Harmonisierte Geschäftsfallbearbeitung, Auftrag

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 27. August 2025

865. Harmonisierte Geschäftsfallbearbeitung (Auftrag)

Erwägungen

A. Ausgangslage Das Gesetz über die Information und den Datenschutz (LS 170.4) und die dazu gehörende Verordnung regeln, wie die öffentlichen Orga- ne mit Informationen umzugehen haben. Die öffentlichen Organe sind verpflichtet, die im Rahmen von Geschäftsfällen erstellten Informatio- nen in Dossiers innerhalb eines Ordnungssystems abzulegen, um zu ge- währleisten, dass das Verwaltungshandeln nachvollziehbar und die Re- chenschaftsfähigkeit gewährleistet bleibt. Nach Ablauf einer Aufbewah- rungsfrist sind die verantwortlichen öffentlichen Organe verpflichtet, ihre Geschäftsfalldossiers dem zuständigen Archiv anzubieten und die von diesem nicht übernommenen Unterlagen zu vernichten (§ 8 Archiv- gesetz [LS 170.6]). Die Umsetzung dieser rechtlichen Anforderungen ist in der kantona- len Verwaltung weder prozessual, technisch noch organisatorisch um- fassend harmonisiert. Es gibt keine einheitliche Definition und Vorge- hensweise; deshalb ist die Informationsverwaltung in den Direktionen und der Staatskanzlei aufwendig. Besonders betroffen ist das Staatsarchiv, wo die heterogene Situation zu Mehraufwand führt. Im Rahmen der Umsetzung der Strategie Digitale Verwaltung 2018– 2023 wurde in der strategischen Initiative Organisation im Handlungs- feld 2 Digitale Arbeitsinstrumente das Projekt Strategie Geschäftsfall- bearbeitung gestartet. Federführend ist die Staatskanzlei in Zusammen- arbeit mit dem Staatsarchiv und dem Amt für Informatik. Ziel des Pro- jekts ist es, die kantonale Geschäftsfallbearbeitung zu harmonisieren und die Einführung einer standardisierten Geschäftsfallablage vorzu- bereiten. Unter Geschäftsfallbearbeitung versteht man das gesteuerte und geordnete Erstellen, Bearbeiten, Ablegen, Aufbewahren und An- bieten von Informationen, die im Lauf der Geschäftstätigkeit entstehen. Der Fokus des Projekts liegt dabei auf der Ablage dieser Informationen; der fachliche Prozess, der zu ihrer Entstehung führt, liegt ausserhalb des Geltungsbereichs des Zielbildes.

Dazu wurden im Projekt fachliche, organisatorische und technische Fragen bearbeitet und analysiert. Die wichtigsten Erkenntnisse der Ana- lyse sind nachfolgend festgehalten: Fachliche Grundlagen Die wichtigsten fachlichen Rahmenbedingungen sind in der Verord- nung über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV, LS 170.8) festgehalten: Öffentliche Organe verwalten ihre Geschäftsfälle in Dos- siers, die in einem Ordnungssystem abgelegt sind und die nötigen Meta- daten enthalten. Jedes Dossier ist einer federführenden Stelle zugewie- sen und wird nach Ende der Geschäftstätigkeit abgeschlossen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wird das Dossier dem zuständigen Archiv zur Bewertung und allfälligen Übernahme angeboten. Eine harmonische Geschäftsfallbearbeitung soll dazu führen, dass die Vor- gaben der IVSV zweckmässig umgesetzt werden können. Organisation Zurzeit erfolgt die Geschäftsfallbearbeitung in der kantonalen Ver- waltung sehr heterogen. Die meisten Direktionen und viele Ämter ha- ben Vorschriften, wie die Geschäftsfallbearbeitung zu erfolgen hat (Organisationsvorschriften). Das Wissen um diese Vorschriften ist aber nicht überall gleich umfassend. Es besteht kein einheitliches Rollenver- ständnis betreffend die im Rahmen der Geschäftsfallbearbeitung not- wendigen Tätigkeiten. Während einige Organisationseinheiten über professionelle Records Managerinnen und Manager bzw. Informations- verantwortliche verfügen, fehlt bei anderen eine verantwortliche Person. Das Staatsarchiv übt eine wichtige Funktion bei der Beratung der Direktionen und der Staatskanzlei rund um die Geschäftsfallbearbei- tung und die Anbietepflicht an das Archiv aus. Allerdings fehlt eine Ko- ordination zwischen technischen und fachlichen Expertinnen und Ex- perten bei Digitalisierungsprojekten, was zu Lücken in der Implemen- tierung führen kann. Eine Erweiterung dieser Beratungsdienstleistun- gen scheint für eine harmonisierte Geschäftsfallbearbeitung notwendig. Technologie In der kantonalen Verwaltung wird ein grosser Teil der geschäfts­ relevanten Informationen in Fachapplikationen erstellt und abgelegt. Viele dieser Applikationen verfügen über eine eigene Lösungskompo- nente zur Dokumentenverwaltung. Diese Lösungskomponenten erfül- len aber die Anforderungen an Systeme zur rechtskonformen Ablage oftmals nicht. Dies hat einen erheblichen administrativ-technischen Aufwand zur Folge und erschwert insbesondere auch die Ablieferung von Beständen und Daten an das Staatsarchiv.

Die Durchsetzung der kantonalen Vorgaben über eine Vielzahl von Fachanwendungen hinweg scheint sehr anspruchsvoll. Darum soll die Ablage von geschäftsrelevanten Informationen in wenige, dedizierte und standardisierte Geschäftsfallablagen ausgelagert werden. Dieses Prinzip wird teilweise bereits umgesetzt: Verschiedene Verwaltungseinheiten der kantonalen Verwaltung setzen zwei Dokumentenmanagementsysteme (DMS; d.velop, OpenText) sowie ein Geschäftsverwaltungssystem mit DMS-Funktionalitäten (CMI-Axioma) als zentrale Ablage für Infor- mationen aus Fachapplikationen ein. Aufbauend auf der Analyse wurde das Zielbild harmonisierte Ge- schäftsfallbearbeitung erarbeitet, das der kantonalen Verwaltung ermög- licht, die Geschäftsfallbearbeitung rechtskonform und standardisiert abzuwickeln. Das Zielbild besteht im Wesentlichen aus den folgenden Bestandteilen: – Vision und Ziele – Standardisierte Ablage als technische Grundlage – Kompetenzzentrum Geschäftsfallbearbeitung zur Verankerung Das Zielbild wurde vom Gremium Steuerung Digitale Verwaltung und IKT (SDI) an seiner Sitzung vom 3. Juli 2025 festgesetzt.

B. Zielbild harmonisierte Geschäftsfallbearbeitung 1. Vision und Ziele Vision Ziel ist eine rechtskonforme, standardisierte, effiziente und anforde- rungsgerechte Geschäftsfallbearbeitung, welche die Verwaltung bei der digitalen Transformation unterstützt, Transparenz fördert und den Zu- gang zu relevanten Informationen erleichtert. Die Fachkompetenz der Mitarbeitenden der kantonalen Verwaltung sollen kontinuierlich ge- stärkt und Vorgaben gemeinsam weiterentwickelt werden, um höchste Qualitätsstandards zu gewährleisten und innovative Lösungen zu för- dern. Strategische Ziele – Rechtssicherheit aufrechterhalten: Einhaltung aller relevanten gesetz- lichen Vorgaben sicherstellen. – Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Nachweisbarkeit von Entschei- dungen und Prozessen durch eine strukturierte Dokumentation er- möglichen. – Förderung der digitalen Transformation: Umstellung von papierba- sierten auf digitale Prozesse für eine effizientere Verwaltung unter- stützen.

Organisatorische Ziele – Beratung und Befähigung: Durch Weitergabe von Fachwissen die Qualifikation der Mitarbeitenden stärken. – Sensibilisierung fördern: Mitarbeitenden die Wichtigkeit und den Nutzen der korrekten Geschäftsfallbearbeitung vermitteln. – Zusammenarbeit mit dem Staatsarchiv stärken: Staatsarchiv für eine vereinfachte Archivierung frühzeitig einbinden. Technische Ziele – Ablagesysteme etablieren: Die Etablierung einer rechtskonformen, standardisierten Geschäftsfallablage fördern. – Automatisierung von Prozessen nutzen: Grundlagen für eine verein- fachte Zusammenarbeit mit Workflows schaffen. DMS stellen dem- entsprechende Tools zur Verfügung, sie sollten auch organisations- übergreifend nutzbar sein. – Interoperabilität sicherstellen: Nahtlose und standardisierte Integra- tion von Fachapplikationen und E-Government-Lösungen in die be- stehenden DMS umsetzen sowie Zusammenarbeit mit anderen staat- lichen Ebenen erleichtern. – Reduzierte Komplexität in der Applikationslandschaft: Reduktion der im Einsatz stehenden DMS-Komponenten durch Bereitstellung einer standardisierten Ablage und durch Definition von Standard- schnittstellen. 2. Standardisierte Ablage Die Einführung einer standardisierten Ablage soll eine Ein-Stan- dard-Strategie und keine Ein-Produkt-Strategie verfolgen. Grundsätz- lich soll es möglich sein, das der Geschäftsfallablage zugrunde liegende Produkt auszutauschen. Diese Ein-Standard-Strategie bedeutet, dass die Produkthersteller einen definierten generischen Standard berück- sichtigen müssen. Die Geschäftsfallablage verfügt über klassische DMS-Funktionalitä- ten, um Informationen anhand von Dokumententypen sowie Metadaten abzulegen und Dossiers bzw. Akten zuzuordnen. Dokumente werden versioniert, und sämtliche Anpassungen und Zugriffe sind nachvollzieh- bar protokolliert. Das Berechtigungssystem stellt sicher, dass ausschliess- lich berechtigte Personen Zugriff auf die abgelegten Dokumente und Dossiers erhalten. Die Ablage erfüllt die Anforderungen an Informa- tionssicherheit und Datenschutz, wie sie in der Allgemeinen Informa- tionssicherheitsrichtlinie (vgl. RRB Nr. 438/2025) und den Besonderen Informationssicherheitsrichtlinien festgelegt sind.

Die Metadaten zur Berechtigungssteuerung werden von den jeweili- gen Fachapplikationen an die Geschäftsfallablage übergeben. Die Ge- schäftsfallablage dient nicht nur als ruhende Ablage für abgeschlossene Geschäfte. Sie ist auch als laufende Ablage während der aktiven Phase des Lebenszyklus von Unterlagen einzusetzen, in der Geschäfte kolla- borativ bearbeitet werden. Die Geschäftsfallablage stellt eine Archivschnittstelle gemäss eCH- Standard 0160 bereit und ermöglicht die konforme und geregelte Ab- gabe von Dossiers und Dokumenten an das Staatsarchiv. 2.1 Erarbeitung der Referenzarchitektur Geschäftsfall­ bearbeitung Mehrere Applikationen für eine standardisierte Ablage sind in der kantonalen Verwaltung bereits im Einsatz. Allerdings fehlen eine Stan- dardisierung von Schnittstellen und die verbindliche Nutzung einer sol- chen Ablage aus Fachapplikationen. Zu diesem Zweck soll in Zusam- menarbeit mit dem Architektur Board des Amtes für Informatik, der Enterprise Architecture Organisation und dem geplanten Nachfolge- projekt Einführung harmonisierte Geschäftsfallbearbeitung eine Refe- renzarchitektur erarbeitet werden. Diese Referenzarchitektur beschreibt die standardisierte Architektur, die einen Referenzrahmen für die Ge- schäftsfallbearbeitung bietet. Darin wird festgehalten, wie die beteilig- ten Systeme (Applikationen, Schnittstellen, DMS) zusammenarbeiten sollen. Das Ziel dieser Referenzarchitektur ist es, eine strukturierte Grundlage für die Entwicklung und Implementierung von Applikatio- nen zu bieten. Damit stärkt die kantonale Verwaltung die Standardisie- rung in der Applikationslandschaft, bleibt aber flexibel, um sich ändern- den Anforderungen gerecht zu werden. Die gesteigerte Interoperabilität stellt sicher, dass verschiedene Systeme reibungslos zusammenarbeiten können. Die zu erarbeitende Referenzarchitektur wird dem Gremium SDI zur Festsetzung vorgelegt. Deren Einhaltung bei der Beschaffung einer Applikation wird im Rahmen der üblichen Stellungnahme der Opera- tiven Informatiksteuerung überprüft. Dieses Vorgehen ist ressourcenschonend, da die Einbindung von Ap- plikationen in die standardisierte Ablage dem Software-Lebenszyklus folgt. Allerdings ist mit einem längeren Zeitraum zu rechnen, bis alle Geschäftsfalldossiers dem Zielbild entsprechen. 3. Kompetenzzentrum Geschäftsfallbearbeitung Um die rechtskonforme Dossier- und Dokumentenablage sicherzu- stellen und zu harmonisieren, müssen die entsprechenden Dienstleis- tungen professionalisiert und die Zusammenarbeit innerhalb der Ver- waltung gefördert werden. Dazu soll ein Kompetenzzentrum Geschäfts-

fallbearbeitung geschaffen werden, das spezifische Dienstleistungen für die kantonale Verwaltung bereitstellt. Das Kompetenzzentrum wird organisatorisch der Staatskanzlei angegliedert, die Aufgabenerfüllung liegt bei der Staatskanzlei und dem Staatsarchiv gemeinsam. 3.1 Aufgaben Die Eckpunkte für die Gestaltung des Kompetenzzentrums wurden im Projekt Ombus (siehe hierzu RRB Nr. 760/2025) erarbeitet. Es sollen nachfolgende fachliche Dienstleistungen angeboten werden: 1) Themenverantwortung: Das Kompetenzzentrum Geschäftsfallbe- arbeitung verantwortet die Weiterentwicklung des Zielbildes harmo- nisierte Geschäftsfallbearbeitung. Die Themenverantwortung umfasst die Kommunikation über das Zielbild und die Koordination der Um- setzung. 2) Unterstützung: Die Organisationseinheiten werden bei der Einfüh- rung und Umsetzung des Zielbildes vom Kompetenzzentrum unter- stützt. Dazu werden Projekte zur Erneuerung und Beschaffung von Applikationen in der kantonalen Verwaltung begleitet, je nach Aus- prägung als Teil der Projektorganisation oder punktuell bei Fachfra- gen. 3) Vernetzung und Austausch: Das Kompetenzzentrum koordiniert die Vernetzung und den verwaltungsinternen Austausch und gewähr- leistet die Einbindung der Direktionen und der Staatskanzlei. 4) Beratung und Befähigung: Das Kompetenzzentrum stellt Wissen bereit durch fachlich kompetente Beratung und Befähigung. Dies umfasst die Beratung von Fachpersonen, Führungskräften und wei- teren Mitarbeitenden bei Fragestellungen zur Geschäftsfallbearbei- tung sowie die Unterstützung bei der Qualitätskontrolle. 5) Gemeinsame Weiterentwicklung: Das Kompetenzzentrum gewähr- leistet eine gemeinsame Weiterentwicklung im Fach und in der Appli- kationslandschaft unter Einbindung der Direktionen und der Staats- kanzlei. 3.2 Einbezug der Direktionen und der Staatskanzlei Das Kompetenzzentrum koordiniert die Vernetzung und den kan- tonsinternen Austausch und gewährleistet die Einbindung der Direk- tionen und der Staatskanzlei. Hierzu wird die Fachgruppe Geschäfts- fallbearbeitung, bestehend aus Fachverantwortlichen aus den Direktio- nen und der Staatskanzlei, eingesetzt. Die Mitglieder der Fachgruppe tragen die Ziele einer standardisierten Geschäftsfallbearbeitung in ihre Stammorganisation und bringen diese in die relevanten Entscheidungs- findungsprozesse ein. Die Fachgruppe stellt sicher, dass die Bedürfnisse der Direktionen und der Staatskanzlei bei der Weiterentwicklung von Zielbild, Richtlinien und Standards sowie der Applikationslandschaft berücksichtigt werden.

C. Folgeprojekt Einführung harmonisierte Geschäftsfall­ bearbeitung Die Einführung des Zielbildes soll mit dem Folgeprojekt Einführung harmonisierte Geschäftsfallbearbeitung umgesetzt werden. Dieses wird im Rahmen der Umsetzung der Strategie Digitale Verwaltung 2025+ im Umsetzungsschwerpunkt «Erneuerung der Verwaltung und kantonale Zusammenarbeit» durchgeführt (vgl. RRB Nr. 635/2025). Die Projekt- organisation richtet sich nach der Umsetzungsorganisation der Strategie Digitale Verwaltung 2025+. Benötigte Mittel Die finanziellen Kosten des Projekts werden von der Leistungs- gruppe Nr. 1000, Regierungsrat und Staatskanzlei, getragen. Durchge- führt wird das Projekt von der Staatskanzlei in Zusammenarbeit mit dem Staatsarchiv und unter Einbezug des Amtes für Informatik. Während der Einführungsphase wird auf eine Weiterverrechnung der Dienstleistungen des Kompetenzzentrums verzichtet. Nach der Ein- führungsphase wird dieses Kostenmodell neu beurteilt. Eine allfällige Anpassung ist dem Regierungsrat zum Beschluss vorzulegen.

D. Strategiebezug Der Regierungsrat hat am 15. Januar 2025 die Strategie Digitale Ver- waltung 2025+ festgesetzt (RRB Nr. 45/2025). Das vorliegende Vorhaben trägt zum Umsetzungsschwerpunkt «Erneuerung der Verwaltung und kantonale Zusammenarbeit» dieser Strategie bei. Eine harmonisierte Geschäftsfallbearbeitung trägt zu mehreren strategischen Zielen in mehreren Wirkungsbereichen der Strategie Digitale Verwaltung 2025+ bei, insbesondere zu «Prozesse werden konsequent angeglichen und ge- meinsame Lösungen sind eine Selbstverständlichkeit» aus dem Wir- kungsbereich Transformation der Verwaltung. Das Folgeprojekt Einfüh- rung harmonisierte Geschäftsfallbearbeitung ist Teil des Projektport- folios 2025 (Nr. 3.11) der Strategie Digitale Verwaltung, das vom Gremium SDI an seiner Sitzung vom 22. Mai 2025 festgesetzt und vom Regierungs- rat mit Beschluss Nr. 635/2025 zur Kenntnis genommen wurde.

E. Gremien Das Gremium SDI hat das Zielbild harmonisierte Geschäftsfallbe- arbeitung an seiner Sitzung vom 3. Juli 2025 festgesetzt. Es hat den An- trag zuhanden des Regierungsrates vorberaten und zustimmend zur Kenntnis genommen.

Dispositiv

Auf Antrag der Staatskanzlei beschliesst der Regierungsrat:

I. Die Staatskanzlei wird beauftragt, zur Umsetzung des Zielbildes harmonisierte Geschäftsfallbearbeitung in Zusammenarbeit mit der Finanzdirektion eine Referenzarchitektur zu erarbeiten.

II. Die Staatskanzlei wird beauftragt, das Folgeprojekt Einführung harmonisierte Geschäftsfallbearbeitung zur Schaffung eines Kompe- tenzzentrums durchzuführen.

III. Mitteilung an die Direktionen des Regierungsrates und die Staats- kanzlei.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli