Die Generalversammlung besteht aus Delegierten der Mitglieder und der Beobachter.
Die Generalversammlung ist das höchste Leitungsorgan des ERIC CESSDA. Sie nimmt folgende Funktionen wahr:
- Entscheidung über den Haushalt und die Finanzierungsformel sowie Genehmigung des Jahresabschlusses und des Jahresberichts. Änderungen der Finanzierungsformel erfordern eine Zweidrittelmehrheit der abgegebenen Stimmen. Über Haushaltserhöhungen, die zu einem höheren Jahresbeitrag führen, ist mit Zweidrittelmehrheit der abgegebenen Stimmen zu entscheiden;
- Entscheidung über die Strategie des ERIC CESSDA in wissenschaftlichen, technischen und administrativen Fragen sowie Festlegung und Aufrechterhaltung einer Strategie für den Umgang mit geistigem Eigentum mit Zweidrittelmehrheit der abgegebenen Stimmen;
- Annahme von Strategieplänen und Arbeitsplänen mit Zweidrittelmehrheit der abgegebenen Stimmen;
- Überwachung der Verwaltung des ERIC CESSDA;
- Wahl des Vorsitzes und des stellvertretenden Vorsitzes der Generalversammlung;
- Ernennung und Entlassung des Direktors/der Direktorin des ERIC CESSDA;
- Ernennung, Ersetzung und Abberufung von Mitgliedern des Wissenschaftlichen Beirats;
- Genehmigung der von einem Mitglied oder Beobachter vorgeschlagenen Dienstleistungsanbieter und Genehmigung der Ersetzung von Dienstleistungsanbietern. Die Genehmigung kann entzogen werden, wenn der Dienstleistungsanbieter seinen Pflichten nicht nachkommt;
- Ernennung, Ersetzung und Abberufung von Mitgliedern von Ausschüssen, welche die Generalversammlung eingesetzt hat;
- Annahme von Prüfungsberichten für das ERIC CESSDA;
- Entgegennahme und Prüfung der Jahresberichte des Wissenschaftlichen Beirats;
- Annahme der operativen Bestimmungen und Standards für mit dem ERIC CESSDA zusammenhängende Tätigkeiten der Dienstleistungsanbieter im Benehmen mit dem Forum der Dienstleistungsanbieter;
- Genehmigung des Beitritts neuer Mitglieder und Beobachter und der Kündigung von Mitgliedern oder Beobachtern bzw. der Beendigung ihres Status gemäss Artikel 5 bzw. 6.
Jedes Mitglied wird in der Generalversammlung durch bis zu zwei Delegierte vertreten. Jedes Mitglied hat eine Stimme in der Generalversammlung. Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst, sofern in dieser Satzung nichts anderes festgelegt ist. Die Mitgliedstaaten der Union und die assoziierten Länder verfügen gemeinsam über die Mehrheit der Stimmrechte in der Generalversammlung. Ausser bei Stimmengleichheit, wenn die Stimme des Vorsitzes den Ausschlag gibt, ist der Vorsitz nicht stimmberechtigt.
Für die Beschlussfähigkeit der Generalversammlung ist ein Quorum der Hälfte der Mitglieder erforderlich. Wird das Quorum nicht erreicht, so wird die Sitzung innerhalb von drei Wochen auf eine neue Einberufung hin mit derselben Tagesordnung wiederholt. In der Wiederholungssitzung ist ein Quorum von mindestens einem Viertel der Mitglieder erforderlich. Wird das Quorum auch in der Wiederholungssitzung nicht erreicht, so ist der Vorsitz der Generalversammlung befugt, Entscheidungen anzunehmen, die nicht solange aufgeschoben werden können, bis die Generalversammlung wieder mit einem Quorum zusammentritt. Solche Entscheidungen sind der Generalversammlung baldmöglichst zur Prüfung vorzulegen.
In Fällen, in denen die Satzung eine Zweidrittelmehrheit vorschreibt, ist für eine gültige Entscheidung ein Quorum von drei Vierteln der Mitglieder erforderlich.
Nur physisch anwesende Mitglieder können eine Stimme in der Generalversammlung abgeben. Kann ein Mitglied jedoch nicht physisch anwesend sein, kann die Generalversammlung eine elektronische Anwesenheit akzeptieren. Stimmrechte sind nicht übertragbar. Auf Antrag von mindestens einem Drittel der anwesenden Mitglieder wird geheim abgestimmt.
Der Vorsitz kann erforderlichenfalls beschliessen, dass ein Beschluss im schriftlichen Verfahren zwischen zwei Sitzungen der Generalversammlung gefasst wird.
Beobachter haben das Recht, an Sitzungen der Generalversammlung teilzunehmen, besitzen jedoch kein Stimmrecht. Jeder Beobachter kann bis zu zwei Delegierte entsenden.
Die Generalversammlung wählt unter den Delegationen der Mitglieder einen Vorsitz und einen stellvertretenden Vorsitz für einen Zeitraum von zwei Jahren. Sobald er gewählt ist, ist der Vorsitz nicht mehr Teil der Delegation des betreffenden Mitglieds. Dies gilt auch, wenn der stellvertretende Vorsitz den Vorsitz vertritt. Die von diesen Ernennungen betroffenen Mitglieder ernennen einen weiteren Delegierten, der sie in der Generalversammlung vertritt.
Die Generalversammlung tritt mindestens einmal jährlich zusammen. Sitzungen der Generalversammlung werden spätestens vier Wochen vor dem Sitzungstermin vom Vorsitz einberufen. Die Mitglieder und die Beobachter sind befugt, Themen zur Aufnahme in die Tagesordnung vorzuschlagen, indem sie den Vorsitz mindestens zwei Wochen vor der Sitzung unterrichten. Ausserordentliche Sitzungen der Generalversammlung werden auf Antrag des Vorsitzes oder des Direktors/der Direktorin einberufen, wenn sie im Interesse des ERIC CESSDA erforderlich sind, oder auf Antrag von mindestens der Hälfte der Mitglieder.