Lohnsystem, Betriebskonzept Lohnsystemunterhalt für Richtpositionsbewertungen, Teilrevision

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 13. Juli 2011

915. Teilrevision Lohnsystem, Betriebskonzept Lohnsystemunterhalt für Richtpositionsbewertungen

Erwägungen

1. Ausgangslage Für die kantonale Verwaltung mit rund 39 000 Mitarbeitenden (ein- schliesslich Lehrpersonen, Gerichte, Spitäler, Universität und Fachhoch- schulen) in unterschiedlichsten Berufen und Funktionen ist die Aus- arbeitung einer konsistenten Einreihungsstruktur in einem Lohnsystem sehr anspruchsvoll. Dieses Lohnsystem muss allen Berufsgruppen und Funktionen gerecht werden und auch andere Anforderungen wie z. B. Gleichstellung und Gleichbehandlung aller Mitarbeitenden berücksich- tigen. Bereits 2006 wurde mit RRB Nr. 490/2006 festgehalten, dass für die Pflege des Lohnsystems die Schaffung eines ständigen Fachgremiums nötig wäre. Mit diesem Beschluss beauftragte der Regierungsrat die Fi- nanzdirektion mit einer Teilrevision des Lohnsystems (TLS). Für die Durchführung des Projekts TLS wurden anschliessend vier Teilprojek- te mit entsprechender Teilprojektorganisation gebildet: – Teilprojekt 1 (TP1): Anpassung der Wertungshilfen zum Kriterium «Ausbildung und Erfahrung» an die Entwicklung des Bildungswe- sens auf der sekundären und tertiären Stufe, Nachführung der Richt- positionen an die geänderten Berufsbezeichnungen, – Teilprojekt 2 (TP2): Neuregelung der Lohnerhöhung und der Ein- malzulagen (vgl. Vorlage 4609), – Teilprojekt 3 (TP3): Anpassungen einzelner Richtpositionen (vgl. RRB Nr. 1924/2009), – Teilprojekt 4 (TP4): Entwicklung eines Betriebskonzepts für die An- wendung und Nachführung des Lohnsystems.

2. Klärung von Begrifflichkeiten Zum besseren Verständnis des kantonalen Lohnsystems sollen nach- folgend einige für den vorliegenden Sachverhalt zentrale Begriffe von- einander abgegrenzt und deren Zusammenspiel aufgezeigt werden. Die Grundlage der Einreihungsstruktur bildet der im Anhang 1 zur Vollzugsverordnung zum Personalgesetz (VVO; LS 177.111) aufgeführ- te Einreihungsplan. Der Einreihungsplan enthält die sogenannten Richtpositionen, geordnet nach 29 Lohnklassen. Unter Richtpositionen

werden in der Praxis Funktionen verstanden, die verhältnismässig offen umschrieben sind. Einer Richtposition lassen sich in der Regel mehrere gleichwertige oder ähnliche Funktionen zuordnen. So können zum Bei- spiel der Richtposition Verwaltungsangestellter die Funktionen Hilfs- weibel, Telefonist oder Kanzleiangestellter zugeordnet werden. Die Zuordnung der Richtpositionen zu den Lohnklassen (Einreihung) be- ruht auf den Richtpositionsumschreibungen. Werden bei bestehenden Richtpositionen Anpassungen vorgenommen oder neue Richtpositio- nen in das bestehende Lohnsystem integriert, müssen also immer der Einreihungsplan und die Richtpositionsumschreibungen entsprechend geändert werden.

3. Handlungsbedarf Im Rahmen des TP4 ist ein Betriebskonzept für eine rechtskonforme Anwendung und Nachführung des kantonalen Lohnsystems für die Einreihung von Richtpositionen zu erarbeiten. Ein Handlungsbedarf ergibt sich einerseits dann, wenn sich die Anforderungen an eine beste- hende Richtposition wesentlich verändern und somit Auswirkungen auf die Einreihung bzw. den Einreihungsplan und die Richtpositionsum- schreibungen haben. Auf der andern Seite sind neue Richtpositionen in das bestehende Lohnsystem zu integrieren. Mit dem Betriebskonzept soll sichergestellt werden, dass das kantonale Lohnsystem immer den jeweiligen Anforderungen entspricht, wie z. B. bei Veränderungen in der Bildungslandschaft. Zudem kann die Lohngleichheit gemäss Art. 8 Abs. 1 und 3 BV (SR 101) sowie Art. 3 Abs. 1 und 2 des Bundesgesetzes vom 24. März 1995 über die Gleichstellung von Frau und Mann (GlG; SR 151.1) in Bezug auf die Einreihungen von Richtpositionen sicherge- stellt werden. Die Arbeiten für die Entwicklung eines Betriebskonzepts zur An- wendung und Nachführung des Lohnsystems wurden unter der Leitung des Personalamts in Zusammenarbeit mit den Direktionen, der Rechts- pflege sowie einer selbstständigen Anstalt (Universitätsspital) im Okto- ber 2010 ausgelöst.

4. Rahmenbedingungen und gesetzliche Grundlagen Bei der zukünftigen Anwendung und Nachführung des Lohnsystems bezüglich Richtpositionen müssen verschiedene Rahmenbedingungen berücksichtigt und gesetzliche Vorschriften eingehalten werden. Anpas- sungen an der Einreihungsstruktur müssen durch eine Änderung des Anhangs 1 VVO vollzogen werden. Der Anhang 1 VVO umfasst den Einreihungsplan, der vom Regierungsrat festgelegt wird. Die recht- lichen Grundlagen und die Zuständigkeitsregelung für den Einreihungs-

plan und die Umschreibung der Richtpositionen sind in § 40 Abs. 2 des Personalgesetzes (PG; LS 177.10), §§ 8–10 der Personalverordnung (PVO; LS 177.11) und in § 7 VVO aufgeführt. Eine weitere zentrale Grundlage bildet die Vereinfachte Funktions- analyse (VFA). Sie regelt gemäss § 8 PVO das Verfahren für die Einrei- hung der Richtpositionen und gemäss § 10 Abs. 3 PVO die Einreihung von Stellen, die keiner Richtposition zugeordnet werden können. Zudem besteht für die Funktionen des Korps der Kantonspolizei gemäss § 15 der Kantonspolizeiverordnung (KapoV; LS 511.11) und den §§ 4 und 5 des Reglements über die Beförderungen bei der Kantons- polizei eine besondere Bewertungskommission. Diese Kommission be- wertet Funktionen des Kantonspolizeikorps hinsichtlich deren Zuord- nung zu bestehenden Richtpositionsumschreibungen. Bei Anpassungen des Einreihungsplans und der Richtpositionsum- schreibungen ist zu beachten, dass die gesetzlichen Bestimmungen und Rahmenbedingungen auch bei den Behörden und in den selbststän- digen Anstalten des Kantons umzusetzen sind. Ebenso wenden viele Gemeinden und sonstige wirtschaftliche Betriebe das kantonale Lohn- system an oder lehnen zumindest ihre gesetzlichen Grundlagen daran an.

5. Nachführung des Einreihungsplans und der Richtpositionsumschreibungen Damit der Einreihungsplan (Anhang 1 VVO) und die Richtposi- tionsumschreibungen laufend nachgeführt werden können, müssen fol- gende Aufgaben und Tätigkeiten wahrgenommen werden: – Bewertung von Änderungen des Aufgabeninhalts einer bestehenden Richtposition im Hinblick auf eine Neueinreihung, – Bewertung von neuen Richtpositionen und Aufnahme in den Einrei- hungsplan, – Überprüfung von Auswirkungen einer angepassten Richtpositions- einreihung auf die Richtpositionsketten, – Überprüfung und Bewertung der Tätigkeiten und Anforderungen bestehender Richtpositionen, – Überprüfung und Bewertung von Zulagen, die mit der Einreihung von Richtpositionen verknüpft sind, – Aktualisierung des Einreihungsplans, der Richtpositionsumschrei- bungen und des Handbuches «Vereinfachte Funktionsanalyse (VFA)», – Überprüfung der Auswirkungen von externen und internen Einfluss- grössen auf das kantonale Lohnsystem (z. B. Veränderungen in der Bildungslandschaft oder strukturelle Anpassungen wie Kantonalisie- rungen bzw. Verselbstständigungen), – Dokumentation und Archivierung der Arbeitsergebnisse und -pro- zesse.

In den Aufgaben und Tätigkeiten für die Nachführung des Einrei- hungsplans und der Richtpositionsumschreibungen sind Themen der Lohnrunden (z. B. Teuerung, Individuelle Lohnerhöhungen und Real- lohnerhöhungen) und die Überprüfung der personellen Ressourcen- allokation bei Stellenplananfragen nicht enthalten.

6. Organisation Die nachfolgend aufgeführten Organisationen sollen zukünftig für die Pflege des Lohnsystems in Bezug auf den Einreihungsplan und die Richtpositionsumschreibungen zuständig sein.

6.1 Kommission für Richtpositionsbewertung (RBK) Die Aufgaben und Kompetenzen der neu zu schaffenden RBK leiten sich vorwiegend aus den unter Ziff. 6 aufgeführten Tätigkeiten ab. Die Fachstelle Lohn des Personalamtes führt den Vorsitz der RBK. In die RBK entsenden die Direktionen, die Staatskanzlei und die Fachstelle für Gleichstellung von Frau und Mann je eine Vertreterin oder einen Vertreter. Die Sicherheitsdirektion vertritt auch die Interessen der Bewertungskommission für die Funktionen des Korps der Kantons- polizei, wobei insbesondere neue oder anzupassende Richtpositionen des Kantonspolizeikorps mit Auswirkungen auf den Einreihungsplan und die Richtpositionsumschreibungen in der RBK behandelt werden. Da das kantonale Personalrecht und somit der Einreihungsplan und die Richtpositionsumschreibungen auch für die obersten kantonalen Gerichte und die selbstständigen Anstalten des Kantons anzuwenden sind, werden die obersten kantonalen Gerichte eingeladen, eine Vertre- terin oder einen Vertreter in die RBK zu entsenden. Ebenso werden die selbstständigen Anstalten eingeladen, ihre Vertreterinnen und Vertreter wie folgt zu delegieren: Das Universitätsspital und das Kantonsspital Winterthur bestimmen eine gemeinsame Vertreterin oder einen gemein- samen Vertreter. Dieselbe Vorgehensweise gilt für die drei Zürcher Fachhochschulen. Die Universität Zürich wird ebenfalls eingeladen, eine Vertreterin oder einen Vertreter zu entsenden.

6.2 Personalamt, Fachstelle Lohn Die neu zu schaffende Fachstelle Lohn im Personalamt ist die direk- tionsübergreifende Anlaufstelle für Einreihungs- und Bewertungsfragen von Richtpositionen, für den Einreihungsplan und für die Richtpositions- umschreibungen. Sie trägt die Verantwortung für die laufende Nachfüh- rung und Pflege des Lohnsystems und hat den Vorsitz in der RBK. Die Fachstelle Lohn ist insbesondere zuständig für:

– Erarbeitung der Grundlagen für Arbeitsbewertungen, – Sicherstellung einer einheitlichen Bewertung und Überprüfung von neuen oder anzupassenden Richtpositionen, – Leitung, Koordination und Unterstützung der RBK, – Verfassen von Berichterstattungen, – Steuerung des Lohnsystems in Bezug auf die Richtpositionen ein- schliesslich der dafür zu erstellenden Auswertungen, – laufende Überprüfung der rechtskonformen Anwendung des kanto- nalen Lohnsystems.

6.3 Interne Fachgremien und Fachexperten Bei Neubewertungen von Richtpositionen hat sich im Rahmen der Teilrevision des Lohnsystems bei der Überprüfung von einzelnen Richt- positionen der Beizug von internen Fachpersonen und -gremien wie z. B. die direktionsübergreifende Informatik (KITT) bewährt. Die Fach- experten werden je nach Bedarf von der RBK angefragt, ob sie bei internen Abklärungen im Zusammenhang mit Richtpositionsbewertun- gen mitwirken wollen.

6.4 Externe Expertinnen und Experten Bei komplexen Fragestellungen können externe Expertinnen oder Experten beigezogen werden.

6.5 Sozialpartner Die Sozialpartner des Kantons werden spätestens im Rahmen der offiziellen Vernehmlassung gemäss § 47 PG begrüsst.

7. Bewertungsmethode Die Arbeitsbewertungen für Richtpositionen des Kantons werden mit der Methode der VFA gemäss §§ 8 und 10 Abs. 3 PVO durchgeführt.

8. Verfahrensablauf In Bezug auf das Verfahren ist grundsätzlich festzuhalten, dass die ge- setzlichen Kompetenzen des Regierungsrates und der Direktionen ge- mäss § 40 Abs. 2 PG, §§ 8–10 PVO und § 7 VVO durch die Einsetzung der RBK und der Fachstelle Lohn nicht berührt werden.

8.1 Antrag einer Direktion oder der Staatskanzlei Ausgangspunkt für die Prüfung einer Anpassung des Einreihungs- plans oder der Richtpositionsumschreibungen wird in den meisten Fäl- len ein Neueinreihungsantrag einer Direktion oder der Staatskanzlei für bestehende oder neue, noch nicht eingereihte Richtpositionen sein. Die selbstständigen Anstalten reichen ihre Anträge über die für sie zu-

ständige Direktion (Bildungsdirektion oder Gesundheitsdirektion) ein. Dasselbe Vorgehen gilt für die Fachstelle Lohn (über Finanzdirektion). Die Fachstelle für Gleichstellung von Frau und Mann reicht ihre Anträge über die zuständige Direktion ein. Für bestehende Richtpositionen können die Direktionen oder die Staatskanzlei bei Bedarf ebenfalls Anträge einreichen, vorrangiges Ziel ist jedoch die Überprüfung von Neueinreihungen bestehender bzw. von neuen, noch nicht eingereihten Richtpositionen. Alle Anträge sind dem Personalamt (Fachstelle Lohn) einzureichen.

8.2 Überprüfung der Anträge und Weiterleitung in die RBK Die Fachstelle Lohn überprüft die Anträge auf Vollständigkeit und ob sie der RBK weitergeleitet werden müssen. Der RBK sollen insbe- sondere Anträge mit direktionsübergreifenden Auswirkungen, grosser politischer Bedeutung oder weitreichenden finanziellen Folgen unter- breitet werden. Die genauen Kriterien zur Weiterleitung von Anträgen an die RBK sind zu einem späteren Zeitpunkt von der Fachstelle Lohn in Zusammenarbeit mit der RBK zu definieren. Ebenfalls zu definieren sind die Regelungen für Anträge, die nicht an die RBK weitergeleitet werden. Bei Anträgen, die an die RBK weitergeleitet werden, legt die RBK das weitere Vorgehen, z. B. den Beizug von weiteren Fachexper- ten, Festlegung der gemäss VFA zu analysierenden Schlüsselstellen u. Ä., fest.

8.3 Ergebnisse der Überprüfung Eine Überprüfung der Anträge kann grundsätzlich zu zwei Ergebnis- sen führen: Der Einreihungsplan und die Richtpositionsumschreibun- gen sind anzupassen oder nicht. Falls an den gesetzlichen Grundlagen keine Anpassungen vorgenommen werden müssen, werden die entspre- chenden Ergebnisse in die Stellenpläne der Antragsteller einfliessen. Bei Anpassungen der gesetzlichen Grundlagen stellt die Direktion dem Regierungsrat Antrag.

9. Finanzielle Folgen Im Personalamt wird auf den 1. August 2011 eine neue Fachstelle Lohn mit 0,8 Stellen geschaffen. Gemäss einer durchgeführten «Verein- fachten Funktionsanalyse» ist die Einreihung der Stelle in Lohnklasse 19 gerechtfertigt. Der Stellenplan des Personalamtes wird entsprechend um 0,8 Stellen erhöht. Für die 0,8 Stellen ist mit einem Aufwand von jährlich rund Fr. 135 000 (Personal- und Arbeitsplatzkosten) zu rech- nen. Diese Aufwendungen sind im KEF 2011–2014 und Budget 2011 nicht enthalten. 2011 wird der anteilsmässig anfallende Aufwand

innerhalb der Leistungsgruppe kompensiert. In den nachfolgenden Jahren verschlechtert sich der Saldo der Erfolgsrechnung des Personal- amtes aufgrund der Fachstelle Lohn jährlich um rund Fr. 135 000. Diese Saldoverschlechterung wird in den KEF 2012–2015 und in das Budget 2012 aufgenommen. Der Aufwand für das Verfahren, z. B. für den Beizug externer Exper- tinnen und Experten, wird je nach anstehender Bewertung oder Über- prüfung durch die Direktionen oder die Leistungsgruppe Nr. 4500, Per- sonalamt, getragen. Diese Kosten sind im KEF 2011–2014 und Budget 2011 nicht enthalten. 2011 anfallende Aufwendungen für externe Expertisen werden innerhalb des Budgets der Leistungsgruppe Nr. 4500, Personalamt, getragen. Für zukünftig anfallenden Aufwand sind im KEF 2012–2015 und Budget 2012 in der Leistungsgruppe Nr. 4500, Per- sonalamt, zusätzlich je Fr. 20 000 einzustellen. Mit zunehmender Erfah- rung der RBK wird der Aufwand für externe Expertisen voraussichtlich sinken. Kosten durch Neureinreihungen als Folge von Anpassungen des Einreihungsplans und der Richtpositionsumschreibungen werden im Zusammenhang mit den konkreten Anpassungsanträgen darzustellen sein.

10. Ergebnisse der Vernehmlassung Innerhalb der vom 3. März 2011 bis 14. April 2011 dauernden Ver- nehmlassung gingen elf Stellungnahmen von insgesamt 14 zur Ver- nehmlassung eingeladenen Organisationen und Stellen ein. Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass die laufende Nachführung und Institutionalisierung des Unterhalts des Lohnsystems durch die Schaffung der RBK und der Fachstelle Lohn im Personalamt mit Ausnahme der Vereinigten Personalverbände (VPV) von allen Ver- nehmlassenden begrüsst wurde. Die VPV befürchten eine Verschiebung der Zuständigkeiten und Kompetenzen von den Direktionen zur Finanz- direktion und eine starke zeitliche Verzögerung der Anträge der Direk- tionen. Alle Direktionen, die Staatskanzlei und die FFG äusserten Vor- behalte gegenüber der einjährigen Befristung bzw. des Beschäftigungs- grades von 50% der Fachstelle Lohn im Personalamt. Einzig die VPV waren mit der Schaffung einer Fachstelle Lohn nicht einverstanden, da es im Personalamt genügend auf Lohnfragen spezialisierte Mitarbeitende habe. Der Antrag wurde entsprechend der Mitberichte der Direktio- nen, der Staatskanzlei und der FFG dahingehend angepasst, dass für die Fachstelle Lohn im Personalamt eine unbefristete 80%-Stelle geschaf- fen wird (vgl. Ziffer 9).

Dispositiv

Auf Antrag der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Die Finanzdirektion wird beauftragt, zwecks Nachführung des kan- tonalen Lohnsystems (Anhang 1 der Vollzugsverordnung zum Perso- nalgesetz und der Richtpositionsumschreibungen) eine Kommission für Richtpositionsbewertungen und die Fachstelle Lohn zu bilden.

II. Die Direktionen und die Staatskanzlei entsenden je eine Vertre- terin oder einen Vertreter in die Kommission für Richtpositionsbewer- tungen.

III. Die obersten kantonalen Gerichte, das Universitätsspital, das Kantonsspital Winterthur, die Universität Zürich und die drei Zürcher Fachhochschulen werden eingeladen, in die Kommission für Richt- positionsbewertung Vertreterinnen oder Vertreter gemäss Ziffer 6.1 zu entsenden.

IV. Im Stellenplan des Personalamtes wird ab 1. August 2011 folgende Stelle neu geschaffen: 0,8 Adjunkt/in, Klasse 19 VVO.

V. Mitteilung an die Direktionen des Regierungsrates und die Staats- kanzlei, die Finanzkontrolle, den kantonalen Ombudsmann, den Daten- schutzbeauftragten, die Parlamentsdienste des Kantonsrates, die Ver- waltungskommission der obersten kantonalen Gerichte (c/o Verwal- tungsgericht des Kantons Zürich, Postfach, 8090 Zürich), die Zürcher Fachhochschulen, die Universität, Rektorat, Künstlergasse 15, 8001 Zürich, das Universitätsspital, Spitaldirektion, Rämistrasse 100, 8091 Zürich, das Kantonsspital Winterthur, Spitaldirektion, Brauerstrasse 15, 8401 Winterthur, das Zentrum für Gehör und Sprache, Leitungsteam, Frohalpstrasse 78, 8038 Zürich, die Gebäudeversicherung, Direktion, Thurgauerstrasse 56, Postfach, 8050 Zürich, und die Vereinigten Per- sonalverbände des Kantons Zürich (Cécile Krebs, Museumsstrasse 7, 8400 Winterthur).

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi