L’assemblea generale è composta di delegati dei membri e degli osservatori.
L’assemblea generale è la massima autorità del CESSDA ERIC. L’assemblea generale svolge le seguenti funzioni:
- decide il bilancio e la formula di finanziamento e approva i conti annuali e la relazione annuale. Qualsiasi modifica della formula di finanziamento è adottata a maggioranza dei due terzi dei voti espressi. Qualsiasi aumento del bilancio tale da provocare l’aumento del contributo annuale è deciso a maggioranza dei due terzi dei voti espressi;
- definisce la politica del CESSDA ERIC in ambito scientifico, tecnico e amministrativo e istituisce e mantiene una politica della proprietà intellettuale, a maggioranza dei due terzi dei voti espressi;
- adotta i piani strategici e i piani di lavoro, con una maggioranza di due terzi dei voti espressi;
- sovrintende alla gestione del CESSDA ERIC;
- elegge il presidente e il vicepresidente dell’assemblea generale;
- nomina e revoca il direttore del CESSDA ERIC;
- nomina, sostituisce e rimuove i membri del comitato consultivo scientifico;
- approva i prestatori di servizi proposti da un membro o da un osservatore e approva la sostituzione dei prestatori di servizi. Tale approvazione può essere revocata al prestatore di servizi inadempiente;
- nomina, sostituisce e rimuove i membri dei comitati istituiti dall’assemblea generale;
- adotta le relazioni di revisione contabile del CESSDA ERIC;
- riceve ed esamina le relazioni annuali del comitato consultivo scientifico;
- adotta le regole e gli standard operativi per le operazioni dei prestatori di servizi legate al CESSDA ERIC, di concerto con il forum dei prestatori di servizi;
- approva l’adesione di nuovi membri e osservatori e il recesso o la revoca dei medesimi a norma degli articoli 5 e 6.
Ciascun membro è rappresentato in seno all’assemblea generale da un massimo di due delegati. Ciascun membro dispone di un unico voto in seno all’assemblea generale. Le decisioni sono adottate a maggioranza semplice dei voti espressi, salvo diversa disposizione del presente statuto. Gli Stati membri dell’Unione e i paesi associati detengono congiuntamente la maggioranza dei diritti di voto in seno all’assemblea generale. Il presidente non ha diritto di voto, salvo in situazione di parità di voti, in cui esprime il voto decisivo.
Per organizzare una riunione valida dell’assemblea generale occorre un quorum di almeno metà dei membri. Qualora il quorum non sia raggiunto, è indetta una riunione in seconda convocazione che avviene entro tre settimane, con lo stesso ordine del giorno. Nella nuova riunione il quorum è raggiunto se è presente almeno un quarto dei membri. In assenza di quorum in seconda convocazione il presidente dell’assemblea generale è legittimato ad adottare decisioni improcrastinabili fino a quando l’assemblea generale potrà nuovamente raggiungere il quorum. Tali decisioni sono sottoposte al riesame dell’assemblea generale alla prima opportunità.
Se lo statuto richiede una maggioranza di due terzi dei voti, il quorum necessario perché una decisione sia valida è di tre quarti dei membri.
In seno all’assemblea generale possono votare esclusivamente i membri presenti. Tuttavia, qualora un membro non possa essere fisicamente presente, l’assemblea generale può accettare una presenza elettronica. I diritti di voto non sono trasferibili. La votazione si effettua a scrutinio segreto se almeno un terzo dei membri presenti lo richiede.
Il presidente può, se necessario, decidere di prendere una decisione mediante procedura scritta, nell’intervallo tra due riunioni dell’assemblea generale.
Gli osservatori hanno il diritto di partecipare alle riunioni dell’assemblea generale, senza diritto di voto. Ciascun osservatore può inviare un massimo di due delegati.
L’assemblea generale elegge un presidente e un vicepresidente tra le delegazioni dei membri, per un periodo di due anni. Una volta eletto, il presidente non appartiene più alla delegazione di un membro. Lo stesso vale per il vicepresidente quando sostituisce il presidente. I membri interessati da tali nomine nominano un altro delegato per rappresentarli in seno all’assemblea generale.
L’assemblea generale si riunisce almeno una volta l’anno. Le riunioni dell’assemblea generale sono convocate dal presidente con un preavviso di almeno quattro settimane. I membri e gli osservatori possono proporre punti da inserire all’ordine del giorno comunicandoli al presidente almeno due settimane prima della riunione. Se necessario nell’interesse del CESSDA ERIC, una riunione straordinaria dell’assemblea generale può essere convocata su richiesta del presidente, del direttore o di almeno la metà dei membri.