Gemeinsame Weiterentwicklung: Die Kompetenzzentren sorgen da- für, dass die für das Themenfeld relevanten Bereiche der kantonalen Applikationslandschaft gemeinsam weiterentwickelt und die fachli- chen Anforderungen erfüllt werden. Dabei werden die Direktionen und die Staatskanzlei einbezogen. 2. Querschnittsthemenfelder Im Projekt Ombus und im Abgleich mit den Arbeiten im Bereich Enterprise Architecture in der kantonalen Verwaltung wurden poten- zielle Querschnittsthemenfelder identifiziert. Einzelne Themenfelder werden bereits durch Kompetenzzentren bearbeitet oder als Pilotpro- jekte durch Ombus begleitet:

Enterprise Geschäftsfall- Künstliche Prozess- Projekt- New Learning Architecture bearbeitung Intelligenz modellierung management

Dokumenten- Architektur- Modellierungs- Hermes-Tool management- KI-Basisdienste E-Learning entwicklung konventionen KTZH system

Architektur- Modellierungs- Fachliche Geschäftskontrolle KI-Integration Lernformate prinzipien tools Entwicklung

Dokumenten- KI- Projektportfolio- schnittstellen Speziallösungen management

Kompetenzzentrum in Betrieb

Kompetenzzentrum im Aufbau als Ombus-Pilotprojekt

Kompetenzzentrum im Aufbau als laufendes Projekt

Im Rahmen einer Bedarfsabklärung bei den Direktionen wurde eine Gruppe von Themenfeldern erarbeitet, in denen Kompetenzzentren ein- geführt werden sollen.

Customer Kollaboration Kommunikation Risiko- Wissens- Relationship Daten und Zusammen- (intern und Statistik management management Management arbeit extern)

Daten- Aufgaben- Corporate Internes Wissens- Datenverwaltung Umfragen kompetenz verwaltung Design Kontrollsystem speicherung

Business Service & Daten- Content Chat/Telefonie Continuity Datenerhebung Groupware Support management Management Management

Digitale Sprache und Supply Chain Daten- Knowledge Analytik Datenanalyse Zusammenarbeit Übersetzung Management visualisierung Maps

Integration Recommender- in bestehende Veranstaltungen Newsletter Systeme Systeme

Notfall- kommunikation

Diese Querschnittsthemenfelder sollen in der ersten Einführung an- gegangen werden (siehe Abschnitt C Ziff. 1). Die Einführung von Kom- petenzzentren in weiteren Themenfeldern wird im Folgeprojekt fort- laufend und in Abstimmung mit dem Gremium Steuerung Digitale Verwaltung und IKT (SDI) geprüft.

D. Einführung Kompetenzzentren 1. Folgeprojekt: Umsetzung Ombus Um den Aufbau entsprechender Kompetenzzentren effizient zu ge- stalten und die Qualität der Dienstleistungskonzeption zu gewährleisten, wird ein Folgeprojekt «Umsetzung Ombus» im Rahmen der Umsetzung der Strategie Digitale Verwaltung 2025+ gestartet. In diesem Folgepro- jekt werden einzelne Projekte in relevanten Querschnittsthemenfeldern etappenweise angestossen und auf der Grundlage des erarbeiteten Or- ganisationsmodells begleitet. Nach dem Aufbau der ersten Kompetenz- zentren werden die Resultate geprüft und das Modell bei Bedarf weiter- entwickelt. Die Projekte in den Querschnittsthemenfeldern werden durch die verantwortliche Projektorganisation durchgeführt und starten mit einer Projektinitialisierung unter Einbindung der Direktionen und Staats- kanzlei. Gestützt auf die geltenden Rechtsgrundlagen erfolgt eine Prü- fung, welcher Stelle die Verantwortung für das entsprechende Kompe- tenzzentrum im jeweiligen Querschnittsthemenfeld zugeordnet wird Die Projektorganisation «Umsetzung Ombus» wird in die Umset- zungsorganisation der Strategie Digitale Verwaltung 2025+ eingebettet. 2. Mittel Die personellen und finanziellen Kosten für das Projekt «Umsetzung Ombus» werden von der Leistungsgruppe Nr. 1000, Regierungsrat und Staatskanzlei, übernommen. Für die Erfüllung der Aufgaben eines Kompetenzzentrums sind per- sonelle und finanzielle Mittel nötig. Diese werden in den jeweiligen Konzeptphasen ausgewiesen. Als Grundsatz gilt, dass die Aufgaben mit bestehenden personellen und finanziellen Mitteln erfüllt werden. Sofern die Aufgaben nicht mit den bestehenden Mitteln bewältigt werden kön- nen, sind die zusätzlich erforderlichen Mittel beim Regierungsrat zu be- antragen. Hierfür ist die jeweilige Direktion bzw. die Staatskanzlei zu- ständig, bei der das Kompetenzzentrum organisatorisch angegliedert ist. 3. Nutzen Auf der Grundlage des Organisationsmodells werden im Rahmen des Folgeprojekts in den identifizierten Querschnittsthemenfeldern ent- sprechende Kompetenzzentren aufgebaut. Die Arbeit der Kompetenz- zentren fördert die gesamtkantonale Sichtweise und ermöglicht, unter Einbezug der Direktionen und der Staatskanzlei, die Erstellung eines gemeinsamen Zielbildes der Applikationslandschaft. Ombus ergänzt damit den technisch geregelten Betrieb und die Weiterentwicklung ge-

mäss Handbuch IKT-Governance um eine fachlich koordinierte Pers- pektive in Querschnittsthemenfeldern. Mit dem Aufbau entsprechender Kompetenzzentren soll die gesamtkantonale Sichtweise gefördert und unter Einbezug der Direktionen und der Staatskanzlei im Fachbereich ein gemeinsames Zielbild der Applikationslandschaft bereitgestellt wer- den. Dies trägt zu einem erweiterten Kantonsapplikationskatalog und einer harmonisierten Applikationslandschaft bei, wie dies auch die Finanzkontrolle empfiehlt. Gemeinsame Entscheide zur Weiterentwick- lung führen zur besseren Akzeptanz der zur Verfügung stehenden Hilfs- mittel und damit zu Kosteneinsparungen in der Bereitstellung und Wei- terentwicklung der Applikationen. Gleichzeitig ist es möglich, durch die Vernetzung im jeweiligen Themenfeld Synergien zu nutzen. Diese Vor- gehensweise wird von der Finanzkontrolle begrüsst, da der Fachbereich gestärkt wird und der Hebel über die Standardisierung der Geschäfts- prozesse auch zu einer Standardisierung der Applikationen führen wird. Darüber hinaus werden Dienstleistungen im Bereich Beratung und Befähigung angeboten, Mitarbeitenden wird Unterstützung angeboten, und es besteht pro Themenfeld eine klar sichtbare Anlaufstelle für Fra- gen. Es wird erwartet, dass diese Unterstützung zu einer effizienten Nutzung der digitalen Hilfsmittel im Themenfeld und zu einer besseren Zufriedenheit der Mitarbeitenden führt.

E. Strategiebezug Das Projekt «Umsetzung Ombus» stärkt den Wirkungsbereich «Trans- formation der Verwaltung» der Strategie Digitale Verwaltung 2025+. Diese wurde vom Regierungsrat am 15. Januar 2025 festgesetzt (RRB Nr. 45/2025). Das Folgeprojekt «Umsetzung Ombus» ist Teil des Projekt- portfolios 2025 (Nr. 3.12) der Strategie Digitale Verwaltung 2025+, das vom SDI an seiner Sitzung vom 22. Mai 2025 festgesetzt und vom Re- gierungsrat mit Beschluss Nr. 635/2025 zur Kenntnis genommen wurde.

F. Gremien Das SDI hat den Antrag an seiner Sitzung vom 3. Juli 2025 zuhanden des Regierungsrates vorberaten und zustimmend zur Kenntnis genom- men.

Dispositiv

Auf Antrag der Staatskanzlei und der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Die Staatskanzlei wird beauftragt, das Projekt «Umsetzung Om- bus» in Zusammenarbeit mit den Direktionen in den identifizierten Querschnittsthemenfeldern durchzuführen. Die Schaffung der jeweili- gen Kompetenzzentren erfolgt im Rahmen spezifischer Projekte, die von der jeweilig zuständigen Direktion durchgeführt und von der Staats- kanzlei begleitet und unterstützt werden.

II. Mitteilung an die Direktionen des Regierungsrates und die Staats- kanzlei.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli